Flex Benefits 2019-06

[#1]

Mededelingen

Nieuwe datum voor overgang naar nieuwe gebruikersinterface

Begin maart hebben we besloten om het moment van overgang van oude naar nieuwe gebruikersinterface tot nader order uit te stellen. Een aantal klanten had aangegeven nog wat extra tijd nodig te hebben om de overgang te faciliteren.

Inmiddels is bekend wat de definitieve datum is geworden: in het weekend van 28 en 29 september leveren we de oktober release uit. Met deze release zullen we ook de oude gebruikersinterface deactiveren. We hopen dat dit uitstel u voldoende ruimte geeft om uw organisatie hierop voor te bereiden.

Nieuw

Aanpassen van tabbladnamen

Waarom 

De nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers bevat 4 of 5 tabbladen: Dashboard, Arbeidsvoorwaarden, Budget, Uw gegevens, Uw aanvragen. (Het tabblad Budget is niet zichtbaar bij organisaties die geen persoonlijk budget hebben). De namen van deze tabbladen zijn door Raet gekozen en kunnen door u niet aangepast worden.

Enkele organisaties hebben aangegeven dat zij de mogelijkheid willen hebben om de tabbladnamen te wijzigen. 

Hoe

menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Tabbladen

De beheermodule is uitgebreid met de pagina Onderhouden Tabbladen. Op deze pagina kunt u de standaard namen van de tabbladen vervangen door eigen tabbladnamen.

Nieuwe gebruikersinterface voor werknemers

De nieuwe gebruikersinterface is aangepast. Als u eigen tabbladnamen heeft ingevoerd in de beheermodule, dan worden uw eigen namen getoond op het scherm van de medewerkers.

Uw actie

Aanpassen van tabbladnamen

• Login als beheerder.
• Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Tabbladen.
• Selecteer uw flexpakket.
• Klik op de knop Tabbladen.
• Selecteer een tabblad uit de lijst.
• Klik op de knop Basiskenmerken.
• Voer uw eigen tabbladnaam in bij het kenmerk Tabbladnaam. 
• Klik op de knop Opslaan.

Gewijzigd en verbeterd

Verwijderen van goedgekeurde eenmalige keuzes

Waarom

De doelen in Flex Benefits kunnen verdeeld worden in eenmalige doelen, waarvoor de medewerker één keer per jaar een keuze mag maken, en meermaals doelen, waarvoor de medewerker elke maand een keuze mag maken.

Op het tabblad Uw aanvragen kan de medewerker een keuze voor een meermaals doel, die de productstatus Goedgekeurd heeft, verwijderen door op het X-icoon te klikken. Voor keuzes voor eenmalige doelen was dit echter niet mogelijk.

Hoe

Tabblad Uw aanvragen

Het tabblad Uw aanvragen is aangepast. De medewerker kan nu ook keuzes voor eenmalige doelen, die de productstatus Goedgekeurd hebben, verwijderen door op het X-icoon te klikken.

Uw actie

Er is geen actie nodig.

Opgeloste meldingen in de nieuwe gebruikersinterface

Jaartal 2018 getoond op budget overzicht voor 2019 (change 1135663)

Melding

Deze melding is gemaakt in december 2018. De beheerder heeft de functie Wizard jaarovergang met succes uitgevoerd. De volgende dag stelt de beheerder Flex Benefits open voor de medewerkers van zijn organisatie. Een medewerker opent het tabblad Budget in de nieuwe gebruikersinterface. In de tabel Budget overzicht per maand staan de teksten 'Januari 2018', 'Februari 2018', etc. Het jaartal is fout. Het moet 2019 zijn.

Oplossing

Nadat de beheerder de Wizard jaarovergang heeft uitgevoerd is Flex Benefits gereedgemaakt voor het volgende keuzejaar. Op het tabblad Budget worden dan de prognoses voor het budget voor het volgende jaar afgebeeld. In dit geval dus voor 2019. De tabel Budget overzicht per maand is verbeterd. De jaartallen worden nu correct getoond.

Foutmelding na toevoegen bijlage (change 1249277)

Melding

Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Scholing meermaals.  Hij vult het doel-bedrag in op Stap 1 van het keuzevenster en een bron-bedrag op Stap 2 van het keuzevenster. Daarna probeert hij een bijlage toe te voegen op Stap 3 van het keuzevenster. Het programma toont dan de (Engelse) foutmelding 'Error in attachments'. De medewerker kan de keuze niet opslaan en indienen.

Oplossing

De functie voor het toevoegen van bijlagen is verbeterd. Als er iets fout gaat, zal het programma een Nederlandse foutmelding tonen.

