Kom igång med definitioner i ColRows

[#1]

Lär dig skapa och anpassa rad- och kolumndefinitioner i ColRows för att bygga exakta rapporter till din verksamhet. Syftet med den här artikeln är att ge dig en tydlig förståelse för hur du bygger upp och hanterar rad- och kolumndefinitioner i ColRows. Genom att anpassa rader och kolumner skapar du en stabil grund för de rapporter du sedan tar ut i Analys för Excel.

Spara alltid nya urval

När du gör tillägg eller raderingar i ColRows slår förändringarna direkt igenom i databasens tabeller. Bevara alltid dina originaldefinitioner genom att spara ditt urval med ett nytt namn innan du gör några justeringar.

Gör så här för att skapa en ny kolumndefinition utifrån en befintlig:

1. Välj språk, till exempel SWE.
2. Välj den aktuella kolumndefinitionen i listan.
3. Klicka på Ladda.
4. Ange ett nytt namn i fältet Namn.
5. Skriv in en ny beskrivning i fältet Beskrivning.
6. Klicka på Spara.

Hantera kolumner

I kolumndefinitionerna bestämmer du hur värdena presenteras i din rapport, till exempel periodsaldon eller budget. Varje kolumn i rapporten motsvarar en rad i gränssnittet.

Du raderar en kolumn genom att klicka på minustecknet längst ut på raden. En ny kolumn lägger du till genom att klicka på plustecknet.

Skapa beräknade kolumner

Du kan bygga kolumner som räknar ut skillnader, till exempel en avvikelse mellan innevarande och föregående år.

1. Skriv in din önskade rubrik under P_HEADER1.
2. Välj Beräknad kolumn i listan under Värdetyp.
3. Ange din formel i fältet Beräkning. Du använder operatorer som plus, minus, gånger och delat med. Du hänvisar till andra kolumner med en brädgård framför bokstaven, till exempel (#D-#E)/#E*100.

Styr perioder och värden

Du använder fälten för Period 1 och Period 2 för att styra vilka intervall kolumnen visar. Väljer du Fast värde visar rapporten alltid exakt den period du anger här, oavsett vilket urval du senare gör i Analys för Excel.

Hantera rader

Raddefinitionerna styr vilka konton, summor och rubriker som rapporten innehåller. Du använder tre olika radtyper för att strukturera din uppställning.

• Etikett: Använd den här radtypen för rubriker. Du anger din rubriktext i kolumnen Huvud.
• Data: Använd den här radtypen för kontointervall eller kontogrupper. Du anger vilka konton som ingår under kolumnen Intervall.
• Summa: Använd den här radtypen för att summera dina datarader. Du anger vilka radnivåer som ska summeras under kolumnen Intervall.

Dölj eller visa specifika rader

Du har full kontroll över detaljnivån i din rapport. Kryssrutan Visa styr om raden skrivs ut i den färdiga Excel-filen eller om den enbart fungerar som en del av en dold beräkning.

Vill du till exempel skapa en komprimerad balansräkning som enbart visar rubriker och summor, bockar du ur rutan Visa för samtliga datarader. Resultatet blir en överskådlig rapport utan specifikationer på kontonivå.

Vill du ha fler tips & trix? Välkommen på webbinar.