Användartips för Control Edge

Med privilegiet Uppgifter i Control och nivå Admin får man tillgång till att se alla ärenden och möjlighet att vidarebefordra ett ärende till en annan person, ex. om ordinarie attestant är ledig eller sjuk.   För att vidarebefodra ett ärende gör du såhär 1. Logga in i Visma Home och klickar på Control Edge ikonen för att öppna up Ärenden.   2. Klicka på Attest och bocka ur rutan för "mina ärenden" för att se alla aktiva ärenden.   3. Klicka dig in på Leverantören eller Verifikationen via pennan till höger på raden.   4. Klicka sedan på Vidarebefodra ärenden och välj ny attestant för dokumentet och en eventuell kommentar.      Som komplement till att stämma av vilka som har godkänt Verifkationerna kan ni använda er av rapporten Verifikationsgodkännare som ni finner i Utskriftcentralen i Control. I den rapporten kan man se vem som attesterat en bokföringsorder. 

Att effektivisera rutinerna vid månadsbokslut sparar både tid och minimerar risken för manuella inmatningsfel. I Control Edge kan du enkelt exportera din momsrapport som en XML-fil och ladda upp den direkt i Skatteverkets e-tjänst.   Så här gör du för att ta ut filen: För att fliken för export ska vara synlig behöver din användare ha privilegiet Export data tilldelat. Detta justeras under Inställningar / Systeminställningar / Användare / Privilegier. Gå till menyn Import/Export, välj Export data och klicka sedan fram Momsrapport i rullistan. Ange dina urvalsparametrar, som aktuell affärsenhet och period. Ange var filen ska sparas, exempelvis din kopplade OneDrive eller File Transfer, samt namnge filen. Klicka på "Skapa fil" nere i det högra hörnet. Gå avslutningsvis in i OneDrive eller File Transfer för att ladda ner din färdiga fil och ladda upp den hos Skatteverket. Vill du ha ytterligare information om import och export i Control Edge? Hör av dig till oss eller anmäl dig till webbinar. 

Effektivisera kontering av inkommande fakturor. AI-modellen ger er konteringsförslag baserat på er fakturahistorik och lär sig i takt med att nya fakturor kommer in. Detta betyder att ju mer data, ju mer den används, desto bättre blir förslagen.    Ett komplement till Återkommande fakturor. Här finns redan bra automatisering!    Hur fungerar det? Varje kund har ett eget dataset. Har man flera enheter så har också varje enhet ett eget dataset. Detta eftersom exempelvis objekt kan skilja sig mellan enheter För nyupplagda enheter, där ingen historik finns, så tar det cirka 100-200 fakturor innan modellen kan ge förslag. För befintliga enheter så laddas fakturahistorik vid aktivering. Inom 24h börjar den att gå igenom data och träna. Förslag ges vid import och det är en konteringsrad som föreslås.  Tränas enbart på definitivbokade fakturor. Konteringssignatur kommer att vara “System” precis som våra andra typer av automatiska konteringsförslag. En "AI-ikon" visas på konteringsraden. Inställt på hög träffsäkerhet - dvs AI-modellen föreslår endast när den känner sig trygg och säker med förslaget.          Att tänka på: Momsrad ingår inte i förslaget från AI-modellen. Moms tolkar vi som vanligt från information i fakturan. Ev. momsfördelning ska fortsatt göras via knapp Momsfördelning.  Återkommande fakturor som går mot en mall har alltid prio 1. Dvs matchas fakturan mot en mall så ges inget förslag från AI-modellen.  Ligger förslaget under den nivå som AI-modellen känner sig trygg med så kommer förslag att ges enligt tidigare satta parametrar, ex från leverantör och/eller referens Hur aktiveras det? Funktionen aktiveras enkelt via 2 enhetsparametrar Aktivera enhetsparameter UseAutoSuggest Nya nivåer i enhetsparameter AutoAccRules ( 6,7 och 8). En av dessa måste väljas för att aktivera funktionen Beskrivning av dessa nya nivåer samt fler detaljer kring AI-baserad förslagskontering hittar ni i denna manual (obs kräver inloggning).       

