Användartips för Visma.net Project Management

Innan det finns möjlighet att inaktivera en användare som haft valet Ingen, användaren är högst upp i organisationen i Visma.net Project Management finns det uppgifter som behövs hanteras först.    Börja med att gå till  Verktyg > Inställningar > Användarhantering. Öppna användarprofilen för den användare som ska ta över rollen Ingen, användaren är högst upp i organisationen och ställ in personens arbetskontrakt i fältet Arbetsledare korrekt.        2. Kontrollera att den tidigare användaren som var högst upp i organisationen inte ligger kvar som Godkännare av Användningsvillkoren, kontrollera under Inställningar > Företagsuppgifter. Det är obligatoriskt att välja ny ansvarig.      3. Till sist kontrollera vem som står som kontaktperson för fakturering och byt vid behov. Detta ställs in under Verktyg > Uppgraderingar > Fakturauppgifter.   När de 3 stegen ovan är kontrollerade och åtgärdade bör inaktivering kunna genomföras. Behöver ni vidare hjälp, kontakta er partner! 

För information om hur man skapar ett projekt i Visma.net Project Management, läs mer här!   Projektets namn och nummer   Ändra namn och nummer för ett projekt genom att klicka på respektive fält och börja skriva. OBS! Om företaget använder integration mot annat Visma program eller annan tredje part som använder projektuppgifter - var då väldigt uppmärksam eftersom flera integrationer inte tillåter sådana ändringar när projekt har synkats.   Fäll ut Visa beskrivningen för lägga till en beskrivning, det kan vara till exempel överenskommelser eller notering om ändringar i projektet eller annan skriftlig information man vill ha snabbt tillgång till.  Man kan sedan dölja beskrivningen genom att klicka på Dölj beskrivningen.    Projektets status      Projektstatus anges under Välj uppe till höger i projektöversikten. För varje statusändring går det dessutom att ange en kommentar. Detta är ett smidigt sätt att kommunicera till eventuella projektmedlemmar vilket skede som projektet befinner sig i.   För att se historik över ändringar tryck på Visa statushistorik.  Här anges när, till vilken status, beskrivning samt vem som gjort ändringen. Detta kan användas för att t.ex. flagga olika händelser.   Klicka på knappen med 3 punkter för att se ytterligare åtgärder för projektet: Stäng projektet, Byt kund och Ta bort projekt Observera att du inte kan stänga eller ta bort projekt som innehåller ej godkända timmar, ofakturerade arbetstimmar och/eller fakturor. Det går inte att byta kund på ett projekt som innehåller offerter eller fakturor.      Fliken Försäljning   I fliken Försäljning anges:   Status - vilka olika säljstatusar som ska finnas tillgängliga att välja anges under Verktyg > Inställningar > Försäljning & Offerter > Försäljningsstatus OBS! Har du flera statusar med samma sannolikhet sorteras dem automatiskt i alfabetisk ordning. Under status visas även information om förväntat värde, sannolikhet, förväntat orderdatum och kontaktkälla. Kontaktkälla visar hur ni kom i kontakt med kunden. Hantera tillgängliga kontaktkällorna under Verktyg > Inställningar > Försäljning & Offerter > Kontaktkälla   Försäljningsinformation - Här visas vem som är försäljare. För att ändra denna information tryck på pilen vid sidan om försäljarens namn.  Kundkontakt - hur ni kommer i kontakt med kunden. Huvudkontakten kan ändras genom att klicka på Ändra. Huvudkontaktens uppgifter kan redigeras genom att trycka på namn. För att kontakta kunden direkt tryck på telefonnummer eller e-postadress. Offerter - Här visas offerter för projektet. För att skapa nya offerter tryck på Ny offert.   