Bug? Tilknytning av kredittkort-transaksjon på et utlegg blanker ut "Betalt av arbeidsgiver"

[Anonymous]

Det er en bug/feil i Visma Expense i forbindelse med tilknytning av kredittkort-transaksjoner: Dersom man har haket av "betalt av arbeidsgiver" på utlegg før man knytter inn en kredittkort-transaksjon (som typisk dukker opp i Visma Expense etter en del dager), så nullstilles valget "betalt av arbeidsgiver" (avkrysningsboksen blankes ut).

Jeg kan ikke se at det kan være noe bevisst at systemet gjør blanker ut feltet.  Greit nok at beløpet overskrives med korrekt beløp fra kredittkort-transaksjonen, men at man i knytning av kredittkort-transaksjonen skal endre avkrysningsboksen for "betalt av arbeidsgiver" virker ikke logisk.  Hvis den avkrysningsboksen skulle bli påvirket av det å koble til en kredittkort-transaksjon, så ville det være mer logisk om avkrysningsboksen faktisk ble fylt inn med en hake (betalt med firmakort) istedet.

Scenario/tenkt situasjon:  Utlegg betalt med firmakortet. Brukeren fyller inn utlegget, hekter på vedlegg fra fil eller visma attach og krysser av "betalt av arbeidsgiver".  Så venter brukeren på at kredittkort-transaksjonen skal dukke opp for kobling.  Når så skjer og brukeren kobler inn kredittkort-transaksjonen, så fjernes automatisk "betalt av arbeidsgiver".  Hvis brukeren ikke er oppmerksom på det og lagrer og sender det til godkjenning (og det evt. godkjennes), så kan man da risikere at vedkommende får feilaktig tilbakebetalt noe som er betalt med firmakortet i utgangspunktet.

Håper Visma kan korrigere dette, det har skjedd med flere personer hos oss og det burde egentlig vært unødvendig. 

[VidarS]

Hei!

Det er slik at det er informasjonen på kredittkorttransaksjonen som hentes inn og overstyrer det som allerede er valgt. Dvs. at dersom du registrerer et utlegg og huker av for "betalt av arbeidsgiver" og deretter henter inn en kredittkorttransaksjon uten firmaansvar så vil "betalt av arbeidsgver" deaktiveres igjen. Antagelig er det bedre å først hente inn korttransaksjonen og så aktivere "betalt av arbeidsgiver".

Det er fortsatt mulig å aktivere betalt av arbeidsgiver igjen etter at transaksjonen er importert.

Dette er slik systemet er ment å fungere.

Mvh

VidarS 

[Anonymous]

...så du sier at løsningen vil gjøre det annerledes hvis det er snakk om transaksjoner fra et virksomhetskort / kredittkort med firmaansvar?  Da vil "Betalt av arbeidsgiver" fylles inn?

[VidarS]

Ja, det stemmer.

VidarS

[Anonymous]

...så når vi opplever at "Betalt av arbeidsgiver" blankes ut av transaksjoner fra Firstcard-integrasjon med bedriftsansvar - så er det en mulig konfigurasjonsfeil i forhold til integrasjonen noe sted, eller?...

[Anonymous]

Jeg har kontaktet Azets i denne forbindelse, som skal sjekke opp konfigurasjonen i forhold til våre kredittkort og Firstcard/Expense-integrasjonen.

[Anonymous]

Kanskje Visma burde komme inn og avkrefte det Vidar S skrev over. I følge det jeg får vite fra Azets (som har hørt med Visma) så vil aldri tilknytning av en kredittkort-transaksjon fylle inn "Betalt av arbeidsgiver", men en slik operasjon vil alltid blanke ut feltet.  Det bekrefter sånt sett mitt inntrykk. Dette uansett om det er kredittkort med firma-ansvar eller personlig kredittkort.

Etter min mening er dette litt merkelig design. Når man registrerer et utlegg, legger inn scannet kvittering og fyller inn data (type utlegg osv) så har man i utgangspunktet veldig god kontroll på hva slags type utlegg det er og hvordan det er betalt. Man kan da vite om det er "betalt av arbeidsgiver" eller ikke. En senere tilknytning av kredittkort-transaksjon burde sånt sett ikke endre feltet for "betalt av arbeidsgiver".  Hvis det var blankt: la det være blankt.  Hvis det var fylt inn: La det forbli fylt inn.  Dette ville kunne fungere på tvers av landegrenser og regler i bedrifter osv. Dette er sånt sett et forbedringsønske for Visma Expense.

