Familia; Viktig informasjon til kunder som benyttet Nasjonal Portal for bekymringsmelding

[#1]

Visma har avdekket at enkelte kunder har fått slettet data som følge av en feil i Visma Familia som er meldt inn til support. Vi ber om at  alle våre kunder som har brukt Familia etter september 2020 undersøker logger fra egen database for å kartlegge om, og i hvilket omfang, dere er berørt av feilsituasjonen. Det er viktig at dere agerer på informasjonen, for å kunne kartlegge omfang. Visma Flyt Barnevern er ikke rammet av samme feil.

Bakgrunn

Vi henviser til informasjon om svakheten som ble avdekket i integrasjonen mellom Visma Familia og Nasjonal Portal (KS), som ble informert om på Community 31.05.2023. Du finner artikkelen her (ta kontakt med support om du ikke har tilgang til denne artikkelen). Visma har gjort nærmere undersøkelser, herunder stikkprøver av enkelte kunders logger, og har avdekket at det finnes flere berørte kunder enn kommunen som opprinnelig meldte inn saken. Stikkprøvene har dog avdekket at det også finnes kunder som ikke er berørt.

Vi gjør oppmerksom på at avviket kan ha berørt kunder av Familia som har benyttet Nasjonal portal for bekymringsmelding i perioden fra september 2020 da integrasjonen ble tilgjengeliggjort for kunder, frem til bytte til Visma Flyt Barnevern. Vi har sammenstilt informasjon om hvordan dere kan undersøke om dere er berørt av historiske avvik, og hva dere skal gjøre om dere avdekker avvik.

Om avviket

En kunde har meldt inn en feil på integrasjonen mellom Visma Familia og Nasjonal Portal (KS). Saken som er meldt innebærer at en bekymringsmelding som ble meldt fra KS gikk tapt på grunn av manglende lagring, men Familia sendte tilbakemelding til KS om at bekymringsmeldingen var mottatt. Hendelsen har ikke medført at data har kommet på avveie, men bekymringsmeldingene som ikke ble vellykket lagret i Familia ble etter en tid rutinemessig slettet fra portalen. 

Årsaken til hendelsen, var en logisk feil i koden i Visma Familia, som gjorde at tilbakemelding til KS om mottatt dokument ble sendt når Familia mottar dokumentet, men før Famila har registrert vellykket lagring. Svakheten i koden har dermed medført at et tilfelle der lagringen feilet ikke genererte feilmelding til innsender av saken. Det er i ettertid avdekket flere saker hos kunden som meldte inn hendelsen, og Visma har gjennom stikkprøver i logger avdekket at samme feil har skjedd hos flere kunder. De kundene Visma vet at er berørt, vil bli kontaktet direkte. Gjennom søk i loggene ble det også avdekket at enkelte meldinger fra SvarInn var blitt borte som følge av samme feil.

Merk at Visma Flyt Barnevern ikke er berørt av programvarefeilen. 

Hva skal du som kunde gjøre i saken?

Vi ber om at alle våre kunder  gjør søk i sine logger fra Visma Familia for å få klarhet i om det har forekommet feilsituasjoner  eller ikke. Visma har utarbeidet en veiledning for søk og kvalitetssikring i logger som dere kan benytte. Denne veiledningen ligger  vedlagt denne artikkelen . 
Vi gjør oppmerksom på at det er ulike fremgangsmåter for bekymringsmeldinger og meldinger i SvarInn.

Dersom man avdekker feilsituasjoner

Back-up med innmeldte bekymringsmeldinger lagres kun i 14 dager hos KS, så for kunder som i dag benytter Visma Flyt Barnevern, vil ikke historiske feil kunne gjenopprettes. Det er likevel hensiktsmessig å få kartlagt om man er berørt, og i hvilket omfang.

Visma har vært i kontakt med Datatilsynet, som er orientert om saken. De ber om at kunder som oppdager avvik, og melder disse til Datatilsynet, henviser til at de er berørt av samme feilsituasjon som fremgår av saksnr. 23/01908 slik at Datatilsynet også får en samlet oversikt over saken. Vi anbefaler at dere orienterer personvernombudet i kommunen om saken, Visma vil også tilstrebe å nå personvernombudene med en generell orientering om saken.

Videre oppfølging fra Visma

Visma vil også gi Datatilsynet en generell orientering om feilen i programvaren, hvilke tiltak Visma har gjort og Vismas vurdering av risikoen tilknyttet avviket. 

Visma ønsker gjerne å holdes orientert om utvikling i denne saken, og ber kunder som har gjennomført søk i sine logger om en tilbakemelding, slik at vi kan gi informasjon til berørte. Vi ønsker at en slik tilbakemelding meldes inn i Google Forms.