avbryt
Visar resultat för 
Sök istället efter 
Menade du: 
Mina områden

Logga in för att följa områden och för att få genvägar i denna meny

Vad är nytt i Visma.net Expense 2.5

Susanne Neretnieks
Visma.net Expense 2.5 släpptes den 19 november. Läs mer om den nya funktionaliteten för specialtraktamenten.

Specialtraktamenten

Inledning

Nu finns en funktion i Visma.net för specialtraktamenten, som ger administratören möjlighet att definiera företagets egna traktamentesvarianter, som inte täcks av standardalternativen.

De nya traktamentesvarianterna bygger på samma regelverk som de fördefinierade traktamentesalternativen. Ett specialtraktamente kan definieras som en “grupp” av traktamentesregler eller som ett enskilt traktamente, beroende på när traktamentet ska vara giltigt.

När man använder specialtraktamenten kommer dessa att ersätta alla andra traktamenten (baserade på standardberäkningar eller som är tillagda genom flexibla regler).

Endast företagets systemadministratörer kan definiera och ändra inställningarna för specialtraktamenten.

Inställningar

För att skapa specialtraktamenten, välj Inställningar/Traktamenten. Detta alternativ är endast tillgängligt för systemadministratörer. Nedanstående tabeller visar vilka fält som finns på respektive flik och vad som kan och bör anges i fälten.

Typ

Denna del används för att ge traktamentet ett namn och ange om det är en flexibel regel eller ett specialtraktamente.

Fält/Ruta

Aktivitet

Kommentar

 

Klicka på Lägg till för att skapa en ny.

 

Namn

Ange specialtraktamentets namn

Detta kommer att visas i rullgardinsmenyn Traktamentestyp och i popup-fönstret Lägg till resa.

Specialtraktamente

Markera denna kryssruta för att ange att dessa traktamenten kommer att ersätta andra traktamenten.

Om denna kryssruta ej markeras kommer regeln att betraktas som en flexibel regel och kommer att beräknas tillsammans med standardtraktamenten.

Sätt som underregel

Kan lämnas blank vid uppstart.

Denna ska endast markeras om det redan finns Specialtraktamenten och den nya regeln ska länkas till en befintlig regel.

Belopp

Används för att definiera vilka belopp som ska gälla för den aktuella regeln, både avseende skattefria och skattepliktiga belopp, inklusive valideringsdatum.

Fält/Ruta

Aktivitet

Kommentar

 

Klicka på Nytt belopp.

 

Giltigt från

Giltigt från-datum

Anges för att säkerställa att beloppet är giltigt från och med ett visst datum.

Giltigt till

Giltigt till-datum

Används endast när du avslutar ett belopp och skapar ett nytt.

Skattefritt belopp

Ange den skattefria delen av traktamentet.

 

Skattepliktigt belopp

Ange den skattepliktiga delen av traktamentet.

 

Bokföringskonton & Lönearter

Används för att lägga till bokföringskonton och/eller lönearter.

Fält/Ruta

Aktivitet

Kommentar

 

Lägg till skattefria/skattepliktiga debet och kredit-konton.

 
 

Lägg till skattefria/skattepliktiga lönearter.

 

Regler

Används för att definiera regler för beräkning - när de ska gälla, vad som utlöser dem,  och på vilket underlag de ska beräknas. Även måltidsavdrag kan läggas till här.

Fält/Ruta

Aktivitet

Kommentar

Specialtraktamente

 

Visar att detta är ett specialtraktamente

Nivå

 

Visar om detta är en huvudregel eller en underregel. Huvudregel=den som visas för den anställde, underregel är de regler som är kopplade till den.

Regeltyp

Välj mellan:

  • Endagsresa, avresa

  • Endasgsresa, restid

  • Endagsresa, återresa

  • Flerdagsresa, avresedag

  • Flerdagsresa, resdag

  • Flerdagsresa, återresedag

Alternativen i rullgardinsmenyn baseras på de befintliga reglerna för att beräkna traktamenten i Sverige.

Välj det alternativ som avser respektive del av beräkningsregeln.

Utrikes

Markera kryssrutan om regeln ska gälla för  resor utrikes.

Om denna inte är markerad kommer regeln endast att gälla inrikes resor.

Gäller följande länder

Välj vilka länder som regeln ska gälla för.

Denna visas endast om Utrikes är markerat.

Om inget land väljs kommer regeln att gälla för alla utrikes länder.

Utlöses av - varaktighet dagar

Markeras för att regeln ska utlösas för dagar och inte timmar.

När den är markerad kan dagar och timmar anges för att ange beräkningens starttidpunkt och sluttidpunkt.

Giltig period från resdag

Ange från  vilken dag (och tid) som beräkningen ska starta.

Beroende på vilken regel som är markerad kan det vara endast dag som visas.

Om varaktigheten valts för dagar kommer fältet med tidsangivelse att inaktiveras.

Giltig period till resdag

Ange till  vilken dag (och tid) som beräkningen ska sluta.

Beroende på vilken regel som är markerad kan det vara endast dag som visas.

Om varaktigheten valts för dagar kommer fältet med tidsangivelse att inaktiveras.

Varaktighetet - timmar

Markeras för att beräkningen ska utlösas av restid i timmar, inte dagar.

 

Giltig period från

Ange vilket resetimme som beräkningen ska starta.

00:00 betyder att beräkningen ska starta samtidigt som resan inleds.

