Flex Benefits 2020-09

[#1]

Nieuw 

Nieuw doel Budget uitbetalen doorlopend

Waarom

We hebben het standaard flexpakket uitgebreid met het nieuwe doel Budget uitbetalen doorlopend. 

Het flexpakket bevat al het doel Budget uitbetalen meermaals.  Met behulp van dit doel kunnen medewerkers, die beschikken over een gereserveerd budget, een keuze maken voor het laten uitbetalen van een deel van het gereserveerd budget. De medewerkers kunnen elke maand opnieuw beslissen of zij voor de volgende maand een keuze willen maken voor uitbetalen van budget. Zij kunnen elke maand een ander bedrag kiezen.  De keuzes voor het doel Budget uitbetalen meermaals worden door Flex Benefits behandeld als eenmalige keuzes. Deze keuzes worden in het salarissysteem verwerkt tegen het bijzondere (belasting)tarief.

Veel medewerkers willen elke maand opnieuw hetzelfde bedrag laten uitbetalen uit hun gereserveerde budget. Deze keuzes zouden dan door het salarissysteem verwerkt kunnen worden tegen het (lagere) tabeltarief. Dit werd nog niet ondersteund door Flex Benefits.

Daarom hebben we nu het nieuwe doel Budget uitbetalen doorlopend gebouwd. Als medewerkers dit doel gebruiken voor het maken van een keuze voor het uitbetalen van gereserveerd budget, dan maken zij deze keuze voor onbepaalde tijd (ook over de jaarwisseling heen). Flex Benefits zal dan in elke maand vanaf de ingangsdatum van de keuze een exportmutatie aanmaken voor het salarissysteem voor het uitbetalen van gereserveerd budget tegen het tabeltarief.

Als de medewerker deze uitbetalingen wil stoppen, dan moet hij in Flex Benefits een nieuwe keuze indienen voor het doel Budget uitbetalen doorlopend en daarbij opgeven dat hij wil stoppen en het uit te betalen bedrag op 0 zetten. Flex Benefits zal dan een exportmutatie aanmaken voor het salarissysteem met de waarde 0.

Hoe

Flexpakket

Het standaard flexpakket is uitgebreid met het doel Budget uitbetalen doorlopend. Dit doel is standaard niet geactiveerd. 

Aanpassingen

• Keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen doorlopend
• Nieuwe rubrieken
• Standaard helptekst
• Aanpassing van het budget overzicht
• Aanpassing van de aansturing van de bruto/netto prognoseberekening
• Configuratie van de exportmutaties

Actie

Voor het maken van keuzes

Onderhouden product

Je kunt het nieuwe doel activeren en de naam van het doel wijzigen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product > knop Producten > knop Basiskenmerken.

Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - verplicht > Producten inrichten.

Onderhouden productitems

Je kunt de gewenste bron(nen) activeren en de naam van de bron(nen) aanpassen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product > knop Producten > knop Productitems.

Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - verplicht > Productitems inrichten.

Onderhouden flexpakket help

Je kunt de tekst van de toelichting bij het nieuwe doel aanpassen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket help. De helptekst voor het doel Budget uitbetalen doorlopend is vastgelegd onder help-id "BUD"

Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - optioneel> Helpteksten aanpassen.

Workflow inrichten

Als je gebruik maakt van HR Self Service voor het goedkeuren van keuzes, dan moet je in Flex Benefits vastleggen welke HRSS workflow van toepassing is voor het doel Budget uitbetalen doorlopend en de gewenste bron(nen).  Je doet dit op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Workflowkoppeling.

Voor instructie, zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Workflow inrichten > HR Self Service workflow > HRSS workflow: inrichting in FB.

Als je gebruik maakt van de interne workflowfunctionaliteit van Flex Benefits voor het goedkeuren van keuzes, dan moet je de inrichting van het beoordelingsschema in Flex Benefits controleren en eventueel aanpassen naar uw situatie. Je doet dit op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Template beoordelingsschema.

Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in het hoofdstuk Procedures > Workflow inrichten > Flex Benefits workflow.

Let op: als je de workflow niet inricht, dan zal het systeem met onderstaande foutmelding komen als de medewerker een keuze wil maken.

Foutmelding

Configureren van de exportmutaties

Activeren van de exportmutaties en invullen van de salariscodes:

• Login als beheerder.
• Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Verwerking.
• Selecteer uw flexpakket.
• Klik op de knop Mutatieregels.
• Filter op de productnaam.
• Selecteer de mutatieregel.
• Klik op de knop Wijzigen.
• Activeer de mutatieregel door de vinkbox Indicatie actief aan te vinken.
• Vul de juiste salariscodes in, zie de paragraaf hieronder per salarisprogramma.
• Klik op de knop Opslaan.

Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal

• Controleer de Beaufort rubriekcodes in de kolom Rubriekcode standaard. Als deze code niet voldoet aan jouw situatie, vul dan je eigen rubriekcode in bij het kenmerk Rubriekcode specifiek. De exportmutaties zijn geconfigureerd als "stam" mutaties.

Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business

• Controleer het Payroll Business elementnummer in de kolom Rubriekcode standaard. Als dit elementnummer niet voldoet aan jouw situatie, vul dan je eigen elementnummers in bij het kenmerk Rubriekcode specifiek. De uitbetaling is geconfigureerd op elementnummer 10513302. Dit elementnummer verzorgt een uitbetaling tegen tabeltarief.

Gewijzigd en verbeterd

Berekening fiscale ruimte voor uitruilen reiskosten woon-werk

Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal

Waarom 

Voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk berekent Flex Benefits de prognose van de fiscale ruimte voor toekomstige maanden. De fiscale ruimte is onder andere afhankelijk van het aantal keren dat een medewerker reist van zijn huis naar zijn werklocatie. Tot nu toe berekende Flex Benefits dit aantal reizen op basis van het 14-dagen rooster in Beaufort. Voor sommige medewerkers is deze manier van berekenen niet correct. Dit geldt bijvoorbeeld voor medewerkers die standaard een aantal dagen per week thuiswerken. Flex Benefits is nu uitgebreid met de mogelijkheid de berekening van de prognose van de fiscale ruimte te baseren op de waarde van de rubriek Reisbewegingen in Beaufort.

Hoe 

Nieuwe rubriek

We hebben het standaard flexpakket uitgebreid met de rubriek RUBR_Reisbewegingen.

Importfunctie

De functie voor het importeren van bestanden met medewerkergegevens van Beaufort (TI-bestanden) importeert de waarde van de Beaufort rubriek Reisbewegingen (P02508) in de Flex Benefits rubriek RUBR_Reisbewegingen.

Berekeningen

We hebben de berekening van de prognose van de fiscale ruimte voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk aangepast.  De waarde van rubriek RUBR_Reisbewegingen is opgenomen in de berekening.

Flexpakket parameter

We hebben het standaard flexpakket uitgebreid met de flexpakket parameter PARR_Reiskosten_ReisbewegingenGebruiken. Deze parameter heeft standaard de waarde FALSE (uit). Met deze parameter kun je bepalen of je de prognoseberekening wilt baseren op de rubriek RUBR_Reisbewegingen (nieuwe methode) of op het 14-dagen rooster (bestaande methode).

• Als PARR_Reiskosten_ReisbewegingenGebruiken = FALSE (uit), dan gebruikt het programma het 14-dagen rooster
• Als PARR_Reiskosten_ReisbewegingenGebruiken = TRUE (aan), dan gebruikt het programma de rubriek RUBR_Reisbewegingen

Actie

Als je wilt overstappen op het gebruiken van de rubriek RUBR_Reisbewegingen voor het berekenen van de prognose van de fiscale ruimte moet je 2 acties uitvoeren.

1. Exporteer alle medewerkergegevens van alle medewerkers uit Beaufort naar Flex Benefits.  De rubriek RUBR_Reisbewegingen wordt dan gevuld met de juiste waarde.
2. Zet de flexpakket parameter PARR_Reiskosten_ReisbewegingenGebruiken op TRUE (aan).

Instructie

• Login als beheerder.
• Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket.
• Selecteer het flexpakket.
• Klik op de knop Parameters.
• Selecteer de parameter PARR_Reiskosten_ReisbewegingenGebruiken.
• Klik op de knop Wijzigen.
• Vink de vinkbox achter het kenmerk Waarde aan.
• Klik op de knop Opslaan.

Nordic Cool design

Waarom

Nordic Cool is de nieuwe designstandaard van Visma. Alle applicaties zullen op termijn volgens deze standaard worden ontwikkeld. We hebben het design van Flex Benefits aangepast aan een aantal van deze designvoorschriften.

Hoe

In deze eerste fase van de overgang naar Nordic Cool hebben we de volgende wijzigingen gerealiseerd:

• Andere kleuren.
• Ander lettertype.
• Andere iconen.

Ook hebben we het uitklapmenu in de rechter bovenhoek verwijderd. Dit menu was overbodig en niet overeenkomstig de nieuwe standaard. 

Actie

Er is geen actie nodig.

Opgeloste meldingen

Medewerker kon een keuze maken na zijn uit-dienstdatum (change 1838481)

Melding

Bij een medewerker is een uit-dienstdatum vastgelegd van 29-11-2019. Toch kon de medewerker een keuze maken voor het doel Vakbondscontributie voor de maand december 2019. Dit zou niet mogelijk moeten zijn.

Oplossing

De medewerker had de keuze voor Vakbondscontributie al opgeslagen voordat zijn uit-dienstdatum in Flex Benefits geïmporteerd was. De medewerker heeft de keuze na de importdatum ingediend.

Aanpassing: de controle op de uit-dienstdatum wordt nu niet alleen uitgevoerd tijdens het maken van de keuze, maar nog eens tijdens het indienen van de keuze.

Salariscorrecties uit het 1917-bestand worden niet correct geïmporteerd (change 2020270)

Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Gemal

Melding

Een beheerder van een organisatie probeert de gegevens op het Budget overzicht van een medewerker te verklaren en te verbeteren. Het lukt hem echter niet om het flexpakket zodanig in te richten, dat de bedragen op het Budget overzicht correct zijn.

