Brukertips i Visma.net Payroll

Sette opp integrasjon mellom Payroll og Tripletex, 24SevenOffice og PowerofficeGo. 

Hvilke systemer er Visma.net Payroll integrert med? Hvilke data kan importeres og eksporteres?

I denne artikkelen vil du finne alle bruker tipsene som vil være aktuelle for deg som bruker av lønnsystemet Visma.net Payroll. Vi anbefaler derfor at du lagrer denne siden som en favoritt i nettleseren din, slik at du enkelt kan finne tilbake!

Etter at du har fått tilgang til firmaet etter migrering til Visma.net Payroll er det viktig at dere gjør en kontroll av overført data. Det vil bli gitt en tilbakemelding på ting som er spesielle for akkurat ditt firma, som dere må ta tak i. I tillegg er det noen standard sjekkpunkter vi oppfordrer til å gjøre en kontroll av.    Her finner dere oversikten over hvilke lønnsdata du kan forvente ved flytting.    Employee Ansatte med mangelfulle verdier havner i "Utkast" i Employee Fyll ut manglende informasjon som er merket med røde utropstegn Faste transaksjoner på ansatte i utkast må registreres manuelt etter at den ansatte er lagret Ansatte som har sluttet som havner i "Utkast" i Employee fordi det tidligere er brukt Visma.net Fyll ut påkrevd informasjon og slett sluttdato på den ansatte. Se spørsmål til support nederst i denne artikkelen for mer informasjon. Stillingsopplysninger Avlønningstype, månedslønn/timelønn, arbeidsforholdstype. Ved mange ansatte kan ansattrapportene i HRM Analytics være nyttige Arbeidstidsordning Påvirker hvordan timesaqtsne / overtidssatsen blir beregnet Hittilverdier Ligger på den ansatte i Employee | Transaksjoner |inngående saldo. Merk at det kun er feriepenger i år/i fjor, feriepenger alderstillegg i år/i fjor, elektronisk kommunikasjon, fagforeningstrekk som blir overført. Et tips kan være å bruke Transaksjoner, detaljert under rapporter i Payroll og filtrere på de ulike IS-lønnsartene. Faste transaksjoner Ligger på den ansatte i Employee | Transaksjoner | Faste transaksjoner. Listen av lønnsarter som blir sendt ved tilbakemelding er en indikator på hvilke faste transaksjoner som har blitt flyttet. Finnes ikke lønnsarten i denne listen betyr det at den faste transaksjonen ikke har blitt overført. Kontotyper  Kontroller at kontotyper har blitt koblet mot en konto. Spesielt viktig er det at disse kontotypene har konto:  22000 - Skyldig arbeidsgiveravgift 22100 - Skylding arbeidsgiveravgift av påløpte feriepenger 24000 - Skyldige feriepenger 31000 - Påløpte feriepenger 40000 - Arbeidsgiveravgift 41000 - Avsatt arbeidsgiveravgift av påløpte feriepenger Regnskapsbilaget  Sammenlign kontering mot regnskapsrapport i tidligere lønnssystem, og utfør nødvendige korrigeringer på aktuelle lønnsarter i Payroll og/eller under kontotyper i Employee. Vi anbefaler at du tar ut rapporten "Regnskapsrapport detaljert" som du finner i Payroll under "Rapporter | Standardardrapporter". Kontroller særskilt at du ikke har uønskede bevegelser på konto definert som Avrundingskonto i selskapsinnstillingene, at det er balanse mellom debet og kredit, samt at alle konto hvor du ønsker kostnadsbærerfordeling har dette.   Lønnsarter i 800XXX-serien Disse er opprettet i migreringsprosessen. Lønnsartene finner du i Payroll | Innstillinger | Regler | Lønnsarter. Disse lønnsartene du finner her er lønnsarter fra det tidligere lønnsprogrammet hvor vi ikke har funnet noen match mot standard lønnsartregister i Payroll. Lønnsartnummeret har tallet 8 i første og siste posisjon, og de 4 sifrene mellom disse er tilsvarende lønnsartnummeret du kjenner i det tidligere lønnsprogrammet.   Expense Standard diett-, kjøre og utleggstyper blir koblet til en standard lønnsart gjeldende for Visma.net Payroll som da bestemmer utbetaling, beregning, kontering og rapportering.  Kjøre- og Utleggstyper som er opprettet i tillegg til disse standardtypene vil ikke være koblet til en lønnsart, og dette må utføres før ansatte registrerer reiseregninger.  Husk at man trenger en lønnsart pr. forskjellig regnskapskonto som ønskes spesifisert, ettersom verdiene debetkonto/kreditkonto på utleggstyper ikke har noen funksjon mot Visma.net Payroll.   Calendar  Kontroller og eventuelt korriger feriesaldo. Se brukertips her.  