Flex Benefits 2019-08

[#1]

Let op: onderstaande wijzigingen en verbeteringen zijn van toepassing voor de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers, tenzij anders vermeld.

Gewijzigd en verbeterd

Sorteren op meerdere kolommen van het 'Overzicht alle aanvragen'

Waarom

Het Overzicht alle aanvragen op het tabblad Uw aanvragen in de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers toont alle keuzes die de medewerker heeft gemaakt in Flex Benefits, zowel de keuzes voor het huidige jaar als de keuzes voor alle vorige jaren. De lijst wordt standaard gesorteerd op de kolom Indiendatum.

Enkele beheerders hebben gevraagd het mogelijk te maken om ook op andere kolommen te kunnen sorteren. In het geval dat een medewerker veel keuzes heeft gemaakt, is het dan gemakkelijker om één bepaalde keuze op te zoeken.

Hoe

Nieuwe gebruikersinterface - Tabblad Uw Aanvragen

De medewerker kan in het Overzicht alle aanvragen nu sorteren op de kolommen Aanvraag, Indiendatum, Startmaand en Status.

Als een medewerker zojuist een nieuwe keuze heeft ingediend en het indienen van deze keuze is nog niet verwerkt door het systeem, dan krijgt deze keuze tijdelijk de status Bezig met verzenden. Keuzes met deze status worden altijd bovenaan de lijst geplaatst.

Uw actie

Er is geen actie nodig.

Bewaren van een keuze voordat de bijlage is toegevoegd

Waarom

Het keuzeproces van doelen waarvoor een bijlage verplicht is, bestaat uit 3 stappen. In stap 1 moet de medewerker de doelgegevens invullen, in stap 2 moet de medewerker de gewenste bronnen invullen en in stap 3 moet de medewerker de bijlagen toevoegen.

Enkele beheerders hebben gevraagd het mogelijk te maken dat een medewerker zijn in stap 1 en 2 ingevulde gegevens tijdelijk kan opslaan, voordat hij de bijlagen toevoegt. Dit was nog niet mogelijk, en is wenselijk voor medewerkers die niet direct een digitale versie van de bijlage beschikbaar hebben.

Hoe

Keuzevensters voor alle doelen

Voor doelen die zijn ingericht met een verplichte bijlage, kan de medewerker de in stap 1 en 2 ingevulde gegevens opslaan.

Werkwijze

• Open het keuzevenster van het doel
• Vul de doel-gegevens in op het venster Stap 1
• Klik op de knop Doorgaan naar verrekenen
• Vul de bron-gegevens in op het venster Stap 2
• Klik op de knop Doorgaan naar bijlagen

Het venster Stap 3 wordt nu geopend. De knop Bewaren is toegankelijk. De knop Nu indienen is niet toegankelijk. De medewerker kan de keuze tijdelijk opslaan door op de knop Bewaren te klikken. De medewerker hoeft niet eerst de bijlagen toe te voegen. Op een later tijdstip kan de medewerker de keuze voor het doel wijzigen. De medewerker kan dan naar stap 3 gaan, de bijlagen toevoegen en daarna de keuze indienen.

Uw actie

Er is geen actie nodig.

Uitdienstdatum van de medewerker

Waarom

In release 2019-07 hebben we Flex Benefits uitgebreid met functionaliteiten over het rekening houden met de uitdienstdatum van de medewerker. Naar aanleiding van feedback van gebruikers hebben we hierin een verbetering doorgevoerd.

Hoe

Keuzevensters voor alle doelen

Als er voor een medewerker een uitdienstdatum is vastgelegd, dan toont het programma een waarschuwingsmelding op de keuzevensters. In deze waarschuwingstekst hebben we nu de opgeslagen uitdienstdatum opgenomen.

Uw actie

Er is geen actie nodig.

Ontkoppelen doelen Scholing eenmalig en Scholing meermaals

Waarom

Het standaard flexpakket bevat de doelen Scholing (eenmalig) en Scholing meermaals. Er was een controle ingebouwd in Flex Benefits, die verhinderde dat een medewerker in één keuzejaar keuzes maakte voor beide doelen.

Een organisatie heeft het doel Scholing meermaals hernoemd in Abonnement openbaar vervoer. Zij hebben verzocht om de controle op het gelijktijdig keuzes maken voor beide doelen te verwijderen.

Hoe

Controles

De blokkerende controle op het in één keuzejaar keuzes maken voor de doelen Scholing (eenmalig) en Scholing meermaals is verwijderd.

Maximum keuze

Het standaard flexpakket is uitgebreid met een nieuwe flexpakket parameter voor het configureren van het maximum keuzebedrag voor het doel Scholing meermaals. Tot nu toe was er één parameter PARR_Scholing_MaxBedragJr die het maximum bepaalde voor beide doelen. Er zijn nu twee parameters waarmee u het maximum keuzebedrag voor beide doelen afzonderlijk kunt configureren:

• PARR_Scholing_MaxBedragJr - bepaalt het maximum keuzebedrag voor het doel Scholing eenmalig.
• PARR_ScholingMM_MaxBedragJr - bepaalt het maximum keuzebedrag voor het doel Scholing meermaals.