Effektiv anläggningsredovisning kräver fokus på tillgångarnas hela livscykel för att hålla nere kostnaderna. Med regelbundna inventeringar minimeras risken för felaktiga värden och dolda tillgångar i bokslutet. Ofta betonas vikten av datadriven klassificering och uppdatering av avskrivningsplaner för att bokföringen ska stämma med verkligheten. Genom att gå från passiv bokföring till en mer aktiv tillgångsstyrning skapas ett mer tillförlitligt beslutsunderlag när det är dags att göra nya inköp. Upp- och nedskrivning av anläggningar Om en anläggnings värde varaktigt har förändrats kan du behöva göra en engångsåtgärd i samband med bokslutet.   Viktigt att tänka på: Bokföringsdatum för de flesta åtgärder får inte vara före datumet för den senaste avskrivningen. Upp- och nedskrivningar kan däremot göras både före och efter senaste avskrivning. Anläggningen behöver ha status 10, 11 eller 12 och vara avskrivningsbar. Gör så här: Välj Anläggning / Anläggning. Filtrera fram aktuellt AnläggningsID. Markera raden och klicka på knappen Upp-/nedskrivning. Ange Belopp (positivt för uppskrivning, negativt för nedskrivning). Kontrollera att bokföringsdatumet ligger i rätt period.   Försäljning och Utrangering När en anläggning säljs eller utrangeras plockas den bort från anläggningsregistret för att realisera eventuell vinst eller förlust. I Anläggning / Anläggning väljer du funktionen för försäljning alternativt utrangering. Systemet kommer då att beräkna det bokförda värdet vid försäljningstillfället och ställa det mot försäljningspriset för att generera en bokföringsorder.   Byte av avskrivningsplan Om nyttjandeperioden förändras bör du i första hand justera avskrivningsplanen istället för att göra en upp-/nedskrivning. Detta görs under fliken för Avskrivningar på den specifika anläggningen.   Har du frågor kring dina egna anläggningar? Ställ en fråga i supportportalen. 

På IM´s startsida har man meddelande om licensen utgångsdatum. Det man behöver göra när utgångsdatumet börjar närma sig är att reaktivera licensen i IM Administrator.   För att reaktivera licens så öppna IM Administrator. Gå till System - Dubbelklicka på Licens. I den nya rutan som öppnas så klickar du på knappen Aktivera via Internet.    

Poängen med periodiseringar är att kunna matcha kostnader och intäkter mot den period de faktiskt förbrukas eller tjänas in. Det är ett krav för att företagets resultaträkning ska vara rättvisande och användbar för beslutsfattande. Här har vi samlat några vanliga frågor och lösningar baserat på faktiska supportärenden för att hjälpa dig att hantera periodiseringar mer effektivt i din vardag. Fråga: Kan jag periodisera en faktura i efterhand om jag glömt det i försystemet, t ex IM? Svar: Ja, det går att göra direkt i Control Edge. Du kan gå in i det befintliga verifikatet (t.ex. i leverantörsreskontran), stryka den aktuella raden samt lägga till en ny. Genom att använda de små "mappikonerna" vid beloppet på konteringsraden kommer du till periodiseringsregistret där du kan ange periodiseringsintervall och fördela beloppet. Kom ihåg att spara i registret, samt att spara igen när du är tillbaka i verifikationen.  Fråga: Varför dyker inte min periodisering upp i specifikationsrapporten? Svar: Det kan finnas flera orsaker. I vissa fall kan periodiseringen ha utförts men restvärdet ligger kvar på listan om det finns avrundningsdifferenser. Det kan också bero på att fälten Ägartyp och Skapad av inte använts så som det är tänkt.  Fråga: Hur tar jag bort en periodisering som ännu inte är utförd? Svar: Om du har lagt upp en periodisering i registret men inte hunnit köra funktionen "Utför periodisering", kan du ta bort den direkt i periodiseringsregistret samt kostnadsföra beloppet i huvudboken.  Några tips: Låsning av perioder: Om du ska periodisera in i ett nytt år (t.ex. 2026) ska perioderna i det nya året vara upplåsta, även om året inte är satt som "aktivt" än. Objekt på periodiseringskonton: Tänk på att integrationer från externa system, d v s som inte är Vismas egna, inte alltid skickar med objekt (t.ex. projekt eller kostnadsställe) hela vägen till periodiseringsraden i Control Edge. Kontrollera om du behöver lägga till dessa manuellt i Control Edge om de saknas. Periodisering via mallar: För återkommande fakturor i Invoice Manager (IM) kan du ställa in periodisering direkt på mallen för att automatisera flödet helt. Vill du ha fler tips om periodiseringar? Anmäl dig till webbinar