Filer och länkar - Här kan filer och länkar laddas upp. Nere på fliken på finns även information om tillgängligt utrymme. Aktiviteter - I Visma.net Project Management kan du arbeta med flera typer av aktiviteter. Genom att samla alla aktiviteter, kalenderposter och projektuppgifter på samma ställe får du ett bra stöd i vad du behöver göra och när du behöver göra det, både under införsäljningsprocessen och genomförandet av projekt. Aktiviteterna är även tätt sammankopplade med projekt och Tid & utlägg för att underlätta arbetet. Under Försäljning kan du skapa Att göra-aktiviteter (– korta uppgifter och påminnelser som du vill komma ihåg ) samt Kalenderposter (poster i kalendern med datum samt start- och sluttid). Det finns även tillgång till Anteckningar och en lista med avslutade aktiviteter.     Fliken Projektplan Här definierar du projektets struktur: Detaljerad tidslinje - här kan du ange projektets start- och slutdatum. Välj datum via kalendern eller skriv manuellt. Om ett slutdatum inte är definierat kan du ta bort det genom att sudda ut det förvalda datumet som står i fältet slutdatum.  Lägg till projektmall - här kan du importera ett projektmall. Du kan antingen lägga till en projektmall från offert eller från ett tidigare projekt.  OBS! Om du har skapat en projektplan direkt från offerten kommer en fördefinierad projektplan att visas. Om du vill kunna följa upp projektet utifrån faser och underfaser kan du lägga till det i sektionen Faser, men det går också bra att arbeta utan faser. Klicka på Lägg till fas för att skapa en ny fas. Klicka på split-pilen för att öppna ett fasträd, detta är särskilt smidigt om du vill lägga till underfaser till en befintlig fas. Du kan också hålla muspekaren till vänster om fasraden för att dra och släppa faserna till korrekt ordning. Klicka på medlems-ikonen på fasraden för att antingen lägga till projektmedlemmar i det övergripande projektet, så kommer de att föreslås i alla underliggande faser, eller definiera vilka personer som ska delta i respektive fas.  Ett rött hänglås på fasen betyder att den är låst för tidrapportering, t.ex. om den endast är en summering av andra faser eller om den är stängd, klicka på den igen för att låsa upp fasen, den gröna cirkeln används för att klarmarkera fasen.   Klicka på prickarna till höger av fasraden för att öppna fler åtgärder. När du har definierat en grov plan kan du enkelt dra-och-släppa staplarna i Gantt-schemat för att flytta dem i tiden eller justera start- och sluttidpunkterna genom att ta tag i kanten på stapeln och dra-och-släppa till aktuellt datum. För att flytta hela stapeln håller du muspekaren nertryckt ca 1 sek så att stapeln får en mörkare färg och är redo att flyttas.   Allokera arbetstimmar - du kan enkelt fördela all estimerad tid i projektet genom att klicka på denna knapp. Ett nytt fönster visas där du kan se alla faser som har ännu ej allokerad tid. Här kan du även justera projektmedlemmarna per fas. När du klickar på Lägg till allokering kommer alla estimerade arbetstimmar att fördelas jämnt över alla valda projektmedlemmar per fas. Om en projektmedlem redan är överbelagd den aktuella fasen kommer detta visas med en orange triangel. För mer information läs gärna användarhandboken.  Projektets slutförandegrad - Du kan redigera projektets slutförandegrad manuellt i fältet Projektets slutförandegrad i övre högra hörnet av projektvyn. Om du ändrar procentsatsen manuellt kommer den manuellt angivna procentsatsen visas i detta fält samt i rapporter, men den automatiska beräkningen finns kvar i bakgrunden och visas fortfarande på huvudfasen. Om du vill återgå till den automatiska beräkningen tar du bort den manuellt registrerade siffran och stänger fönstret igen.    Nedbrytning av timmar och produktivitet - För varje projekt kan man se en nedbrytning av medarbetarnas produktivitet, t.ex. hur mycket tid de har rapporterat, hur mycket dessa timmar är värda, hur många procent av dessa timmar som har fakturerats samt vilken andel medarbetaren har bidragit med till faktureringen både i pengar och procent. Dessa nyckeltal beräknas automatiskt, men du kan även justera dem manuellt. Här kan man även se hur många timmar som är godkända eller ej godkända.    