Foutmelding 'invalid product' bij doel Bedrijfsfitness (change 1332377)

Melding

Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Bedrijfsfitness (door de organisatie hernoemd in Sportabonnement). Hij vult het doel-bedrag in op Stap 1 van het keuzevenster en een bron-bedrag op Stap 2 van het keuzevenster. Daarna probeert hij een bijlage toe te voegen op Stap 3 van het keuzevenster. Het programma toont dan de (Engelse) foutmelding 'Invalid product'. De medewerker kan de keuze niet opslaan en indienen.

Oplossing

Deze melding werd niet veroorzaakt door een foute bijlage, maar door de configuratie van het product Bedrijfsfitness. De organisatie heeft het productitem Aantal maanden op Stap 1 van het keuzevenster op in-actief gezet. Dit veroorzaakte een probleem in de berekeningen. Het keuzevenster voor het doel Bedrijfsfitness is verbeterd voor het geval dat het productitem Aantal maanden niet actief is.

Opmerking

De productitems van een product (doel) kunnen verdeelt worden in 2 typen:

• Productitems van het type Doel; deze worden getoond op Stap 1 van het keuzevenster. 
• Productitems van het type Bron: deze worden getoond op Stap 2 van het keuzevenster.

In het algemeen geldt in Flex Benefits dat er problemen kunnen ontstaan in het programma als een productitem van het type Doel op in-actief gezet wordt. Als u een productitem van het type Doel niet op het keuzevenster opgenomen wilt hebben, raden wij aan om dit productitem op het beheervenster Onderhouden productitems op Actief te zetten en de bijbehorende rubriek op het beheervenster Onderhouden Productitemsamenstelling op niet-tonen te zetten.

Huisstijlkenmerken van tabbladnamen werken niet in IE (change 1332740)

Melding

In release 2019-03 van Flex Benefits hebben wij de functionaliteit toegevoegd waarmee u de kleuren van de tabbladnamen in de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers kunt configureren volgens de huisstijlkenmerken van uw organisatie. Deze functionaliteit wordt ook White labeling genoemd. Dit bleek echter niet te werken in de browser Internet Explorer (en wel in bijv. Google Chrome).

Oplossing

Het aansturen van de kleuren van de tabbladnamen is verbeterd. Ook in de browser Internet Explorer worden de tabbladnamen nu afgebeeld in de kleur van uw huisstijlkenmerken.

Uw actie

Controleer eventueel de instellingen van uw huisstijlkenmerken:

• Open Youforce als applicatiebeheerder.
• Klik op de tegel Portaalbeheer.
• Open de menugroep Gebruikersinstellingen.
• Open het menu Huisstijlkenmerken beheer.
• Klik op de link Gebruik productie stijl als basis.
• Scroll naar beneden naar de groep Menubalk.

De achtergrondkleur van het bovenste deel van de nieuwe gebruikersinterface van Flex Benefits wordt gelezen uit de instelling Basis kleur. De kleur van de tabbladnamen wordt gelezen uit de instelling Basis tekstkleur. U kunt de instellingen eventueel aanpassen. Wij raden u aan de toelichting (helptekst) van Portaalbeheer te raadplegen voordat u deze functie gebruikt.

Planning

Planning release 2019-07

Algemeen - Rekening houden met einddatum contract

Voor sommige medewerkers is de einddatum van het contract al bekend in het HR-systeem. Bij het maken van een keuze wordt echter nog geen rekening gehouden met deze einddatum. Zo kunnen medewerkers keuzes maken voor de maanden ná betreffende eindddatum. Ook worden er dan ten onrechte overeenkomsten aangemaakt en die belanden (indien zo ingericht in HR Self Service) in het Personeelsdossier. We gaan faciliteren dat medewerkers geen keuzes meer kunnen maken na een eventueel bekende einddatum contract en hopen zo ook vervuiling van het Personeelsdossier te voorkomen.

Nieuwe gebruikersinterface - Aanpassen van een goedgekeurde keuze in de toekomst makkelijker maken

We hebben van een aantal klanten teruggekregen dat sommige van hun medewerkers moeite hebben om reeds goedgekeurde keuzes (in de toekomst, bij zogenaamde meermaals doelen) aan te passen. Op dit moment moeten medewerkers op het Dashboard het keuzevenster openen van het doel wat ze aan willen passen. De medewerker komt dan in eerste instantie in de actuele maand terecht en zal een maand in de toekomst moeten selecteren om betreffende keuze aan te passen. We willen deze procedure vereenvoudigen door medewerkers de mogellijkheid te geven dit soort aanpassingen vanuit een centraal punt in de applicatie te laten doen, te weten in de sectie Uw aanvragen in het Overzicht alle aanvragen. Betreffende sectie kan overigens ook via het Dashboard benaderd worden via het openen van de Recente aanvragen.

Publishing Date : 5/24/2019