  Vi har nöjet att presentera vår uppdaterade sida för godkännande av betalningsbuntar (batcher) i AutoPay. Det första du kommer märka är en uppdaterad design med modernare känsla och bättre överblick. Vi har även lagt till efterlängtad funktionalitet för att förenkla ditt dagliga arbete. Här är några av nyheterna Du kan enkelt markera varningar som "verifierade" för att snabba på processen. Det finns möjlighet att lägga till noteringar som sparas och även syns i transaktionsvyn och översikten. Händelseloggar visas nu på transaktionsnivå och etiketter visas tydligt för ökad spårbarhet. För buntbetalningar finns specifikation när transaktionen innehåller flera betalningsrader.   Vi hoppas att dessa förbättringar ska göra din attest och betalningshantering ännu smidigare. Lämna gärna feedback när du hunnit testa. För att kunna kommentera, behöver du vara inloggad. 

Fakturering är viktigt för verksamheten, och i Control Edge finns det flera smarta funktioner som både sparar tid och minskar risken för fel. Här har vi samlat konkreta tips som kan hjälpa dig i faktureringsarbetet. 1. Spara tid med kundmallar Vill du slippa fylla i samma uppgifter varje gång du lägger upp en ny kund? Genom att skapa en kundmall kan du definiera fält som betalningsvillkor, fordringskonto och andra standardvärden. Gå till Försäljning / Register / Kunder. När du registrerar en ny kund väljer du din mall i fältet "Mall", så fylls dina standardinställningar automatiskt.   2. Kom ihåg att uppdatera avtalsfakturorna   Använder du avtalsfakturering? Tänk på att om du ändrar uppgifter i kundregistret (t.ex. en adressändring eller nytt betalningssätt), så slår detta inte igenom automatiskt på pågående avtal.   Gör det till en rutin att uppdatera avtalsfakturor innan du genererar nya fakturor. Du hittar funktionen under Försäljning / Operationer. Där kan du välja exakt vilka fält (t.ex. adress, handläggare, villkor) som ska uppdateras från kundregistret till avtalen.   3. Språk på utlandsfakturor   Har du internationella kunder? Control Edge kan automatiskt matcha språket på fakturan med kunden. För att detta ska fungera måste du ställa in rätt språkkod på kunden under fliken Inställningar.   Systemet matchar kundens språkkod mot de översättningar du lagt in på dina artiklar. Om du har översatt artkeltexterna i artikelregistret kommer rätt språk automatiskt att visas på fakturan.   4. Förhandsgranska innan du bokför   När en faktura väl är bokförd går den inte att ändra. Därför är steget före bokföring viktigt. Om du klickar på Förhandsgranska under Bokför fakturor ser du hur fakturan kommer att se ut och upptäcker eventuella fel innan den låses och skickas till kund. Då kan du enkelt gå tillbaka och redigera så länge fakturan har status Skapad.   Har du något eget tips för faktureringen som underlättar din vardag? Dela gärna med dig i kommentarerna. 

