Brukertips i Visma.net Expense

Mobile Employee eller Attach, hvem skal benyttes.

Dersom en godkjenner skal være borte i en periode, så kan du registrere en vikar for godkjenneren i Visma.net Approval.I dette brukertipset skal vi forklare hvordan du kan bruke funksjonen "Vikarer" i Visma.net Approval.

Expense, Time og Absence bruker Approval for godkjenning av reiseregninger, utleggsrefusjoner, fraværssøknader (ferie) og timelister.

Hvordan håndteres mva i Expense?

Her finner du en veiledning for hvordan du registrer et utlegg, enten alene eller knyttet mot en kjørebok / reiseregning.

Noen brukere får feilmelding ("Ukjent feil..")  når de registrerer reiseregninger eller ("Access denied") når de bytter firma i Expense. Dette kan forårsakes av "insecure token" kalt CSRF og det ser ut til at dette bare skjer med Google Chrome.

I dette brukertipset vil du finne en oversikt over hva de ulike statusikonene i Visma.net Expense på kostandskravene betyr. 

Hvis du ikke benytter Visma.net tilknyttet et windowsbasert system fra Visma (slik som Visma Lønn), må VCG installeres. 

NB! Nå har Expense App'n Visma Employee muligheter for å ta bilde av kvitteringene. Du trenger derfor ikke å benytte Visma Attach lengre, du får gjort alt fra Employee!  Du kan føre hele reisen fra mobiltelefonen!   Les mer og se video her.    Hvordan benytter jeg bilde fra Employee / Attach i Expense?   Når du åpner et utleggsdokument i Expense vil programmet først spørre etter generell dokumentasjon. Her er det mulig å legge til filer, opplastet fra din datamaskin.   For å laste opp bilder fra Visma Employee (Attach) må du først fylle ut generell informasjon. Etter å ha klikket på "Lagre" kan man begynne å legge inn dokumentasjon i selve dokumentet. Når du registrerer en transksjon, vil du kunne laste opp en kvittering via knappen "Legg ved fil". Når du har trykket på der kommer man inn i et nytt vindu. Velg "Fil" om kvitteringen finnes på din pc (nettverk), eller velg eventuelle bilder der som er tatt med Employee eller Attach appen.     Har du angitt alle nødvendige opplysninger i App, kan du bare klikke "legg ved" og velge neste kvittering. Om ikke alle nødvendige opplysninger er angitt, vil Expense avkreve dette før du får lagret transaksjonen. 

En godkjenner kan godkjenne reiser og utlegg fra mobiltelefonen. Se hvordan her.

En bruker av Visma.net Expense, kan alltid benytte Expense også fra sin mobiltelefon.

Hvordan opprette ansatte i expense?   Denne guiden vil være til hjelp for dere som brukes expense som en aleneløsning (uten integrasjon mot ERP eller lønnssystem). Dersom dere bruker expense mot et lønnssystem settes de ansatte opp der, dette gjelder blandt annet Payroll, Visma Lønn, Huldt og Lillevik Lønn og Enterprise HRM.   For å legge til ansatte i Expense gå til Visma.net Expense | Innstillinger | Ansatte og grupper | Ansatte.   Klikk så legg til ansatt:    Til slutt er det bare å legge inn informasjon om den ansatte. Boksen "Aktiv" må være huket av for at den ansatte skal få tilgang, informasjon som MÅ være oppgitt er markert med rød stjerne, dette er fornavn, etternavn, e-post (ekstremt viktig at den er riktig) og Ansatt ID. Dersom arbeidsflyt i approval er satt med "basert på kostnadsbærer" bør også kostnadsbærer legges til på den ansatte inne under fanen Tilleggsinformasjon.  

Noen ganger opplever kunder at kvitteringer er låst i Attach (lagt i historikk-fanen på Android) og kan dermed ikke slettes, selv om kvitteringene ikke er brukt. Eller så opplever man at det er kvitteringer som mangler i Expense, selv om disse ligger i Employee og Attach. Det er disse scenarioene jeg tar for meg i dette brukertipset. Fremgangsmåten er identisk for begge, man må fjerne "låsen" Employee har satt på disse kvitteringene.   1) Inne i appen Employee, velg kvitteringene som er "låste" og klikk send. 2) Klikk + tegnet nede til høyre, gi reiseregningen et lett gjenkjennelig navn som f.eks "Slettes", deretter lagre til senere. 3) Gå til Lønn og utlegg inne i Employee, finn den nye reiseregningen som ble opprettet i steg 2. Inne i reiseregningen, klikk + tegnet nede til høyre, og deretter slett. Bekreft så slettingen igjen. 4) Sjekk nå i Attach at kvitteringene er flyttet fra "Historikk" til "Sendt" i arkivet. 5) Nå kan du enten laste opp disse i expense, eller slette de i Attach på vanlig måte.   Merk at dersom et bilde er låst i Attah kan det også skyldes at bildet allerede ligger i en reiseregning. I så fall se HER.