Det nye lovkrav om tidsregistrering bliver implementeret i My Visma og Visma HR

[#1]

*UK version below*

Den 1. juli 2024 bliver det lovpligtigt for alle danske virksomheder at tidsregistrere. Har I endnu ikke taget stilling til, hvordan I vil imødekomme det nye lovkrav, kan vi tilbyde en nem løsning, der taler sammen med Visma Løn. Og måske har I den allerede. 

Tidsregistrér med My Visma og Visma HR 

Vi har naturligvis kigget ind i, hvordan vi kan gøre det nemt for dig og din virksomhed at forblive compliant. Derfor har vi valgt at tilpasse eksisterende systemer, så de omfavner de nye tidsregistreringskrav. Benytter I allerede nogle af de systemer, er I godt på vej:

• Self Service via My Visma eller Visma HR
  Benytter I allerede Self Service via My Visma eller Visma HR, kan I ånde lettet op. De nye lovkrav om tidsregistrering vil blive implementeret i ovennævnte systemer inden det nye lovkrav træder i kraft den 1. juli 2024. I skal blot sørge for, at medarbejdernes arbejdsplaner er up to date, da medarbejdernes registreringer tager udgangspunkt heri. Se vejledning til fraværskalender og arbejdsplan >

• My Visma eller Visma HR
  Benytter I My Visma eller Visma HR i dag uden Self Service, vil en nem løsning være at tilkoble funktionen, så det bliver muligt for jeres medarbejdere at registrere via app eller web. Vil I være sikre på at være klar til det nye lovkrav, der træder i kraft den 1. juli, anbefaler vi, at I får implementeret Self Service hurtigst muligt; det vil kræve tilvænning i jeres administration - men også for jeres medarbejdere, at vænne sig til de nye processer. Læs mere om Self Service her >
  
  
• Visma Time
  Visma Time lever naturligvis allerede op til de nye lovkrav, der træder i kraft den 1. juli, da systemet kan benyttes til mere kompleks tidsregistrering med ‘komme og gå’-tider, opgaveregistrering, økonomi- og projektstyring og tidsplanlægning. Læs mere om Visma Times funktioner her >

Kort om de nye lovkrav for tidsregistrering

Formålet med de nye krav er at sikre en effektiv overholdelse af arbejdstidsreglerne, bl.a. 11-timers reglen, 48-timers reglen og det ugentlige fridøgn. 

Lovens hovedpunkter:

• Arbejdsgiver bliver pålagt at indføre et tidsregistreringssystem - der er dog metodefrihed, dvs. det skal ikke nødvendigvis være digitalt.
• Kravet gælder alle virksomheder uanset størrelse.
• Registreringerne skal være den faktiske arbejdstid - de må derfor ikke baseres på et skøn.
• Medarbejderne skal kunne tilgå egne tidsregistreringer eller anmode om at få dem udleveret.
• Arbejdsgiver skal opbevare registreringer i op til 5 år - også efter fratrædelse. 

Dét skal registreres

De nye tidsregistreringsregler indeholder ikke et krav om at registrere ‘komme og gå’-tider. Der er dog krav om at registrere: 

• Afvigelser fra den normale arbejdstid: Det skal være muligt at registrere over-/underarbejde, og andet, der ikke betragtes som hviletid.
• Summen af den daglige arbejdstid. Dvs. at det ikke er nødvendigt at registrere hvornår på dagen, at arbejdet er udført. 

Har du lyst, kan du læse mere om baggrunden for de nye tidsregistreringsregler her >

___________________________________________________________________________________________________________

*Note: All links in this article lead to text in Danish*

New requirements for registration of working hours will be implemented in My Visma and Visma HR

From the 1st of July 2024, all Danish companies will be required by law to document their employees’ daily working hours. Have a look at our new solution for time registration which is integrated with Visma Løn and may already be a part of your system setup today. 

Register working hours in My Visma and Visma HR

We want to make it easy for you and your organization to stay compliant. Therefore, we've  adapted our existing systems to embrace the new time registration requirements. Maybe, your organization is already covered:

• Self Service via My Visma or Visma HR
  Does your organization use Self Service via My Visma or Visma HR, you’re good to go. The new legal requirements for time registration will be implemented in the two systems before the new law becomes effective by July 1. All you need to do is make sure that your employees' work schedules are up to date in My Visma or Visma HR, as your employees' registrations are based on these prefilled schedules. Go to guide regarding absence calendar and work schedule >
  
  
• My Visma or Visma HR
  Are you currently using My Visma or Visma HR without Self Service, an easy solution is to connect the function, so your employees will be able to register work hours. If you want to make sure you're ready by July 1 (when the new legal requirements become effective) we recommend that you implement Self Service as soon as possible. The new processes will take time getting used to by your administration and employees. Read more about Self Service >
  
  
• Visma Time
  Visma Time is already meeting the new legal requirements, as the system can be used for more complex time tracking, including registrations of employees’ start and end of working hours, tasks, financial and project management and time planning. Read more about the features in Visma Time >

The new legal requirements for registration of working hours in short

The purpose of the new requirements is to ensure effective compliance with working time regulations, including “11 hour rule”, “48 hour rule” and the weekly day off.

Key takeaways of the new legal requirements:

• Employers are required to implement a time registration system. However, the method of time registration is not specified, i.e. it does not necessarily have to be digital.
• The requirement applies to all companies regardless of size.
• The time tracking must be the actual working hours - they can not be based on an estimate.
• Employees must be able to access their time tracking records themselves or by request. 
• Employers must keep records for up to 5 years - even after termination of employment.

What needs to be registered?
Employers are obliged to provide a time registration system that enables employees to registrate: 

• Deviations from agreed and scheduled working hours.
• Employees' total daily working hours without specifying the time period in which the work was performed. 

Learn more about the new danish bill >