Endre feriedager på ansatte med redusert stilling. Se brukertips her.  Endre/opprette ferieavtaler som går utover 12 %. Se brukertips her. Nye permisjonsbeskrivelser fra 2023. Kontroller permisjoner som går over årsskifte 2022/2023. Se mer i dette brukertipset på hvordan dette gjøres, og hvilke type permisjoner det gjelder.     Bli klar til første lønnskjøring  Regnskapsbilag For at regnskapsrapporten skal bli riktig er det viktig at dere sjekker konteringen på de lønnsartene som blir brukt. Her kan rapporten "Regnskapsrapport detaljert" være til stor hjelp.  Finner du et beløp på avrundingskontoen er et godt tips å sjekke om alle kontotypene er knyttet til en konto. Ansatte og transaksjoner Opprett variable lønnsarter dersom du ikke finner en som passer ditt bruk i systemet.   Legg inn variable transaksjoner/ importer variable transaksjoner. Les mer her i dette brukertipset om hvordan du importerer variable transkasjoner. Legg inn pårørende til de ansatte hvis ønskelig. Merk at barn må legges inn hos de ansatte som skal kunne registrere med koden sykt barn i Calendar. Pågående permisjoner rapportert i A-melding i forrige lønnssystem må registreres med identiske opplysninger i Visma.net Calendar (Fra dato, Til dato og permisjonstype må være identisk). Legg inn eventuelle nye ansatte, nye transaksjoner, endrede transaksjoner eller endrede verdier som har tilkommet etter at vi fikk tilsendt databasen fra deres tidligere lønnssystem. Gjør eventuelle justeringer på ferieavtalen hos de ansatte. Les mer her.   Legg inn ansattes leder på hvert enkelt ansattkort, under fanen stilling. Ikke alle pakker har dette feltet - finner du ikke feltet, har dere ikke dette inkludert i pakken.  Brukere i Visma.net Tilpass e-posten som blir sendt ut til de ansatte når de blir aktivert som bruker. Se brukertips her . Lag bruker til de ansatte. Du finner knappen “Lag bruker” inne på ansattkortet til hver enkelt ansatt. Det vil da automatisk genereres en mail til hver enkelt ansatt med beskrivelse av hvordan aktivere brukeren sin. Dette må gjøres dersom de ansatte skal motta lønnsslippen elektronisk. Har bruker (ansatt) aktivert kontoen i Visma.net, så vil du ikke finne knappen "Lag bruker" inne i Employees etter flytting. Du må derfor tildele de ønskede rollene manuelt. Her kan "brukergrupper" i Admin være til stor hjelp.  Skal ansatte ha tilgang til flere tjenester enn lønnsslipp via app/web, må de ansatte tildeles aktuelle brukerroller. Du kan lese mer her. Integrasjoner Dersom du ikke allerede har gjort det må du registrere datasystem i Altinn. I Altinn må du også registrere at du benytter Visma.net som ditt datasystem, slik at du får en SystemID. Datasystemet for Visma.net Payroll heter i Altinn.no: "Visma.net Financials". Dette trenger du for å importere skattekort og sende A-melding. Her finner du informasjon om hvordan du registrerer datasystem i Altinn. Lønnskjøring Last inn skattekort. Kontroller lønnsslippene i steget "Kontroller lønnsslipper"  i Payroll.   Annet Alle kurs i Visma.net Payroll er inkludert i programvaren, og alle kurs kan tas digitalt på det tidspunktet som passer deg. Vi anbefaler deg å gjennomføre Grunnkurs før du begynner å bruke Visma.net Payroll.   Vi tilbyr In-App læring, som blant annet inneholder guider, videoer og artikler for hvordan man utfører ulike oppgaver i programmet.   NB! Dersom dere har Visma.net Expense er ikke tjenesten aktivert på kundekortet. Dette må aktiveres ved behov. Dersom alle ansatte skal benytte Expense må dette aktiveres før man lager bruker. Er det kun noen ansatte som skal ha Expense, aktiver tjenesten etter brukere er opprettet.   Spørsmål til support Det ligger mange ansatte i utkast. Disse har sluttet for en stund siden og jobber ikke lengre hos oss. Er det mulig å slette disse? Disse ansatte er mest sannsynlig brukere i visma.net, og kan derfor ikke slettes. Finnes det en slett-knapp, er det bare å slette. Du må fylle ut all påkrevd informasjon for å få lagret den/de ansatte som ligger i utkast. Dersom du ikke har fødselsnumret til den ansatte kan du bruke et fiktivt. Fiktivt fødselsnr kan du generere her. Evt. kan du registrere internasjonal ID.   Relaterte brukertips Migreringsguide med Flyttefabrikken for overgang til Payroll

