Brukertips i Visma.net Project Management

Covid-19 viruset har fått bedrifter og avdelinger til å se på nye måter å samarbeide på når mange nå jobber på hjemmekontor.  I prosjekt og timebaserte bedrifter er man avhengig av å ha kontroll på prosjekter, ressurser, prosjektoppgaver og timeføring.   Her har vi lagt ved noen tips til hvordan du kan benytte ressursallokering og oppgavehåndtering i Project Management for å få bedre oversikt over tilgjengelige ressurser.    Via ressursallokeringen får du en god oversikt over hvilke ansatte som er tilgjengelige ressurser og hvilke som ikke er tilstede i tiden fremover. De ansatte må legge inn fravær i perioder de kanskje ikke er tilgjengelig.  Her finner du et brukertips som gir deg oversikt over hvordan du kan håndtere nye fraværskoder i forbindelse med regjeringens tiltak.       Kalender og prosjektoppgaver De ansatte bør holde kalenderen oppdatert. Benytter dere Office 365, Exchange eller Google kalender kan dere integrere kalenderen med Project Management. På den måten får man god oversikt i Project Management over ressursallokeringer og når den enkelte planlegger å gjøre ulike oppgaver. Den enkelte ansatte har oversikt over kalender, ressursallokeringer og planlagte oppgaver fra kalender-visning.     Samarbeid på prosjektoppgaver   Når det oppstår uventede situasjoner som påvirker næringslivet i stor grad er det viktig å ha mulighet til å snu seg raskt rundt, få oversikt over oppgaver og kunne tildele oppgaver til andre prosjektmedlemmer.  I prosjektoversikten har du en fane som heter samarbeid. Her kan man planlegge prosjektoppgaver og tildele oppgaver til hverandre. I en digital tid gir dette en god oversikt  over oppgaver og man kan samarbeide mer effektivt.            

I forbindelse med Covid-19 viruset er det kommet nye regler om retten til omsorgspenger ved stenging av barnehager og skoler og pemittering.  Permittering er en midlertidig ordning hvor arbeidstaker blir pålagt arbeidsfritak og arbeidsgiver samtidig blir fritatt sin lønnsplikt. For at bedriften skal kunne benytte permittering kreves det at det foreligger saklig grunn og det er en forutsetning at arbeidsstansen er av midlertidig art. Dette kan for eksempel være omsetningssvikt, mangel på tilgang til råvarer mm.   I forbindelse med Covid-19 vedtok Regjeringen 20. mars å redusere antall dager med lønnsplikt for arbeidsgivere ved permittering fra 15 til 2 dager, og å oppheve ventedagene for dagpenger for de som permitteres. Les mer på regjeringen.no.   Nedenfor finner du fremgangsmåten for hvordan dette kan føres i Visma.net Project Management.   Du begynner med å opprette fraværskodene som skal benyttes.   Innstillinger | Prosjekt | Aktivitetstyper  Fyll inn navn på fraværsarten, kode hvis du har integrasjon mot lønn/fraværssystem, sett inn Kategori fravær og velg ikon Privat.  Permittering skal ikke ha hake for Betalt fravær, mens Syk Barn - Omsorgspenger er betalt fravær, enten om du som arbeidsgiver forskutterer omsorgspengene, eller om de ansatte mottar denne ytelsen direkte fra NAV.      Etter at de nye fraværsartene er opprettet må du logge ut og inn igjen av systemet før de vil være tilgjengelig for registrering under Timer & Utlegg.      Fyll inn navn på fraværet (obligatorisk) og vel fraværstype. Definer om det er fravær hele dagen eller deler av dagen. Ved bruk av hele dagen har du mulighet til å registrere fraværet over flere dager, mens ved deler av dagen må det fylles ut samme informasjon en gang pr dag.      Rapport over fraværet finner du under Rapporter | Timer&Utlegg | Andre timetyper.     NB! Dersom du har integrasjon med Visma Lønn fører dere fravær på internt prosjekt der jobbtyper er knyttet til lønnsarter i Visma Lønn.  Dere kan da opprette eventuelle jobbtyper med samme kode som lønnsarten i Visma Lønn.        Her får du en oversiktt over aktuelle linker:   https://community.visma.com/t5/Nyheter-i-Fagomrade-Lonn-HR/Coronaviruset-nye-regler-for-permittering-sykepenger-og/ba-p/281655?elq=a4efcb930f01467cb7adf9c1d6a9d1dd&elqCampaignId=22147&elqTrackId=5D629821C10675CBA796648A600C3D1C&elqaid=38334&elqat=1&optin=1&utm_campaign=NO_AC_Regelnytt_uke12_2020&utm_content=NO_SW_Regelnytt_VL_uke12_2020&utm_medium=email&utm_source=Eloqua   https://www.regjeringen.no/no/tema/koronavirus/id2692388/   https://www.nav.no/no/bedrift/oppfolging/permittering-og-omstilling/permittering-og-oppsigelse   https://www.nav.no/no/person/innhold-til-person-forside/nyttig-a-vite/stengte-skoler-og-barnehager-gir-rett-til-omsorgspenger    