Här följer en genomgång av hur du administrerar konton i systemet under Redovisning > Register > Konton.   När du lägger upp eller redigerar ett konto kan du styra hur det får användas: Genom att ange funktioner som kund- eller leverantörsreskontra på kontot, genererar systemet varningar om du försöker göra en manuell bokning på ett konto som inte är avsett för det. Om du behöver förhindra att ett konto används under en viss tid kan du låsa det på två sätt: Via registret: Markera kontot direkt i listan och klicka på Lås/Lås upp. Via kontot: Klicka dig in på det specifika kontot för att nå låsinställningarna under status. Gör så här: Välj vilken eller vilka affärsenheter låset ska gälla för, ange period, klicka på Skapa lås och avsluta med Spara.   Avsluta eller ersätta konton: För konton som ska tas ur bruk: Avsluta konto: Gå in på kontot och välj ett datum under Status > Avsluta konto från. Ersättningskonto: Om kontot ska styras om till ett annat konto efter avslutningsdatumet, väljer du det nya kontot under fältet Ersätt med. Kom ihåg att klicka på Spara när du är klar. Observera att BAS har publicerat ändringar i kontoplanen 2026 som du kan läsa mer om här. 

Nytt år innebär nystart i Control Edge. För att säkerställa ett sömlöst flöde så att du kan börja registrera verifikationer på 2026 har vi sammanställt de viktigaste stegen för systemadministratören:   Skapa det nya året under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder och välj Ny. Ett tips är att se till att rutan "Kopiera verifikationsserier från innevarande år" är ikryssad när du sparar. Aktivera kalendern gör du under samma meny, År och perioder, genom att välja Importera kalender. Registrera årets resultat 2024 i bokföringen. När det är klart ska beräknat resultat i resultat- och balansräkning vara 0. Stäng året 2024 från menyn År och perioder. Detta moment kan du inte ångra. För att byta år behöver du behörighet. Transaktionen gör att 2026 blir det aktiva året. Det aktiva året är markerat med en stjärna (*) i listan. Alla användare ska vara utloggade ur databasen när detta görs. Du kan inte ångra ett årsbyte. Kontrollera dina löpnummerserier. Reskontraserier löper oftast vidare automatiskt. Om du vill ha nya serier läggs dessa upp under Inköp / Register. Lås de perioder ni inte arbetar aktivt i för att undvika felbokningar. Rekommendationen är att inte ha mer än två perioder öppna samtidigt. Här hittar du en guide som visar hur du byter år.

Nu när julen snart är här och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma IM Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Tänk på att det numera är möjligt att välja om ersättaren ska ärva attestbelopp per automatik för rad och faktura från Attestanten.  Detta styrs av Enhetsparametern "UseInheritAttestAmountsForSubstitutes"   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i IM klicka på användaren uppe till höger. Därefter på Användarinställningar.   I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till".   I nästa steg väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter för vilken period det ska gälla.   Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Du vet väl att du kan både sakgranska och attestera samt kontera dina fakturor i IM Mobile.   https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Control-Edge/Kontera-dina-fakturor-i-IM-Mobile/ta-p/690470     Prenumera gärna på både nyheter och användartips här inne på Community så att ni inte missar kommande inlägg. 

