We use cookies to collect information on your interaction with our website and combine this with the data you provide us to build a profile so we can show you content tailored to your interests. By accepting, you allow us to collect and process your personal informationas described here.
Om du behöver skapa en API-nyckel i Visma.net Project Management för att kunna använda API:et och få tillgång till dataöverföring mellan olika system - exempelvis Visma Administration Integration - förklarar vi nedan hur du navigerar i systemet för att skapa en sådan.
För att kunna skapa en nyckel behöver du först rätt behörigheter.
Om du är systemadministratör klickar du på din användarikon högst upp till höger och väljer Min profil. Bläddra i inställningsmenyn till vänster vidare till avsnittet SOAP API.
Välj Tillåten på behörighet och klicka på slideknappen till höger Aktivera SOAP API.
Klicka sedan i fältet API-nyckel för att genrera, visa eller återställa nyckeln.
För att Användare ska kunna skapa och använda API-nyckel måste en Administratör ge behörighet till Användaren för att kunna använda SOAP API.
Som Administratör gå till Verktyg - Användarhantering. Klicka på den Användare som ska få tillgång och bläddra i inställningsmenyn till vänster vidare till SOAP API.
Välj Behörighet: Tillåten.
Notera att Administratören kan inte skapa eller visa Användarens API-nyckel, endast ge behörighet till Användaren för att hämta och skicka data via API.
Användaren kan nu skapa sin egen API-nyckel via Min profil likt beskrivet ovan för Administratörer.
Nedan följer information om de vanligaste frågorna vi får till oss angående fel vid export av lönefil innehållande reseräkningar.
Om du är intresserad av att komma igång med integration till Visma Lön kan du läsa mer här: Visma Lön Integration
Reseräkning exporteras i fel månad
Det som bestämmer vilken exportfil som en reseräkning tillhör är alltid reseräkningens Godkännandedatum. Viktigt att känna till och komma ihåg är att du kan inte välja godkännandedatum manuellt. Godkännandedatum blir alltid innevarande dagens datum när du väljer att placera reseräkningen i en status som i systeminställningarna definieras som Godkänd.
Exempel
Fråga: Det fattas reseräkningar i den filen jag exporterat från PM och importerat i lönekörningen som ska betalas ut i Oktober. Varför? Reseräkningarna har registreringsdatum i September samt är godkända och mina exportinställningar är inställda på "Förra månaden" så dessa borde väl komma med? Se bild.
Svar: Reseräkningarnas godkännande är daterade i Oktober och innebär därför att dessa kommer exporteras inför nästkommande lönekörning då exportinställningarna Tidsperiod - "Förra månaden" hänvisar till reseräkningar som har Godkännandedatum i föregående månad.
Det går inte att manuellt sätta tillbaka godkännandedatum i September för att kunna exportera reseräkningarna. Lösningen blir att lägga in reseräkningarna manuellt på lönebeskedet eller vänta tills nästa lönekörning med att betala ut reseräkning via exportfilen.
Företaget undivker dessa fel genom att den ansvarige går in och godkänner reseräkningar senast per den sista dagen i månaden.
Reseräkning exporteras dubbelt (2 olika månader)
Vid de tillfällen en och samma reseräkning exporteras i 2 olika månader är det med största sannolikhet för att godkännandedatum har blivit ändrat sedan den första exporten av reseräkningen genomfördes.
Det sker vanligtvis när företaget har satt upp fler än 1 status i systeminställningarna som är markerad i boxen Godkänd. Till exempel om man vill arbeta med ett flöde som även visar en Utbetald-status efter Godkänd, se nedan.
När en reseräkning placeras i status Godkänd så kommer reseräkningen få innevarande dagens datum som godkännandedatum. När du flyttar reseräkningen från Godkänd till Utbetald så kommer reseräkningens godkännandedatum uppdateras - samma gäller om den flyttas bakåt från Utbetald till Godkänd.
