Identificatie en verificatie bij indiensttreding

[#1]

Identificatie en verificatie

Werkgevers mogen werknemers of andere arbeidskrachten alleen laten werken als hun identiteit bekend is. Van buitenlandse arbeidskrachten moet bekend zijn of zij in Nederland mogen werken. Werkgevers dienen dit te verifiëren. Aan deze ‘verificatieplicht’ dient een werkgever altijd te voldoen voordat hij iemand voor zich laat werken. De overheid heeft hiertoe een stappenplan gemaakt. Dit stappenplan helpt u daarbij. Maar eerst beschrijven wij in het kort wat een werkgever moet doen, wanneer hij zelf een nieuwe werknemer in dienst neemt.

Een werknemer in dienst nemen

• bij de sollicitatieprocedure mag een kandidaat gevraagd worden zich te identificeren met een toegestaan identiteitsbewijs
  • persoonsgegevens mogen worden overgenomen
  • maar niet het burgerservicenummer (bsn)
  • er mag geen kopie van het identiteitsbewijs worden gemaakt
• zodra overeenstemming is bereikt over de arbeidsovereenkomst en voordat de werkzaamheden worden begonnen, dient de werknemer zich verplicht te identificeren met een toegestaan identiteitsbewijs (het origineel)
  • de werkgever controleert het identiteitsbewijs
  • maakt zelf een kopie van de voor- en achterzijde van het identiteitsbewijs
  • inclusief het bsn
  • deze kopie dient - digitaal of op papier - te worden bewaard bij de salarisadministratie
  • er geldt een bewaarplicht van minstens 5 jaar, gerekend vanaf het einde van het jaar waarin het dienstverband is geëindigd.

Stappenplan verificatieplicht

Stap 1 Controle van het identiteitsbewijs

Iedere arbeidskracht moet zich, voordat hij gaat werken, kunnen identificeren, dus niet alleen eigen werknemers maar ook ingehuurde arbeidskrachten of arbeidskrachten die voor een ingehuurd bedrijf werken zoals een schoonmaakbedrijf. 

Onechte, vervalste, beschadigde of veranderde documenten zijn niet geldig als identiteitsbewijs. Controleer daarom of er sprake is van een echt identiteitsbewijs. 

Zonder identitietsbewijs geen werk

Geldige identiteitsbewijzen zijn:

• Nederlands  paspoort of identiteitsbewijs
• Nederlands verblijfsdocument
• Nederlands vreemdelingen- of vluchtelingenpaspoort
• buitenlands paspoort of nationaal identiteitsbewijs

Andere documenten, zoals een rijbewijs of kopieën van identiteitsbewijzen, zijn niet geldig als identiteitsbewijs om vast te stellen of iemand mag komen werken.

Is het identiteitsbewijs geldig, echt en origineel?

Gecontroleerd moeten worden:

• de datum van het identiteitsbewijs
  • een verlopen document is niet geldig als identiteitsbewijs
• de echtheid van bovengenoemde documenten
  • een vervalsing is uiteraard niet toegestaan

Bij twijfel over de echtheid van een document kan contact worden opgenomen met een van de 4 regionale ID-desks van de Koninklijke Marechaussee.

ID Desk Marechaussee

Zijn er beschadigingen of afwijkingen aan het identiteitsbewijs?

• snij- of lijmsporen
• onleesbare of ontbrekende gedeelten
• beschadigde foto
• handmatige correcties
• kleurverschillen of luchtbellen in de afdekfolie
• geknoei met de Machine Readable Zone (MRZ) aan de onderzijde.

Stap 2 Controle van de identiteit

Is de arbeidskracht op het identiteitsbewijs dezelfde als de persoon die voor u staat.

Controleer de volgende elementen:

• gezicht, haargrens
• lengte, kleur ogen, sekse, leeftijd, enzovoort
• nationaliteit
  • Let op: de nationaliteit van de persoon komt niet altijd overeen met het land waar het document is uitgegeven
• handtekening
  • u kunt de nieuwe arbeidskracht vragen een handtekening te zetten, bijvoorbeeld op de loonbelastingverklaring of arbeidsovereenkomst. Deze kan vergeleken worden met de handtekening op het identiteitsbewijs.

Stap 3 Controle of iemand mag werken

Mensen met de Nederlandse nationaliteit, en personen uit de EER en Zwitserland mogen zonder meer aan de slag. De nationaliteit staat op het ID-bewijs. Als de nationaliteit van een arbeidskracht niet bekend is, mag hij niet werken.

Mensen van buiten de EER moeten een Nederlands verblijfsdocument kunnen laten zien. Op de achterkant van een Nederlands verblijfsdocument staat of deze persoon in Nederland mag werken. Als dat niet op de achterkant staat, mag die persoon niet werken. Op de achterkant van het verblijfsdocument staat ook onder welke voorwaarden iemand in Nederland mag werken en of van een werkgever nog een actie wordt verwacht. 

Stap 4 Een kopie van het identiteitsbewijs bewaren / bewaarplicht

Wanneer moet een kopie - digitaal of op papier - worden gemaakt en bewaard:

• van werknemers met een arbeidsovereenkomst
  • op het moment dat overeenstemming is bereikt over de arbeidsovereenkomst
• van ingehuurde arbeidskrachten van buiten de EER en Zwitserland (ook zelfstandigen) 
  • Let op: dit geldt niet voor personen met de Turkse nationaliteit die legaal in Nederland mogen verblijven
• als het eigen werknemers betreft, moet op grond van fiscale regelgeving de kopie van het identiteitsbewijs worden bewaard bij de salarisadministratie.

 Ten aanzien van die kopie geldt een bewaarplicht van minstens 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de arbeidskracht vertrokken is. Als het identiteitsbewijs verloopt tijdens dienstverband of inhuur hoeft geen nieuwe kopie te worden gemaakt.

• Let op: als tijdelijke verblijfsvergunningen of werkvergunningen verlopen, mogen arbeidskrachten niet meer werken tot zij een nieuwe vergunning hebben. Controleer in dat geval of de geldigheid van de vergunning is verlengd onder dezelfde voorwaarden en/of een nieuw identiteitsdocument is afgegeven.

Wanneer mag u geen kopie bewaren:

• wanneer de arbeidskracht bij u werkt en niet bij u in dienst is, zoals een uitzendkracht, en uit Nederland, de EER, Zwitserland of Turkije komt
• wel moet het identiteitsbewijs worden gecontroleerd en mogen persoonsgegevens in de administratie worden opgenomen
• het bsn mag worden geregistreerd
  • ook uitzendburo’s en aannemers mogen inleners, in verband met de beperking van de inleners- of ketenaansprakelijkheid, het bsn verstrekken.