Dubblettkontrol av fakturor

[#1]

Här kommer en enkel sammanfattning av hur dubblettkontrollen fungerar för fakturor i IM (Invoice Manager) och Visma Control.

Systemet arbetar i flera steg där inställningar på leverantörsnivå och enhetsparametrar avgör om en faktura stoppas eller släpps igenom.

1. Grundregeln: Leverantörsinställningen i Visma Control

Det viktigaste kontrollsteget sker på leverantören i Visma Control.

• Inställning: "Urspr.fakt.nr. kontrolleras ej". Funktion: Om denna ruta är markerad stängs kontrollen av för den specifika leverantören. Systemet tillåter då dubbletter oavsett hur gamla de är, vilket trumfar inställningar i IM.

2. Enhetsparametern "ImportDouble" Invoice Manager

Denna parameter styr vad som händer när fakturan importers in i IM. Det finns tre lägen:

Värde	Förklaring	Undantag
0	Totalstopp: Dubbletter tillåts inte ens importeras till IM.	Om "Urspr.fakt.nr. kontrolleras ej" är vald på leverantören, släpps fakturan ändå igenom.
1	Varning/Stopp i kö: Fakturan får importeras, men IM:s interna kontroll aktiveras. Den stoppas i "Ankomstkön" och kan inte skickas vidare.	Om "Urspr.fakt.nr. kontrolleras ej" är vald på leverantören, kan fakturan trots allt definitivbokas.
2	Extern kontroll: Dubbletter får importeras och IM:s egen kontroll är avstängd. I stället görs kontrollen direkt mot Visma Control.	Styrs helt av inställningarna i Visma Control.

3. Vad räknas som en dubblett?

För att systemet ska varna för en dubblett tittar IM på följande kombination:

1. Enhet (Bolag)
2. Leverantör
3. Fakturanummer
4. Fakturadatum (inom samma år)

Viktigt att veta: Systemet tar inte hänsyn till makulerade fakturor. Om en tidigare faktura är makulerad kommer den nya fakturan inte att flaggas som en dubblett baserat på den gamla.

Sammanfattningsvis

Standardinställningarna är ImportDouble = 1 i IM och att rutan "Urspr.fakt.nr. kontrolleras ej" inte är i bockad på leverantören i Control.