Flex Benefits 2021-02

[#1]

Mededelingen

Geannuleerde release 2020-12 opgenomen in 2021-02

Release 2020-12 is geannuleerd omdat we onze functionele en niet-functionele testen niet binnen de gestelde termijn konden afronden. We hebben nu de onderdelen - gepland voor release 2020-12 - toegevoegd aan release 2021-02.

Release 2021-01

Er was geen januari (2021-01) release.

Nieuw

Meerdere Youforce Docs templates voor één doel configureren

Waarom

Als een medewerker een keuze indient voor een doel in Flex Benefits, stuurt Flex Benefits een opdracht naar Youforce Docs voor het genereren van een overeenkomst. Youforce Docs genereert de overeenkomst door het samenvoegen (mergen) van een template met de door Flex Benefits aangeleverde gegevens. Tot nu toe was er in Flex Benefits één template vastgelegd die Youforce gebruikte.

Verschillende organisaties willen de mogelijkheid meerdere templates aan te sturen vanuit Flex Benefits. Dit vooral voor shared service centers die de administratie voor verschillende organisaties uitvoeren onder hetzelfde Youforce klantnummer. Zij willen in de templates de verschillende klantlogo's en klantnamen opnemen.

Hoe

Youforce Docs Templatebeheer

De module Templatebeheer maakt onderscheid in de niveaus:

• Mergefuncties

• Templates

Mergefuncties

Er zijn meerdere mergefuncties voor Flex Benefits:

• Standaard Mergefunctie - voor alle doelen die hieronder niet worden genoemd

• Mergefunctie voor leaseauto - voor het doel Aanvragen leaseauto

• Mergefunctie voor uitruilproducten - voor de doelen Uitruilen van Zakelijke kilometers, Uitruilen van OV- en taxikosten, Uitruilen van Parkeer, veer en tolkosten

• Mergefunctie voor verklaringen - voor het doel OV-jaarkaart aanvragen

Flex Benefits ondersteunt alleen deze mergefuncties. Het is niet mogelijk een andere mergefunctie aan te sturen.

Templates

Binnen elke mergefunctie is één template als Standaard geconfigureerd. Deze template wordt door Youforce Docs als standaard gebruikt. Je kunt nu ook een specifieke template aanmaken mét het gewenste logo en de werkgevernaam.

Menu: Beheer | Flexpakket | Onderhouden | Product

Het venster voor het onderhouden van producteigenschappen is uitgebreid met de opties:

• Gebruik specifieke contract template (vinkbox)

• Naam specifieke contract template (uitklaplijst)

Als je de vinkbox Gebruik specifieke contract template aanvinkt, haalt Flex Benefits de namen van de templates op van Youforce Docs. Je kunt in het tekstvak Naam specifieke contract template de gewenste template selecteren. De functie voor het indienen van keuzes van Flex Benefits gebruikt vervolgens deze specifieke template in de opdracht voor Youforce Docs voor het genereren van de overeenkomst.

Voorbeeld

Je voert de administratie uit voor de medewerkers van Organisatie A en voor de medewerkers van Organisatie B.

• Voor het vastleggen van verschillende templates moet je voor beide organisaties een apart flexpakket aanmaken in Flex Benefits. Bijvoorbeeld Flexpakket A voor Organisatie A en Flexpakket B voor Organisatie B.

• Daarna richt je in Templatebeheer de standaard template in voor Organisatie A én een nieuwe specifieke template voor Organisatie B.

• Voor Flexpakket A hoef je niets te doen want die gebruikt de standaard template. Voor de doelen van Flexpakket B moet je vervolgens in Flex Benefits vastleggen dat je gebruik wilt maken van de nieuwe specifieke template.

Jouw actie

Als je de standaard template wilt blijven gebruiken, hoef je niets te doen.

Als je een specifiek contract template wilt gebruiken, moet je eerst deze specifieke template aanmaken in Youforce Docs. Daarna moet je deze template configureren in Flex Benefits bij de juiste doelen.

• Open de beheermodule

• Open het menu Beheer | Flexpakket | Onderhouden | Product

• Selecteer het gewenste flexpakket

• Klik op Product

• Selecteer het gewenste product/doel

• Klik op Basiskenmerken

• Achter Gebruik specifieke contract template: activeer de vinkbox aan

• Achter Naam specifieke contract template: selecteer de naam van de gewenste template

• Klik op Opslaan

Huisstijlkenmerken (white labeling) van het Home dashboard

Waarom

Flex Benefits ondersteunt het overnemen van de klantspecifieke huisstijlkenmerken van het Youforce portaal. Als een medewerker Flex Benefits opent, toont het programma dezelfde kleuren als het Youforce portaal.