03:00 betyder att beräkningen ska starta 3 timmar efter att resan har inletts.

Giltig period till

Ange vilken resetimme som beräkningen ska sluta.

14:00 betyder att beräkningen ska avslutas den 14:e resetimmen, dvs restid efter denna punkt kommer inte generera traktamente.

Kompensation – per dag

Markeras för att beloppet ska gälla per dag.

 

Kompensation – per timme

Markeras för att beloppet ska gälla per restimme.

 

Enhet kostavdrag

Välj vilken enhet som ska användas för måltidsavdrag; procent eller belopp.

 

Skattepliktigt kostavdrag

Ange det belopp eller den procentsats som ska dras av avseende Frukost/ Lunch / Middag.

 

Exempel

Här nedan visas några exempel på traktamentesregler och vad de resulterar i.

Exempel

Regler

Resultat

1

Regeltyp = Flerdagars resa, avresedag

Utlösare = Varaktighet Dagar

Dag =  1  & Tid = 00:00

Kompensation = Dagar

Traktamentet beräknas utifrån den första resedagen - oavsett vilken tid resan inleds.

Om kompensation=timmar kommer traktamente att betalas för varje resetimme den första dagen.

2

Regeltyp =Flerdags, avresedag

Utlösare = Varaktighet Dagar

Dag = 1 & Tid= 0700

Kompensation = Dagar

Traktamentet kommer att beräknas för den första resedagen om resan inleds kl 0700 eller senare.

Utresa: 1 nov @0800

Återresa: 6 nov @1900

resulterar i ett traktamente för avresedagen (1 nov), däremot inget traktamente för dag 2-6 nov.

Om kompensation=timmar kommer traktamentet att beräknas för varje resetimme den första dagen.

3

Regeltyp = Flerdagars resa, avresedag

Utlösare = Dagar

Från dag =  2  & Tid = inaktiverad

Till dag = 10 & Tid= inaktiverad

Kompensation = Dagar

Traktamentet kommer att beräknas för alla dagar som är hela resedagar från och med dag 2 till och med dag 10.

Utresa: 1 nov @ 0800

Återresa: 6 nov @ 1900

resulterar i 4 hela resedagar (från och med 2 nov till och med 5 nov)

1 nov  = avresedag → Inget traktamente enligt denna regel

6 nov = återresa → Inget traktamente enligt denna regel

Om kompensation=timmar kommer traktamentet att beräknas utifrån varje resetimme som infaller inom de resedagar som uppfyller kraven.

4

Regeltyp = Flerdagars resa, återresedag

Utlösare = Dagar

Dag = 2 & Tid = 20:00

Kompensation = Dagar

Traktamentet beräknas för den sista resedagen om den avslutas före kl 20:00.

Utresa: 1 nov @ 0800

Återresa: 6 nov @ 1900

1-5 nov = avresedag → Inget traktamente enligt denna regel

6 nov = återresedag→ ger 1 dags traktamente enlgt denna regel.

Om kompensation=timmar kommer traktamentet att beräknas för varje resetimme den sista resedagen.

5

Regeltyp = Flerdagars resa, återresedag

Utlösare = Dagar

Dag = 2 & Tid= 23:59

Kompensation = Dagar

Traktamentet beräknas för den första resedagen oavsett när resan avslutas.

Om kompensation=timmar kommer traktamentet att beräknas för varje resetimme den sista resedagen.

6

Regeltyp = Endagsresa, avresedagen

Utlösare = Timmar

Från 00:00 till 23:59

Kompensation = Timmar

Traktamentet beräknas för varje timme den första resedagen, oavsett vilken tid resan börjar eller slutar.

7

Regeltyp = Endagsresa, avresedagen

Utlösare = Timmar

Från 00:00 Till 04:00

Kompensation = Timmar

Traktamentet beräknas för de 4 första timmarna av den registrerade resan, och 1 traktamente per timme.

8

Regeltyp = Endagsresa, restid

Utlösare = Timmar

Från 04:00 Till  12:00

Kompensation = Timmar

Traktamentet beräknas från och med den 4:e resetimmen till och med den 12:e resetimmen.

Om reglerna för Endagsresa (resdag, avresa eller återresa) överlappar varandra kommer alla delar att falla ut.

9

Regeltyp= Endagsresa, återresans sluttid

Utlösare = Timmar

Från 12:00 Till 15:00

Kompensation = Timmar

Traktamentet beräknas för varje timme under resedagen om resan avslutas mellan den 12:e och 15:e resetimmen. Om resan avslutas senare än efter 15 timmar sedan start kommer inget traktamente beräknas enligt denna regel.

Om reglerna för Endagsresa (resdag, avresa eller återresa) överlappar varandra kommer alla delar att falla ut.

10

Regeltyp = Endagsresa, återresans sluttid

Utlösare = Timmar

Från 08:00 Till  23:59

Kompensation = Timmar

Traktamentet beräknas för varje resetimme om resan avslutas efter den 8:e resetimmen och innan det har gått 23 timmar och 59 minuter på resedagen.

Om reglerna för Endagsresa (resdag, avresa eller återresa) överlappar varandra kommer alla delar att falla ut.

Kända begränsningar

Kostavdrag kommer endast att genomföras från den skattepliktiga delen av traktamentet i nuläget.

Specialtraktamenten som har använts kan inte tas bort, bara redigeras (lägga till belopp, justera tider, dagar) eller inaktiveras.