Fliken Samarbete I ett projekt kan du använda fliken Samarbete som en gemensam projektyta för att dela information och uppgifter med de andra projektmedlemmarna. Det finns två vyer att välja på:  Kommentarer Projektuppgifter Om du väljer vyn Anteckningar kan du ange en kommentar och klicka på Skicka internt. Denna information syns bara för dem som är projektmedlemmar inom företaget.     Om du väljer vyn Projektuppgifter kan du lägga till en projektuppgift och sätta rätt ansvarig person och status på den. Du kan sedan dra-och-släppa uppgiften mellan olika statuskolumner för att byta status på projektaktiviteten. Klicka på Lägg till projektuppgift för att skapa en ny uppgift, här måste man välja en aktivitetstyp. Dessa definieras i Verktyg > Inställningar > Kalender & Aktiviteter > Projektuppgiftstyper. Det går inte att välja en aktivitet som inte finns upplagd i systeminställningarna.    Du kan öppna projektuppgiften genom att klicka på uppgiftens rubrik och sedan ändra t.ex. ansvarig person, status eller när den förväntas vara klar. Projektuppgifter som är försenade markeras med ett rött utropstecken.    Fliken Finanser Under projektfliken Finanser definieras allt som har med projektets prissättning att göra samt visas all typ av finansiell information för det aktuella projektet.    Innan medarbetarna kan börja rapportera tid på projektet bör ni titta igenom de arbetstyper och produkter som ska vara möjliga att använda i det aktuella projektet. Öppna projektfliken Finanser och den översta sektionen Ange priser. Prissättning av ett projekt kan ske på flera nivåer: Standardprislistor – skapas av systemadministratören i systeminställningarna Kundspecifika prislistor - på kundkortet kan du ange om du vill att en av de fördefinierade standardprislistorna ska gälla för den specifika kunden  Projektspecifika prislistor – i varje projekt kan du välja att använda en standardprislista eller att utgå från en standardprislista och anpassa den till det specifika projektet.    I standardprislistorna definieras de priser som ska gälla för de olika arbetstyperna per timme, påslag för övertidsarbete och resekostnader. I projektets prislista kan du först välja en standardprislista och sedan klicka på knappen Projektspecifik prislista, så kan du justera de olika priserna för det aktuella projektet. De ändrade priserna kommer inte att påverka standardprislistan, bara den aktuella projektprislistan. Timpriserna kan specificeras både per person, arbetstyp och fas. Om du justerar projektets priser kommer namnet på prislistan att ändras automatiskt till Projektspecifik prislista. Läs mer om prissättning i användarhandboken eller vid länkarna nedan: Projekt med Fastpris Prissättning per timme     Under fliken Resekostnader ser du vilka typer av resekostnader som finns och du kan bestämma om de ska vara fakturerbara eller ej i det aktuella projektet genom att kryssmarkera respektive kostnadstyp. De resekostnader som visas har definierats i era systeminställningar under Verktyg > Inställningar > Register över arbetstyper, resekostnader och produkter > Resekostnadstyper.   Under fliken Produktpriser kan du även ändra standardpriset på produkter i det aktuella projektet genom att klicka på Ändra till projektspecifik prislista. På fliken Projektinställningar kan du begränsa projektets valbara produkter när användare registrerar avgifter och övriga kostnader.       Längre ner på fliken Finanser finns sektionen Avgifter och övriga kostnader. Denna sektion består av fyra områden där du kan lägga till olika avgifter: Arvoden - Arvode räknas som en försäljning av tjänst (gäller oftast vid fastprisprojekt) och ger därmed även en andel av fakturering till de användare som arbetat i det aktuella projektet och påverkar deras debiteringsgrad.  