Brukertips i Visma.net Project Management

I rapportgalleriet finner du alle rapporter du har tilgang til.     Rapporter deles inn i seksjoner, og i disse seksjonene finner du rapporter delt inn i dine egne, delte og standardrapporter.  Egne rapporter: Laget av deg og det er kun du som har tilgang. Delte rapporter: Rapporter delt med deg Standard: Visma Project Management standardrapporter   I øverste høyre hjørne kan du søke etter en rapport ved å bruke navnet på rapport eller deler av innholdet.    I Visma Project Management rapportgalleri er det flere ikoner som blir brukt til å vise formatet/type rapport. Listen ser du under:

Du kan opprette rapporter under “rapportgenerator” i menyen på venstre siden. Når du klikker på “Rapportgenerator” blir du redirigert til fanen “Salgsrapport”. Derfra kan du begynne å opprette rapporter som ditt firma kan bruke.      Først må du velge hvilken informasjon du ønsker at du skal ha en rapport på. Så får du en liste over alle tilgjengelig rapportmaler.    På høyre side har du mulighet til å velge hvilke filtre og verdier som skal brukes. Filtre hjelper deg å begrense verdiene og vi har forhåndsvalgt de mest brukte filtrene for hver rapport. Du kan enten bruke eller fjerne disse ved å bevege musepekeren over et filter, da vil “Fjerne” knappen bli synlig.      Når du er ferdig med rapporten kan du lagre den for fremtidig bruk. Da kan du enten lagre den for personlig bruk eller dele den med andre som har samme tilgang som deg. Du kan også markere den som favoritt, på denne måten kan enkelt ha tilgang til den i “Favorittmenyen” øverst på fanen.    Når rapport kan eksporteres til Excel eller som CSV-fil, vil ikonet over søkeresultatet bli synlig. Merk at ikke alle rapporter kan eksporteres. Alle lagrede rapport er tilgjengelige i rapportgalleriet.

Du kan legge til oppføringer på prosjekt i matrisen ved å bevege musepekeren over prosjektet på gjeldende dato. Dersom timer allerede er ført på det gjeldende prosjektet/fasen/jobbtype, en grønn indikator vil vises og du vil ha mulighet til å enten gjøre endringer på den eksisterende oppføringen eller legge til en ny ved å klikke på indikatoren. Velg antall timer og beskrivelse dersom det er behov for det. Hvis du har valgt å kopiere beskrivelsen under innstillinger fra forrige oppføring, vil beskrivelsen være utfylt fra før.     Jobbtype blir hovedsakelig satt som standard av bruker på prosjekt/fase, men dette kan endres under innstillinger. Du vil også kunne legge inn interne kommentarer og markere timer som overtid.    Du kan enkelt redigere en individuell oppføring under matrisen ved å klikke på antallet. Hvis du ønsker å redigere alle oppføringer for en rad (flytt oppføringer til et annet prosjekt/fase/endre jobbtype), kan du bevege musepekeren over den siste cellen og klikke på “Redigere”.    Når du beveger musepekeren over den siste kolonnen/cellen, vil en meny med valg som å  redigere, kopiere eller slette raden. 

Du kan sende fakturaer som epost direkte fra Visma Project Management dersom du ønsker det. Fakturaen blir sendt som PDF og vil inkludere vedlegg til fakturaen.  Fakturaen sendes som epost ved å klikke på “Legg til e-post”, under “Flere valg”.      Du kan velge mottakere (Send til, Kopi, Blindkopi) fra kontaktene som ligger inne med e-postadresse. Hvis det er et låst ikon på vedkommende, betyr det at han/hun ikke har e-postadresse registrert i Visma Project Management.    Velg mottakere og se gjennom emne og meldingen. Faktura PDF kan vises om en lenke på bunnen av emailen og denne kan åpnes og sjekkes før du sender den.   