Azets har hørt med Visma, og sier:  At feltet blankes ut er bevisst/per design/slik det skal være. Dersom det er betalt med firmakort mener Visma/Azets at det er mest naturlig å vente med å registrere utlegget til kredittkort-transaksjonen er der. SÅ skal man ta en beslutning om det er betalt av arbeidsgiver eller ikke (etter tilknytning av kredittkort-transaksjonen).  Sånt sett mener Azets/Visma at man da tvinges til å ta en beslutning på feltet "Betalt av arbeidsgiver" ved at det blankes ut, noe som systemet er ment å gjøre.

Jeg mener at hvis systemet skal tvinge frem en beslutning på "betalt av arbeidsgiver"-feltet etter tilknytning av kredittkort-transaksjon så fungerer det svært dårlig slik det er designet nå.  Bedre vil det evt. da være å f.eks.

• Når en bruker knytter inn en kredittkort-transaksjon i et utlegg, tvinge vedkommende via en dialog til å velge om det er betalt av arbeidsgiver eller ikke.
• La "Betalt av arbeidsgiver"-feltet ha tre verdier i en nedtrekksboks:  blankt, "Ja" og "Nei".  Deretter kreve innfylling av feltet hvis det står blankt ved lagring av utlegget. Man kan da evt. ved tilknytning av kredittkort-transaksjon sette feltet tilbake til blankt, hvor det vil tvinge brukeren til å fylle inn det feltet på nytt. Slik det er nå vil blankt felt tilsvare "ikke betalt av arbeidsgiver", noe systemet faktisk svarer for brukeren ved tilknytning av en kredittkort-transaksjon - uten å bevisstgjøre brukeren at dey gjør det.

Dette er således et forbedringsønske på dette feltet for Visma Expense.

Visma sitt svar p dette vil sannsynligvis svare at "dette er testet grundig for hele Norden og det har vurdert forskjellige løsninger for dette, og dagens løsning ble valgt på grunnlag av dette" - og det er sikkert fint, det.  Det bare virker merkelig, likevel - og kan etter min mening gjøres bedre

[Gunnar Glendrange]

Bare litt info:

Ved bruk av kredittkorttransaksjon settes flagget "betalt av arbeidsgiver" automatisk på om det er rent firmakort. Således motsatt, om du manuelt setter haken på - så benytter en kredittkorttransaksjon, kort med personlig ansvar, så vil haken ikke settes på (dvs i dette tilfellet; tas bort).

Ved kredittkorttransaksjon, er det således unødvendig (bortkastet) å registrere deler av transaksjonen først, hent heller inn transaksjonen, så gjør eventuelle endringer.

[Anonymous]

Hei,

Det er overraskende å høre, ettersom jeg som nevnt har fått høre det motsatte fra Azets som har sjekket med Visma - at en transaksjon med kredittkort med firma-ansvar ikke vil krysse av "betalt av arbeidsgiver".  I vårt tilfelle er dette FirstCard fra Nordea. Går det an å få sjekket om den integrasjonen er som den skal være - hvem er det som evt. har ansvar for å kvalitetssikre slik kredittkort-integrasjon og sikre at "betalt av arbeidsgiver" blir satt?

[Gunnar Glendrange]

Integrasjonen har "flagg" for "betalt av arbeidsgiver" ja. 

Benytter du firmakort med annen erfaring?  I så fall kan vi forfølge det, helt konkret.

Det er kredittkortselskapet som setter flagget i filen, det er ikke noe du setter på den ansatte/brukeren i Expense.

[Anonymous]

Vi har firmakort med firma-ansvar, og ifølge Visma skal da flagget "betalt av arbeidsgiver" settes. Det gjøres ikke - og da er det en feil noe sted.  Såvidt vi forstår er det feil enten i de data FIrstCard sender over, eller i mottaket av data.

Status på denne diskusjonen/tråden er at det er tatt opp med IT i Visma for feilsøking på vår integrasjon (FirstCard fra Nordea) - men løsning/svar på dette har drøyet.  Det er vel noe sånt som 6 uker siden vi supplerte informasjonen som skulle til for å feilsøke dette.

Vil oppdatere her hva som ble konklusjonen til slutt, når det kommer noe svar.

[Gunnar Glendrange]

Hei du,

Endelig fått bekreftet det vi skrev for lenge siden på annen tråd du var involvert i.

First Card har aldri tatt i bruk muligheten for å sende info som viser hva slags type kort det er, personlig ansvar eller rent firmakort. 

Ikke sikkert de helt har fått med seg at dette er mulig/ønskelig, men nå vet de det.

Så håper vi mottar nødvendig info snart, slik at du slipper å sette haken manuelt hver gang.

Lykke til videre med bruken av Expense!