For å opprette en ny utleggstype gjør du følgende: Gå til Expense | Innstillinger | Typer | Utlegg Klikk "Legg til" nede til høyre. Fyll ut navn på utleggstypen. Klikk fanen "Lønn/Bokføring". Legg inn lønnsart for inn- og utland.  Ved bruk av Visma.net Payroll har verdier i feltene konto ingen betyding.  Ved bruk av Visma Lønn kan debetkonto for inn- og utland legges inn hvis det ønskes at konto på lønnsart overstyres. Klikk "Lagre" og typen er umiddelbart tilgjengelig for dine brukere.   For kunder med H&L Lønn: Det brukes så godt som aldri kredittkonto da denne vil stoppe utbetalingen via H&L. Det må altid være satt opp lønnsart både for inn- og utland slik at du aldri får problemer med å importere i Lønn. Relaterte brukertips Opprette lønnsart i Visma.net Payroll     ... View more

Fra og med H&L Lønn versjon 5.19.2 vil nå ledeteksten i Kartotek | Firmaoppsett | Oppsett kostnadsfordeling overføres til Expense istedenfor standardnavnet når noe er skrevet i feltet. Dette gjelder når en ikke har Visma Business eller Visma Global integrert.   Overføringen skjer når en klikker "Start synkronisering" i H&L Lønn | Verktøy | Visma.net integrasjon | Synkronisere grunndata.     ... View more

Noen brukere får feilmelding ("Ukjent feil..")  når de registrerer reiseregninger eller ("Access denied") når de bytter firma i Expense.   Dette kan forårsakes av "insecure token" kalt CSRF og det ser ut til at dette bare skjer med Google Chrome.   For å sjekke om dette er årsaken trykk F12 når du er i Expense. Gå så til Application | Cookies |  https://expense.visma.net. Dersom du ser CSRF-Token to ganger er du berørt av problemet.     For å fikse problemet må du slette cookies. Klikk symbolet markert i bildet nedenfor.      Expense teamet undersøker problematikken.   Problemet kan også løses ved å forsøke en annen nettleser.     ... View more

Bedrifter som bruker statens satser må nå etter årsskifet selv aktivere "Bruk sats fra statens særavtale" på typene "Innland over 12 timer" og "Innland 6 - 12 timer".   Gå til Expense | Inntillinger | Typer | Diett, klikk deg inn på typene, sett hake for "Bruk sats fra statens særavtale" og lagre.   ... View more

 Siden A-meldingskoden for El-bil ikke lenger skal brukes kan typen Elbil i Expense deaktiveres.   Expense | Innstillinger | Kjøring   Klikk typen "El-bil" fjern hake for aktiv og lagre så er den deaktivert. ... View more

Klikk først på den filen du vil avbryte slik at den åpner seg.     Så klikker du "Avbryt alle". Da kan du gå til Expense | Rapporter | Generer lønnsfil og generere filen på ny.     Se også Generere lønnsfil etter 4. desember 2018.     ... View more

Hvis du ikke har Expense direkte integrert med ditt lønnssystem, kan du få generert en fil med nødvendige transaksjoner - som du manuelt kan importere i lønnssystemet ditt. Du angir dette under Expense | Rapporter | Generer Lønnsfil.    Klikk "Last ned lønnsfil".     Deretter åpner det seg mulighet for å velge filformat og overføringsdato.   For Huldt & Lillevik Lønn velger du filformat CSV.   Du bør også sette status på aktuelle reiser og utlegg ved å huke av for Sett status til "Overført til lønn" slik at det du lager fil for ikke blander seg med nye som blir godkjent.          Har du behov for å lage ny lønnsfil?  Les om det her   Ofte stilte spørsmål Kan Expense legge ut fil i flere formater og forskjellig innehold? Nei det er ikke mulig, eksporten er på fast format, med fast innehold. ... View more

