Slet af historiske data

[#1]

Hvilke data slettes og hvornår? Det er typisk de spørgsmål, som vi bliver kontaktet omkring vedr. sletning af historiske data. Sletning af historiske data har vi blandt andet fokus på i vores arbejde omkring GDPR. Derfor prøver vi her, at give dig et mere detaljeret overblik.

Hvornår slettes data?
I henhold til bogføringsloven slettes der én gang årligt (1. kvartal) data som er ældre end 5 år + indeværende år. 

Hvis I ønsker, at data bliver gemt ud over de 5 år, kan I kontakte Visma Enterprises kundecenter. Bemærk - har I allerede en aftale om en udvidet periode, behøver I ikke foretage jer noget. 

Vi gør i den forbindelse opmærksom på, at Visma ikke ejer jeres data – det gør I selv – men at vi, som en service varetager sletningen af data i henhold til gældende regler.

Hvilke data slettes?
Der slettes data i såvel Visma Løn/Visma Løn Finans som i Visma HR. Nedenfor kan du se hvilke data, der slettes i hvilke løsninger.

I Visma Løn / Visma Løn Finans slettes følgende:

Medarbejderrelateret:

• Data for alle løntransaktioner
• Faste, variable og personlige lønarter (hvis slutdato er udfyldt)
• IP-koder (hvis slutdato udfyldt)
• Bogføringsdata
• Fravær
• Tælleværker ÅTD
• Reg./konto nr.
• Skattekort
• Er medarbejderen fratrådt slettes yderligere telefon og medarbejderens ansættelsesforhold samt medarbejderoplysninger (undtagen hvis der har været ændringer på medarbejderen inden for de sidste 6 måneder, da det kan være en genansættelse).

Arbejdsgiverrelateret

• Rapportbestillinger
• Tilmeldinger
• Er arbejdsgiveren ophørt slettes afdeling og udbetalingssted.

I Visma HR slettes følgende:

• For fratrådte medarbejderen slettes al relateret data efter 5 år + indeværende år
• For IKKE fratrådte medarbejdere sletter vi ikke data i Visma HR. Men da mange af dataene bliver hentet fra Visma Løn, slettes disse automatisk i forbindelse med oprydningen i der (se beskrivelse om sletning af data i Visma Løn ovenfor).
• HR-data, som KUN findes i Visma HR, slettes IKKE efter 5 år for medarbejdere, som stadig er ansat. Det betyder, at såfremt I ønsker disse slettet, så skal I selv gøre det.
• Er arbejdsgiveren ophørt slettes afdeling og udbetalingssted