Nuevas funcionalidades en módulo de Licencias y vacaciones

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Estimados clientes,

Nos complace anunciar una serie de mejoras y nuevas funcionalidades en el módulo de Licencias de Tu Recibo, diseñadas para brindar mayor flexibilidad, personalización y eficiencia en la gestión diaria de las Licencias.

Carga de Certificado Posterior a la generación de la Licencia

Hemos mejorado el módulo de Licencias para ofrecer a los empleados la capacidad de adjuntar su certificado después de haber solicitado una licencia (ya sea desde la web o la aplicación móvil), generando mayor flexibilidad a los empleados.

Esto le permite a los empleados gestionar sus solicitudes de licencia de manera más eficiente.

Aplicabilidad: esta opción aplica solo para los casos donde la carga del certificado es opcional. Cuando sea obligatorio, el sistema seguirá requiriendo el adjunto antes de completar la solicitud.

Momento de Carga: el certificado puede ser cargado cuando la licencia se encuentra en estado Pendiente o Aprobada.

Visualización: la carga del certificado se refleja en Tu Recibo y en Visma People.

Detalles Clave del Proceso:

• Exclusividad del Empleado: Solo el empleado tiene la potestad de cargar el certificado. El área de RRHH no tendrá esta opción.
• Proceso de Carga: El certificado puede ser enviado una única vez por el empleado. En el historial de vacaciones y licencias, el empleado realiza clic en + y se despliega una ventana para cargar el certificado, y el empleado posteriormente, puede validar el documento adjunto.   
• Notificación a RRHH: Una vez que la licencia haya sido aprobada, RRHH recibirá una notificación por correo electrónico informando sobre la carga del certificado efectuada por el empleado.

Esta mejora está diseñada para dar a los empleados mayor control y flexibilidad en el manejo de sus solicitudes de licencia, mejorando la eficiencia del proceso administrativo. 

Otras Mejoras en módulo de Licencias y vacaciones 

Sólo impactan a clientes que poseen Tu Recibo y Visma People

Nos complace anunciar una actualización importante en la gestión de licencias en nuestros sistemas Tu Recibo y Visma People. Estas mejoras han sido diseñadas para optimizar y simplificar el flujo de trabajo tanto para Recursos Humanos (RRHH) como para los empleados, asegurando una sincronización y transparencia total entre ambos sistemas.

• Gestión de Licencias: Responsables y Flujos

A continuación se detalla cada una de las acciones tanto en Visma People como en Tu Recibo y los responsables de cada una.

Creación de Licencias:

• En Visma People, RRHH tiene la capacidad de generar licencias directamente en el sistema. Estas se crean en estado "Aprobadas" e impactan directamente en Tu Recibo.
• En Tu Recibo, cuando un empleado o el manager crea una licencia, esta se refleja en Visma People como "Pendiente".

Aprobación y Rechazo de Licencias:

• En Tu Recibo, RRHH, el manager y/o el aprobador tienen la facultad de aprobar o rechazar las licencias que estén pendientes, asegurando que el proceso de gestión sea ágil y efectivo y en Visma People se refleja como aprobada o cancelada.
• En Visma People, no se aprueban las ausencias, se generan aprobadas.
• En Visma People, no se pueden rechazar las licencias, sólo se eliminan.

Modificación de Licencias:

• En Visma People, RRHH puede modificar licencias que estén en estado "Aprobada" o "No Procesada". Toda modificación en Visma People de una licencia aprobada, generará en Tu Recibo, una cancelación de la anterior licencia y la creación de una nueva licencia.
• Las licencias que han sido cargadas desde Tu Recibo y se encuentran en estado pendiente NO pueden ser modificadas en Visma People.

Rectificación y Anulación de Licencias:

• Las rectificaciones y anulaciones de licencias procesadas pueden realizarse exclusivamente en Visma People por RRHH.
• Las anulaciones en Visma People sólo pueden realizarse en licencias procesadas.
• No es posible realizar estas acciones desde Tu Recibo. 

