Flex Benefits 2020-06

[#1]

Nieuw

Nieuw doel E-bike (elektrische fiets)

Waarom

In het standaard flexpakket is maar één doel beschikbaar, waarmee medewerkers een keuze kunnen maken voor het ontvangen van een (groot) bedrag van de werkgever, en dit bedrag over meerdere jaren terug kunnen betalen. Dit is het bestaande doel Fiets. Tijdens implementaties van nieuwe klanten is gebleken dat er behoefte is aan meer doelen met deze eigenschappen. Het toevoegen van het doel E-bike voldoet hieraan. Je kunt de naam van het doel E-bike natuurlijk wijzigen in elke door jou gewenste naam.

Hoe

Het standaard flexpakket is uitgebreid met het doel E-bike. Het doel is standaard niet actief. Je kunt het activeren op het venster Onderhouden Producten. Hier kun je ook de naam van het doel wijzigen. De medewerker kan op stap 1 van het keuzevenster een bedrag invullen en ook invullen in hoeveel maanden hij dit bedrag wil afbetalen. De bron Brutoloon maandelijks is beschikbaar voor het doel E-bike. Op dit moment is het aantal bronnen beperkt tot 1. In de toekomst zullen meerdere bronnen worden toegevoegd.

Planning

Release 2020-05

In release 2020-05 (geïnstalleerd op 2 mei) zijn de volgende onderdelen toegevoegd aan het standaard flexpakket:

• Doel (product) E-bike
• Bron (productitem) Brutoloon maandelijks
• 3 Flexpakket parameters
• Aanpassing van de bruto/netto prognoseberekening

Voor het configureren van het nieuwe doel, zie de release notes 2020-05.

Release 2020-06

We hebben de rubriek Factuurdatum toegevoegd aan het keuzevenster (stap 1) voor het doel E-bike. We hebben de configuratie van de exportmutaties toegevoegd aan het standaard flexpakket. Na het inrichten van de exportmutatieregels kun je het nieuwe doel openstellen voor de medewerkers en de keuzes exporteren naar het HR- en salarisprogramma.

Actie 

De salariscodes die we hebben ingevuld in het standaard flexpakket, hebben we gekopieerd van de standaard inrichting van het doel Fiets. Je moet deze salariscodes aanpassen aan jouw situatie.

Activeren van de exportmutaties en invullen van de salariscodes:

• Login als beheerder
• Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Verwerking
• Selecteer uw flexpakket
• Klik op de knop Mutatieregels
• Filter op de productnaam
• Selecteer de mutatieregel
• Klik op de knop Wijzigen
• Activeer de mutatieregel door de vinkbox Indicatie actief aan te vinken
• Vul de juiste salariscodes in, zie de paragraaf hieronder per salarisprogramma 
• Klik op de knop Opslaan.

Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal

We onderscheiden 2 soorten mutaties:

• Dienstverbandmutaties
  Controleer de Beaufort rubriekcodes in de kolom Rubriekcode standaard. Als deze code niet voldoet aan jouw situatie, vul dan je eigen rubriekcode in bij het kenmerk Rubriekcode specifiek.
• Bron-doel-mutaties
  Voor deze mutaties liggen de Beaufort rubriekcodes vast.  Je moet de kenmerken Uitvoercode bron en Uitvoercode doel controleren en eventueel aanpassen.

Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business

• Controleer de Payroll Business elementnummers in de kolom Rubriekcode standaard. Als deze elementnummers niet voldoen aan jouw situatie, vul dan je eigen elementnummers in bij het kenmerk Rubriekcode specifiek.

Opgeloste meldingen

Overeenkomsten worden niet geopend in Microsoft Edge (change 1723565)

Melding

Een medewerker gebruikt de browser Microsoft Edge. Hij probeert een overeenkomst (pdf-bestand) te openen vanuit het tabblad Uw aanvragen. De overeenkomst wordt niet geopend. In plaats daarvan toont de browser een leeg venster.

Oplossing

Het openen van overeenkomsten (pdf-bestanden) in de Microsoft Edge browser is verbeterd.

Bijlagen worden niet gekopieerd naar het Personeelsdossier (change 1723605)

Voor organisaties die gebruik maken van de interne workflow

Melding

De meeste organisaties maken gebruik van de uitgebreide workflow-functionaliteiten van Self Service voor het goedkeuren/afkeuren van keuzes van medewerkers. Sommige organisaties maken gebruik van de interne workflow-functionaliteiten van Flex Benefits. Deze melding gaat over de interne workflow.

In 2019 is aan de interne workflowfunctionaliteit de mogelijkheid toegevoegd van het rechtstreeks kopiëren van overeenkomsten en bijlagen naar het Youforce Personeelsdossier (dus zonder gebruik te maken van Self Service).