Produkter - Produkter läggs upp i produktregistret (Inställningar > Produkter) är ofta fysiska saker som förmedlas och säljs i uppdraget, men kan också vara t.ex. licenser. Dessa produkter betraktas av systemet som försäljning och påverkar projektets försäljningsmarginal. Det ger däremot ingen andel av fakturering till den som arbetat i projektet utifrån ett intjänandeperspektiv. Leverantörskostnader - Under rubriken Leverantörskostnader visas t.ex. sådana leverantörskostnader som har inhämtats från ert ekonomisystem och som ni vill ska belasta projektet och eventuellt vidarefaktureras. Resekostnader - Under rubriken Resekostnader visas de reseutlägg som rapporterats på projektet. Dessa reskostnader registreras via tidrapporteringsvyn. Om ni har versionen Premium eller Enterprise av Visma.net Project Management kan dessa resekostnader också rapporteras via tjänsten Reseräkning.   En viktig del i uppföljningen av projekt är att kunna följa projektets prognos. På projektets flik Finanser i sektionen Prognos kan du redigera fakturerings-, intäkts- och övriga utgiftsprognoser. Fakturerings- och övriga utgiftsprognoser som baseras på fasta avgifter kan även hämtas automatiskt via knappen Uppdatera prognos. Oavsett när du använder den funktionen kommer prognosen att uppdateras med innevarande månad och framåt och tidigare månader ligger. Välj vilket perspektiv som ska visas i den grafiska prognosen genom att klicka på en av flikarna. För mer information om projektets prognos hänvisas till användarhandboken.   Fliken Projektinställningar Här hittar du allmänna information om projektet och dess faktureringsinformation. På fliken Projektinställningar finns möjlighet att ändra eller lägga till information som har betydelse för projektstatistik, fakturering och urval.      Under sektionen Allmänna inställningar finns möjlighet att ändra vilken avdelning eller kostnadsställe ett projekt tillhör. Detta påverkar t.ex. integrationer till vissa ekonomisystem och vilken avdelning som ska få intäkterna för projektet. Här kan du även definiera om det ska vara tillåtet för andra än definierade projektmedlemmar att ansluta till projektet och rapportera tid. Nyckelord för ett projekt används för att associera eller sätta etiketter på projekten. De definieras under systeminställningar.     Under sektionen Faktureringsinformation kan du anpassa faktureringsinformationen för ett projekt utöver de inställningar som ärvs från kundkortet. I sektionen Kund för fakturering har du möjlighet att lägga till en annan mottagare av fakturan för det aktuella projektet och även säkerställa att uppgifter om e-fakturering stämmer.   I sektionen Anpassade fält hittar du de projektanpassade fälten som fördefinierats i systeminställningarna vid Verktyg > Inställningar > Projektledning > Anpassade fält.  Detta är särskilt användbart för att skapa fält som inte finns i PM redan men som företaget är i behov av. Läs mer här!     Under sektion Arbetstyper, produkter och kostnadsundantag kan du begränsa vilka arbetstyper och produkter som ska vara valbara i det aktuella projektet. Du kan även definiera vilken arbetstyp som ska visas som standard när medarbetaren tidrapporterar på det aktuella projektet. Om medarbetaren även har en standardarbetstyp på arbetskontraktet kommer en projektspecifik arbetstyp att ha företräde över medarbetarens standardarbetstyp.    Ifall ni behöver ändra en projektmedlems internkostnad i ett specifikt projekt väljer ni medarbetaren samt definierar vilken kostnad som ska användas för att beräkna medarbetarens arbetskostnad i det aktuella projektet under sektion Kostnadsundantag för projektmedlem.

