Flex Benefits 2020-05

[#1]

Nieuw 

Nieuw doel E-bike (elektrische fiets)

Waarom

In het standaard flexpakket is maar één doel beschikbaar, waarmee medewerkers een keuze kunnen maken voor het ontvangen van een (groot) bedrag van de werkgever, en dit bedrag over meerdere jaren terug kunnen betalen. Dit is het bestaande doel Fiets. Tijdens implementaties van nieuwe klanten is gebleken dat er behoefte is aan meer doelen met deze eigenschappen. Het toevoegen van het doel E-bike voldoet hieraan. U kunt de naam van het doel E-bike natuurlijk wijzigen in elke door u gewenste naam.

Hoe

Het standaard flexpakket is uitgebreid met het doel E-bike. Het doel is standaard niet actief. U kunt het activeren op het venster Onderhouden Producten. Hier kunt u ook de naam van het doel wijzigen. De medewerker kan op stap 1 van het keuzevenster een bedrag invullen en ook invullen in hoeveel maanden hij dit bedrag wil afbetalen.

De bron Brutoloon maandelijks is beschikbaar voor het doel E-bike. Op dit moment is het aantal bronnen beperkt tot 1. In de toekomst zullen meerdere bronnen worden toegevoegd. Voor het doel E-bike zijn de volgende parameters aangemaakt:

• PARR_Ebike_MaxBedrag: bepaalt het maximum keuzebedrag voor het doel
• PARR_Ebike_MaxAflossingsmaanden: bepaalt het maximum aantal maanden waarin de medewerker de kosten van het doel kan afbetalen
• PARR_Ebike_AantalJarenBlokkeren: bepaalt het aantal jaren dat een keuze voor het doel E-bike geblokkeerd blijft

Bruto/netto prognoseberekening

De effecten van een keuze voor het doel E-bike zijn toegevoegd aan de bruto/netto prognoseberekening. Met behulp van de flexpakket parameter PARR_Ebike_NettoUitkering kunt u configureren of er in de bruto/netto berekening een netto uitkering moet worden opgenomen.

Export

Let op: de configuratie van de exportmutaties wordt toegevoegd aan de volgende release (2020-06). U kunt in de maand mei dus nog geen keuzes voor het doel E-bike exporteren naar het HR- en salarisprogramma.

Uw actie

Onderhouden product

U kunt het nieuwe doel activeren en de naam van het doel wijzigen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product > knop Producten > knop Basiskenmerken.

Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - verplicht > Producten inrichten.

Onderhouden productitems

U kunt de bron activeren en de naam van de bron aanpassen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product > knop Producten > knop Productitems.

Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - verplicht > Productitems inrichten.

Onderhouden flexpakket parameters

U kunt de waarden van de flexpakket parameters aanpassen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket > knop Parameters.

Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - verplicht > Flexpakket parameters instellen.

Onderhouden flexpakket help

U kunt de tekst van de toelichting bij het nieuwe doel aanpassen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket help. De helptekst voor het doel E-bike is vastgelegd onder help-id "EBK"

Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - optioneel> Helpteksten aanpassen.

Workflow inrichten

Als u gebruik maakt van Self Service voor het goedkeuren van keuzes, dan moet u in Flex Benefits vastleggen welke HRSS workflow van toepassing is voor het doel E-bike en de bron Brutoloon maandelijks.  U doet dit op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Workflowkoppeling.

Voor instructie, zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Workflow inrichten > HR Self Service workflow > HRSS workflow: inrichting in FB.

Als u gebruik maakt van de interne workflowfunctionaliteit van Flex Benefits voor het goedkeuren van keuzes, dan moet u de inrichting van het beoordelingsschema in Flex Benefits controleren en eventueel aanpassen naar uw situatie. U doet dit op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Template beoordelingsschema.

Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in het hoofdstuk Procedures > Workflow inrichten > Flex Benefits workflow.

Opgeloste meldingen

Importfunctie verzendt overbodige e-mails (change 1391147) 

Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort

Melding

Een beheerder van een organisatie ontvangt e-mails van Flex Benefits met de tekst: "Samengestelde naam is not applied". 

Oplossing

De importfunctie van Flex Benefits kan e-mails versturen naar contactpersonen van organisaties als er een fout optreedt bij het importeren van medewerkergegevens. In dit geval heeft Flex Benefits een update-bestand ontvangen met update-gegevens van medewerkers die niet in de Flex Benefits database staan. De importfunctie kan die gegevens niet verwerken. 

De importfunctie is aangepast. Als Flex Benefits een update-bestand ontvangt met gegevens van niet-aanwezige medewerkers, dan wordt geen e-mail meer verzonden naar de contactpersoon.

NB:  Als Flex Benefits een basisbestand ontvangt met alle gegevens van een medewerker die niet aanwezig is in de Flex Benefits database, dan zal de importfunctie een nieuwe medewerker aanmaken.