Det er lagt inn en ny type "Tung last" i Expense under kilometergodtgjørelse. For kunder som vil bruke denne er det vikitg å legge til lønnsart og om en ønsker det konto. For andre kunder kan denne typen settes inaktiv.   Expense | Innstillinger | Typer | Kjøring   Klikk på typen i listen og fjern hake for "Aktiv" og lagre så er den deaktivert.   Vil du bruke typen klikk på den i listen og velg deretter fanen "Lønn/Bokføring". Du kan da klikke i feltene for lønnsart og velge den du vil ha. Klikk lagre og den er klar for bruk.   ... View more

For å kunne håndtere MVA ved bruk av Expense sammen med H&L Lønn er det første en gjør å sette opp utleggstypene i Expense for dette.   Siden Expense ikke direkte støtter mva-koder må en skille ut beløp med rett til fradrag til egen konto. Dette gjøres som vist i bildet nedenfor ved at en setter egen konto for innland (1571) og en annen for utland (1570).     Dermed vet en at alle beløp som blir registrert mot konto 1571 skal behandles med fradrag for mva. Dette gjøres for alle utleggstyper som har rett til fradrag. Vanligvis utleggstyper relatert til persontransport og overnatting innland.   Så aktiveres funksjonen «MVA-kode/Reisenummer» i Lønn | Kartotek | Firmaoppsett | Oppsett kostnadsfordeling. Denne gjør at en får reisenummer på lønnsslippene og mulighet for å registrere mva-kode i Lønn | Periodens lønn | Registrere pr. person. En kan da sette mva-kode i Lønn på transaksjoner en ser har konto 1571 som i eksemplet.   Alternativt kan en om regnskapssystemet en bruker støtter det sette opp fast behandlingsmåte på konto 1571. Uansett vet en at alle beløp på denne kontoen skal behandles for fradrag av mva.   Har en rett til mva-fradrag for andre mva-satser opprettes tilsvarende egen konto for disse også.   ... View more

