Flex Benefits 2021-12

[#1]

Mededelingen

Jaarovergang

Om Flex Benefits gereed te maken voor het keuzejaar 2022 moet je de Wizard jaarovergang uitvoeren. De Wizard jaarovergang gebruik je om het oude keuzejaar af te sluiten en het nieuwe keuzejaar te starten.
Let op: Het is belangrijk dat je de Wizard jaarovergang pas uitvoert nadat de salarisgegevens van de (definitieve) salarisproductie van december zijn geïmporteerd in Flex Benefits (en minimaal één dag voordat je de salarisproductie van januari start).

Volgorde van werken:

1. De medewerkers maken keuzes voor december.
2. Je blokkeert het flexpakket, zodat er geen keuzes meer kunnen worden gemaakt.
3. De keuzes voor december worden goedgekeurd.
4. Je exporteert de keuzes voor december naar het HR-systeem.
5. De salarisproductie voor december wordt vervaardigd.
6. De salarisgegevens van de salarisproductie van december worden geïmporteerd in Flex Benefits.
7. Je start de Wizard jaarovergang.
   In de volgende nacht zal Flex Benefits de medewerkergegevens van het jaar 2021 opschonen.
8. Wacht tot de volgende dag.
9. Als je gebruik maakt van HR Core Beaufort en verlof aanbiedt als bron: exporteer dan alle medewerker- en verlofgegevens (van het verlofjaar 2022) uit HR Core Beaufort naar Flex Benefits.
10. Daarna kun je Flex Benefits openstellen voor het keuzejaar 2022.

Gewijzigd en verbeterd

Overzetten van fiscale ruimte reiskosten naar het volgende jaar

Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal

Waarom

Sommige organisaties hebben een regeling waarbij zij de fiscale ruimte, opgebouwd door het maken van reiskosten woon-werk in de maand december, kunnen overzetten naar het volgende kalenderjaar. Deze regeling komt bijvoorbeeld voor bij organisaties die de fiscale ruimte uitruilen met de bron Eindejaaruitkering en waarbij de eindejaarsuitkering wordt uitbetaald in de maand november. Om deze regeling te ondersteunen zijn enkele aanpassingen doorgevoerd.

Voor meer informatie over deze regeling, zie de Payroll Gemal handleiding, hoofdstuk Reiskosten, fiscale afhandeling, Paragraaf 4.8 Fiscale ruimte overhevelen

Hoe

Nieuw rubriek 

Het standaard flexpakket is uitgebreid met de werknemerrubriek RUBR_FiscaleRuimteVorigJaar.

Importfunctie 

Payroll Gemal berekent de fiscale ruimte, die is overgezet naar het nieuwe kalenderjaar, tijdens de salarisproductie van januari. De fiscale ruimte wordt opgeslagen in de uitvoercode 02198 en geëxporteerd in het 1917-bestand.

De functie van Flex Benefits voor het importeren van 1917-bestanden importeert de waarde van uitvoercode 02198 in de nieuwe rubriek RUBR_FiscaleRuimteVorigJaar.

Keuzevenster Uitruilen reiskosten woon-werk 

Het keuzevenster voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk is aangepast. De waarde van rubriek RUBR_FiscaleRuimteVorigJaar wordt opgeteld bij de beschikbare fiscale ruimte voor de gekozen maand.

Actie

Geen acties nodig.

Overzetten van gereserveerd budget naar het volgende jaar

Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business

Waarom

Deze aanpassing is van toepassing voor organisaties die voor de medewerkers elke maand een persoonlijk budget berekenen en waarbij dit persoonlijk budget standaard wordt gereserveerd. De medewerkers kunnen aanvragen indienen voor het uitbetalen van het gereserveerde budget. Binnen dit Budget reserveren systeem zijn er aan het eind van het jaar twee mogelijkheden:

1. Het saldo gereserveerd budget wordt standaard geheel uitbetaald aan de medewerkers.
2. Het saldo gereserveerd budget wordt (gedeeltelijk) overgezet naar het volgende kalenderjaar.

De functionaliteit voor het overzetten van het saldo gereserveerd budget werkte nog niet correct in Flex Benefits. Voor een betere ondersteuning zijn enkele aanpassingen doorgevoerd.

Hoe

Nieuwe flexpakket parameter

Het standaard flexpakket is uitgebreid met de parameter PARR_PersBudget_SaldoNaarVolgendJaar. Deze parameter staat standaard uit (op FALSE) en kan door de beheerder aangezet worden (op TRUE).

Nieuwe rubriek

Het standaard flexpakket is uitgebreid met de werknemerrubriek RUBR_PersBudget_SaldoEindJaar

Wizard jaarovergang

De Wizard jaarovergang is aangepast. De wizard kopieert de waarde van de rubriek RUBR_PersBudget_SaldoGereservMnd12 (Saldo gereserveerd budget voor de maand december) naar de nieuwe rubriek RUBR_PersBudget_SaldoEindJaar.

Budget overzicht

Het Budget overzicht voor de medewerker is aangepast. De waarde van rubriek RUBR_PersBudget_SaldoEindJaar wordt nu opgeteld bij het Saldo gereserveerd budget voor de maand januari.