Het dashboard van Home heeft echter eigen huisstijlkenmerken-instellingen.

Hoe

Na deze release ondersteunt Flex Benefits ook de huisstijlkenmerken van Home. Als een medewerker Flex Benefits opent vanaf het Home dashboard, toont Flex Benefits de huisstijlkenmerken van Home.

Huisstijlkenmerken

Flex Benefits ondersteunt de volgende huisstijlkenmerken die voor de klant vastliggen in Home:

• De kleur voor de horizontale lijn bovenaan het venster

• Het logo centraal bovenin het venster.

Jouw actie

Geen actie nodig

Wet- en regelgeving

Minimumloon 2021

Met ingang van 1 januari 2021 zijn de bedragen voor het wettelijk minimum(jeugd)loon verhoogd. We hebben op 18 december de minimumloonbedragen in Flex Benefits aangepast. Je kan de nieuwe bedragen terugvinden op het venster Onderhouden Flexpakketparameters.

Opgeloste meldingen

Productoverzicht (waarde in geld) werkt niet bij waarden groter dan 10.000 euro (change 2134803)

Melding

Een beheerder opent het overzicht Beheer | Overzichten | Productoverzicht (waarde in geld). Hij selecteert de periode 01-01 t/m 19-10. De knop Tonen is niet toegankelijk.  De beheerder kan het taartdiagram niet openen. Daarna selecteert hij de periode 01-01 t/m 18-10.  Dan is de knop Tonen wel toegankelijk. De beheerder kan het taartdiagram wel openen.

Oplossing

Op 19-10-2020 heeft een medewerker een keuze gemaakt voor een bedrag van meer dan 10.000 euro. Deze keuze blokkeerde het productoverzicht. De berekeningen voor het productoverzicht zijn verbeterd.

Doel Fiets: invoeren van het aantal aflossingsjaren (change 2158651)

Melding

Een medewerker wil een keuze maken voor het doel Fiets en de keuze over drie jaren afbetalen.  Het invoeren van het aantal aflossingsjaren werkt niet intuitief. De medewerker zet de cursor in het invoerveld en wil de 0 verwijderen met de backspace-toets en vervangen door een 3. Dit lukt niet. Hij kan alleen "03" invoeren.

Oplossing

Het invoeren van een getal in het veld Aantal aflossingsjaren is verbeterd.

Uitbetalingen budget niet afgetrokken van budgetsaldo op budgetoverzicht (change 2212043)

Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Gemal

Melding

Voor medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd en uitbetaald in december. Een medewerker van deze organisatie kiest voor het uitbetalen van budget in de maanden september, oktober en november en controleert het Budgetoverzicht. De medewerker verwacht dat de uit te betalen bedragen worden afgetrokken van het budget saldo in de laatste kolom. Dit gebeurt echter niet.

Oplossing

De uitbetalingen van budget moeten worden afgetrokken van het budgetsaldo. De berekeningen voor het Budgetoverzicht zijn verbeterd.

Verkeerd bedrag in kolom Saldo op Budgetoverzicht voor de maand november (change 2278298)

Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Gemal

Melding

Voor medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd en uitbetaald in december. Een medewerker van deze organisatie heeft keuzes gemaakt voor verschillende doelen voor de maanden september, oktober en december. Hij controleert de bedragen op het Budgetoverzicht. De prognoses van het budgetsaldo voor september en oktober zijn correct.  De prognoses voor november en december zijn fout.

Oplossing

De berekeningen voor het Budgetoverzicht zijn verbeterd.

Veel te hoge bedragen in kolom Saldo op Budgetoverzicht (change 2294854)

Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Gemal

Melding

Voor medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand uitbetaald aan de medewerker. Sommige medewerkers van deze organisatie hebben keuzes gemaakt voor het reserveren van budget. Nadat deze keuzes zijn verwerkt in het salarisprogramma ontstaat een Saldo gereserveerd budget. De medewerkers openen het Budgetoverzicht en zien dat het saldo gereserveerd budget 100 maal hoger is dan verwacht.

Oplossing

De fout werd veroorzaakt door een verkeerde behandeling van de komma-notatie. De berekeningen voor het Budgetoverzicht zijn op dit punt verbeterd.

Deze verbetering is gerealiseerd in een extra release op 19 november 2020.

Verkeerde bedragen in kolom Saldo op Budgetoverzicht (change 2321576)

Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Business

Melding

Voor medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand uitbetaald aan de medewerker. Een medewerker van deze organisatie heeft een keuze gemaakt voor het uitbetalen van gereserveerd budget voor de maand oktober. De medewerker opent het Budgetoverzicht en ziet dat het gereserveerde bedrag twee maal wordt afgetrokken van het Saldo gereserveerd budget.

