Komplett saksbehandling av redusert foreldrebetaling i Visma Flyt Barnehage

[#1]

Visste du at man i Visma Flyt Barnehage nå kan gjøre en heldigital og komplett saksbehandling av redusert foreldrebetaling? Helt fra søknadsskjema i foresattportalen, til vedtak som sendes med KS SvarUt. Alle dokumenter blir arkivert og når vedtaket er sendt legger vedtaket seg automatisk inn på barnet og prisen blir riktig på faktura.

Innføringen av redusert foreldrebetaling i barnehagene i 2015 førte til en svært tidkrevende saksbehandling for kommunene. Søknadene har kommet inn i sak- arkivsystemet i kommunen, og regneark har ofte blitt benyttet for å finne riktig pris. Vedtakene har også blitt sendt ut fra sak- arkiv systemet.

I Visma Flyt Barnehage har man frem til nå kun hatt mulighet til å legge inn den godkjente inntekten på barnets innstillinger slik at fakturaen har blitt riktig i henhold til vedtaket om redusert foreldrebetaling.

Visma har nå gjort omfattende grep for å forbedre denne prosessen. Vi har implementert eget søknadsskjema og lagt til rette for full saksbehandling av redusert foreldrebetaling direkte i Visma Flyt Barnehage. 

Prisen for barnets opphold regnes ut automatisk basert på inntekten som registreres og dette flettes inn i vedtaksbrevet som sendes til foresatte. Basert på alder til barnet og inntekt som er registrert, beregner vi om barnet også har rett til gratis kjernetid eller ikke.

Vi sørger dessuten for at det er kun de som faktisk har lov til å søke om redusert foreldrebetaling som får tilgang til søknadsskjema.

Søknadsskjemaet ligger i foresattportalen hvor foresatte også søker om barnehageplass. Før søknaden sendes inn laster foresatte opp nødvendig dokumentasjon på inntekt på en enkel og trygg måte. Denne dokumentasjonen ligger lett tilgjengelig for saksbehandler i Visma Flyt Barnehage når søknaden skal behandles.

Har dere ikke tatt i bruk funksjonaliteten enda? Les mer om hvordan dere kommer i gang i vårt Nyhetsdokument . 

Ved behov for bistand, vennligst kontakt oss på e-post flyt.barnehage@visma.com

Slik fungerer det

• Kommunen må aktivere bruk av redusert foreldrebetaling  i innstillingene i Visma Flyt Barnehage
• Søknadsskjema for redusert foreldrebetaling blir da synlig i foresattportalen.
• På kommunens hjemmeside må man derfor bytte ut den linken man har til søknadsskjema i dag og legge inn link til foresattportalen i stedet.
• Vi har laget et enkelt søknadsskjema der det meste av informasjonen er ferdig utfylt.
  
• Søker identifiserer seg med BankID. Fødselsnummer, adresse og nødvendig kontaktinfo hentes direkte inn i søknaden.
  
• For å kunne søke om redusert foreldrebetaling må den foresatte oppfylle tre krav:
  • Ha foreldreansvar for barnet
  • Være registrert på samme adresse som barnet i folkeregisteret
  • Barnet må ha et opphold i VFB hvor søker er registrert som foresatt
• Foresatte laster opp vedlegg for dokumentasjon på inntekt før man sender inn søknaden.
• For saksbehandler kommer søknaden rett inn i Visma Flyt Barnehage på en ny side for saksbehandling av redusert foreldrebetaling.
• Dokumentasjon om inntekt ligger lett tilgjengelig.
  
• Registrert inntekt sjekkes opp mot inntektsgrensene som ligger i Visma Flyt Barnehage sine innstillinger. Dette sikrer korrekte vedtak og at gratis kjernetid gis automatisk til de med rett til det.
• Vedtaksbrev eller avslagsbrev sendes via KS SvarUT. Prisen foresatt skal betale er regnet ut automatisk og flettes inn i brevene.
• Når vedtaksbrev er sendt til den foresatte, legges vedtaket automatisk inn på barnet/barna slik at de blir fakturert riktig.
  
• Dersom barnet har plass i en privat barnehage, sendes det automatisk en kopi av vedtaket til den private barnehagen.