Gjenbruk av ubrukte fakturanummer - ref brukerinfo på mail

[Anonymous]

Takk for tips om gjenbruk. Strengt tatt burde det ikke være mulig å få hull i fakturarekkefølgen. Det hender at våre medarbeidere skriver ut faktura, gir den til kunden og glemmer å klikke "godkjenn". Dermed har kunden fått en faktura som han betaler, og vi har ingen reskontropost å krysse den mot.

Jeg kan ikke forstå at det er lov å ha et regnskapsprogram som kan produsere ekte fakturaer uten at disse legger fra seg spor i datasystemet. Når man er usikker på om fakturaen blir riktig bør det finnes en knapp for "Prøveutskrift" og fakturaen merkes tilsvarende. Når man her sikker på at alt ser OK ut og skriver ut fakturaen bør det være point of no return, og kreditering bør være eneste mulige måte for tilbakestilling.

Håper Visma i alle fall kan legge dette inn som et valg, slik at vi kan få tryggere rutiner i vår bedrift.

[Anonymous]

Hei David,

Fint å få svarene fra sjefen sjøl 🙂

Lovlighet: Det er vel større sjanse for at KPMG har oversett problemstillingen enn at de har godkjent den! Ekte fakturautskrifter som ikke oppdateres i systemet må kunne forhindres. Pass på dette når dere skriver om rutinen. Mulig at en del håndtverkerfirmaer blir litt lei seg når alt må bokføres, men vi andre vil helst ha det sånn.

Prøveutskrift: Dere har antakelig mange VBus brukere som fakturerer og gir kunden fakturaen i handa. Da er det en fordel med "prøveutskrift". Husk at brukerne ikke alltid er superflinke i data'n og vil gjerne se at alt ser riktig ut før de trykker på OK & Oppdater. Ta gjerne høyde for dette i den nye versjonen av rutinen

Vennlig hilsen
Øyvind

[David Aarstein]

Takk for din kommentar.

Vi jobber mye om dagen med bedre effektivitet og hastighet rundt fakturautskrift. Dette fremtvinger seg siden fakturering ikke er slik det en gang var hvor ofte en matriseskriver skapte problemer og det var behov for å godkjenne om utskriften hadde gått bra i ettertid. I dag skjer fakturering mer og mer automatisk med bruk av elektronisk faktura. Til neste sommer planlegger vi å skrive om faktureringsrutinen slik at selve utskriften skjer etter at transaksjonene er oppdatert og at det da ikke vil være behov for en "avbryt"-knapp som i dag eller en "test"-knapp slik du foreslår.

Generelt når det gjelder lovligheten av dagens Visma Business skal du føle deg helt trygg. Over 100 000 bedrifter i Norge får regnskapet utarbeidet av Visma Business hvert år og de fleste av disse blir revidert. Programmet har også en offisiell uttalelse levert av KPMG som godkjent innenfor loven i de markeder vi er representert.

Lykke til med din bruk av Visma Business.