Oplossing

De fout werd veroorzaakt door een verkeerde berekening in het geval dat Flex Benefits resultaten van een (voorlopige) salarisberekening uit Payroll Business had geïmporteerd voor de maand oktober, terwijl de medewerker nog keuzes kon maken voor de maand oktober. De berekeningen voor het Budgetoverzicht zijn op dit punt verbeterd.

Deze verbetering is gerealiseerd in een extra release op 19 november 2020.

Opgeloste meldingen

Maximum bestandsgrootte van bijlagen vergroot (change 2283917)

Melding

Een organisatie heeft het doel Vakbondscontributie zo geconfigureerd dat de medewerker verplicht een bijlage moet toevoegen aan de keuze.

Een medewerker van deze organisatie maakt een keuze voor het doel Vakbondscontributie. Op stap 3 van het keuzevenster probeert hij het betalingsbewijs, dat hij heeft ontvangen van zijn vakbond, toe te voegen. Flex Benefits toont de melding dat het bestand te groot is.

Oplossing

De maximale bestandsgrootte was ingesteld op 2,93 MB per bestand en 14,85 MB voor vijf bestanden. We hebben de maximale bestandsgrootte per bestand aangepast. Het maximum is nu 14,85 MB per bestand en ook 14,85 MB voor maximaal 5 bestanden.

Mutaties voor uitruilen reiskosten worden niet uitgevoerd (change 2276077)

Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal

Melding

Een beheerder controleert de exportmutaties die Flex Benefits heeft aangemaakt voor HR Core Beaufort. Hij ziet dat voor keuzes voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk twee mutaties zijn aangemaakt op cafetariaregeling nummer 25.  Dit zou niet moeten gebeuren. Er wordt maar één mutatie uitgevoerd door Payroll Gemal.

Oplossing

De medewerker heeft op het keuzevenster voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk gekozen voor de optie Maximum uitruilen. Als de medewerker kiest voor Maximum uitruilen, maakt de exportfunctie altijd exportmutaties aan op cafetariaregeling 25. Flex Benefits had een controle op het doel Uitruilen reiskosten woon-werk die voorkomt dat de medewerker twee bronnen kiest voor dit doel. Deze controle werkte niet correct. De werking van de controle is verbeterd.

Deze verbetering is gerealiseerd in een extra release op 2 december 2020.

Verkeerde bedragen op de overeenkomsten (change 2336620)

Melding

Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het doel Budget uitbetalen voor de maand november. Hij dient de keuze in. Flex Benefits genereert een overeenkomst. De medewerker controleert de overeenkomst. Hij ziet dat er verkeerde bedragen op de overeenkomst staan.

Oplossing

De functie voor het genereren van overeenkomsten haalde de verkeerde bedragen op uit de database. Deze fout is ontstaan in release 2020-11 van 31 oktober 2020. 

Deze fout is opgelost; de aanpassing is uitgebracht via een extra release op 5 november 2020.

• Tussen 31-10-2020 en 05-11-2020 zijn voor veel medewerkers overeenkomsten gegenereerd met verkeerde bedragen. We hebben dit in stappen opgelost.
• Op 17-12-2020 hebben we van de eerste groep medewerkers de foute overeenkomsten vervangen door correcte overeenkomsten in Flex Benefits en in Personeelsdossier.
• Op 29-12-2020 hebben we van de tweede groep medewerkers de foute overeenkomsten vervangen door correcte overeenkomsten in Flex Benefits en in Personeelsdossier.

Opmerking: Enkele beheerders hebben gemeld dat nog niet alle foute overeenkomsten zijn vervangen door correcte overeenkomsten. Dit wordt opgepakt in change 2452963 en is nog werk in uitvoering.

Functie Export inzien blijft hangen (change 2362545 en 2404519)

Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal

Melding

De beheerder van een grote organisatie start de functie Export inzien voor de keuzes voor de maand december. Er staan voor deze organisatie duizenden keuzes klaar om te worden geëxporteerd. De beheerder meldt dat na een dag wachten het proces nog niet gereed is. De functie Export inzien lijkt te hangen.

Oplossing

Change 2362545

De functie Export inzien is aangepast. Het proces wordt nu opgedeeld in delen, zodat het deze aantallen beter kan verwerken.

Deze aanpassing is uitgeleverd via een extra release op 10 december 2020.

Change 2404519

Helaas bleek de aanpassing niet te werken in de praktijk van de organisatie.

We hebben de aanpassing teruggedraaid via een extra release op 11 december 2020.

We werken aan een structurele oplossing.

Publishing Date : 1/29/2021