Vad är nytt i Visma.net Expense 2.5

[#1]

Visma.net Expense 2.5 släpptes den 19 november. Läs mer om den nya funktionaliteten för specialtraktamenten.

Specialtraktamenten

Inledning

Nu finns en funktion i Visma.net för specialtraktamenten, som ger administratören möjlighet att definiera företagets egna traktamentesvarianter, som inte täcks av standardalternativen.

De nya traktamentesvarianterna bygger på samma regelverk som de fördefinierade traktamentesalternativen. Ett specialtraktamente kan definieras som en “grupp” av traktamentesregler eller som ett enskilt traktamente, beroende på när traktamentet ska vara giltigt.

När man använder specialtraktamenten kommer dessa att ersätta alla andra traktamenten (baserade på standardberäkningar eller som är tillagda genom flexibla regler).

Endast företagets systemadministratörer kan definiera och ändra inställningarna för specialtraktamenten.

Inställningar

För att skapa specialtraktamenten, välj Inställningar/Traktamenten. Detta alternativ är endast tillgängligt för systemadministratörer. Nedanstående tabeller visar vilka fält som finns på respektive flik och vad som kan och bör anges i fälten.

Typ

Denna del används för att ge traktamentet ett namn och ange om det är en flexibel regel eller ett specialtraktamente.

Fält/Ruta	Aktivitet	Kommentar
	Klicka på Lägg till för att skapa en ny.
Namn	Ange specialtraktamentets namn	Detta kommer att visas i rullgardinsmenyn Traktamentestyp och i popup-fönstret Lägg till resa.
Specialtraktamente	Markera denna kryssruta för att ange att dessa traktamenten kommer att ersätta andra traktamenten.	Om denna kryssruta ej markeras kommer regeln att betraktas som en flexibel regel och kommer att beräknas tillsammans med standardtraktamenten.
Sätt som underregel	Kan lämnas blank vid uppstart.	Denna ska endast markeras om det redan finns Specialtraktamenten och den nya regeln ska länkas till en befintlig regel.

Belopp

Används för att definiera vilka belopp som ska gälla för den aktuella regeln, både avseende skattefria och skattepliktiga belopp, inklusive valideringsdatum.

Fält/Ruta	Aktivitet	Kommentar
	Klicka på Nytt belopp.
Giltigt från	Giltigt från-datum	Anges för att säkerställa att beloppet är giltigt från och med ett visst datum.
Giltigt till	Giltigt till-datum	Används endast när du avslutar ett belopp och skapar ett nytt.
Skattefritt belopp	Ange den skattefria delen av traktamentet.
Skattepliktigt belopp	Ange den skattepliktiga delen av traktamentet.

Bokföringskonton & Lönearter

Används för att lägga till bokföringskonton och/eller lönearter.

Fält/Ruta	Aktivitet	Kommentar
	Lägg till skattefria/skattepliktiga debet och kredit-konton.
	Lägg till skattefria/skattepliktiga lönearter.

Regler

Används för att definiera regler för beräkning - när de ska gälla, vad som utlöser dem,  och på vilket underlag de ska beräknas. Även måltidsavdrag kan läggas till här.

Fält/Ruta	Aktivitet	Kommentar
Specialtraktamente		Visar att detta är ett specialtraktamente
Nivå		Visar om detta är en huvudregel eller en underregel. Huvudregel=den som visas för den anställde, underregel är de regler som är kopplade till den.
Regeltyp	Välj mellan: Endagsresa, avresa Endasgsresa, restid Endagsresa, återresa Flerdagsresa, avresedag Flerdagsresa, resdag Flerdagsresa, återresedag	Alternativen i rullgardinsmenyn baseras på de befintliga reglerna för att beräkna traktamenten i Sverige. Välj det alternativ som avser respektive del av beräkningsregeln.
Utrikes	Markera kryssrutan om regeln ska gälla för  resor utrikes.	Om denna inte är markerad kommer regeln endast att gälla inrikes resor.
Gäller följande länder	Välj vilka länder som regeln ska gälla för.	Denna visas endast om Utrikes är markerat. Om inget land väljs kommer regeln att gälla för alla utrikes länder.
Utlöses av - varaktighet dagar	Markeras för att regeln ska utlösas för dagar och inte timmar.	När den är markerad kan dagar och timmar anges för att ange beräkningens starttidpunkt och sluttidpunkt.
Giltig period från resdag	Ange från  vilken dag (och tid) som beräkningen ska starta.	Beroende på vilken regel som är markerad kan det vara endast dag som visas. Om varaktigheten valts för dagar kommer fältet med tidsangivelse att inaktiveras.
Giltig period till resdag	Ange till  vilken dag (och tid) som beräkningen ska sluta.	Beroende på vilken regel som är markerad kan det vara endast dag som visas. Om varaktigheten valts för dagar kommer fältet med tidsangivelse att inaktiveras.
Varaktighetet - timmar	Markeras för att beräkningen ska utlösas av restid i timmar, inte dagar.
Giltig period från	Ange vilket resetimme som beräkningen ska starta.	00:00 betyder att beräkningen ska starta samtidigt som resan inleds. 03:00 betyder att beräkningen ska starta 3 timmar efter att resan har inletts.
Giltig period till	Ange vilken resetimme som beräkningen ska sluta.	14:00 betyder att beräkningen ska avslutas den 14:e resetimmen, dvs restid efter denna punkt kommer inte generera traktamente.
Kompensation – per dag	Markeras för att beloppet ska gälla per dag.
Kompensation – per timme	Markeras för att beloppet ska gälla per restimme.
Enhet kostavdrag	Välj vilken enhet som ska användas för måltidsavdrag; procent eller belopp.
Skattepliktigt kostavdrag	Ange det belopp eller den procentsats som ska dras av avseende Frukost/ Lunch / Middag.