Her følger en oversikt over kontoene som ligger i Norsk Standard Kontoplan i Payroll, samt knytningen mot kontotyper.

Registreringer Alle registreringer som har blitt lagt inn mens firmaet brukte Calendar som en hybridløsning mot Visma Lønn eller Huldt & Lillevik vil bli satt som Historisk registrering i Calendar og det sendes ingen transaksjoner videre til Payroll. Dette gjelder også transaksjoner med fremtidige datoer.   Merk at alle historiske registreringer vil påvirke valideringer og balanser i Calendar, som feriesaldo og brukte egenmeldingdager. NB! Historiske registreringer vises ikke i Liste-visning. Koder Hvis firmaer har koder som er laget på firmanivå, vil disse bli kopiert under migrasjonen og satt som “skjult”. Dette er for at registreringer skal bli satt som historiske. Eksempel før migrasjon: Kode Organisasjon Nivå Status A Firmanavn Visma Lønn Hybrid eller Huldt&Lillevik Hybrid   Eksempel etter migrasjon: Kode Organisasjon Nivå Status A Firmanavn Norge Skjult Ny versjon av koden sykt barn Noen hybridfirmaer har valgt å ikke ha de ansattes barn i on-prem løsningen, og med det så har det ikke vært kontroll på hvor mange dager som har blitt registrert med koden sykt barn. I Calendar kontrolleres det automatisk at barn er opprettet på ansattkortet i Employees før man får registrere med koden sykt barn. Det vil si, etter migrasjonen må det være koblet et barn til den ansatte for å registrere sykt barn. Hvis firmaet ønsker å fortsette uten denne kontrollen, må man gå inn på koden "Sykt barn - Omsorgspenger" i Calendar, inn på fanen "Terskel" og endre feltet "Kontroll av terskel" fra “Barn” til “Tilfelle”. Employee - Barn Gå gjennom alle ansatte og sørg for at det ligger registrert informasjon om navn, etternavn og fødselsdato for at koden sykt barn skal bli tilgjengelig i Calendar.   Fraværssøknad Før migrasjonen starter, må alle fraværssøknader være håndtert i Approval som Godkjent eller Avvist. NB! Fremtidige fraværsregistreringer, f.eks sommerferie, vil og bli satt som historisk. Hvis dette skulle blitt sendt som transaksjoner til Visma Lønn eller Huldt & Lillevik, må registreringene slettes i Calendar og deretter registreres på nytt etter migrering. Etter det vil registreringene bli behandlet som normalt med godkjenning, timelisteflyt og til slutt sendt til Payroll. Timelister Før migrasjonen må alle timelister være behandlet i Approval, enten som Godkjent eller Avvist. Ferie   I noen tilfeller når Calendar har blitt brukt i Hybrid mot Visma Lønn eller Huldt & Lillevik har det vært lov å bruke flere feriedager enn den ansatte har i sin feriesaldo da dette har blitt overstyrt av on-prem systemet. I Calendar vil det medføre at den ansatte får en negativ feriesaldo på