Det innebär att om företaget arbetar med 2 statusar som har markering som Godkänd i inställningarna är det jätteviktigt att vara noga med på vilket datum som reseräkningen flyttas från Godkänd till Utbetald. Det behöver inte nödvändigtvis vara på samma dag men inom samma månad annars kommer reseräkningen exporteras i nästkommande fil i och med det nya godkännandedatumet. Därför rekommenderar vi inte att arbeta på det sättet då det lätt skapar fel i filen.
Reseräkning saknas i exportfilen
Vid problem där reseräkningar saknas i exportfilen kontrollera följande:
Har användaren klickat på knappen Skapa reseräkning i Tid och Utlägg vid fältet Resekostnader klara för hantering efter att den regsitrerat resekostnader och utlägg?
Det måste göras för att skapa en reseräkning för vidare hantering av attetsansvarig.
Observera att knappen inte är tillgänglig för någon annan än användaren själv i PM.
Har resräkningen blivit skapad av användaren men ändå inte finns i filen:
Kontrollera reseräkningens godkännandedatum via Rapportgenerator > Tid och Utlägg > Resor > Reseräkningar att det finns ett godkännande datum som också ligger i rätt period som exporteras.
Fick du inte svar på din fråga ovan är du välkommen att kontakta oss.
När en anställds arbetsförmåga är nedsatt och den inte arbetar heltid så som förväntat och angivet enligt arbetskontraktet i Visma.net Project Management måste detta rapporteras i modulen Tid & Utlägg korrekt. Särskilt viktigt är det när ni använder er av export av lönefil.
Deltidssjukfrånvaro hanteras på samma sätt som enligt följade artikel:
Halvdagar och arbetstidsförkortning
Skapa en ny frånvarotyp i Kugghjul > Inställningar > Aktivitetstyper döpt för att passa ändamålet t.ex. Sjukfrånvaro xx% eller Deltidssjukfrånvaro som markeras som Betald Frånvaro. Den ska markeras som så för att flextidssaldo ska bli korrekt. Läs mer här:
Flextidssaldo påverkas av frånvaro
Den anställde rapporterar in sina arbetade timmar via standard arbetstyper och registrerar resterande tid av de förväntade dagliga timmarna på frånvarotypen angiven för deltidssjukskrivningen.
Det ska alltså inte skapas ett nytt arbetskontrakt med färre antal dagliga timmar.
När du använder export av fil till Visma Lön är det viktigt att ange rätt tidkod som prefix på frånvarotypen i Kugghjul > Inställningar > Aktivitetstyper och även lägga upp samma tidkod i Visma Lön kopplad till rätt löneart för sjukskrivningen.
Vidare instruktioner för filexport till Visma Lön
I samband med att det nya gränssnittet för integration mot Visma.net ERP blev tillgängligt introducerades även striktare initiala inställningar. Det innebär att vid uppsättning av integrationen är det ännu viktigare att följa integrations dokumentationen. Specifikt sektionen för Fakturastatus .
Tidigare gick det att föra över fakturaunderlag till Visma.net ERP även om fakturorna redan innehar ett fakturanummer i Project Management. Integrationen skrev över det angivna faktura- och referensnumret med nästkommande fakturanummer i serien från Visma.net ERP eftersom det är ERP som är överordnat (Master) gällande fakturanummer.
Framöver kommer fakturor som innehar ett fakturanummer genererat av Project Management inte kunna föras över av integrationen och ett fel genereras i Kugghjul > Integrationer > Överföringslogg.
(Fakturanummer skapas i Project Management när fakturan placeras i eller passerar en status som är markerad i boxen Fakturanummer )
Därför är det extra viktigt att kontrollera så fakturastatusar är korrekt uppsatta innan integrationen tas i bruk. Se nedan.
Det viktiga är inte att alla fakturastatusar skapas och används (t.ex. status Godkänd behövs inte om ni ej arbetar med attest) utan att på de fakturastatusar ni väljer att skapa skall boxarna vara markerade korrekt.
