Idee: Afstemmen inkoopbon met bank makkelijker maken

[Roel van der Meulen]

Idee van @bart:
"Heb je een automatische bankkoppeling dan moet je op dit moment inkoopbonnen afstemmen in het scherm banktransacties.

Het is daar niet altijd even gemakkelijk om de juiste bon bij een transactie te vinden. Zeker niet als je aan de eind van de maand twintig of meer ingescande bonnen wilt gaan verwerken.

Dit idee maakt het verwerken van gescande inkoop bonnen een heel stuk makkelijker.

Wat zou het handig zijn als er in het scherm 

Inkoop => Geüploade foto's => Aankoop met bon
(Het scherm wat verschijnt nadat je op ene bon geklikt hebt)

een optie is om de de inkoopbon automatische af te stemmen met de betreffende Pin betaling op je rekening courant.

Je kunt dan in een keer de stapel gescande bonnen die je hebt klaarstaan, één voor één:

1. Controleren, zijn de bedragen correct herkend?
2. Boeken naar de juiste grootboekrekening
3. Afstemmen met de Pin betaling of incasso

Zo gaat verwerken heel snel!

Voorwaarden om dit goed te laten werken

1. Veld Opgenomen bedrag moet zichtbaar en aanpasbaar zijn
2. Veld Aftrekbare BTW moet zichtbaar zijn en aanpasbaar zijn
3. Veld Bonnummer moet zichtbaar en aanpasbaar zijn
4. Veld Omschrijving moet zichtbaar en aanpasbaar zijn
5. Veld Datum moet zichtbaar en aanpasbaar zijn
6. Veld Crediteur moet zichtbaar en aanpasbaar zijn

In de ruimte onder de velden grootboekrekeningen kunnen de suggesties voor afstemmen zichtbaar gemaakt worden.

Daarnaast zou het super handig zijn als:

1. Het veld Type standaard al een standaard waarde heeft (Onthou de vorige keuze, bijvoorbeeld Inkoopbon)
2. Het veld selecteer bankrekening standaard al een standaard waarde heeft (Onthou de vorige keuze, bijvoorbeeld; rekening courant)
3. Het veld Kies kostensoort standaard al een standaard waarde heeft (Onthou de vorige keuze, bijvoorbeeld; Handmatige boeking)

Vind je dit een goed idee? Stem op dit idee en wie weet zit het in van de volgende updates van Visma eAccounting"

Datum: 23-02-2018 16:47
Status: Nieuw (0 kudos ontvangen)

---
Reactie van: @Anonymous
Datum: 24-02-2018 16:40
"Bedrag invoeren bij bon in scanner app
Als je bij de foto het bedrag hebt ingevoerd vanuit de scanner app en daarna de banktransactie afstemt komt de betreffende bon direct als voorstel naar voren. In de toekomst zal het bedrag automatisch gevuld worden, de herkenning vind nu nog plaats als je de factuur of bon handmatig upload in Geuploade foto's in eAccounting, zie ook de update van 21-02: https://youtu.be/qoQq_MaCNWk

Gebruik crediteurenadministratie
Maak gebruik van een crediteurenadministratie. Ik voer alle bonnen/facturen in als inkoopfactuur en voeg crediteuren toe, hierdoor is het afstemmen heel gemakkelijk.

Gebruik betaalbestanden/batches
Daarnaast maak ik een betaalbatch aan voor alle inkoopfacturen die ik moet betalen en lees deze in via de bank, de bankmutaties en facturen zullen automatisch gematcht worden. En ik heb natuurlijk de bankkoppeling ingeschakeld (ABN, RABO, ING) Mijn bankmutaties zijn op deze manier heel snel verwerkt."

---
Reactie van: @bart
Datum: ‎‎25-02-2018 24:54
"Hallo Sander,
Bedankt voor je suggesties.
Het duurde even voordat ik doorhad dat je eerste twee alinea's voorstellen voor verschillende werkmethodes zijn.

Ik vind bedrag op scanner app invoeren niet echt ideaal. Zou veel handiger zijn om dat in eAccounting zelf te doen, zodat het aan de foto toegevoegd wordt, maar helaas is die optie er niet.

Wat betreft Scan en Herken, dat geeft, logischerwijs, nog geen 100% resultaat. Ook als er twee bonnen met hetzelfde bedrag zijn, heb ik al meegemaakt dat de automatische match de verkeerde bon pakt. Niet ideaal.

Gebruik crediteuren administratie
Ik zie dat dat qua koppelen van foto's en controleren / toevoegen van bedragen beter werkt en dat het afstemmen dan ook een stuk makkelijker is omdat je op posten in een lijst zoekt en niet naar bonnen.

Paar vragen over gebruik crediteuren administratie

• Verwerk jij al je bonnen die met pin betaald zijn als factuur, dus via de crediteuren rekening en beavlt jou dat beter dan rechtstreeks matchen?
• Zou het afstemmen ook goed werken, als je voor alle kleine crediteuren één crediteur met de naam "Diverse kleine crediteuren" gebruikt?

Hoor graag van je.
Bart"

---
Reactie van: @Anonymous 
Datum: ‎26-02-2018 14:07
"Ik vind bedrag op scanner app invoeren niet echt ideaal. Zou veel handiger zijn om dat in eAccounting zelf te doen, zodat het aan de foto toegevoegd wordt, maar helaas is die optie er niet. Deze optie wordt toegevoegd, zie ook de updatevideo

Ik gebruik en adviseer mijn klanten alle bonnen/inkoopfacturen te verwerken via Inkoopfacturen, dit heeft als voordeel dat je gemakkelijk kunt zoeken en dat je de verwerking eenvoudig houdt (één route).

Voor het verwerken van brandstofbonnen of lunches ed kun je natuurlijk ook per soort een crediteur aanmaken zoals crediteur brandstof, leg daarbij gelijk de juiste betaalinstellingen vast zoals Contacte bon en Automatische incasso aanvinken zodat je deze bonnen/facturen niet naar voren krijgt als je een betaalopdracht aanmaakt.

Groet,
Sander Kreuze
Kreuze Consultancy"

---
Reactie van: @bart
Datum: 27-02-2018 15:18
"Hallo Sander,
Bedankt voor je reactie.

Ik heb de video nog even bekeken. Daar wordt verteld dat Scan en Herken in ene volgende update ook via de scan app werkt. Dat is natuurlijk mooi, maar is niet mijn point.

Mijn point is dat ik graag in eAccounting direct de waardes die scan en herken invult wil kunnen corrigeren/aanvullen. Dat kan dus niet. Je kunt ze alleen bekijken/aanpassen als je bon gaat boeken.

Door jouw advies, ben ik er nu ook achter dat de beste route op dit moment is om alles via de optie inkoopfactuur te boeken en gebruik te maken van een verzamelcrediteur.

Ik heb nog geen crediteuren aangemaakt en hou nummer 1- 9 gereserveerd voor deze verzamelcrediteuren, zodat ze met een nummer toets + enter toets, snel in te voeren zijn.

Bedankt voor je toelichting, want ik weet nu dat ik op de juiste weg zit.

Side note
Het is jammer, dat in eAccounting bij het verwerken van bonnen, via de optie type "aankoopbon" een transactie niet direct met een automatisch geïmporteerde banktransactie is af te stemmen. Dat zou nog een stap sneller werken, omdat je dan de stap boek via crediteur kunt overslaan.

Ik post binnenkort nog een idee waarin ik beschrijf hoe deze workflow door Visma verbeterd kan worden.

Fijne dag!
Bart"