Fakturamallar

[#1]

Med fakturamallar kan man definiera standardinställningar för fakturor, såsom:

• Fördefiniera inställningar för fakturor. T.ex. hur poster ska grupperas samt presenteras, färg på fakturan och vilken information som ska visas.
• Placera element i sidhuvudet, t.ex. faktureringsadress och logga.
• Definiera standardtexter som ska visas före och efter fakturans poster

Fakturamallar skapas under Kugghjulet > Inställningar > Fakturamallar. På den sidan väljer man även vilken fakturamall som ska vara standard samt om mallarna ska anpassas till nya eller gamla gränssnittet. Man kan också inaktivera och återaktivera de upplagda fakturamallarna vid behov.

PROJEKTSPECIFIKA MALLAR

En projektspecifik mall kan inte hanteras under inställningar. Projektspecifika mallar skapas när man redigerar inställningar eller ändrar texter direkt på en faktura.

När dessa inställningar sparas kommer nästa faktura i projektet att använda dessa inställningar istället för inställningar från fakturamallar. I projektet kommer det anges att man använder en projektspecifik mall.

Vill man ändra i en projektspecifik mall måste detta göras direkt på en faktura, och kommer alltså bara påverka fakturor skickade från detta projekt.

SKAPA ELLER REDIGERA EN FAKTURAMALL

Gå till Kugghjulet > Inställningar > Fakturamallar för att skapa en ny mall, ange det önskade namnet på fakturamallen och tryck på knappen Lägg till. Vill du redigera en befintlig fakturamall trycker du på pennan bredvid fakturamallen. När du redigerar inställningar i mallar gör du inställningar i två flikar: Faktura och Inställningar.

I avdelningen Faktura ändrar du inställningar för:

• Layout bland fakturans huvudelement: adressfält, rubrik, totaltfält (med bankuppgifter och ocr-nummer) samt fakturainformation
• Standard kontaktperson för fakturering (bland användare i Visma.net PM)
• Text att visa ovanför och under fakturans poster. Texten ovanför fakturans poster kan innehålla taggar med dynamisk information
• Texten i rutorna för adressfält och fakturainformation kan riktas från vänster eller höger. Detta styr man genom att hålla musen över fältet och trycka på symbolen som visas i hörnet:

I avdelningen Inställningar hanteras inställningar för fakturan:

• Vilken färg fakturan ska formateras med
• Vilka kolumner som ska visas på fakturan
• Hur fakturans poster ska visas (arbetstimmar, resor & utlägg samt produkter)
• Hur fakturans poster ska grupperas, och om de ska visas på bilaga

OBS!

Glöm inte att trycka på knappen Spara efter att ni har gjort era inställningar.

SKAPA FAKTURAMALL FRÅN FAKTURA

Alla inställningar, förutom placering av huvudelement, går fortfarande att göra direkt på fakturan i varje projekt. Då blir inställningen anpassad, och gäller för framtida fakturor i projektet.

Användare med administratörsrättigheter kan dessutom från fakturans inställningsavdelning längst ner välja att spara inställningarna i den aktuella fakturan som en ny fakturamall:

VÄLJ FAKTURAMALL

Inställningar för fakturamallar definieras i olika nivåer, från avdelningar till projekt och enskild faktura.

AVDELNING

För att välja fakturamall för avdelning, gå till Kugghjulet > Inställningar > Avdelningar. Redigera sen avdelningen och välj vilken fakturamall denna avdelning som standard ska få.

KUNDER

Gå till kunden och kundinställningar > fakturauppgifter, där kan ni redigera vilken fakturamall kundens projekt ska få som standard.

Det är också denna mall som automatiskt kommer användas när man samfakturerar flera projekt för kunden.

PROJEKT

Gå till projektet. Öppna avdelningen projektinställningar > faktureringsinformation. Här kan man välja vilken fakturamall fakturor i projektet automatiskt ska få.

FAKTUROR

På en faktura kan man välja vilken fakturamall som ska användas. Öppna avdelningen Inställningar och välj vilken fakturamall som ska användas. Nästa faktura i projektet kommer då också få denna mall automatiskt.

MASSUPPDATERA FAKTURAMALLAR FÖR KUNDER ELLER PROJEKT

Det är möjligt att massuppdatera projekt eller kunder med vilken fakturamall som ska gälla för respektive. Tänk på att du måste ha behörigheter för att genomföra uppdateringen.

• Öppna en projekt- eller kundrapport.
• Markera raderna som du önskar uppdatera (har du inte rättigheter att uppdatera visas inte någon ruta för markering)
• Välj åtgärd Ändra fakturamall från menyn längst upp på sidan och välj vilken fakturamall du önskar uppdatera till
• Tryck på uppdatera för att slutföra uppdateringen.