Dette brukertipset er rettet mot deg som er bruker av Visma.net Expense. Du finner alle brukertipsene i denne kategorien her.   I dette eksemplet skal vi registrere en reise med overnatting i Norge før utreise til Sverige og deretter Belgia. Dersom ingen overnatting i Norge før utreise vil det vanligvis ikke være nødvendig å angi at en har reist i Norge siden dietten vil være som for det landet en har vært lengst i det første reisedøgnet.   Gå til Expense | Oversikt og klikk Reise og du får adgang til å skrive inn en beskrivelse av reisen. Generell informasjon Her vil du få mulighet til å, avhengig av oppsett for deres firma, se og eller endre kostnadsbærere for hele reisen. Har du behov for å splitte reisen mellom to eller flere kostnadsbærere kan du skrive inn en prosentandel i feltet Prosent og så klikke +Kostnadsfordeling for å legge til annen kostnadsbærer med sin prosentandel osv. For en fullstendig oversikt over hvordan du endrer og fordeler prosentvis mellom kostandsbærere, ta en titt her.   Ved å klikke Legg ved fil under Generelle dokumenter får en mulighet til å legge til vedlegg slik som invitasjoner og deltagerlister etc. Denne skal ikke brukes til bilag da disse skal knyttes til utlegg senere under registreringen. Av samme grunn er det ingen mulighet til å hente bilag fra Visma Attach her. Du kan legge inn filer i format PNG, JPG eller PDF med maksimal størrelse 5MB.                           Klikk Lagre og du får adgang til kalenderen. Reiser Klikk på ønsket startdato for reisen i kalenderen og du får opp et vindu som gir mulighet til å registrere datoer og klokkeslett for reisens start og slutt. Dersom selskapet du jobber i dekker diett og dette er satt opp i Expense, vil du kunne velge mellom følgende diettberegninger i feltene til høyre: Diett, Ingen diett eller Privat opphold. Hva som skal velges avhenger av reisens egenskaper og interne avtaler hos din arbeidsgiver. Ta derfor kontakt med leder eller lønningsansvarlig dersom du er usikker.                  Når du registrerer reise til flere land med overnatting i Norge velger du først varigheten av reisen i Norge. Deretter klikker du +Reise til flere steder for å legge til flere destinasjoner som vist i eksemplet ovenfor. Klikk Lagre for å gå videre.    Nedenfor ser du hvordan dette ser ut i kalenderen samt en oversikt over diettene til høyre.                                  Diett Dersom reisen skal registreres med diett, klikker du enten på fanen Diett eller den grønne Neste knappen nede til høyre. Er reisen ikke registert med diett i forrige steg, vil ikke denne fanen være tilgjengelig, og du kan derfor se bort i fra dette punktet.   I fanen Diett kan du registrere følgende informasjon:   Fradrag for måltider som er inkludert i overnatting eller dekket av andre enn en selv kan registreres enten alle linjer på en gang eller enkeltvis. Husk at en må tenke i 24-timers perioder som i statens avtaler. Dvs. at måltidene på første linje representerer reisens første 24 timer selv om det er to forskjellige datoer.  Overnattingstype kan velges for alle eller enkeltvis Nattillegg (bare i Norge) kan velges for alle eller enkelte fulle døgn Informasjon om overnattingssted (Avhengig av valgt overnattingstype) kan registreres for hele reisen eller for hvert døgn eller andre kombinasjoner ved å endre «til» datoen for hvert hotell. Ved overnatting på hotell er informasjon om hotellets navn og sted obligatorisk slik at reisen ikke kan sendes til godkjenning uten dette. Kostnadsfordeling for diettene alene kan registreres ved å klikke "Kostnadsfordeling". Andre poster på reisen beholder kostnadsfordelingen en la inn på førstesiden.                                     En kan senere om nødvendig gå tilbake og endre all informasjon på denne siden. Klikk Lagre og enten fanen Kjørebok eller den grønne Neste knappen nede til høyre for å gå videre. Registrere kjørebok Klikk fanen Kjørebok eller Neste.   For detaljer om registrering av kjørebok gå til bruker tipset Registrere kjørebok Registrere utlegg Klikk fanen Utlegg eller Neste.   For detaljer om registrering av utlegg gå til bruker tipset Registrere utlegg   Fant du ikke det du lette etter? Ta en titt i de andre brukertipsene for deg som er bruker av Visma.net Expense her. ... View more

