Flex Benefits 2019-12

[#1]

Mededelingen

Jaarovergang

Om Flex Benefits gereed te maken voor het keuzejaar 2020 moet u de Wizard jaarovergang uitvoeren. De Wizard jaarovergang gebruikt u om het oude keuzejaar af te sluiten en het nieuwe keuzejaar te starten.

Let op: Het is van belang dat u de Wizard jaarovergang pas uitvoert nadat de salarisgegevens van de salarisproductie van december zijn geïmporteerd in Flex Benefits (en minimaal één dag voordat u de salarisproductie van januari start).

Volgorde van werken:

1. De medewerkers maken keuzes voor december.
2. U blokkeert het flexpakket, zodat er geen keuzes meer kunnen worden gemaakt.
3. De keuzes voor december worden goedgekeurd.
4. U exporteert de keuzes voor december naar het HR-systeem.
5. De salarisproductie voor december wordt vervaardigd.
6. De salarisgegevens van de salarisproductie van december worden geïmporteerd in Flex Benefits.
7. U draait de Wizard jaarovergang.
8. De volgende dag kunt u Flex Benefits openstellen voor het keuzejaar 2020.

Rol Manager 

Flex Benefits kent 3 rollen:

• rol Werknemer
• rol Manager
• rol Beheerder

De gebruikersinterface voor de rol Werknemer is vervangen door de geheel nieuwe gebruikersinterface. De modules voor de rollen Manager en Beheerder zijn nog gebouwd in de oude gebruikersinterface.

Veel organisaties gebruiken HR Self Service voor het goedkeuren/afkeuren van keuzes uit Flex Benefits. Voor deze organisaties biedt de rol Manager in Flex Benefits weinig toegevoegde functionaliteit. (De module manager bestaat uit 2 pagina's: één pagina voor het goedkeuren/afkeuren van keuzes en één pagina waarop de manager kan zien welke keuzes zijn medewerkers al hebben gemaakt.)

Deze organisaties zouden ervoor kunnen kiezen om de rol Manager in Flex Benefits niet te gebruiken. Uw medewerkers zullen dan de oude gebruikersinterface niet meer zien. Flex Benefits haalt de rol Manager automatisch op van de Centraal Usermanagement module van Youforce. Hierbij kijkt Flex Benefits naar de rolcode. Als de rolcode op 'MGR' staat, zal Flex Benefits van Centraal Usermanagent de managers ophalen die de rolcode MGR hebben. U kunt de rolcode in Flex Benefits vervangen door een niet-bestaande rolcode, bijvoorbeeld XXX. Flex Benefits zal dan geen nieuwe managers meer ophalen van Centraal Usermanagement en de rol manager bij de bestaande medewerkers verwijderen.

Aanpassen rolcode manager

• Login als Beheerder
• Open het menu Beheer > Onderhouden werkgever
• Voer de code XXX in bij het kenmerk Code import manager.
• Klik op de knop Opslaan.

Nieuw

Aanpassen van namen van bronnen op tabblad Uw gegevens

Waarom

Op het tabblad Uw gegevens staat in de sectie Uw bronnen een overzicht van de bronnen, die beschikbaar zijn voor de medewerker, en per bron het beschikbare bedrag of aantal uren. In dit overzicht worden de bronnamen weergegeven met de standaardnamen van Raet. Voor de keuzevensters voor de doelen kunt u als beheerder de namen van de bronnen aanpassen naar een voor uw organisatie herkenbare naam. De namen van de bronnen op het Overzicht bronnen kon u echter nog niet eenvoudig aanpassen. Deze mogelijkheid wordt nu toegevoegd.

Hoe

Menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Bronnen

De beheermodule is uitgebreid met de pagina Onderhouden bronnen. Op deze pagina kunt u de standaard bronnaam wijzigen in een klant-specifieke bronnaam.

Planning

De pagina Onderhouden bronnen is in release 2019-11 toegevoegd aan de beheermodule.

De aanpassing van het tabblad Uw gegevens in de medewerkermodule wordt opgenomen in deze release (2019-12). Vanaf dit moment leest het programma de bronnamen die u op de pagina Onderhouden bronnen heeft ingevoerd. 

