Varför är det viktigt med referenser på inkommande leverantörsfakturor?

[#1]

Vill ni att era inkommande leverantörsfakturor skall hamna direkt hos rätt mottagare i flödet eller sakgranskas och attesteras enligt uppsatt regelverk i era fakturamallar?

För att detta skall kunna ske måste ni ha referensvärde på fakturan

En referens kan vara vad som helst men det finns några viktiga punkter att tänka på:

• Bör vara något unikt i er organisation som inte ändras för ofta
• Kategorisera era fakturor per leverantör eller typ av faktura
  • Hyror brukar innehålla avtalsnummer
  • Telefon och mobilfakturor har abonnemangsnummer
  • El, avlopp mm kanske har anläggningsnummer
  • Datakommunikation avtalsnummer eller annat
  • Finns en hel del fakturor som kanske bara innehåller ett namn på den som varit i kontakt mer leverantören. Här rekommenderar vi anställningsid eller annat nummer som är unikt. 
• Kontakta era leverantörer att det alltid skall finnas referensvärde på fakturan.
• Informera er organisation att de alltid skall finnas en referens vid ett inköp och  vid kontakt med leverantören.
• Att informera leverantörerna kan behöva upprepas ett par gånger om året. Det finns de företag som skickar tillbaka fakturorna om det saknas referens

Referenser hanteras enklare om fakturan är en e-faktura