Kirjanpidon aineistojen arkistointi

[#1]

Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös, kirjanpidot, tositteet ja muu kirjanpitoaineisto on säilytettävä huolellisesti siten, että niiden tarkastelu Suomesta käsin on mahdollista viranomaiselle ja tilintarkastajalle ilman aiheetonta viivettä.

Säilytyksen ja arkistoinnin järjestäminen kuuluu juridisesti yrityksen johdon vastuulle. Yrityksen vastuulla on huolehtia, että tarvittaessa kirjanpitoaineistoa voidaan lukea joko paperilta tai tietokoneen ruudulta.

Kirjanpitoaineisto koostuu tositteista, niiden perusteella laadituista kirjauksista sekä tilinpäätöksestä ja ne voidaan säilyttää paperilla, tiedostoina (esimerkiksi pdf- tai html-muodossa) tai kirjanpitojärjestelmän tietokannassa. Usein aineistoa säilytetään myös näiden tapojen yhdistelmänä.

• Jos kirjanpito arkistoidaan paperilla tai tiedostoina, huolehdi tämän aineiston oikeanmukaisesta säilytyksestä. 
• Jos kirjanpito arkistoidaan kirjanpito-ohjelman tietokannassa, varmista, että kirjanpito-ohjelmisto on käytettävissä niin kauan kuin kirjanpitoaineiston arkistointiaika on voimassa.
• Jos ohjelmisto on poistumassa yrityksen käytöstä, tulee aineisto ajaa joko tiedostoiksi tai tulostaa paperille.

Kirjanpidon arkistointiin kuuluu myös luettelo kirjanpidoista ja aineistoista. Siinä luetellaan tositelajit (esimerkiksi myyntilaskut, ostolaskut, tiliotteet jne) sekä lakitermein ”tilinpäätöksen perustana olevat kirjanpidot”. Lisäksi luettelossa on hyvä kuvata myös kirjanpitoaineiston säilytystavat. 

Kirjanpitoaineiston säilytysajat

Avaa

Eri kirjanpitoaineistolle on laissa säädetty vähimmäissäilytysajat:

• Tilinpäätös: 10 vuotta
• Toimintakertomus: 10 vuotta
• Kirjanpidot: 10 vuotta
• Tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista: 10 vuotta
• Muu kuin yllä mainittu kirjanpitoaineisto: 6 vuotta
• Tilikauden tositteet: 6 vuotta
• Liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto: 6 vuotta

Edellä mainittu kuuden vuoden vähimmäissäilytysaika voi kuitenkin olla pidempi. Tämä johtuu siitä, että muualla lainsäädännössä voi olla asetettu pidempiä määräaikoja säilytykseen, joita tällöin tulee noudattaa. Kirjanpidon hävittämisellä säilytysajan päätyttyä ei siis kannata hätäillä.

Aineiston arkistointi 

Muistathan ottaa kaikki tarvittavat kirjanpitoon liittyvät tiedot järjestelmästä ennen sopimuksen päättymistä. Sopimusehtojen mukaisesti, Visma ei vastaa tietojen säilyttämisestä kirjanpitolaissa (1336/1997, muutoksineen) määritettyä aikaa. Tiedon säilyttäminen on palvelun irtisanomisen jälkeen täysin asiakkaan vastuulla.

Liitteiden lataaminen 

Avaa

Jos myynti- tai ostolaskuihin, maksutapahtumiin tai pääkirjatositteisiin on lisätty alkuperäisiä tositteita tai muita liitteitä, tulee ne ladata erikseen.  Jokaisesta em. valikosta löytyy Lataa liitteet -painike, jota painamalla voit ladata liitteet halutulta kaudelta. 

Avaa jokainen valikko yksitellen: Myynnit > Myyntilaskut, Ostot > Ostolaskut, Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Maksuluettelo ja/tai kirjanpito > Pääkirjatosite.

Valitse ajanjakso, jolta haluat ladata liitteet, painamalla Päivämääräsarakkeessa olevaa suurennuslasin kuvaketta. Syötä ajanjakson alku- ja loppupäivät, esim. tilikauden alku ja loppu. Paina Suodata.

Paina tämän jälkeen Lataa liitteet -painiketta: 

Ohjelma hakee liitteet suodattimien perusteella ja tallentaa ne zip-pakettiin, kun painat Tallenna.

Kirjanpitoaineiston tallentaminen

Avaa

Ohjelman valikosta Kirjanpito > Arkistointi, pääset luomaan varmuuskopiot kirjanpitoaineistoista.

Ajanjakso voidaan valita suoraan ylävalikosta olevista pikalinkeistä tai Ajanjakso-alasvetovalikon kautta. Syötä päivämäärä, esim. tilinpäätöspäivä tai kuukauden viimeinen päivä. 

Pyöristys-valikosta voit valita, tulostetaanko raportit pyöristämättöminä vai kokonaislukuina.

Ruksi valintaruutu: Yksityiskohtainen, mikäli haluat tilikohtaisen taseen ja tuloslaskelman.

Valitse halutut raportit.

Voit lähettää aineiston sähköpostitse haluamaasi osoitteeseen, tai tallentaa zip-tiedostona. 

Zip-tiedoston tallennuksen muodostama tiedosto vaatii purkamisen, jotta näet sen sisällä olevat tiedostot.

Pura tiedosto haluamaasi kohteeseen / kansioon tietokoneellesi tai muistitikulle ja arkistointi on valmis.