Den 8:e December kommer det ske ett planerat underhåll för Control Edge och Invoice Manager kl. 20:00 CET till den 9 december, kl. 00:00 CET. Du kan följa status via följande länk

Steget "Validera objekt" ligger likt "Validera kontering" mellan stegen "Sakgranskning" och "Attest". Funktionen gör det möjligt för ekonomihandläggare att filtrera ut specifika konteringar för granskning innan de skickas vidare till steget "Attest" och slutligen "Definitivbokning". De konteringar som ska kontrolleras registreras per enhet i IM Admin, under Enhetsregister > Inställningar, fliken Objektkontroller. När en faktura skickas från "Sakgranskning" till "Attest" och innehåller en kontering som matchar de regler som lagts upp i systemet, skickas fakturan till ekonomiavdelningens gruppkö för steget "Validera objekt".   I exemplet nedan stannar alla fakturor som är konterade med konto [4051] eller [4011 och projekt 101] i steget "Validera objekt". I gruppkön ”Validera Objekt” har ekonomihandläggare möjlighet att redigera konteringsrader på fakturorna, radera konteringsrader (fakturan måste då sakgranskas på nytt), förändra eller lägga till fritext, skicka tillbaka fakturan till valfri sakgranskare, skicka fakturakopia till valfri användare, samt möjlighet att ändra mottagare i nästkommande steg (dvs. ”Attest”).  

Om du försöker låsa året och får ett meddelande om att Årets resultat är ej bokfört, summan av resultatkontona är ej noll.   Gör såhär:    1. Börja med att ta ut en resultaträkning eller balansräkning för året du försöker låsa och kolla om det finns ett belopp i beräknat resultat.   2. Finns det ett belopp så kan du skapa en manuell bokföringsorder och boka bort beloppet för det året du försöker låsa. Försäker du låsa 2024 så bokar du till exempel bort på 2024.     2.1. Är det noll i beräknat resultat kan du exportera balansräkningen eller resultaträkningen till Excel och klicka på beräknat resultat, det kan ibland finnas decimaler som inte syns om man har inställt att visa 2 decimaler i Control.    2.2. Finns det små decimaler i beräknat resultat går det att boka bort dessa med en bokning i Control där ni har utökat decimalerna till 8 i systeminställningarna för att få det exakta beloppet.  3. Det går även att förbise meddelandet och ändå gå vidare med att låsa året. Det som händer är att meddelandet kommer att dyka upp nästa år när ni försöker stänga året igen och du kan få en eventuell diff på några ören som är kvar till nästa gång ni byter år.     

Gå till Utskriftscentralen och skriv ut rapporten Resultaträkningen för det år som ska låsas (t ex år 2025). Kontrollera rapportens sista sida för att se om det finns ett beräknat resultat. Om det finns ett beräknat resultat behöver du skapa en manuell bokföringsorder. Använd det sista datumet på föregående år (t.ex. 2025-12-31) som bokföringsdatum.  Du gör en manuell bokning på de konton ni i bolaget använder som resultatkonton för årets resultat. Vanligast är 8999 och 2099.  Resultatet ska bokas mot det konto som är kopplat som funktionskonto till årets resultat (se Redovisning / Konto, och knappen Koppla). Motkontot: Motkontot ska vara ett resultatkonto i klass 8. Tänk på att inte markera kryssrutan "Summera enhet" när du tar fram rapporten. Du behöver kontrollera och bokföra resultatet för varje individuell Affärsenhet.   Viktigt: Nästa steg i guiden, d v s "Lås föregående år" kan du inte att ångra.   Läs mer i vår guide om årsbyte.

I Redovisning - Kontoavstämning kan du välja att läsa fram verifikationsrader för ett specifikt konto som ska stämmas av och sedan även markera dessa rader som avstämda. Vid nästa framläsning är det möjligt att utesluta redan avstämda rader. Gör så här: Ange urvalskriterier på konto och till-och från period. Vill man även ta med strukna rader, dvs redigerade verifikationer, så klicka för Ladda även raderade rader Ska sorteringen vara efter absolutbelopp kan även detta markeras så att lika belopp i debet och kredit kommer efter varandra. Klicka på Ladda Efter genomgång kan de rader som anses avstämda bockas för i kolumnen Avstämd. För att lätt kunna följa avstämningen uppdateras beloppen nere i fönstret då en rad bockas för som avstämd. Vill du ha fler Tips & trix? Anmäl dig till webbinar. Har du frågor om ditt specifika utfall kan du alltid höra av dig till oss i supporten via ärendeportalen. 