Uw actie

Parameter aanpassen

U kunt de waarde van de flexpakket parameter PARR_ScholingMM_MaxBedragJr als volgt aanpassen:

• Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket.
• Selecteer uw flexpakket.
• Klik op Parameters.
• Selecteer de parameter PARR_ScholingMM_MaxBedragJr.
• Klik op Wijzigen.
• Vul uw gewenste waarde in achter het kenmerk Waarde.
• Klik op Opslaan.

Controle op afhankelijkheid instellen

Als u wilt voorkomen dat medewerkers in hetzelfde keuzejaar keuzes maken voor zowel Scholing eenmalig als Scholing meermaals, dan kunt u dit als volgt instellen:

• Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Controles.
• Selecteer uw flexpakket
• Klik op de knop Afhankelijkheden
• Selecteer de productgroup Arbeidsvoorwaarden
• Vul de matrix in. Vink de vinkbox aan in de rij Scholing (eenmalig) en de kolom Scholing meermaals, en omgekeerd in de rij Scholing meermaals en de kolom Scholing (eenmalig).
• Klik op de knop Opslaan.

Opgeloste meldingen

Controle op maximum verlofsaldo werkt niet voor alle verlofsoorten (change 1564770)

Melding

Volgens de beschrijving van de flexpakket parameter PARR_Verlofkopen_MaxSaldoInDagen bepaalt deze parameter het maximum verlofsaldo van de medewerker over alle verlofsoorten. 

Volgens een beheerder werkt de controle alleen voor de bron Verlofsoort 1, maar niet voor de bronnen Verlofsoort 2 t/m Verlofsoort 4

Oplossing

De melding was terecht. De controle werkte alleen voor de bron Verlofsoort 1. Als een medewerker een hoog verlofsaldo had in één van de andere verlofsoorten, dan werd dit door het programma genegeerd. 

De controle is verbeterd. Het programma telt nu de verlofsaldo's van de bronnen Verlofsoort 1 t/m Verlofsoort 4 bij elkaar op en vergelijkt de som met de waarde van parameter PARR_Verlofkopen_MaxSaldoInDagen. Als de som van de verlofsaldo's (in dagen) hoger is dan de parameterwaarde, dan kan de medewerker geen keuze maken voor het doel Verlof kopen.

Controle op afhankelijkheden werkt niet (change 1573728)

Melding

Op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Controles > Afhankelijkheden kan de beheerder instellen dat een medewerker keuzes voor bepaalde doelen niet mag combineren. Als een medewerker al een keuze heeft gemaakt voor doel A, dan zou hij geen keuze meer mogen maken voor doel B.

Een beheerder heeft dit ingericht in zijn flexpakket. Maar een medewerker heeft toch een keuze kunnen maken voor 2 doelen die elkaar uitsluiten.

Oplossing

De controle bleek niet te werken voor meermaals keuzes, als een medewerker een keuze heeft gemaakt voor doel A in maand x en daarna een keuze maakt voor doel B in maand y.

De controle of afhankelijkheden is verbeterd. Ook bij meermaals keuzes komt er nu een rode blokkerende melding in beeld als een medewerker een keuze voor doel B probeert te maken als hij al een keuze heeft gemaakt voor doel A in een andere maand.

Planning

Planning release 2019-09

Nieuwe gebruikersinterface - Wijzigingen in de look and feel

Zoals u weet hebben we u vorig jaar de mogelijkheid gegeven om over te stappen naar de nieuwe gebruikersinterface. Inmiddels is zo'n 60% van onze klanten daadwerkelijk overgestapt.

Sindsdien hebben we veel verbeteringen aan de gebruikersinterface doorgevoerd; nu eens omdat er een fout in de software zat, dan weer door een nieuwe functionaliteit toe te voegen. En we blijven hard werken aan het verbeteren van onze applicatie.

Zo streven we een consistente look and feel na voor alle applicaties binnen ons portfolio. In dat kader zijn we binnen het e-HRM domein - Flex Benefits, Talent Management en Medical Leave Management - gestart met het doorvoeren van aanpassingen in kleurstelling, tekstopmaak en uitlijning in de respectievelijke gebruikersinterfaces voor al deze producten.

Naast onderlinge afstemming binnen dit domein willen we het portfolio ook graag klaarmaken voor de toekomst. Vandaar dat de wijzigingen in lijn zijn met de look and feel van onze nieuwe platforms: Home (voor de publieke markt) en HR Core Business Global (voor de zakelijke markt).

In de september release zult u zien dat Flex Benefits op een aantal punten een verandering heeft ondergaan. Op alle schermen is de achtergrondkleur vrijwel verdwenen ten behoeve van een meer neutrale witte achtergrond. Ook is de opmaak van de tekst aangepast (het lettertype is gewijzigd). Verder is in sommige gevallen de uitlijning gewijzigd. We zijn ervan overtuigd dat deze wijzigingen bijdragen aan een betere gebruikerservaring.

Nieuwe gebruikersinterface - Volgorde van de tabs op het startscherm aanpasbaar

Op het startscherm (Dashboard) kunnen gebruikers bovenaan de verschillende secties van de applicatie benaderen via zogenaamde tabs. Deze tabs worden via in een bepaalde standaardvolgorde aangeboden: Dashboard - Arbeidsvoorwaarden - (Budget) - Uw gegevens - Uw aanvragen. Een aantal klanten willen graag de mogelijkheid hebben de volgorde van de tabs aan te passen. In de september release zijn we van plan om beheerders deze mogelijkheid te geven.

Publishing Date : 7/19/2019