Nå kan du masse oppdatere prosjekt spesifikke prislister under Rapporter | Prosjekter | Prosjekter (liste).  Hak av for de prosjektene du ønsker å gjøre prisendringer på, og velg handling Redigere prosjektspesifikke priser.  Du kan velge å øke med et fast beløp eller en prosent andel.  Velger du fast beløp, kan du også velge valuta!  Ved bruk av prosent økning kan du ikke velge valuta, men får valg om du skal avrunde til nærmeste heltall eller til nærmeste 2 desimaler.  I tillegg kan du velge om økningen skal påvirke arbeidstimer og produkter.   Når endringen er lagt inn trykker du på Oppdater.      Som bildet over viser, så vil den kun oppdatere på de prosjektene som har prosjekt spesifikke prislister, brukes ordinære prislister vil ikke prosjektet bli oppdatert med de nye prisene.  Denne endringen må gjøres på de enkelte prislistene under Innstillinger | Prislister.

Nylig har vi fått inn en totalrad i alle rapporter, samt rapporter som vises på dashbordet.  Denne vil redusere tiden det tar å produsere innhold i rapportene og dermed øke effektiviteten.  Raden vil vise totalen for hele rapporten selv om den kan være over flere sider.

Nå har det kommet flere masseoppdatering funksjoner i Prosjekt rapportene samt Kunde rapportene.    Under Rapporter | Prosjekter | Prosjekter (liste) kan du nå gjøre en rekke ulike masseoppdateringer, blant annet å kunne endre Prosjektleder på flere prosjekter av gangen. Dette kan være en fordel hvis en ansatt slutter og alle prosjektene til vedkommende må endre til en ny ansatt.  Hak av for de prosjektene som det gjøres endringer på, og handlingsmenyen vil åpne seg, du vil da får opp menyen som vises i bildet under. Velg handling og oppdater.    Det er også kommet en mulighet for å kunne masseoppdatere markedssegmentering på kunder under Rapporter | Kunder | Kunder (liste).  Hak av for de kundene som det skal oppdateres på, og handlingsmenyen vil åpne seg.  Velg legg til eller fjern markedssegmentering og et nytt valg vil bli tilgjengelig. Her kan du oppdatere flere segmenter av gangen, som Bransje, Forbindelsesnivå, Forbindelsestype, Lokasjon og Sektor.  Velg handling(er) og oppdater.  

Her kan du lese om hvordan du setter opp til reiserefusjon i Severa.

 Her kan du lese om hva du må gjøre i Severa når en ansatt slutter i bedriften.

Her finner du informasjon om aktivitetssøk og masseutsettelse eller massefullføring i Visma.net Project management.

Bruker du nøkkelord i Visma Severa?

Ser startsiden din rar ut eller trenger dere nye rapporter på den?

Her kan du lese hvordan du setter opp for varsling på e-post

 Her kan du lese om Visma Scanner mobil app og hvordan den fungerer.

Det kommer til å bli endring angående synkronisering etter neste Severa produktutgivelse som er estimert til 26.11.2017. Endring er de siste aktivitetene hvor sluttdato og sluttid som er før dagens dato ikke lenger synkroniseres i kalender integrasjonen.

Spesifiseringer i prosjektets økonomiske fane i Visma Project Management Visma Severa

I vedlagte dokument finner dere veiledning for føring av timer, fravær og avspasering.    I dokumentet får dere oversikt og eksempler på    -timer -fravær -avspasering -rapporter