Boxen Fakturanummer skall endast vara markerad för status “Skicka till kund/Autoinvoice” och nedåt. Standard efter kreditering bör markeras på status för överföring till Visma.Net ERP.
Vid Kugghjul > Inställningar > Fakturanumrering ska denna box förbli ej markerad vid integration eftersom inget fakturanummer ska genereras innan kreditfakturan överförts till Visma.net ERP.
Om en situation uppstår där ni har en faktura med fakturanummer i Project Management som orsakar fel är ni välkomna att kontakta oss.
När man för över en faktura från Visma.net project management till eEkonomi så kommer fakturadatumet för fakturan att bli de datumet man förde över fakturan till eEkonomi.
Exempel: Om man för över en faktura från Visma.net project management med fakturadatumet 2020-06-02, men dagens datum är 2020-06-11 så kommer fakturadatumet bli 2020-06-11 på fakturorna i eEkonomi på grund av att man endast kan överföra fakturor till eEkonomi som utkast.
I detta dokument hittar du information om vad som förs över i vår integration mellan Visma.net Project Management och Visma Administration.
Om du vill ladda ner dokumentet som PDF-fil klickar du här.
Kundöverföring: Visma PM <> Visma Administration
Kontaktöverföring: Visma PM <> Visma Administration
Projektöverföring: Visma PM > Visma Administration
Fakturaöverföring: Visma PM > Visma Administration
Fakturauppgifter
Fakturarader
Leverantörsfakturaöverföring: Visma Adminsitration > Visma PM
Artikelöverföring
För information om hur du använder integrationen klicka här.
Kundöverföring
Fält/Uppgift
Information
Kundnummer
Måste vara numeriska för att kunna importeras till Visma.net PM
Kundnamn
Varje kundnamn måste vara unikt för att kunna importeras till Visma.net PM
Momsregistreringsnummer
Måste vara formaterat som ett svenska momsnummer.
VAT-nummer
Om kunden är markerad som momsfri i PM eller export i Administration, används VAT-nummer istället för Momsregistreringsnummer
Export/Momsfri
Om en kund är markerad som Momsfri i PM markeras den som Export-kund i Visma Administration. Omvänd logik gäller.
Valuta
Språk
Språkmappning i integrationsinställningar behöver göras.
Anteckningar
Betalningsvillkor
Betalningsvillkorsmappning behöver göras i integrationsinställningar.
E-post
Telefon
Från huvudkontorets adress
Fax
Från huvudkontorets adress
Adress
Gatuadress, postort, postkod och land för huvudkontorsadressen överförs. Övriga adresser överförs inte till Visma Administration
Kundkort Visma.net PM:
Visma Administration Grunduppgifter:
Visma Administration Fler uppgifter:
Kontaktöverföring
Kontaktöverföring sker i samband med kundöverföring
Fält/Uppgift
Information
Namn
Förnamn och efternamn från Visma.net PM
Adress
Gatuadress, postort, postkod och land
Telefon
Beskrivning/Anteckningar
Företagsnamn/Kundnummer
Visma PM kontaktkort
Visma Administration kontaktkort
Projektöverföring
Fält/Uppgift
Information
Kundnamn
Kundnummer
Projektnamn
Projektnummer
Startdatum
Slutdatum
Krävs för att projektet ska kunna föras över till Visma Administration
Avslutat
Avslutat datum
Datum då projektet stängdes
Projektinformation Visma PM:
Projektöversikt Visma Administration
Projektöversikt Visma PM efter att projektet är stängt:
Visma Administration projektöversikt efter att projeket är stängt:
Fakturaöverföring
Informationen om vilka fakturauppgifter som överförs är uppdelat i två delar, en för fakturansuppgifter och en för dess poster.