Dette brukertipset er rettet mot deg som er bruker av Visma.net Expense. Du finner alle brukertipsene i denne kategorien her. For en steg-for-steg video av hvordan du registrerer en reise, se videoforklaring nederst på denne artikkelen.     Gå til Expense og klikk på Reise for å føre en reiseregning.     Generell informasjon / beskrivelse av reiseregning Angi et beskrivende navn på reiseregningen, det kan komme godt med ved senere spørsmål. F.eks kan "Kundemøte Bergen juni 2019" være bedre enn bare "Kundemøte Bergen"   Her vil du få mulighet til å, avhengig av oppsett for deres firma se og eller endre kostnadsbærere for hele reisen splitte reisen mellom to eller flere kostnadsbærere (prosentandel)   For en fullstendig oversikt over hvordan du endrer og fordeler prosentvis mellom kostandsbærere, ta en titt her.   Ved å klikke Legg ved fil under Generelle dokumenter får en mulighet til å legge til vedlegg slik som invitasjoner og deltagerlister etc. Denne skal ikke brukes til kvitteringer/fakturaer da disse skal knyttes til utlegg senere under registreringen.       Klikk Lagre for å gå videre / angi når reisen varte.   Reise Klikk på ønsket startdato for reisen i kalenderen og du får opp et vindu som gir mulighet til å registrere datoer og klokkeslett for reisens start og slutt. Dersom selskapet du jobber i dekker diett og dette er satt opp i Expense, vil du kunne velge mellom følgende diettberegninger i feltene til høyre: Diett, Ingen diett eller Privat opphold. Privat opphold benyttes når du har fri dager i reise perioden, for eksempel tar en feriedag i en arbeidsreise periode.  Hva som skal velges avhenger av reisens egenskaper og interne avtaler hos din arbeidsgiver. Ta derfor kontakt med leder eller lønningsansvarlig dersom du er usikker.    En kan også legge til flere steder/destinasjoner i dette bildet dersom en klikker på +Reise til flere steder. Klikk Lagre for å gå videre.   Diett Dersom reisen skal registreres med diett, klikker du enten på fanen Diett eller den grønne Nesteknappen nede til høyre. Er reisen ikke registert med diett i forrige steg, vil ikke denne fanen være tilgjengelig, og du kan derfor se bort i fra dette punktet.   I fanen Diett kan du registrere følgende informasjon:   Fradrag for måltider som er inkludert i overnatting eller dekket av andre enn en selv kan registreres enten alle linjer på en gang eller enkeltvis. Husk at en må tenke i 24-timers perioder som i statens avtaler. Dvs. at måltidene på første linje representerer reisens første 24 timer selv om det er to forskjellige datoer.  Overnattingstype kan velges for alle eller enkeltvis Nattillegg (bare i Norge) kan velges for alle eller enkelte fulle døgn, kan benyttes når du ikke levere regning for overnattingen.  Informasjon om overnattingssted (Avhengig av valgt overnattingstype) kan registreres for hele reisen eller for hvert døgn eller andre kombinasjoner ved å endre «til» datoen for hvert hotell. Ved overnatting på hotell er informasjon om hotellets navn og sted obligatorisk slik at reisen ikke kan sendes til godkjenning uten dette. Kostnadsfordeling for diettene alene kan registreres ved å klikke "Kostnadsfordeling". Andre poster på reisen beholder kostnadsfordelingen en la inn på førstesiden.       En kan senere om nødvendig gå tilbake og endre informasjon på denne siden.   Klikk Lagre.   Steg-for-steg video av hvordan du registrerer en reise:   Registrere kjørebok Klikk fanen Kjørebok eller Neste.   Registrere utlegg Klikk fanen Utlegg eller Neste.   For detaljer om registrering av utlegg gå til bruker tipset Registrere utlegg.   Fant du ikke det du lette etter? Ta en titt i de andre brukertipsene for deg som er bruker av Visma.net Expense her. ... View more