Uw actie

Als in uw flexpakket de sectie Uw bronnen geactiveerd is, dan moet u de bronnamen aanpassen op de nieuwe pagina Onderhouden bronnen. (Als de sectie Uw bronnen in uw flexpakket gedeactiveerd is door de flexpakket parameter PARR_UwBronnen_Tonen uit te zetten, is dit voor u niet van toepassing).

Aanpassen van bronnamen

• Login als beheerder
• Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Bronnen
• Selecteer uw flexpakket
• Klik op de knop Bronnen
• Selecteer de gewenste bron uit de lijst
• Klik op de knop Basiskenmerken
• Vul uw eigen bronnaam in bij het kenmerk Bronnaam
• Klik op de knop Opslaan

Aanpassen van namen van bronnen in de foutmeldingen

Waarom

Nadat een medewerker een waarde heeft ingevoerd op één van de keuzevensters voor een doel, voert Flex Benefits een aantal controles uit. Indien het resultaat van deze controles negatief is, zal het programma een foutmelding op het venster tonen. De teksten van sommige foutmeldingen bevatten de naam van de bron, waarbij het programma een fout geconstateerd heeft.  Tot nu toe gebruikte het programma voor de bronnamen de standaard namen, ook als een organisatie de standaard bronnaam had aangepast in een klant-specifieke bron-naam. Een aantal organisaties heeft gevraagd om in de foutmeldingen de klant-specifieke bronnamen te gebruiken.

Hoe

Keuzevensters voor de doelen

De samenstelling van de teksten van de foutmeldingen zijn aangepast. Het programma gebruikt nu de bronnamen die zijn vastgelegd op de pagina Onderhouden bronnen.

Uw actie

Zie de instructie Aanpassen van bronnamen hierboven.

Opgeloste meldingen

Opmerkingen over starten Flex Benefits vanuit Home (change 1670214)

Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort

Melding

Een organisatie heeft het Home-dashboard ingericht in het Youforce portaal voor medewerkers. Een gebruiker die geautoriseerd is voor de rollen Beheerder en Werknemer, opent Flex Benefits door in Home op de tegel Flex Benefits te klikken. Zij heeft 3 opmerkingen:

• Flex Benefits toont een foutmelding 'System error occurred'.
• Er komt een extra tabblad met de naam 'login.youforce.biz'.
• De oude gebruikersinterface wordt getoond.

Oplossing

Het programma is op de genoemde punten verbeterd.

Beheerder kan een ingangsdatum niet verwijderen (change 1670591)

Melding

Voor een keuze voor het doel Fiets stond nog een oude ingangsdatum in de database. De beheerder wil deze ingangsdatum verwijderen op het venster Beheer > Werknemerbeheer > Werknemergegevens > Basisgegevens. Het programma toont echter een foutmelding als de beheerder het lege tekstveld wil opslaan. Tekst: 'This field cannot be left blank'.

Oplossing

Het venster Basisgegevens is verbeterd. De beheerder kan nu een ingangsdatum verwijderen.

Foutmelding bij uploaden bijlage (change 1684635)

Melding

Een organisatie heeft het doel Generiek product meermaals zodanig ingericht dat de medewerker verplicht een bijlage moet toevoegen aan zijn keuze. Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Generiek product meermaals. Hij voert de bedragen in. Hij probeert een bijlage te uploaden. Na het selecteren van de bijlage toont het programma de foutmelding: 'Het uploaden van het bestand <bestandsnaam> is mislukt'.

Oplossing

De foutmelding werd veroorzaakt door de lengte van de bestandsnaam van de bijlage. Het programma gaf een foutmelding bij een te lange bestandsnaam. Het programma is aangepast. Ook bestanden met een wat langere bestandsnaam kunnen nu geüpload worden.

Managers hebben toegang tot de oude gebruikersinterface (change 1705916)

Melding

Gebruikers, waarvoor de rol Manager aan staat, hebben toegang tot het menu Management in de oude gebruikersinterface.  De managers zien echter ook nog de menugroepen van de rol Werknemer in de oude gebruikersinterface staan.

