Ny aktivitet og indstillinger for aktivitet

[#1]

Ved oprettelse av nye aktiviteter findes der flere muligheder for registrering af data. Ingen af disse er påkrævet så du behøver ikke at benytte alle felterne. Vi vil her beskrive fremgangsmåden for hvordan du opretter en ny aktivitet, og samtidig vise de forskellige muligheder som du har ved oprettelse af disse. Vi vil også vise hvordan du sætter standard brugerindstillinger for aktiviteter.

Nye aktiviteter kan oprettes ved at gå til Vis - Aktivitet - Ny aktivitet eller ved at klikke på Ny-knappen i Aktivitetslisten. Det er også muligt at oprette aktiviteter ved at klikke på fanebladet Aktiviteter fra Kontaktopfølgning og Projektregister.

Nedenfor finder du en beskrivelse af hvert felt i aktivitetsvinduet:

Emne: En kort beskrivelse af hvad aktiviteten går ud på.

Starttid: Sæt dato og klokkeslet for hvornår aktiviteten skal starte. Klokkeslet behøver ikke at være aktuelt for aktiviteter til Opgavelisten.

Sluttid: Justeres automatisk i forhold til starttiden efter indstillingerne for aktiviteter, hvor du kan sætte Standard varighed på nye aktiviteter. Denne varighed kan overstyres ved at du ændrer sluttiden som bliver foreslået.

Alarm: Vælg om aktiviteten skal sættes op med alarm og hvor lang tid før starttiden alarmen skal udløses.

Hvis du har bestemt i din brugerprofil at aktiviteter skal overføres til Microsoft Outlook, kan du ikke vælge hvornår alarmen skal udløses, da denne vil udløses efter indstillingerne i Microsoft Outlook.

Type: Aktivitetstype er en vigtig kategorisering både i forhold til statistikker, i tillæg til at det hjælper dig ved filtrering af aktivitetslisterne. Aktivitetstypen styrer også om aktiviteterne bliver tilgængelige i listerne for Kundeservice, Produktservice og Telemarketing.

Status: Vælg mellem forhåndsdefineret statusser for opfølgning af fremgang på aktiviteterne. Du kan også oprette egne statusser i Standardregisteret.

Når du markerer en aktivitet som Udført i aktivitetslisten, sættes automatisk status til "Udført". Hvis du ønsker at der skal sættes en anden status i disse tilfælde, kan dette gøres under Vis - Indstillinger - Firma - Indstillinger per modul - Aktiviteter.

Ansvarlig: Alle som er registreret i Personaleregisteret kan sættes som ansvarlig for en aktivitet. Gennem adgangskontrollen kan du i tillæg spærre for om personer skal kunne redigere andet end sine egne aktiviteter.

Tilknyt: Her kan du tilknytte både Kontakter, Ansatte og Ressourcer som er involveret i aktiviteten.

Projekt: Hvis aktiviteten skal knyttes til et af dine projekter, kan du vælge dette her. Hvis aktiviteten er oprettet fra Projektmodulet vil feltet allerede være udfyldt.

Prioritet: Vælg mellem Høj, Middel og Lav prioritet, eller Ingen hvis du vælger ikke at prioritere dine aktiviteter.

Vis tid som: Vælg hvordan aktiviteten skal vises i kalenderen, som Ledig, Optaget eller Ude. Dette er særlig relevant ved tilknytning af ansatte til andre aktiviteter. 

Privat: Private aktiviteter er kun tilgængelig for brugeren som har oprettet aktiviteten. Læg mærke til at du ikke bør bruge denne funktion til at reservere møder med andre ansatte. De vil da ikke få adgang til aktiviteten, og heller ikke få information om mødet.

Fanebladene

Notat: Skriv notater i forbindelse med aktiviteten. Gennem Aktivitetsindstillingerne kan du vælge om Dato og Navn på brugeren skal fyldes ind for hvert notat.

Produkt: Her kan du lægge produkter op som er tilknyttet aktiviteten. Dette faneblad benyttes også i forbindelse med Produktservice, hvor du lægger ind hvilket produkt som er inde på service, eventuelle Ressourcer som benyttes ved servicen og eventuelle arbejdstimer som er benyttet. Dette kan så overføres direkte til ordre-/faktura- modulen.

Hvis du skal oprette en almindelig faktura anbefaler vi at du gør dette i fanebladet Ordre/Faktura.

Tilbud: Oprettelse af tilbud direkte fra aktiviteten betinger at aktiviteten er tilknyttet en eller flere kontakter. Listen over tilbud som er oprettet fra aktiviteten kan filtreres ud fra status.

Ordre/Faktura: Opret ordre direkte fra aktiviteten. Listen over ordre som er oprettet fra aktiviteten kan filtreres ud fra status.

Dokumenter: Opret dokumenter, eller tilknyt eksisterende dokumenter som har relevans for aktiviteten. Listen over dokumenter som er oprettet fra aktiviteten kan filtreres ud fra status.

Diverse: Her finder du dine Egendefineret felter. Disse aktiveres og kan tilpasses under Vis - Indstillinger - Firma - Indstillinger per modul - Aktivitet. I tillæg kan du overstyre om aktiviteten vises i opgavelisten eller i selve kalenderen.

Ved at klikke på knappen Brugerindstillinger (CTRL+I) i en ny aktivitet eller i aktivitetslisten kan du bestemme standard udfyldning af visse felter.

Ved at vælge Vis - Indstillinger - Firma -Indstillinger per modul - Aktiviteter vil du kunne bestemme standard indstillingerne for aktiviteter.