Fakturauppgifter
Fält/Uppgift
Information
Kundnummer
Kundnamn
Momsregistreringsnummer
Adressinformation
Adress, postort, postnummer, land. Överförs även till alternativ leveransadress i Visma Administration
Valutakurs
Valutakursen överförs från Visma.net PM
Valuta
Språk
Måste ställas in i integrationens inställningar för språkmappning.
Datum
Förfallodatum
Fakturanotering
Överförs från Visma PMs fakturainformation ovanför fakturaposter
Fakturanummer
Endast om fakturan har ett nummer från Visma PM, annars finns möjligheten att skicka Visma Administrations fakturanummer till Visma PM efter överföring.
Vår referens
Måste anges i Vår referens textfält i Visma PM
Er referens
Måste anger i Er referens textfält i Visma PM
Betalningsvillkor
Måste ställas in i integrationens inställningar för betalningsvillkorsmappning, där antalet dagar från Visma PM motsvarar koden för betalningsvillkoret i Visma Administration.
Beställningsnummer
Överförs till Ert ordernr i Visma Administration
Kreditfaktura
När kreditfaktura överförs även information om vilken faktura den krediterar.
Projekt
Om man har inställning att överföra projekt aktiverad överförs projektnummer.
Fakturaöversikt Visma PM:
Fakturainställningar Visma Severa
Visma Administration fakturaöversikt
Visma Administration kunduppgifter:
Fakturarader
Fält/Uppgift
Information
Artikelnummer
Vilken artikel som ska användas för fakturaposten. Kräver att produkter, arbetstimmar och reseersättningar har en kod definierat motsvarande artikelnummer. Om ingen kod finns angivet i Visma PM används standardkoden som är angiven i integrationens inställningar.
Artikeltext
Texten från Visma PM överförs som benämning för posten, maximalt 60 tecken är tillåtet i Visma Administration. Är texten längre från Visma PM "klipps" texten efter 60 tecken och fortsätter på nästa rad.
Antal
Överförs till Visma Administrations Levererat antal
Enhet
För att enheten ska överföras från Visma PM krävs att enhetsmappning är gjort i integrationsinställningarna, annars används produktens enhet.
Resultatenhet*
Vilken resultatenhet posten tillhör. Allt som rapporterats in via tidrapporteringen i Visma PM knyts till användarens resultatenhet. Allt som matas in i ett projekt knyts till projektets resultatenhet.
Enhetspris
Enhetspris för fakturaposten.
Projekt
Om man har inställning att överföra projekt aktiverad överförs projektnummer.
*Resultatenhet heter i Visma Severa Kostnadsställe (Verktyg > Inställningar > Kostnadsställen). Kostnadsställen anges på avdelningsnivå (Verktyg > Inställningar > Avdelningar).
Visma PM fakturaposter:
Visma Administration fakturaposter:
Leverantörsfakturaöverföring
Fält/Uppgift
Information
Projekt
Fakturadatum
Info
Texten i Info fältet från Visma Administration kombineras med leverantörsfakturans nummer och blir produktens namn i Visma PM.
Debet kr /Kostnad
Beloppet blir kostnaden för produkten i Visma PM.
Pris
I inställningarna för integrationen anges om priset ska vara detsamma som kostnaden eller om priset ska bli 0kr, och då bli ej fakturerbart i PM.
Visma Administration leverantörsfaktura:
Visma PM produkt:
Artikelöverföring
Det som kan hämtas från Visma PM som artiklar är produkter, arbetstyper och reseersättningstyper.
Fält/Uppgift
Information
Artikelnr/Kod
Benämning/Namn
Enhet
För att enhet ska överföras krävs att enhetsmappning är uppsatt i integrationens inställningar.
Visma PM produkt:
Visma Administration artikel:
För de som har Visma Administration version 2017.12 finns det nu en ny installationsfil. Du kan ladda ner den via denna länk https://support.severa.c om/hc/en-us/articles/215087463 -Download-Visma-Administration -Severa-Integration-software