Een beheerder heeft deze functionaliteit geactiveerd op het venster Onderhouden werkgever, maar de beheerder meldt dat de functionaliteit niet werkt. De overeenkomsten en bijlagen komen niet in het Personeelsdossier.

Oplossing

De functionaliteit voor het kopiëren van overeenkomsten en bijlagen naar het Personeelsdossier is verbeterd.

Plakken van helpteksten in de helptekst-editor werkt niet in Internet Explorer (change 1730963)

Melding

Een beheerder gebruikt de browser Internet Explorer. Hij opent het menu Beheer > Onderhouden > Flexpakket help. Hij selecteert een helptekst en opent het onderhoudsvenster. Hij heeft een tekst geschreven in een ander programma en probeert deze tekst te plakken in de helptekst editor Helptekst specifiek.  Dit werkt niet. De tekst komt niet in de editor.

Oplossing

De werking van de helptekst-editor is verbeterd voor beheerders die de browser Internet Explorer gebruiken.

Melding brutoloon onder wettelijk minimumloon (change 1804927)

Melding

Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Vakbondscontributie en hij wil hiervoor de bron Brutoloon inzetten. Het programma toont daarna de foutmelding "De waarde in de rubriek 'Te verrekenen bedrag' brengt uw brutoloon onder het wettelijk minimumloon". Dit is niet terecht.

Oplossing

Het betreft een medewerker die in deeltijd werkt. Voor deeltijdmedewerkers moet het wettelijk minimumloon naar rato van het deeltijdpercentage worden toegepast. Er zat een fout in de berekeningen. Het keuzevenster voor het doel Vakbondscontributie is verbeterd op dit punt.

Bijlagen zijn niet aanwezig in de Self Service workflow (change 1810552)

Melding

Een organisatie heeft het product Generiek product maandelijks hernoemd in het doel Contributie beroepsvereniging en heeft voor dit doel het toevoegen van bijlagen verplicht gesteld. Een medewerker heeft een keuze voor het doel Contributie beroepsvereniging gemaakt, een bijlage toegevoegd en deze keuze ingediend. De beheerder controleert de workflow in Self Service om de keuze goed te keuren. De bijlage is echter niet aanwezig in Self Service, waardoor hij de keuze niet kan goedkeuren.

Oplossing

De medewerker heeft een pdf-bestand toegevoegd met de bestandsnaam 'contributie'. De bestandsnaam bevat geen extensie '.pdf'. Het blijkt dat de bijlage daardoor door Self Service niet wordt herkend. De functie voor het toevoegen van bijlagen is verbeterd. Als een medewerker een bestand zonder extensie toevoegt, dan zal Flex Benefits het bestandsformaat proberen te herkennen. Als het programma het formaat herkent, zal het de extensie toevoegen aan de bestandsnaam. Als het programma het formaat niet herkent, toont het een foutmelding.

Keuzes voor Levensloop doorlopend houden status 'goedgekeurd' (change 1837561)

Melding

Een aantal medewerkers heeft in het verleden keuzes gemaakt voor het doel Levensloop doorlopend voor het maandelijks sparen van een bepaald bedrag. Nu hebben zij keuzes ingediend voor het stoppen van het sparen van levensloop. De keuzes voor stoppen zijn geëxporteerd naar het HR-systeem door de exportfunctie.  Maar de keuzes hebben nog steeds de status 'goedgekeurd'.

Oplossing

Als de exportfunctie een keuze voor een eenmalig doel heeft verwerkt, dan moet de exportfunctie de status van de keuze op 'verwerkt' zetten. De keuze wordt dan geblokkeerd voor de medewerker.

Als de exportfunctie een keuze voor een doorlopend doel heeft verwerkt, dan moet de exportfunctie de status van de keuze op 'doorlopend' zetten. De medewerker kan deze keuze de volgende maand dan eventueel weer aanpassen.

De exportfunctie is aangepast.  Als een medewerker een keuze heeft gemaakt voor het stoppen van een doorlopend doel, dan zet de exportfunctie de status op 'doorlopend'.

Verkeerde waarden op Budget overzicht (change 1996678)

Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal

Melding

Deze melding is van toepassing voor organisaties, waarvan de medewerkers recht hebben op een persoonlijk budget en die dit budget maandelijks uitbetalen aan de medewerkers.

Een medewerker heeft keuzes gemaakt voor het reserveren van de bronnen Budget 1 en Budget 3, maar heeft 2 opmerkingen over het Budget overzicht.

1. In het Budget diagram wordt alleen de reservering van Budget 1 getoond.  
2. In de Budget tabel staan waarden in de kolom Bestedingen, hoewel de medewerker geen keuzes heeft gemaakt voor het besteden van het persoonlijk budget.

Oplossing

Voor de genoemde situatie zijn de berekeningen van de waarden voor het Budget diagram en de Budget tabel verbeterd.

Publishing Date : 6/11/2020