Om en kontaktperson flyttar till en annan kund...

Vad betyder ett visst värde i rapporten?

Är ert företaget i behov av att kunna skapa och skicka ut stiliga offerter?   Om företaget använder version Premium eller Enterprise av Project Managment har ni tillgång till detta direkt i systemet! Läs vidare för att lära dig mer om offertmöjligheterna i PM.  (Det går även att aktivera tillägget via Kugghjul > Uppgraderingar > Egenskaper)   Om du har återkommande offerter med liknande upplägg kan du skapa Offertmallar i Verktyg > Inställningar > Offertmallar. Det sparar tid och underlättar skapandet av offerter när du har en färdig mall att utgå från.   På offertmallen kan du:    Ställa in Offerttitel och Offertnamn Välja vilken prislista som ska gälla för offerten. Notera att valuta för offerten styrs utifrån prislistans valda valuta.  Sätta ett färgschema Välja vilken logotyp och fottext som ska användas för mallen. Har du olika avdelningar med egen logotyp och fottext kan du välja det här. Mer information finns längre ner på sidan.  Välja vilken ytterligare information som skrivas ut på PDF:en, ex. Summor och Moms. Detta är särskilt smidigt om du vill skapa offerter utan totalen utskriven, välj då Skriv inte ut på offerten.  Fylla i fritext fälten med önskade standardtexter Lägga till standard offertrader med Delsummor, Arbetstyper eller andra Avgifter  Välja vilka faktureringsuppgifter samt kolumner som ska inkluderas på utskriften.  Alla dessa inställningar kan redigeras på offertutkast på fliken Inställningar. Läs mer nedan.  När du redigerar din offertmall så ser du alltid en förhandsgranskning på högersida av skärmen som visar hur dessa påverkar layouten. Du kan också förhandsgranska PDF:en och notera då att det är vissa exempeluppgifter som skrivs ut på PDF:en.  Dessa kommer inte synas sen på den skarpa offerten.    Redigering och inställningar sparas automatiskt såvida det inte finns en grön knapp Spara att använda - som t.ex. vid Fritext och Offertrader.    För att lägga till en ny offert klickar du antigen på plustecknet i det övre åtgärdsfältet och väljer ny offert eller så navigerar du in till ett försäljningsprojekt/projekt och fliken Försäljning  och väljer Ny offert.   När mallen är skapad och redo att användas finns den tillgänglig i avsnittet Grundläggande information på offertutkastet.        När du väljer mallen hämtas alla förinställda inställningar från mallen till offerten och du får förfrågan om du vill lägga till offertrader från mallen. Välj OK för att importera eller Avbryt. Det är möjligt att redigera offertraderna importerade från mallen direkt på utkastet vid behov.    Fliken Inställningar Navigera till fliken Inställningar på offertutkastet vid behov att byta språk eller formatering. Standard dokumentspråk styrs ifrån den valda kundens inställningar på kundkortet. Du väljer alltså inte språk på inställningarna för offertmallen utan det styrs alltid på offertutkastet. Här kan du också byta färgschema och redigera den ytterligare informationen som ska inkluderas på utskriften.       Fliken Prissättning  Om du vill anpassa priserna i den aktuella offerten öppnar du fliken Prissättning och byter prislista eller justerar de föreslagna timpriserna och produktpriserna manuellt genom att klicka på Ändra till projektspecifik prislista.    De föreslagna priserna hämtas initialt från kundens standardprislista som angivits på kundkortets kundinställningar alternativ projektets prislista om det finns en sådan definierad. När du väljer att använda en offertmall så hämtas prislistan från vald mall istället för kundinställningarna.    Fliken Lönsamhet (Inte tillgängligt för kunder med annan valuta än företagets basvaluta.) När du har skapat en offert med arbetstyper och produkter kan du beräkna och granska det offererade uppdragets lönsamhet. I övre delen av offertfönstret finns fliken Lönsamhet. Lönsamheten redovisas både på totalnivå och radnivå samt i diagramform.   Intäkterna beräknas utifrån offertens prislista, antingen utifrån det specifika timpriset för den valda arbetstypen eller om den valda arbetstypen inte har ett generellt pris i prislistan så används Projektets standardprissättning. Kostnaderna hämtas från arbetstypernas och produkternas prissättning i systeminställningarna.      Avdelningens fottext Sidfoten som visas på offerten ställer du in i Inställningar > Organisation > Företagsinställningar > Sidfot    Organisations hierarki aktiverat:   När du har detta tillägget aktiverat definieras fottexten istället i Verktyg > Inställningar > Avdelningar, välj avdelning att redigera. Om ingen fottext definieras här kommer fältet att visas tomt. När du skapar fottexten så finns möjligheten att formatera texten (fetstilt, kursivt etc.) men det är inte nödvändigt att göra då formateringen inte skrivs ut på offert PDF:en. Vi rekommenderar även att använda taggarna som finns tillgängliga.     Taggarna är dynamiska, vilket innebär att när du behöver uppdatera någon företagsinformation räcker det med att du redigerar företagets/avdelningens uppgifter så kommer fottexten automatiskt att uppdateras också. Taggarna hämtar information som Adress och Kontaktuppgifter ifrån den Interna kunden som finns i Kundlistan i menyvalet Kunder. Läs mer här: Ändra kontaktuppgifterna   Har du flera avdelningar som har egna uppgifter som t.ex. egen adress lägger du upp alla adresser som ska finnas tillgängliga att välja på den interna kunden. Navigera sedan till Avdelningar och fyll i avdelningens egna uppgifter. Alla angivna adresser på den interna kunden finns tillgängliga i rullistan "Adress".    Är du intresserad av Offerter eller har frågor så kontakta din återförsäljare!

I ordlistan hittar du definitioner till många begrepp i nya Severa. 

Fakturera flera kunder i samma projekt. 

Försäljningsprojektets sannolikhet underlättar uppföljning och prognoser, t.ex. for kommande försäljning.

I fakturamallen kan du ange fakturaetiketter före fakturaraderna. Dessa taggar visas då varje gång en faktura skapas utifrån samma mall.