Dette brukertipset er rettet mot deg som er bruker av Visma.net Expense. Du finner alle brukertipsene i denne kategorien her. For en steg-for-steg video av hvordan du fører et utlegg, se videoforklaring nederst på denne artikkelen.    Gå til Expense | Oversikt og klikk på Utlegg dersom du kun skal registrere et utlegg uten knytning mot en reise eller kjørebok. Skal du knytte et utlegg mot en reiseregning må du gå inn i den åpne reiseregningen / kjøreboken og gå til fanen Utlegg.  Generell informasjon Dersom du skal opprette et utlegg uten knytning mot en reiseregning / kjørebok, må du legge inn noe overordnet info for utlegget. Her vil du få mulighet til å, avhengig av oppsett for deres firma, se og eller endre kostnadsbærere for hele reisen. Har du behov for å splitte reisen mellom to eller flere kostnadsbærere kan du skrive inn en prosentandel i feltet Prosent og så klikke +Kostnadsfordeling for å legge til annen kostnadsbærer med sin prosentandel osv. For en fullstendig oversikt over hvordan du endrer og fordeler prosentvis mellom kostandsbærere, ta en titt her.   Ved å klikke Legg ved fil under Generelle dokumenter får en mulighet til å legge til vedlegg slik som invitasjoner og deltagerlister etc. Denne skal ikke brukes til bilag da disse skal knyttes til utlegg senere under registreringen. Av samme grunn er det ingen mulighet til å hente bilag fra Visma Attach her. Du kan legge inn filer i format PNG, JPG eller PDF med maksimal størrelse 5MB.   Når du klikker lagre på denne siden kommer du til neste bilde nedenfor.     Legg inn vedlegg fra Visma Employee  (Visma Attach) Klikk på Legg ved fil og velg fanen Visma Employee (til høyre i skjermbildet over), markerer ønsket bilag og klikk Legg ved.   Har du lagt inn alle nødvendige opplysninger, kan klikke Legg til og du er umiddelbart klar for å legge til neste bilag på samme måte.     Legg inn vedlegg som er lagret på PC Om du har bilaget liggende på din PC klikker du Legg ved fil og velger fanen Fil. Her henter du opp bilaget ved å klikke deg inn på Velg fil og hente denne fra ønsket mappe. Marker bilaget og klikk Legg ved. Når du gjør dette må du manuelt registrere følgende:   Dato Velge utleggstype Valuta Beløp Formål Når du registrerer annen valuta enn norske Kroner aktiveres automatisk Utlegg utlenlands. Om du har betalt f.eks. med Euro i Norge kan du deaktivere dette igjen.   Betalt av arbeidsgiver Avhengig av oppsett kan det også være du har mulighet til å huke av for Betalt av arbeidsgiver. Dette brukes for utlegg firmaet ønsker å ha i reiseregningen for dokumentasjon, men som likevel ikke skal utbetales den reisende da bedriften kommer til å betale faktura på utgiften.   Kostnadsfordeling Kostnadsfordeling for utlegget kan ved behov endres for hvert utlegg ved å klikke Kostnadsfordeling. Om kostnadsfordelingen skal være den samme for alle utleggene trenger du ikke gjøre dette. Da brukes det som ble lagt inn ved start av utleggsregistreringen / reise-regningen.   Klikk Lagre og du kan fortsette på samme måte med neste utlegg inntil du har lagt inn alle. Klikk enten fanen Sammendrag eller den grønne Neste knappen nede til høyre for å gå videre.   Bildet under viser hvordan det kan se ut etter at et par utlegg er registrert.    Gå videre ved å enten klikke den grønne Neste knappen nede til høyre eller fanen Sammendrag og send utlegget til godkjenning.    Vedr.  mva og Huldt & Lillevik, ta en titt her    Fant du ikke det du lette etter? Ta en titt i de andre brukertipsene for deg som er bruker av Visma.net Expense her.   ... View more

Dette brukertipset er rettet mot deg som er bruker av Visma.net Expense. Du finner alle brukertipsene i denne kategorien her.   Vil du se en video i stedet? Se her: Få oversikt og status på alle dine reiseregninger og utlegg           En reise/utlegg som er under arbeid og enda ikke sendt til godkjenning   Venter på godkjenning   Godkjenning avbrutt av den reisende   Avvist (sendt tilbake) av godkjenner   Ferdig godkjent   Utbetalt   Ofte stilte spørsmål Når / hvordan blir statusen satt til betalt? Hvis dere benytter et Visma lønnssystem, blir status satt når lønnen hvor utlegget er med er godkjent. Hvis dere benytter Visma Lønn, og statusen ikke er blitt satt korrekt, kan du i Visma Lønn gå til Grunndata | Firmaopplysninger | Oppsett | Oppsett Visma.net og trykke på knappen "Sett reiser i Visma.net Expense til utbetalt".  Hvis dere ikke benytter noe lønnssystem fra Visma, så har din administrator/lønnsansvarlig  glemt klikke "Marker alle som betalt" når lønnfilen er blitt eksportert - Expense | Rapporter | Lønnsfiler.   Fant du ikke det du lette etter? Ta en titt i de andre brukertipsene for deg som er bruker av Visma.net Expense her.   ... View more