Actie

Als het Saldo gereserveerd budget van de medewerkers van jouw organisatie, dat overbllijft na de salarisverwerking van december, wordt overgezet naar het volgende kalenderjaar, moet je de flexpakket parameter PARR_PersBudget_SaldoNaarVolgendJaar aanzetten (op TRUE).
Dit doe je als volgt:

• Login als beheerder.
• Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket.
• Selecteer het flexpakket.
• Klik op de knop Parameters.
• Selecteer de parameter PARR_PersBudget_SaldoNaarVolgendJaar
• Klik op de knop Wijzigen.
• Vink de vinkbox achter het kenmerk Waarde aan
• Klik op de knop Opslaan.

Opgeloste meldingen

Negatief bedrag bij de bron Eindejaarsuitkering (change 2916361) 

Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal

Melding 

Een medewerker wil een keuze maken in Flex Benefits en daarvoor de bron Eindejaarsuitkering gebruiken. Hij opent Stap 2 van het keuzevenster. Bij de bron Eindejaarsuitkering staat als maximum waarde een negatief bedrag. Op zijn salarisstrook staat een positief bedrag bij de reservering Eindejaarsuitkering.

Oplossing

Bij de medewerker stond een bedrag in de rubriiek RUBR_Eindejaarsuitkering_Korting. De waarde van deze rubriek werd verkeerd afgetrokken van het beschikbare bedrag voor de eindejaarsuitkering. Dit is opgelost.

Berekening maximum waarde voor het doel Bedrijfsfitness (change 2934016)

Melding 

Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Bedrijfsfitness. Hij voert een waarde in op het venster van Stap 1. Daarna toont Flex Benefits de foutmelding: "De som van uw eenmalige en maandelijkse kosten in het huidige kalenderjaar bedraagt meer dan het toegestane bedrag". De medewerker heeft echter in dit jaar nog geen andere keuze voor Bedrijfsfitness gemaakt. De foutmelding mag niet verschijnen.

Oplossing

De medewerker had in het najaar van het vorige jaar een keuze gemaakt voor het doel Bedrijfsfitness. De waarde van deze keuze stond nog in de rubriek RUBR_Bedrijfsfitness_TotaalPerJaar.

De Wizard jaarovergang is verbeterd. De rubriek RUBR_Bedrijfsfitness_TotaalPerJaar wordt leeggemaakt.

Volgorde van aanvragen op tabblad Uw aanvragen (change 2968960)

Melding

Het tabblad Uw aanvragen van de medewerkermodule toont de lijst met aanvragen/keuzes die de medewerker heeft ingediend. De lijst wordt standaard gesorteerd op de indiendatum van de aanvraag, met de meest recente aanvraag bovenaan.

Een medewerker heeft twee aanvragen met de status goedgekeurd.  Deze twee aanvragen staan terecht bovenaan het Overzicht alle aanvragen. De medewerker verwijdert één van beide aanvragen. Daarna wordt de pagina ververst en nu staat de overgebleven goedgekeurde aanvraag plotseling onderaan het Overzicht alle aanvragen.

Oplossing

Het bepalen van de volgorde van de aanvragen op het Overzicht alle aanvragen is verbeterd. Na het verwijderen van een aanvraag staan de meest recente aanvragen bovenaan de lijst.

Controle op maximum bedrag voor de fietsverzekering (change 3003755)

Melding

Het maximum bedrag dat een medewerker mag invullen bij de fietsverzekering op het keuzevenster voor het doel Fiets wordt bepaald door de flexpakket parameter PARR_Fiets_MaxVerzekering.

Een organisiatie heeft de parameter ingesteld op de waarde 0.  Toch heeft een medewerker een bedrag bij de fietsverzekering ingevuld en hij heeft de keuze voor Fiets ook op kunnen slaan. Dit zou niet mogen gebeuren.

Oplossing

Flex Benefits toonde wel een waarschuwing dat de medewerker een te groot bedrag heeft ingevuld bij de fietsverzekering, maar de knop Doorgaan naar verrekenen werd niet ontoegankelijk gemaakt. Dit is verbeterd. De knop Doorgaan naar verrekenen wordt in deze situatie ontoegankelijk.

Medewerker kan geen keuze maken voor uitbetalen van budget in december (change 3021908)

Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business

Melding

Deze aanpassing is van toepassing voor organisaties die voor de medewerkers elke maand een persoonlijk budget berekenen en waarbij dit persoonlijk budget standaard wordt gereserveerd. 

Een medewerker opent het keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen. Hij probeert een keuze te maken voor het uitbetalen van budget in de maand december, maar december staat niet in de lijst met maanden op het venster van Stap 1.

Oplossing

Bij veel organisaties die gebruik maken van het Budget reserveren systeem wordt het Saldo gereserveerd budget in de maand december automatisch uitbetaald aan de medewerkers door het salarissysteem.  De medewerker hoeft dan geen keuze te maken voor het uitbetalen van budget. Daarom hebben we enige tijd geleden de maand december verwijderd uit de keuzelijst van maanden op het keuzevenster van het doel Budget uitbetalen.

Bij sommige organisaties wordt het saldo gereserveerd budget in december niet automatsch uitbetaald aan de medewerkers. Deze medewerkers moeten op het keuzevenster van doel Budget uitbetalen wel een keuze voor december kunnen maken. Het keuzevenster is hiervoor aangepast.

Publishing Date : 11/19/2021