ferieåret det gjelder. Dette er fordi Calendar har regler for å ikke tillate flere ferieregistreringer enn det som ligger i den ansattes saldo og vil i dette tilfellet medført negativ saldo. Dette vil ikke ha effekt på fremtidige ferieår, for at migrasjonen skal fungere. Balanser   Sjekk balanser før og etter migrering for å være sikker på at ingenting er endret. Spesielt balanser relatert til Fleksitid og Oppspart overtid.   Sjekk derfor et utvalg ansatt på hva balansene er nå, deretter kontroller at balansen er den samme etter migreringen.   Roster - Arbeidstidsmal   Ved migrering fra Visma Lønn til visma.net Payroll vil det kunne være noen ansatte som bør sjekkes og korrigeres etter migrering. Dette gjelder ansatte som jobber mindre enn 100% stilling og som i VL var satt opp til å jobbe noe annet enn mandag til fredag.   Eksempel:   Siri Lise Gabrielsen har 80% stilling og jobber 7,5 time mandag, tirsdag, torsdag og fredag (fri onsdager)   Etter migrering vil hennes arbeidstid rulles ut på følgende måte: 6 timer hver dag fra mandag - fredag. (30 timer pr. Uke = 80% stilling)   Grunnen til dette er at det ikke finnes en logikk i visma.net for å automatisk rulle ut arbeidstid annet enn antall uketimer jevnt fordelt fra mandag - fredag.   Før migrering:       Etter migrering:       Dette bør løses ved å manuelt endre arbeidstid på de ansatte det gjelder i visma.net > Calendar > Arbeidstid.   Dersom man har mange ansatte med feks 80% stilling og alle “jobber likt” så anbefaler vi å sette ‘Bruk som standard’ på den nyopprettede arbeidstidsmalen og etter dette gjennomføre en resynkronisering

Lønnsarter for beregning av dagslønn.

Denne artikkelen er KUN relevant for deg som kjørte lønn mandag 22.05.23. Denne dagen hadde Calendar en feil som førte til forsinkelser på endringer fra Calendar. Disse forsinkelsene gjorde at endringer IKKE kom med i lønnskjøringer som ble bekreftet mellom 08:45 og 17:00. Lønnskjøringer bekreftet utenfor denne tidsperioden er det ikke noe feil med.   Hvis du opplevde tregheter i lønnskjøringen i denne tidsperioden og gjorde endringer/justeringer manuelt bør disse reverseres siden systemet i ettertid har korrigert seg selv og forsinkelsene har gått gjennom.   Eksempler på forsinkelser timelønn, overtid, ferietrekk, tillegg osv.

Det er enkelt å utbetale feriepenger i Visma.net Payroll. Her følger en veiledning på hva som bør kontrolleres, hvordan du utbetaler selve feriepengene og hvordan du sørger for at de ansatte trekkes for korrekte antall feriedager. 

Det er mye automatikk på lønnsarter som brukes for utbetaling og lønnsarter som brukes som akkumulatorer i Visma.net Payroll. Her skal vi forsøke å forklare hvordan du kan se forskjell på lønnsartene dine.