Vill ni att era inkommande leverantörsfakturor skall hamna direkt hos rätt mottagare i flödet eller sakgranskas och attesteras enligt uppsatt regelverk i era fakturamallar?
För att detta skall kunna ske måste ni ha referensvärde på fakturan
En referens kan vara vad som helst men det finns några viktiga punkter att tänka på:
- Bör vara något unikt i er organisation som inte ändras för ofta
- Kategorisera era fakturor per leverantör eller typ av faktura
- Hyror brukar innehålla avtalsnummer
- Telefon och mobilfakturor har abonnemangsnummer
- El, avlopp mm kanske har anläggningsnummer
- Datakommunikation avtalsnummer eller annat
- Finns en hel del fakturor som kanske bara innehåller ett namn på den som varit i kontakt mer leverantören. Här rekommenderar vi anställningsid eller annat nummer som är unikt.
- Kontakta era leverantörer att det alltid skall finnas referensvärde på fakturan.
- Informera er organisation att de alltid skall finnas en referens vid ett inköp och vid kontakt med leverantören.
- Att informera leverantörerna kan behöva upprepas ett par gånger om året. Det finns de företag som skickar tillbaka fakturorna om det saknas referens
Referenser hanteras enklare om fakturan är en e-faktura
Visma Danmark
Visma Finland
Visma Lettland
Visma Nederländerna
Visma Norge
Visma Sverige
Visma Developers & Partners
Visma Latinamerika