Eliminación de Licencias:

• En Visma People, RRHH puede eliminar una licencia (sólo puede eliminar las licencias aprobadas) y se refleja en Tu Recibo como una licencia cancelada. Además, se añadirá una nota en las observaciones indicando “Licencia eliminada en VP por RRHH”. 
• El empleado puede eliminar una licencia y ésta se refleja en estado cancelada en Tu Recibo y rechazada en Visma People.
• Las eliminaciones no pueden ser realizadas desde Tu Recibo por parte de RRHH, manager y/o aprobador.

• Nuevo desglose del saldo de vacaciones para empleados 

Los empleados pueden acceder a un desglose completo de su saldo de vacaciones en la sección de vacaciones y licencias, permitiéndoles comprender cómo se conforma el período realizando clic en la (i).

Al hacer clic se abre la ventana de Detalle de Visma People, el empleado podrá visualizar la siguiente imagen con la información detallada:

• La cantidad de días disponibles en el período actual y la modalidad de los días, si son hábiles y sus diferentes variantes, L-V, L-S, corridos, entre otros, de acuerdo al tipo de días que indique RRHH en Visma People.
• Período: Corresponde al período o períodos de vacaciones que posea abierto el empleado. 
• Inicio: Es la fecha de inicio de ese período de vacaciones.
• Límite: Es la fecha límite en la que el empleado puede tomarse los días disponibles de ese período de vacaciones, pasada esa fecha se vencerán la cantidad de días correspondientes por vencer de ese periodo.
• Legales: días de licencia establecidos por ley. 
• Transferidos: días no utilizados del período anterior que se trasladan al actual según política de la empresa. 
• Acordados: días adicionales acordados entre el empleado y la empresa.
• Gozados: son las cantidad de días solicitados de ese período, pueden ser aprobados o no. 
• Disponibles: días de licencia que aún no fueron gozados por el empleado y aún están vigentes.
• Por vencer: días de licencia disponibles que deben gozarse antes de la fecha límite.
• Por acreditarse: días de licencia que el empleado puede planificar y solicitar para gozar en el próximo período, siempre y cuando en Visma People RRHH lo configure.
• Composición del disponible: Corresponde a la composición de los días disponibles: pueden ser legales, acordados/transferidos, de acuerdo a la política de la empresa. En el caso de Chile son legales y progresivos.

  En cada una de las columnas el empleado encontrará un tooltip con la explicación de cada uno de los datos.

  Por otro lado, visualizará los totales de cada dato.

• Planificación Anticipada de vacaciones

Solicitud de Vacaciones a Futuro por parte de los empleados

En los casos que, por política de la empresa, se habilita en Visma People la visualización del siguiente período por parte de RRHH, los empleados ahora podrán en Tu Recibo visualizar y solicitar días de vacaciones que aún no han sido acreditados, facilitando una planificación más eficiente y anticipada.

En estos casos el empleado visualizará los días que puede planificarse a futuro y en el Detalle de Visma People como días a acreditarse.

Al empleado le aparecerá en la sección de saldos, los días disponibles que corresponden al período habilitado y los días a acreditarse que será los días disponibles para planificar por adelantado, según lo configurado por RRHH en Visma People. Con la explicación de "Además de tus días disponibles, también puedes planificar y solicitar por adelantado tus vacaciones del próximo período".

• Visualización de Otras Ausencias

Tanto los empleados como los managers podrán visualizar una nueva categoría de ausencias en Tu Recibo. Esta categoría, denominada "Otras Ausencias",  incluye todas aquellas ausencias que RRHH ha marcado en Visma People como "No gestionables por Tu Recibo".

Los empleados y los managers podrán consultarlas a través de una nueva pestaña denominada “Otras Ausencias” y son todas aquellas que RRHH carga en Visma People y quiere que el empleado las visualice pero no gestione.

Propósito: Las ausencias en esta categoría son exclusivamente para visualización, garantizando que tanto empleados como managers tengan una visión clara y transparente de todas las ausencias registradas en Visma People por parte de RRHH.

Empleado

Manager

Consulta de solicitudes

• Calendario del Manager mejorado

Todas las ausencias de los colaboradores ahora serán visibles en el Calendario del Manager, incluyendo aquellas solicitadas tanto por los colaboradores como por RRHH.

 Esperamos que estas actualizaciones faciliten la gestión de licencias y mejoren la eficiencia en su organización.

Si tiene alguna pregunta o necesita asistencia, no dude en ponerse en contacto con nuestro equipo de soporte.