Användartips för Visma.net Project Management

Avancerad tidsuppföljning är en tilläggstjänst som hjälper organisationen att hantera arbetstider. Beroende på vilken version av Visma.net Project Management som företaget använder sig av finns det antigen inkluderat eller så kan man aktivera det mot en kostnad via Uppgraderingar.    Avancerad tidsuppföljning ger organisationen möjlighet att hantera helgdagar för Sverige och andra länder vid behov, betalda frånvaro, stänga perioden för registrering av arbetstid, ange arbetstidsinmatningsformat, beräkna flextidssaldo, godkänna arbetstimmar och definiera arbetsveckan. Tillägget Avancerad tidsuppföljning kräver att tillägget Aktivitetshantering också aktiveras.   Nedan följer en detaljerad beskrivning av varje del som finns tillgänglig när tillägget aktiverats.   Stäng perioden När tillägget är aktiverat har administratörer möjlighet att ange ett datum för att stänga registrering av arbetstid, det finns under Verktyg - Stäng perioden för arbetstid. Vilket innebär att det går att förhindra registrering och redigering av arbetstid, produkter och resekostnader via vyn för tidrapportering för aktuellt datum och bakåt i tiden.   Flextidsaldo  Beräkning av flextidsaldo påbörjas genom att ange ett datum i fältet Startdatum för beräkning av flextid vid Inställningar - Tid & Utlägg - Flextid. Beräkningen av saldot tar hänsyn till Helgdagar, Frånvaro om frånvarotypen är markerad som Bibehåller och Övertid om det är markerat Påverkar flextid på övertidstypen.    När ett startdatum valts går det också att ange Flextidstak. Genom att arbeta längre eller kortare dagar än angivet i arbetskontraktet ackumulerar medarbetare antingen ett överskott eller ett underskott på sin ordinarie arbetstid. Därför kan systemadministratörer definiera det maximala antalet flextimmar som en person kan ackumulera. Timmar som överstiger eller understiger den maximala flextiden redovisas inte.   Uppdatering av flextid för användas när administratörer har ändrat inställningar som påverkar arbetstid eller arbetskontrakt. Till exempel ändrat inställningar på frånvarotyper eller övertidstyper eller lagt till en ny helgdag.          Användarspecifika inställningar för flextid.  Det finns ett par användarspecifika inställningar för flextid som kan hanteras genom att öppna Verktyg - Användarhantering och välj användare att hantera, vid avsnittet Arbetskontrakt - öppna det befintliga arbetskontraktet så finns här följande möjligheter när tillägget är aktiverat.    Använd maxtak för daglig flextid - Markera ruten för att kunna sätta ett särskilt tak för den specifika användaren utöver Flextidstaket i systeminställningarna.  Inget flextidsaldo - Markera rutan för att utesluta användaren från flextidsberäkning. Användaren ser då inte KPI:et flextidsaldo i vyn Tid & Utlägg och inget saldo beräknas för denne i rapporter där värde för flex finns.  Veckodagar: Antingen ärver användaren förtagets inställningar för arbetsvecka eller så ställs här in specifika arbetsdagar för denne. Detta påverkar flextidsberäkningen.  Här finns också möjlighet att kontrollera användarens befintliga flextidssaldo, lägga till en manuell justering av det och att Uppdatera flextidsberäkningen för den specifika användaren. Uppdatering av beräkningen kan behöva göras på användarnivå om man t.ex. har genomfört ändringar is om endast berör den användaren.         Godkännande av arbetstid Definiera i Inställningar - Tid & Utlägg - Registrering av arbetstid om Godkännande av arbetstimmar ska användas eller inte. När alternativet för att godkänna timmar är valt aktiveras även inställningar för att definiera vem som kan godkänna arbetstiden. Godkännande av arbetstid kan utföras av antingen en chef eller projektledare. När du har aktiverat godkännande av arbetstid, gå till Verktyg - Behörighetsprofiler eller Verktyg - Användarhantering - Välj användare och gå till avsnittet Behörigheter för att säkerställa att inställningarna för godkännande är korrekta.   Det finns 3 alternativ i  Inställningar - Tid & Utlägg - Registrering av arbetstid. Används ej - Vill man utesluta godkännande helt så välj detta.  