Oplossing

Het programma is aangepast. Voor gebruikers die de rollen Werknemer en Manager hebben, opent Flex Benefits eerst het rol-selectievenster. Als de gebruiker de rol Manager kiest, dan wordt de oude gebruikersinterface geopend. In het menu van de oude gebruikersinterface staat alleen de menugroep Management. De menugroepen van de rol Werknemer zijn verwijderd. Als de gebruiker de rol Werknemer kiest, dan wordt de nieuwe gebruikersinterface voor werknemers geopend in een nieuw tabblad.

Rode foutmelding na openen keuzevenster Thuiswerkplek (change 1727223)

Melding

Een medewerker opent het keuzevenster voor het doel Thuiswerkplek. Het programma toont direct twee rode foutmeldingen:

• 'De ingangsdatum mag niet in het verleden liggen'.
• 'De ingangsdatum moet in het keuzejaar 2019 liggen'.

De medewerker probeert een nieuwe maand te kiezen. Maar dit helpt niet. De meldingen verdwijnen niet.

Oplossing

De foutmeldingen werden veroorzaakt door een oude ingangsdatum (uit een vorig jaar)  voor een keuze voor het doel Thuiswerkplek in de database van Flex Benefits. De oude datum is niet verwijderd tijdens het openstellen van de keuze door de initialisatiefunctie. Dat had wel moeten gebeuren. Het keuzevenster voor eenmalige doelen is verbeterd. Als een medewerker op het keuzevenster een nieuwe maand kiest, dan wordt de oude ingangsdatum verwijderd.

Beheerder ziet oude gebruikersinterface voor medewerkers (change 1730892)

Melding

Een gebruiker heeft de autorisatie voor de rollen Beheerder en Werknemer. De gebruiker logt in op het professional portaal van Youforce en klikt op de tegel Flex Benefits.  Flex Benefits wordt geopend. Het scherm toont de oude gebruikersinterface met de menugroepen voor de rollen Werknemer en Beheerder. Omdat de organisatie is overgestapt naar de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers verwacht hij de oude gebruikersinterface voor medewerkers niet meer te zien.

Oplossing

De schermen van de rol Beheerder zijn gebouwd in de oude gebruikersinterface. Dit zal de komende tijd niet gewijzigd worden. Dat de oude gebruikersinterface geopend wordt is dus terecht.  Maar de menugroepen voor de rol Werknemer zouden niet meer getoond moeten worden. Dit is verbeterd. Als de gebruiker Flex Benefits opent vanaf het professional portaal van Youforce, dan worden de menugroepen van de oude gebruikersinterface voor medewerkers niet meer getoond.

Melding op keuzevenster voor doel Uitruilen parkeer-, veer- en tolkosten (change 1732739)

Melding

Nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers

Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het doel Uitruilen parkeer-, veer- en tolkosten voor de maand september en hij heeft deze keuze met succes ingediend. In oktober wil deze medewerker een keuze maken voor hetzelfde doel voor de maand oktober. Het programma toont de melding: 'Bij het controleren van uw keuzes voor Parkeer, Veer en Tol vergoeding is geconstateerd dat er declaratie records van eerdere periode(s) aanwezig zijn'. Deze melding is niet van toepassing.

Oplossing

Het keuzevenster voor het doel Uitruilen parkeer-, veer- en tolkosten is verbeterd. De werking is weer gelijk aan die in de oude gebruikersinterface. De genoemde melding wordt alleen getoond als de medewerker in de vorige maand wel declaraties heeft vastgelegd, maar de keuze voor het doel toen niet heeft ingediend.

(Deze change is in productie gebracht d.m.v. een noodfix op 15-10-2019)

Foutmelding over minimumloon op keuzevenster Uitruilen reiskosten woon-werk (change 1746286)

Melding

Een medewerker wil een keuze maken voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk. Direct na het openen van het keuzevenster toont het programma op het venster Stap 1 de rode foutmelding "De waarde in de rubriek 'Te verrekenen bedrag' brengt uw brutoloon onder het wettelijk minimumloon. Dit is niet toegestaan. Verlaag uw keuze of kies een andere bron'.

Oplossing

Deze melding hoort niet getoond te worden op het venster van Stap 1. De controle is verplaatst naar het venster van Stap 2, zodat de medewerker de mogelijkheid heeft om een andere bron, bijvoorbeeld de Eindejaarsuitkering, te kiezen.

