Hvordan oprettes en dokumentskabelon?

[#1]

Skabeloner bruges til at gøre arbejdet med dokumenter, som skal have omtrent samme udseende, lettere. Ved hjælp af skabeloner kan man formatere et dokument, og bede programmet om at bruge denne formatering ved oprettelse af nye dokumenter. Der findes også muligheder for at indsætte koder i skabelonerne, så programmet automatisk fletter oplysninger om for eksempel modtagerens navn og adresse ind i dokumentet.

Fremgangsmetode for at oprette en dokumentskabelon:

1. Klik på Vis – Dokument - Dokumentskabeloner.
2. Klik på Ny for at oprette en ny skabelon.
3. I rullemenuen vælger du hvilket program, du ønsker at lave skabelonen i. Du kan vælge mellem Word, Excel og PowerPoint.
4. Giv skabelonen et navn og eventuelt en beskrivelse. Angiv om kontakt eller medarbejder skal være flettegrundlag, og angiv adresse 1 og 2. Klik Ok.
5. Microsoft Word vil nu åbne sig, og du kan lave skabelonen.
6. Du har mulighed for at oprette automatiske flette felter fra for eksempel kontakten. Da skal du først aktivere værktøjslinjen ”Mail Merge”. Denne aktiveres ved at gå til View/Toolbars, her må du sætte flueben i Mail Merge.  Du vil da få adgang til en ny værktøjslinje.
7. Brug knappen Insert merge fields til at indsætte felter der skal flettes fra kontakten eller medarbejderen.
8. Når du er færdig, lukker du worddokumentet, og svarer Ja til at gemme. Du vil nu kunne se og redigere skabelonen under Vis – Dokument – Dokumentskabeloner. Skal du bruge skabelonen må du oprette et nyt dokument (Vis – Dokument – Nyt dokument) og vælge skabelonen fra rullemenuen Skabelon.