Brukertips i Visma.net Payroll

Vi lanserer nå en ny markedsplass for løsninger som er integrert med Visma.net Payroll.  På apps.visma.com har du mulighet til å se hvilke direkte integrasjoner som finnes mot Payroll og lese mer om disse. Det er her du går inn dersom du ønsker å ta i bruk en integrasjon mellom Payroll og et annet system du benytter deg av, eller for å se hvilke muligheter som finnes. Det er også her du aktiverer integrasjonen dersom du ønsker dette.    Aktivering av integrasjoner via Visma App Store er kun tilgjengelig for kunder som har pakkene Payroll Pluss og Payroll Smart. Du kan lese mer om pakkene her. Dersom du ikke har noen av disse pakkene men ønsker å ta i bruk integrasjoner kan du ta kontakt med Visma eller din forhandler for å få hjelp.   For å kunne gi tilgang til å aktivere en integrasjon mot et firma må du gjøre følgende: Gå til Visma.net Admin Finn riktig kunde og det selskapet du ønsker å bruke integrasjonen mot.  Aktiver produktet “App Store”.  Gå til “Brukere og Roller”. Finn den brukeren som skal kunne aktivere integrasjoner og tildel rollen “Integrasjon administrator”  Brukeren kan nå logge seg inn via apps.visma.com. Neste gang brukeren går inn i Visma Home vil også App Store ligge som et eget menyvalg.     Merk at det kun er administrator som kan aktivere tjenester og tildele roller.  Prosessen må gjentas for hvert firma du skal aktivere integrasjoner for.  Slik aktiverer du en applikasjon/integrasjon mot ditt firma:  Gå til apps.visma.com Logg deg inn med samme pålogging som du bruker i Visma.net Klikk på applikasjonen du ønsker å aktivere mot ditt firma.   Trykk på “Add app”. Du vil nå se hvilke typer av data denne applikasjonen ønsker å hente fra Payroll eller skrive til Payroll. Ved å trykke på “Integrate” godkjenner du at applikasjonen får tilgang til de aktuelle dataene.  Når du har klikket integrate vil det gå en beskjed til leverandøren av applikasjonen om at ditt firma ønsker å ta den i bruk. De vil gjøre en kobling på sin side og du vil få en bekreftelse på at integrasjonen er igangsatt.    Dersom du ønsker å koble på et produkt som du ikke har fra tidligere må du ta kontakt med den aktuelle leverandøren for å bestille og sette opp dette før du tar i bruk integrasjonen.    For å skru av en integrasjon du har aktiverte tidligere følger du samme prosess som ovenfor, men velger “Remove application”.  

Standard betalingsregler som ligger i Calendar

I dette brukertipset forklarer vi hvordan du kan sette opp betalingsregeler på timelønnede ansatte, sånn at de får timer til utbetaling og automatisk overtid på arbeidet tid over 7,5 timer

I dette brukertipset forklarer vi hvordan du kan sette opp fleksitid +/- betalingsregel på fulltidsansatt.

Hvordan registrer permisjon i Visma.net Payroll for å rapportere det i A-meldingen.

I denne artikkelen kan du lese mer om hvilke fraværskoder i Calendar som medfører utbetaling/trekk for henholdsvis månedslønnede og timelønnede i Payroll.

I denne artikkelen viser vi hvordan lage en kode i Calendar som ikke påvirker lønn. F.eks. en kode som kan brukes av fastlønnede for å registrere timer.   Gå til Calendar | Innstillinger | Koder. Klikk Legg til kode   Kopier fra en eksisterende kode som har typen Arbeidstid, f.eks. standardkoden Timelønn.   Gi koden et passende navn og kortnavn (maks 3 tegn) I fanen Terskel må du fjerne alle verdier under Type kontroll ved å klikke på søppelbøtten, slik at det ikke genereres lønnsarter ved registrering.   Koden kan nå benyttes for å registrere timer i Calendar, den vil ikke sende transaksjoner videre til lønn.   Relaterte brukertips Opprette ny kode for arbeidstid Fraværskode som ikke rapporteres i A-meldingen

Hvordan få ut liste og føre lovpålagt personalliste i Payroll.  Enkelte næringer er pålagt å føre personalliste. 