(Deze change is in productie gebracht d.m.v. een noodfix op 15-10-2019)

Opgenomen verlofuren worden niet geïmporteerd (change 1757775)

Voor organisaties die gebruikmaken van HR Core Beaufort

Melding

Een medewerker kan in Flex Benefits meer verlofuren verkopen dan waarover hij in het HR-systeem nog beschikken kan. De beheerder controleert de waarden van de verlofrubrieken van de medewerker in Flex Benefits. Het blijkt dat de rubriek 'Opgenomen verlofuren' niet is gevuld met het juiste aantal opgenomen uren.

Oplossing

De opgenomen verlofuren in Flex Benefits worden geïmporteerd uit HR Core Beaufort. De import maakt gebruik van de BINT bestanden. Er zijn 2 soorten BINT bestanden:

• Basisbestanden met de naam TI_001_BA_*.xml: dit zijn bestanden met de gegevens van alle rubrieken van de medewerker.
• Periodieke bestanden met de naam TI_001_PA_*.xml: dit zijn bestanden met de gegevens van gewijzigde rubrieken.

Het importeren van opgenomen uren werkt correct als een basisbestand wordt geïmporteerd.  Maar de importfunctie werkte niet correct wanneer een periodiek bestand werd geïmporteerd. De importfunctie is op dit punt verbeterd.

(Deze change is in productie gebracht d.m.v. een noodfix op 04-11-2019)

Bij het doel Uitruilen zakelijke kilometers wordt de correctie woon-werk kilometers niet aangemaakt (change 1763529)

Voor organisaties die gebruikmaken van HR Core Business

Melding

Nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers

Een medewerker voert een declaratie in voor het uitruilen van de kosten van een zakenreis met eigen auto. Hij vinkt de vinkbox Inclusief woon-werk niet aan. Het programma zou dan een correctie-declaratie moeten aanmaken, die de kosten van de woon-werk kilometers aftrekt van de declaratie. Dit gebeurt echter niet.

Oplossing

Het keuzevenster voor het doel Uitruilen zakelijke kilometers is verbeterd. De vinkbox Inclusief woon-werk werkt nu weer zoals in de oude gebruikersinterface:

• Als een medewerker de vinkbox Inclusief woon-werk aanvinkt, dan maakt het programma geen correctie-declaratie aan voor de kosten van de woon-werk kilometers.
• Als een medewerker de vinkbox Inclusief woon-werk niet aanvinkt, dan maakt het programma wel een correctie-declaratie aan voor de kosten van de woon-werk kilometers.

(Deze change is in productie gebracht d.m.v. een noodfix op 04-11-2019)

Exportfunctie maakt geen mutatie aan voor het bedrag voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk (change 1795990)

Voor organisaties die gebruikmaken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal

Melding

Een beheerder heeft een exportbestand gemaakt voor de verwerking van de keuzes van de maand november. Hij controleert de mutatieregels in het exportbestand. Hij ziet dat de bron-doel mutaties voor keuzes voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk maar uit 2 mutaties bestaan in plaats van uit 3 mutaties en dat de mutaties zijn aangemaakt voor regeling 25. De mutatie van het uitruilbedrag op Beaufort rubriekcode P02954 ontbreekt.

Oplossing

Op het keuzevenster van het doel Uitruilen reiskosten woon-werk kan de rubriek Maximale fiscale ruimte uitruilen geactiveerd worden. Als een medewerker een keuze maakt voor uitruilen reiskosten en deze rubriek aanvinkt, zal Payroll Gemal automatisch zijn maximale fiscale ruimte berekenen en uitruilen

Om dit in Payroll Gemal aan te sturen, maakt Flex Benefits een bron-doel mutatie aan in het exportbestand dat bestaat uit 2 regels: een mutatie met de broncode en een mutatie met de doelcode. Flex Benefits maakt in dit geval geen mutatie aan met het uitruilbedrag. Door een fout in de exportfunctie werden alle keuzes voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk behandelt alsof de medewerker de rubriek Maximum uitruilen geactiveerd had. Deze fout is verbeterd.

(Deze change is in productie gebracht d.m.v. een noodfix op 18-11-2019)

Publishing Date : 11/22/2019