Oplossing

Payroll Gemal levert de resultaten van de salarisproducties aan Flex Benefits door middel van het 1917-bestand.  Het 1917-bestand bestaat uit 2 delen:

• de salarisresultaten van de actuele salarisperiode
• correcties over voorgaande salarisperioden

In het geval een organisatie meer dan één salarisproductie uitvoert voor dezelfde salarisperiode, en deze salarisproductie bevat bij sommige medewerkers correcties over voorgaande perioden, dan worden de correcties verkeerd verwerkt. Dit leidt tot verkeerde bedragen op het Budget overzicht.

De functie voor het importeren van salarisgegevens uit het 1917-bestand is verbeterd op het onderdeel van het importeren van correcties over voorgaande salarisperioden. De verbetering is van toepassing op toekomstige import van 1917-bestanden.

Verkeerde waarde in bruto/netto prognoseberekening voor december (change 2094570)

Melding

Voor de medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd voor de medewerker. Het totale saldo van het gereserveerde budget wordt in de maand december automatisch uitbetaald aan de medewerker.

Een medewerker van deze organisatie heeft een keuze gemaakt voor het uitbetalen van zijn gereserveerde budget voor de maand december. De medewerker opent daarna de bruto/netto prognoseberekening voor de maand december. Het nettoloon bij de berekening inclusief de effecten van de keuze is lager dan de berekening zonder de effecten van de keuze. Dit is niet correct.

Oplossing

We hebben de volgende aanpassingen doorgevoerd:

• Voor medewerkers waarvoor het persoonlijk budget elke maand automatisch gereserveerd wordt.

Bij deze medewerkers wordt het saldo van het gereserveerde budget in december automatisch uitbetaald. De medewerkers hoeven daarom geen keuzes te maken voor het uitbetalen van budget in de maand december. Het keuzevenster van het doel Budget uitbetalen is aangepast. Medewerkers kunnen geen keuzes meer maken voor het uitbetalen van budget in de maand december.

• Voor medewerkers waarvoor het persoonlijk budget elke maand automatisch uitbetaald wordt.

Deze medewerkers hebben de mogelijkheid om keuzes te maken voor het doel Budget reserveren. Zij bouwen dan een gereserveerd budget op, dat ze later in het jaar kunnen besteden aan een ander doel. Voor deze medewerkers is het maken van een keuze voor het reserveren van budget in de maand december zinloos. Het keuzevenster van het doel Budget reserveren is aangepast. Medewerkers kunnen geen keuzes meer maken voor het reserveren van budget in de maand december.

Oude keuze voor Bedrijfsfitness blokkeert deel van het budget (change 2109138)

Melding

Een medewerker wil een keuze maken voor het uitbetalen van zijn persoonlijk budget in de maand juli. Hij opent het keuzevenster Budget uitbetalen voor juli. Flex Benefits toont bij de bron Budget 1 een beschikbaar bedrag van 663,45 euro. De medewerker verwacht een beschikbaar bedrag van 963,45 euro. Hij kan het verschil niet verklaren.

Oplossing

De medewerker had in juli 2019 een keuze gemaakt voor het doel Bedrijfsfitness ter waarde van 300 euro en daarvoor de bron Budget 1 ingezet. Deze keuze is in 2019 uitgevoerd en mag in 2020 geen invloed meer hebben.

De controles op het gebruik van de bronnen voor het doel Bedrijfsfitness zijn verbeterd. Keuzes voor vorig jaar hebben geen invloed meer op keuzes voor dit jaar, als dit niet van toepassing is.

Foutmelding na toevoegen bijlage (change 2129078)

Melding

Een organisatie heeft het toevoegen van een bijlage verplicht gesteld bij het doel Fiets. Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Fiets. Hij vult in de vensters Stap 1 en Stap 2 de bedragen in en hij voegt in het venster Stap 3 een bijlage toe. De bijlage wordt geaccepteerd door het programma. Daarna klikt de medewerker op de knop Indienen. Het programma toont dan de rode foutmelding: Bijlage ontbreekt voor de keuze. Dit is niet terecht.

Oplossing

De bestandsnaam van de bijlage bevatte een ampersand-teken (&).  Het programma kon deze bestandsnaam niet verwerken. Dit is nu verbeterd.

Rolselectievenster niet in beeld bij de afdelingsmanager (change 2148688)

Melding

Een gebruiker heeft in Flex Benefits de rollen Afdelingsmanager en Medewerker. Als hij Flex Benefits opent vanuit het medewerkerportaal van Youforce, dan wordt de managermodule geopend. Hij kan de medewerkermodule niet openen. Hij kan dus geen keuzes maken voor zichzelf.

Oplossing

Als een gebruiker de rollen Afdelingsmanager en Medewerker heeft en hij opent Flex Benefits, dan moet Flex Benefits het rolselectievenster tonen waarop de gebruiker kan kiezen welke rol hij wil gebruiken.  Het rolselectievenster werd niet in alle gevallen getoond.  Dit is verbeterd.

Publishing Date : 8/27/2020