Skript för att hantera GDPR i Mamut

[#1]

 Snart finns Version 22.0 av Mamut och det är bland annat uppdaterat för att följa den nya europeiska dataskyddsförordningen GDPR. Men för att ni ska kunna följa förordningen fullt ut behöver ni göra en del insatser själva i er data och det är framförallt att rensa er databas på personuppgifter.

Har ni inte koll på vad GDPR är så rekommenderar jag att först läsa vår artikel om ämnet här.

För att underlätta arbetet för er har vi skapat några skript (små program) som man kan köra mot databasen och på så vis rensa den från oönskad information.

Vi har skapat ett antal skript för olika ändamål som man kan tänkas behöva för att anonymisera och radera data i Mamut i samband med GDPR. Tänk på att man kan behöva flera skript för att få ett tillfredsställande resultat.

Viktigt: Innan du kör ett skript är det viktigt att en säkerhetskopiering av databasen görs. Mamut lagrar inte dina säkerhetskopior hos oss utan du behöver ha bra rutiner för hur du tar och spar dina säkerhetskopior.

Tänk på att några av skripten gör det möjligt att radera data som du är skyldig till att ha kvar enligt bokföringslagen. Du är ansvarig för att se till att dessa inte raderas genom att välja lämpliga parametrar i skriptet.

Obs! Om du är kund hos oss på Mamut Application Hosting (vi hostar din Mamut), se till att kryssa i det i formuläret så kontaktar vi dig angående vilka parametrar vi ska sätta upp.

Totalt har vi skapat 13 skript som vi anser ska täcka alla tänkbara uppgifter som behöver rensas. Stöter ni på information som behöver rensas men som någon av skripten nedan inte täcker ber vi er kontakta oss.

Nedan följer en förklaring av dessa skript. Numret innan är skript ID som ni anger vid eventuell kontakt med support.

När ni vet vilka ni kommer behöva fyller ni i formuläret för att beställa dessa. Vi skickar sedan de skripten ni har beställt till er för att där köras mot er databas. 

Tänk på skillnaden mellan kontakt och kontaktperson. Kontakt används ofta som företag och har då ett antal kontaktpersoner. Men säljer man till privatpersoner så händer det att kontakt även kan vara en privatperson.

Nedan används termer som rensas, raderas och anonymisera där rensas betyder att det fältet blir tömt/blankat, raderas så tas det bort (kan vara kontaktperson, dokument eller dylikt) samt anonymisera betyder att det ersätts det med något.

22177 Anonymisera kontaktuppgifter på faktura och verifikat i Huvudbok

Skriptet rensar i fälten Namn, Fakturaadress, Leveransadress, Er ref. och referens för fakturor (även faktura ej levererat) och kreditfakturor före det angivna datumet.

I huvudboken raderas beskrivningen för alla bilagor med typ av Utgående faktura, Utgående kreditfakturor och Bank före det angivna datumet.

22188 Anonymisera beskrivningsfältet på verifikat i huvudbok 

Skriptet rensar beskrivningsfältet på verifikat före det angivna datumet. Detta gäller verifikat: Utgående faktura, Utgående kreditnota, Kassa, Bank och Diverse.

22180 Radera alla kontaktpersoner där kontaktpersonen inte har varit aktiv efter det angivna datumet

Skriptet raderar alla kontaktpersoner  som är satta som inaktiva efter det angivna datumet.

22159 Radera alla kontaktpersoner där kontakten inte har varit aktiv efter det angivna datumet

Skriptet raderar alla kontaktpersoner där ingen aktivitet har loggats mot kontakten efter det angivna datumet. Andra modulet i Mamut som har koppling mot kontaktpersonen kommer endast behålla kopplingen till kontakten.

22160 Radera alla aktiviteter

Skriptet raderar alla aktiviteter i databasen, oavsett status

22175 Radera alla kontakter som saknar bokföringsdata, inköp, order / fakturor eller aktiviteter i ordermodulen 

Skriptet raderar alla kontakter som inte har någon bokföringsdata, inköp, offert eller order och har inte haft någon aktivitet efter det angivna datumet. Kontakter som är markerade som huvudkontor är exkluderade från skriptet.

Skriptet raderar också alla aktiviteter, dokument och kopplingar till projekt som är kopplade till kontakten. Dokumenten försvinner i Mamut, men de fysiska filerna kvarstår i dokumentområdet och bör eventuellt raderas manuellt.

22174 Anonymera specifika kontakter

Skriptet rensar följande fält vid det angivna kontaktnumret:

Adresser, Telefon 1 och 2, Fax 1 och 2, Skype, E-post 1 och 2, Webbsida, Moms-nr, Org. nummer, Anteckning, våra ref-fält, Bankkonto, eDokument-information.

Följande raderas: Koppling till projekt, dokumentkoppling, Aktiviteter, Adresser, Kontaktpersoner

För order-/offertmodulen rensas kontaktnamn, post och leveransadress, deras referens och referens.

I huvudboken raderas beskrivningen på Utgående faktura, Utgående kreditnota knutna mot kontakten före det angivna datumet.

22161 Rensa anteckningsfältet på kontakter som inte fakturerats efter det angivna datumet

Skriptet rensar anteckningsfältet för alla kontakter som inte fakturerats efter det angivna datumet

22163 Radera alla dokument

Skriptet raderar alla dokument i dokumentmodulen. Detta gäller även pdfer knutna till fakturor. Dokumenten raderas i dokumentlistan i Mamut, men de fysiska filerna kvarstår i dokumentområdet och bör eventuellt raderas manuellt. Detta betyder då också att pdf-kopplingen från order/offert försvinner.

22172 Radera tidrapporter

Skriptet raderar alla tidrapporter som är äldre än det angivna datumet, oavsett status.

22176 Anonymisera alla kontakter med order, offerter, inköp eller bokföringstransaktioner som inte har varit aktiva efter det angivna datumet

Skriptet anonymiserar alla kontakter som har order, offert, inköp eller bokföringstransaktioner knutna till dem och har inte haft någon aktivitet efter det angivna datumet. Kontakten döps om till Anonymized customer.

Följande rensas: Adresser, Telefon 1 och 2, Fax 1 och 2, Skype, E-post 1 och 2, Webbsida, Moms-nr, Org. nummer, Anteckning, våra ref-fält, Bankkonto, eDokument-information.

Följande raderas: Kontaktpersoner, Aktiviteter, Dokument, Kontonummer, Egendefinierade fält, koppling till projekt samt kopplingen mot pdf i fakturan.

Skriptet anonymiserar inte order, inköp eller bokföringstransaktioner.

22178 Anonymisera alla offerter / order med status Annullerad eller Förlorad försäljning

Skriptet rensar: Namn, Faktureringsadress, Leveransadress, Er ref. och Referens för alla offerter med status Annullerad eller Förlorad försäljning.

22189 Ta bort alla obehandlade aktiviteter före det angivna datumet

Skriptet raderar alla aktiviteter med status obehandlad som har ett äldre startdatum än det angivna datumet.

22239 Ta bort eller anonymisera alla inaktiva kontakter eller kontaktpersoner

Inaktiva kontakter och kontaktpersoner kan man nu ta bort helt eller anonymisera. 

 För att beställa skriptet Fyller du i formuläret här under.