Fra 1. januar er det gjort flere endringer i Visma.net Payroll. Vi anbefaler at du leser gjennom denne artikkelen for å få en komplett oversikt over alle endringer.   Rapporteringsmåned for A-melding ved trekk i lønn For noen år tilbake ble lønnsartene for trekk i lønn for ferie endret slik at de ikke rapporteres tilbake i tid i A-meldingen. Men det har fortsatt vært enkelttilfeller hvor det har oppstått retro rapportering. Lønnsartene blir nå nye fra 01.01.2023 med rapporteringsregel "Lønnskjøringsperiode", som gjør at transaksjonen alltid blir rapportert i perioden lønnen kjøres.    Det er feltet Rapporteringsperiode i fanen Innberetningen A-melding på lønnsarten som styrer dette. Her er det lagt til en ny verdi, "Lønnskjøringsperiode".   Følgende standard lønnsarter i Visma.net Payroll er endret fra 01.01.23   Gammel lønnsart Ny lønnsart 16500 - Trekk i lønn for ferie, manuell 16700 - Trekk i lønn for ferie, manuell 16510 - Trekk i lønn for ferie 16710 - Trekk i lønn for ferie 16520 - Trekk i lønn for ferie, ekstra uke 16720 - Trekk i lønn for ferie, ekstra uke (over 60 år) 16530 - Løpende trekk i lønn for ferie 16730 - Løpende trekk i lønn for ferie 16540 - Løpende trekk i lønn for ferie, ekstra uke 16740 - Løpende trekk i lønn for ferie, ekstra uke (over 60 år) 16550 - Trekk ubetalte feriedager 16750 - Trekk ubetalte feriedager 108020 - Fravær uten lønn - trekk i timer 108040 - Fravær uten lønn - trekk i timer 108030 - Ulegitimert fravær - trekk i timer 108050 - Ulegitimert fravær - trekk i timer   Nye lønnsarter 14010 - Sykepenger refundert av NAV. Denne lønnsarten er veldig lik den gamle lønnsarten 14000 - Sykepenger refundert fra NAV (Utgår fra 01.01.2023). Den nye lønnsarten kan i motsetning til den gamle rapporteres i A-meldingsperiode tilbake i tid basert på transaksjonsdato. F.eks registrer du en transaksjon på den nye lønnsarten med dato i desember - blir det rapportert i desember. Pass på å bruke transaksjonsdato i den måned du kjører lønn dersom den ikke skal påvirke tilbake i tid. 60080 - Tjenestepensjon, OTP - Original periode - firmaets andel - manuell Ny lønnsart for å legge inn manuelt OTP beløp for å betale arbeidsgiveravgift og rapportere den i opprinnelig periode. Bruk eksisterende lønnsart 60000 manuelt når du trenger betalt periode som A-meldings rapporteringsperiode. 14430 - Skattepliktig personalrabatt 61090 - Lokalt trekk av fagforening Denne faste lønnsarten brukes til trekk av lokal fagforening, rapporterer det i A-meldingen og reduserer skattegrunnlaget (frem til grensen for fagforening er nådd). MERK! dette trekket blir ikke inkludert i fagforeningslisten og betaling må gjøres manuelt til fagforeningen.   Endret rapportering av permisjon fra 01.01.23 Formålet med endringen er i større grad og kunne automatisere saksbehandlingsprosesser både for NAV, pensjonsinnretninger (som benytter a-ordningsdata i forbindelse med OTP) og andre brukere av Aa-registeret. Endringen vil gjøre det enklere for arbeidsgiver siden de slipper å måtte gi ekstra informasjon utover det som meldes inn til a-ordningen.   Dersom det finnes registreringer på kodene som skjules fra 01.01.2023 frem i tid (2023). Så anbefaler vi at nåværende registrering får sluttdato 31.12.2022 og det lages ny registrering med startdato 01.01.2023 på ny kode.     Følgende koder i Visma.net Calendar er nye fra 01.01.23 Kode i Calendar Lønnsart i Payroll Andre ikke lovfestede permisjoner 108110 - Velferdspermisjon - timer utbetalt (timelønnet) Andre lovfestede permisjoner 108110 - Velferdspermisjon - timer utbetalt (timelønnet) Utdanningspermisjon - Ikke lovfestet 108040 - Fravær uten lønn, trekk i timer Utdanningspermisjon - Lovfestet 108040 - Fravær uten lønn, trekk i timer MERK!  Da disse nye kodene henviser til standard lønnsarter, bør du kontrollere at kontering og henvisning er slik som du/ditt firma ønsker   Følgende koder i Visma.net Calendar er skjult fra 01.01.23 Kode i Calendar AD - Fødselspenger   Anbefaling er å benytte kode FO - Foreldrepermisjon fra 01.01.2023   Følgende koder i Visma.net Calendar er endret fra 01.01.23 Kode i Calendar Gammel lønnsart Ny lønnsart Permisjon uten lønn 108020 - Fravær uten lønn, trekk i timer 108040 - Fravær uten lønn, trekk i timer Ikke legitimert fravær 108030 - Ulegitimert fravær, trekk i timer 108050 - Ulegitimert fravær, trekk i timer     Andre endringer: Skattekort Siste dato for å bestille 2022 skattekort er 31.12.2022. Skattetabellene for 2023 er klare til bruk. Lønnsarter Lønnsartene 32400, 32700, 32350 og 32650 er oppdatert med ny A-meldingskode.   Satser og grenser Vi har redusert folketrygdavgiften til 7,9 % fra 1. januar 2023. Svalbardskatten påvirkes av denne endringen. Satsene for firmabiler er oppdatert for 2023. Endret det maksimale beløpet for fagforeningskontingent for 2023. Endret nytt avgiftspliktig beløp for bruk av privatbil på jobb. Nye satser i Expense   Ekstra arbeidsgiveravgift (5%) over 750.000,- Arbeidet med dette er påbegynt, men ikke ferdigstilt fordi forskriftene ikke ble klare før 16. desember. Forventes å være klart tidlig i 2023.   Relaterte brukertips og artikler: 5 % ekstra arbeidsgiveravgift i 2023 Ny rapportering av permisjon fra 2023