Etter at du har opprettet et salg kan du enkelt ha tilgang til den ved å klikke på saksnavnet. Når du åpner en salget kan du bla deg gjennom all informasjon relatert til salget, som for eksempel forventet prosjektsum og nåværende status.     Statusen kan oppdateres i salgsoversikten, enten på kanban kortet eller i salgsfanen til en spesifikk sak. Når du sikrer en avtale, vil sannsynligheten % automatisk oppdateres til 100% og dagens dato oppdateres til forventet bestillingsdato. Dette kan du naturligvis endre på manuelt dersom det er ønskelig.   Du kan også gå tilbake og se alle tidligere aktiviteter på et salg. Alle aktiviteter knyttet til en sak vises under “Aktiviteter” og kan enkelt forandres her. Du kan legge til nye aktiviteter (to-do’s og kalenderoppføringer) og notater under her, samt på kundekortet, under kontaktinformasjon.    Under salgsfanen kan du enkelt se tilbud og filer, i tillegg til å legge til nye. 

Salgsoversikten gir deg et godt overblikk over salgene med forskjellig status. Disse tilsvarer statusen du har lagt inn under innstillinger. Du kan velge å se sakene i en liste eller som kanban kort og sakene du kan se avhenger av tilgangen din og filtrene du bruker. Du kan for eksempel bruke filter som nøkkelord eller salgsperson.    Du kan også se de mest relevante KPI’ene ved å kikke kjapt på toppen av siden. Som standard, kan du for eksempel se salgstallene for denne måneden.    Visningsformatet kanban gir deg muligheten til dra og slippe salg fra en status til en annen. Når en sak er flyttet til “Lukket” (Vunnet eller tapt sak), blir salgsinformasjon automatisk oppdatert.  Vunnet: Status på salg oppdateres og brukeren blir sendt til fanen “Prosjektplan”. Tapt: Status på salg oppdateres og prosjektet avsluttes (Vil ikke være synlig i prosjektoversikten).    Listeformat gir det flere alternativer til å oppdatere saksrelatert informasjon. Når du velger en sak, vil en “action(?)” menyvalg vises og der kan du klikke på valget du vil foreta deg: Endre business unit Endre forventet bestillingsdato Endre fakturamal Endre joining status(?) Endre åpen/lukket status Endre prosjektleder Endre prosjekstatus Endre prosjektmedlemmer Endre status på salg

Prosjektkort Prosjektkort er delt inn i 5 betegnelser: Salg: Informasjon relatert til salgsprosessen og aktiviteter tilknyttet salget. Prosjektplan: Faser for prosjektet, arbeidstimer og estimater samt tidslinjen for prosjektet. Samarbeid: Notater og oppgaver relatert til prosjektet på et kanban kort. Økonomi: Pris på prosjektet, utgifter og kostnader, og økonomi. Prosjektinnstillinger: Innstillinger på prosjektnivå, som standard faktureringsinformasjon og generelle innstillinger. Navn på prosjekt, prosjektnummer og prosjektleder vises på toppen og du kan endre på dette i samsvar med tilgangen du har fått tildelt. Kundenavn vises som en lenke under prosjektnavnet så du enkelt kan manøvrere deg fra prosjekt til kundekort. Du kan selv velge om prosjektbeskrivelsen skal være synlig, det du velger vil være gjeldende for alle prosjekter og fungerer som en standard.    Status på prosjekt kan bli bestemt ved å klikke på menyen ved siden av Prosjektleder. Dersom du velger en status, vil statusen vises direkte og du er nødt til å endre status på prosjekt for å kunne se om en beskrivelse er lagt til.    Hvis du skal lukke eller slette et prosjekt, vil du ha muligheten til dette til høyre for fakturerbar knappen. Det er ikke mulig å slette et prosjekt hvis det registrert timer, aktiviteter, utgifter eller andre kostnader, tilbud eller fakturaer.    Du kan enkelt fakturere på prosjekt ved å klikke på (betalbar) knappen. Knappen vil vise beløpet som skal bli fakturert. Dersom du ikke har noe som trenger å bli fakturert enda, kan du opprette et utkast til faktura og legge til rader manuelt. 

Når du  legger en ny gjentakende utgift, må du sette både startdato og startdato på fakturarad visningsperiode.  Startdato: Dato når raden blir fakturerbar. Startdato på fakturaradens visningsperiode: Startdato på periode som vises på kundens faktura.  Når du legger til startdato, sett datoen du ønsker at fakturaen skal bli fakturerbar, med andre ord; 15. mai. Deretter, legger du til startdato for fakturaradens visningsperiode, som blir datoen for når fakturaen faktisk skal sendes. med andre ord; 1. juni.   Nå vil raden være fakturerbar allerede i midten av måneden, men fakturaperioden starter fra og med neste måned.