Slutt på manuelt arbeid: Slik automatiseres innsending av barnehagelister til NAV

[#1]

Automatiseringen av barnehagelister er nå tilgjengelig for alle kommuner som benytter Visma Flyt. Ved å aktivere den digitale overleveringen går kommunen fra en sårbar, manuell prosess til en sømløs integrasjon.

NAV  har faset ut bruk av e-post for innsending av dokumentasjon og personopplysninger, et tiltak som fullføres nå i 2026.

Tidligere har denne prosessen vært delvis manuell, hvor saksbehandlere måtte registrere informasjon mottatt via post og andre dataoverføringer direkte i saksbehandlingssystemene. For mange kommuner har dette tidligere betydd manuelle lister, Excel-ark og tidkrevende opplastinger i Altinn. Nå effektiviseres denne prosessen gjennom moderne, digitale løsninger.

Hovedfordelene med den nye løsningen:

• Tidsbesparelse: Behovet for å skrive ut, lagre, sende e-post eller laste opp dokumenter manuelt forsvinner.
• Bedre datakvalitet: Informasjonen hentes direkte fra kilden, noe som fjerner tastefeil og sikrer raskere oppdatering av kontantstøtteregisteret.
• Full oversikt: Systemet gir god kontroll på hva som er sendt og når det ble levert.

 

Hvorfor er e-post nå historie?

Dette skyldes i hovedsak tre faktorer:

• Personvern (GDPR): E-post anses ikke som en sikker kanal for utveksling av fødselsnumre eller sensitiv informasjon om barns barnehageplass.
• Sikkerhet: For å hindre svindel og sikre at dataene lander trygt i saksbehandlingssystemet, krever NAV bruk av sikre, innloggede løsninger.
• Automatisering: Digitale portaler sørger for at registeret oppdateres raskere, noe som minimerer risikoen for feilutbetalinger.

Direkte overføring via åpne API-er

Ved å ta i bruk funksjonaliteten i Visma Flyt og StyrerAssistenten, kan kommuner nå sende barnehagelister direkte til NAV og skattemyndighetene uten mellomledd. Hvis du representerer en barnehage eller kommune som skal rapportere til kontantstøtteregisteret, skal dette gjøres via sikker digital innsending, enten gjennom integrerte fagsystemer via KS eller egne innloggingssider for profesjonelle aktører på nav.no. Gjennom den tette koblingen mellom StyrerAssistenten og Visma Flyt hentes informasjonen direkte fra den sentrale databasen.

Pilotering gir ekstra trygghet

Den nye modulen i Flyt Barnehage er utviklet i tett samarbeid med NAV og pilotert sammen med Nittedal kommune. Dette har resultert i et åpent API som sikrer at alle lovpålagte opplysninger inkluderes, som barnets navn, fødselsnummer, adresse, avtalt ukentlig oppholdstid samt barnehagens organisasjonsnummer. 

Løsningen baserer seg på disse åpne API-ene som sørger for en sikker og direkte informasjonsflyt. Dette betyr at dataene er umiddelbart tilgjengelige for saksbehandling, og at foresatte kan se opplysningene i sine portaler kort tid etter overføring.

Lovpålagt effektivisering

Arbeidet er forankret i barnehageloven § 10 og forskriften om føring av kontantstøtteregister samt skatteforvaltningslovens bestemmelser om tredjepartsopplysninger (kapittel 7). Forskriften pålegger kommunene å føre registeret for kontroll av utbetalinger, og den nye løsningen sikrer at kravene i § 2 om registerets innhold overholdes strengt. Ved å automatisere oppgaven sikrer kommunen ikke bare at frister overholdes, men også at personvernet og datakvaliteten ivaretas på en bedre måte enn ved manuell håndtering.

Klar til bruk

Her kan du lese mer om Nittedal kommunes erfaringer med automatiseringen av kontantstøtteregisteret.

Er din kommune klar for å fjerne de manuelle listene? Vil du vite mer om hvordan dere aktiverer den digitale overføringen til NAV?

Kontakt oss for mer informasjon