Flytteknappen Vi anbefaler at migrasjonen gjennomføres via "Flytteknappen" uavhengig om det har vært benyttet Visma.net tjenester eller ikke. Dersom kunden har brukt Visma.net tjenester så vil koblinger blir brutt på korrekt måte når du migrerer via "Flytteknappen". Flytteknappen i Visma Lønn Flytteknappen i Huldt & Lillevik   Forberedelser dersom du har hatt integrasjon mot Visma.net Expense   Før oppstart av Payroll påstartes må alle påbegynte reise-/utleggsregninger enten godkjennes eller slettes i Approval, samt alle godkjente reise-/utleggsregninger overført eksisterende lønnsprogram for utbetlaing/innberetning. Reiseregninger påbegynt før overgang til Payroll var startet vil være koblet til lønnsarter fra aktuelt lønnssystem, og vil ikke kunne utbetales/innberettes via Payroll.   Ved sletting av reise-/utleggstransaksjoner vil eventuelle digitale kvitteringer igjen være mulig å bruke på nytt. Papirkvitteringer man ikke har koblet inn digitalt bør eventuelt skrives ut/ta skjermbilde, for å koble inn på omregistreringen.   Calendar Før migrasjonen starter, må alle fraværssøknader og timelister være håndtert i Approval som Godkjent eller Avvist. Dette betyr at det ikke må ligge ubehandlede registreringer i Calendar ved migrering.    Registreringer som ligger i Calendar vil bli merket som historiske ved migrering, dette gjelder også registreringer som ikke er behandlet/utbetalt. Det vil ikke være mulig å få ut en liste/rapport over hvilke registreringer som uheldigvis ikke har blitt bekreftet og behandlet ferdig før migrering.    Vi anbefaler at dere deaktiverer Calendar etter at de siste registreringen har blitt behandlet, slik at de ansatte ikke registrerer timer eller annet etter at siste periode er bekreftet.   Spørsmål til support Det finnes reiseregninger som ikke har blitt godkjent før migrering, er det mulig å godkjenne disse nå?  Disse reiseregningene er koblet mot gamle lønnsarter og vil ikke være mulig å sende til Payroll for utbetaling. Må punches manuelt i lønnskjøringen for å bli utbetalt.  Er det mulig å gå tilbake etter å ha trykket på "Flytt til Payroll". Det vil være mulig å kjøre lønn i gammelt system, men koblingen mot Visma.net er brutt og vil ikke være mulig å koble til igjen.    Relaterte aritkler Migreringsguide med Flyttefabrikken for overgang til Payroll

Fra 2023 blir utdanningspermisjon og velferdspermisjon splittet i en lovfestet og en ikke lovfestet del. Velferdspermisjon bytter også navn til “Andre permisjoner”. Det medfører disse endringene: Utgår fra 2023: - Utdanningspermisjon - Velferdspermisjon - erstattet av  "Andre ikke lovfestede permisjoner". - Permisjon - Permisjon uten lønn   De blir erstattet av disse: - Utdanningspermisjon lovfestet (med lønn/uten lønn) - Utdanningspermisjon ikke lovfestet (med lønn/uten lønn) - Andre lovfestede permisjoner (med lønn/uten lønn) - Andre ikke lovfestede permisjoner (med lønn/uten lønn)    Her kan du lese om når de forskjellige kodene skal brukes . Det er opprettet nye fraværskoder for de nye permisjonsbeskrivelsene i Payroll. Hvis du har permisjoner løpende over årsskiftet 2022/2023 må du avslutte disse permisjonene per 31.12.2022 på gamle beskrivelser og starte de på nytt per 01.01.2023 på fraværskoder med nye beskrivelser.   Dette gjøres i Calendar. Legg inn sluttdato på permisjonen 31.12.22   Legg inn ny permisjon fra 01.01.23.   MERK!  Da disse nye kodene henviser til standard lønnsarter, bør du kontrollere at kontering og henvisning er slik som du/ditt firma ønsker.  Relaterte brukertips Fraværskoder som påvirker lønn Avvist A-melding

Hvordan legge inn ekstra feriedager som ikke skal øke trekket for feriedager i Visma.net Payroll.

Fraværskode Visma.net Payroll som ikke rapporteres i A-meldingen.

Visma.net Calendar har en rekke forhåndsdefinerte koder.  Som standard har alle ansatte mulighet til å registrere på alle koder. Du kan velge å endre på dette,  slik at alle eller utvalgte ansatte kun får tilgang til et begrenset antall koder ved registrering i Calendar. 

Her finner du en veildning for hvordan du kan opprette en ny arbeidstidskode i Visma.net Calendar