Exempel

Här nedan visas några exempel på traktamentesregler och vad de resulterar i.

Exempel	Regler	Resultat
1	Regeltyp = Flerdagars resa, avresedag Utlösare = Varaktighet Dagar Dag =  1  & Tid = 00:00 Kompensation = Dagar	Traktamentet beräknas utifrån den första resedagen - oavsett vilken tid resan inleds. Om kompensation=timmar kommer traktamente att betalas för varje resetimme den första dagen.
2	Regeltyp =Flerdags, avresedag Utlösare = Varaktighet Dagar Dag = 1 & Tid= 0700 Kompensation = Dagar	Traktamentet kommer att beräknas för den första resedagen om resan inleds kl 0700 eller senare. Utresa: 1 nov @0800 Återresa: 6 nov @1900 resulterar i ett traktamente för avresedagen (1 nov), däremot inget traktamente för dag 2-6 nov. Om kompensation=timmar kommer traktamentet att beräknas för varje resetimme den första dagen.
3	Regeltyp = Flerdagars resa, avresedag Utlösare = Dagar Från dag =  2  & Tid = inaktiverad Till dag = 10 & Tid= inaktiverad Kompensation = Dagar	Traktamentet kommer att beräknas för alla dagar som är hela resedagar från och med dag 2 till och med dag 10. Utresa: 1 nov @ 0800 Återresa: 6 nov @ 1900 resulterar i 4 hela resedagar (från och med 2 nov till och med 5 nov) 1 nov  = avresedag → Inget traktamente enligt denna regel 6 nov = återresa → Inget traktamente enligt denna regel Om kompensation=timmar kommer traktamentet att beräknas utifrån varje resetimme som infaller inom de resedagar som uppfyller kraven.
4	Regeltyp = Flerdagars resa, återresedag Utlösare = Dagar Dag = 2 & Tid = 20:00 Kompensation = Dagar	Traktamentet beräknas för den sista resedagen om den avslutas före kl 20:00. Utresa: 1 nov @ 0800 Återresa: 6 nov @ 1900 1-5 nov = avresedag → Inget traktamente enligt denna regel 6 nov = återresedag→ ger 1 dags traktamente enlgt denna regel. Om kompensation=timmar kommer traktamentet att beräknas för varje resetimme den sista resedagen.
5	Regeltyp = Flerdagars resa, återresedag Utlösare = Dagar Dag = 2 & Tid= 23:59 Kompensation = Dagar	Traktamentet beräknas för den första resedagen oavsett när resan avslutas. Om kompensation=timmar kommer traktamentet att beräknas för varje resetimme den sista resedagen.
6	Regeltyp = Endagsresa, avresedagen Utlösare = Timmar Från 00:00 till 23:59 Kompensation = Timmar	Traktamentet beräknas för varje timme den första resedagen, oavsett vilken tid resan börjar eller slutar.
7	Regeltyp = Endagsresa, avresedagen Utlösare = Timmar Från 00:00 Till 04:00 Kompensation = Timmar	Traktamentet beräknas för de 4 första timmarna av den registrerade resan, och 1 traktamente per timme.
8	Regeltyp = Endagsresa, restid Utlösare = Timmar Från 04:00 Till  12:00 Kompensation = Timmar	Traktamentet beräknas från och med den 4:e resetimmen till och med den 12:e resetimmen. Om reglerna för Endagsresa (resdag, avresa eller återresa) överlappar varandra kommer alla delar att falla ut.
9	Regeltyp= Endagsresa, återresans sluttid Utlösare = Timmar Från 12:00 Till 15:00 Kompensation = Timmar	Traktamentet beräknas för varje timme under resedagen om resan avslutas mellan den 12:e och 15:e resetimmen. Om resan avslutas senare än efter 15 timmar sedan start kommer inget traktamente beräknas enligt denna regel. Om reglerna för Endagsresa (resdag, avresa eller återresa) överlappar varandra kommer alla delar att falla ut.
10	Regeltyp = Endagsresa, återresans sluttid Utlösare = Timmar Från 08:00 Till  23:59 Kompensation = Timmar	Traktamentet beräknas för varje resetimme om resan avslutas efter den 8:e resetimmen och innan det har gått 23 timmar och 59 minuter på resedagen. Om reglerna för Endagsresa (resdag, avresa eller återresa) överlappar varandra kommer alla delar att falla ut.

Kända begränsningar

Kostavdrag kommer endast att genomföras från den skattepliktiga delen av traktamentet i nuläget.

Specialtraktamenten som har använts kan inte tas bort, bara redigeras (lägga till belopp, justera tider, dagar) eller inaktiveras.