När du stämt av rapporten Periodisering, specifikation mot dina periodiseringskonton i huvudboken, kan du bl a behöva rätta periodiseringar i en bokföringsorder. För att det ska fungera behöver du följa alla steg i en viss ordningsföljd:    Först styrker du den rad du vill ändra.  Därefter lägger till du till en ny rad och anger intäkts- eller kostnadskontot på nytt Du klickar på mappen vid det belopp (i debet eller kredit) som ska periodiseras. Du ska inte fylla i fälten Ägartyp och Skapad av. De fylls i automatiskt senare.   I periodiseringsregistret Fyll i fr.o.m.-datum och t.o.m.-datum Fyll i periodiserings- och kostnadskonto. Klicka på knappen Fördela? Klicka på Spara innan du gör något annat.    Du kommer nu tillbaka till verifikationen Kontrollera att kostnadskontot nu uppdaterats till aktuellt periodiseringskonto. Kontrollerat att fälten Ägartyp och Skapad av är uppdaterade. Spara verifikationen innan du gör något annat.   Vill du ha fler Tips & trix? Anmäl dig till webbinar. 

Funktionen periodisering läser konton och koddelar direkt från redovisningen och håller koll på bokföringsdatum. Vid defbokningen uppdateras periodiseringsregistret i redovisningen.    Om ni har många konteringsrader kan ni enklet markera alla rader genom att markera översta rubrikraden i konteringsfönstret och då markeras samtliga rader. Alternatviet är att markera de rader som är akutella för periodisering.  Vem som får periodisera styrs av era rättigheter via roller eller användare.   Hur man gör kan ni se här:        

I Control Edge kan du stämma av bankkontot mot bankens elektroniska kontoutdrag.    Möjligheten att hämta bankens kontoutdrag ingår i betalningstjänsten Visma Autopay, men du behöver kontakta banken för att aktivera det elektroniska kontoutdraget så att Visma Autopay kan hämta detta. Såhär fungerar det: De poster som nu kan matchas, utifrån olika kriterier som t ex datum, belopp, löpnummer, kommer nu automatiskt att markeras som avstämda i kolumnen Avstämt samt att dessa rader blåmarkeras. Övriga poster, som då inte kan matchas förblir omarkerade. I detta läge kan man nu välja att spara undan de poster som automatiskt blivit avstämda så att de försvinner från listan och man bara har kvar avvikelser, det vill säga, de som inte matchar varandra. Såhär gör du:  Ange affärsenhet som ska stämmas av. Välj sedan aktuellt likvidkonto samt transaktionstyp, utgående, inkommande eller båda. Ange bokföringsdatum för avstämningen. Klicka därefter på Ladda. Möjlighet finns nu att kontrollera de automatiskt avstämda raderna. Klicka därefter på Spara för att spara undan de matchade raderna. Kontrollera de oavstämda raderna. Markera dem som 'avstämda' efterhand som du kontrollerat dem, tills alla rader är klara Möjlighet finns att ladda fram matchade, och sparade rader, om man blir tvungen att avbryta flödet för att fortsätta vid senare tillfälle. Detta görs genom att markera Inkludera redan avstämda poster innan man klickar på Ladda.

InExchange har på sin hemsida uppdaterat sina vanligaste frågor och svar om fakturaskanning och avvikelsehantering.   På nedan länkar kan ni läsa mer. https://support.inexchange.com/hc/sv/articles/360000038818-Vanliga-fr%C3%A5gor-om-fakturaskanning#4 https://support.inexchange.com/hc/sv/articles/360009541298-Skanning-Avvikelsehantering     Under nedan länk ser du hur man undersöker om en leverantör kan skicka e-faktura. https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Control-Edge/Undersok-om-leverantoren-kan-skicka-e-faktura/ta-p/726970