Maximum grootte bijlagen niet consistent (change 1390378) 

Melding

Flex Benefits toont stap 3 van het keuzevenster als de medewerker aan de keuze een bijlage moet toevoegen. Op het venster staat dat de maximale grootte van de bijlage 14,65 Mb mag zijn.  Een medewerker voegt een bijlage toe, waarna het programma de foutmelding toont dat de maximale grootte 2,93 Mb mag zijn. Dit is verwarrend.

Oplossing

Het programma is zo geconfigureerd dat de medewerker 5 bestanden mag uploaden die samen 14,65 Mb groot mogen zijn. Op het venster stond de maximale grootte van de 5 bestanden samen en in de foutmelding stond de maximale grootte van 1 bestand. Het keuzevenster is aangepast. Op beide plaatsen staat nu de maximale bestandsgrootte van 1 bestand.

Foutmelding bij uitbetalen gehele budget (change 1571004) 

Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Business

Melding

Een medewerker wil een keuze maken voor het uitbetalen van gereserveerd budget. De medewerker heeft een maandelijks budget van 349,92 euro, dat automatisch wordt gereserveerd. Hij/zij maakt een keuze voor het uitbetalen van het gehele budget. Flex Benefits toont dan de foutmelding: "Uw heeft meer van de bron Gereserveerd budget ingezet dan toegestaan". Als de medewerker een keuze maakt voor het uitbetalen van 349,91 euro, komt er geen foutmelding.

Oplossing

Dit probleem werd veroorzaakt door een afrondingsfout op het keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen. Het keuzevenster is op dit onderdeel verbeterd.

Verlofuren kopen: te verrekenen bedrag komt niet op 0,00 euro (change 1622787) 

Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort

Melding

Een medewerker wil een aantal verlofuren kopen.  Hij vult het aantal uren in op het venster van Stap 1. Het programma berekent de kosten op 253,61 euro. De medewerker vult op het venster van Stap 2 drie bedragen in bij de bronnen Budget 1, Budget 2 en Budget 3. Het totaal van de bronnen is precies 253,61 euro. Het programma toont echter bij de rubriek "Nog nodig" een waarde van -0,01 euro. De medewerker kan de keuze niet opslaan.

Oplossing

Dit probleem werd veroorzaakt door een afrondingsfout op het keuzevenster voor het doel Verlofuren kopen. Het keuzevenster is op dit onderdeel verbeterd.

Keuze staat niet op rapport Overzicht openstaande keuzes bij uitdienst (change 1632032) 

Melding

Een beheerder opent het rapport Overzicht openstaande keuzes bij uit dienst. Dit rapport zou alle keuzes moeten laten zien van medewerkers die in de geselecteerde periode uit dienst zijn gegaan en waarvan de keuzes nog niet volledig zijn verwerkt. De beheerder weet dat een medewerker die uit dienst is gegaan nog een keuze heeft openstaan voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk met de bron Eindejaarsuitkering. Deze keuze wordt echter niet getoond op het overzicht.

Oplossing

Dit probleem werd veroorzaakt door verschillende flexpakketten. De medewerker heeft de keuze voor Uitruilen reiskosten woon-werk gemaakt toen hij nog het flexpakket "W001"  had.  Daarna is zijn flexpakket gewijzigd naar "W003". Het rapport Overzicht openstaande keuzes bij uit dienst is verbeterd. Het toont nu ook keuzes die voor andere flexpakketten zijn gemaakt.

Geen exportmutatie voor Levensloop doorlopend (change 1976815)

Melding

Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het doel Levensloop doorlopend voor het jaar 2020. In februari maakt de exportfunctie geen exportmutatie aan voor deze keuzes.

Oplossing

Bij het opslaan van de keuze voor Levensloop doorlopend is een verkeerde einddatum opgeslagen. Omdat het een doorlopende keuze betreft moet het programma geen einddatum opslaan. De verkeerde einddatums zijn verwijderd met een upgrade op 27 februari 2020. Hierdoor zal de exportfunctie weer exportmutaties aanmaken. In release 2020-05 wordt het keuzevenster voor het doel Levensloop doorlopend verbeterd op het onderdeel van het opslaan van de einddatum.

Keuze voor reiskosten niet opgenomen in Budgetoverzicht (change 1998603) 

Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort

Melding

Medewerkers van een organisatie krijgen een persoonlijk budget, dat elke maand automatisch wordt uitbetaald. Een medewerker van deze organisatie maakt een keuze voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk meermaals voor alle maanden van het jaar en zet daarvoor de bron Budget 3 in. De medewerker opent het tabblad Budget. De inzet van budget 3 wordt niet getoond in het budgetdiagram en ook niet in de kolom Bestedingen van de budgettabel.

Oplossing

De berekeningen voor het budgetdiagram en voor de budgettabel op het tabblad Budget zijn verbeterd. De inzet van budget 3 voor het doel Reiskosten meermaals wordt nu wel opgenomen. 

Publishing Date : 4/24/2020