Timmar måste godkännas innan de kan faktureras -  Förhindrar fakturering av sådan arbetstid som ännu ej är godkänd av överordnad.  Timmar måste godkännas men kan faktureras före godkännande - Alternativet medger fakturering av ännu ej godkänd arbetstid, men så fort tiden är godkända kan den anställde endast redigera beskrivningen och antal timmar, vilket inte påverkar fakturan. Projekt, fas och arbetstyp är låsta efter att arbetstiden har fakturerats. När Godkännande av arbetstimmar används aktiveras möjligheten att granska och godkänna eller avvisa rapporterade timmar via ett projekt i fliken Projektplan genom att fälla ut Nedbrytning av timmar och produktivitet och sedan klicka på antalet timmar som visas i kolumnen Timmar till höger om varje projektmedlem i Teamets produktivitet.    Markera posterna ute till vänster för att öppna det övre åtgärdsfältet och kunna ändra godkännandestatus.    Eller så kan man hantera de registrerade timmarna via Rapportgenerator - Tid & Utlägg - Godkännande av arbetstid, här finns möjlighet att arbeta i både listvy och matris och filtrera rapporten efter önskat utfall.     När en tidpost avvisas ges möjligheten att skicka en e-postnotifiering angående den avvisade tiden tillsammans med ett meddelande till användaren. Detta är valfritt att göra.  Registreringsformat för arbetstid  I i Inställningar - Tid & Utlägg - Registrering av arbetstid  kan man välja format för inmatning av arbetade timmar. Timmar kan ange med antingen Antal timmar eller Start- och Sluttid.  Till exempel kan en och en halvtimme anges som 1,5 eller 1:30 eller som 08:00-9:30.  OBS: När man väljer att använda Start- och Sluttid så försvinner möjligheten att använda Veckovyn för tidsregistrering i vyn Tid & Utlägg.    Veckodagar Möjlighet att ställa in vilka dagar som är de ordinarie arbetsdagarna för organisationen.    Fakturerbara arbetstimmar  Möjlighet att tillåta att medarbetare själv anger antalet fakturerbara timmar om det är vanligt förekommande att fakturera ett annat antal timmar än den anställda faktiskt spenderade på uppgiften.   Betald frånvaro När Avancerad tidsuppföljning används finns möjligheten att skapa betald frånvaro. Detta är frånvarotyper som är markerade i rutan Bibehåller och som då som inte ska reducera flextiden under den tid den anställde är frånvarande. Lär mer här!   Helgdagar Allmänna helgdagar är dagar då anställda inte förväntas arbeta. Vanligtvis är helgdagar nationellt erkända, betalda lediga dagar för alla anställda. Men helgdagar kan också vara företagsspecifika, till exempel vissa halvdagar. Helgdagar används för att beräkna flextid för anställda och de är synliga i minikalendern i vyn Tid och Utlägg. Helgdagar kan anges för olika länder och under flera år. Hantera helgdagar vid Inställningar - Tid & Utlägg - Flextid - Helgdagar. Automatiskt genererade helgdagar kan inte redigeras eller raderas men kan inaktiveras om dagen är en arbetsdag i verksamheten.   För mer information om tillägget, ta kontakt med er återförsäljare!

I följande artikel kan du läsa och lära dig mer om hur användare av Visma.net Project Management smidigt rapporterar in arbetat tid i projekt, eller faser om verksamheten använder det, genom att använda de tillgängliga funktionerna för att underlätta det arbetet. Använd gärna appen Visma.net Project Management till iPhone eller Android för ännu enklare hantering av arbetad tid! Du hittar den i AppStore och Google Play.    Via modulen Tid & Utlägg  Klicka på Tid & Utlägg i vänster i menyn för att öppna dag eller veckovyn för tidsregistrering.  Programmet kommer ihåg vilken vy du valde att arbeta i senast. I nedan exempel visar vi först dagvyn sedan veckovyn.      Nyckeltal (KPI:er) Högst upp till höger i fönstret visas den användare som är inloggad, beroende på dina behörigheter kan du även välja att rapportera tid åt någon annan, till exempel någon som du är arbetsledare för. Det finns även ett par nyckeltal och vilka som visas kan administratörer styra från systeminställningarna (Verktyg - Inställningar - Nyckeltal - Användning av KPI - Tid & Utlägg) och det går att skapa anpassade KPI:s vid behov, läs mer här! Standardnyckeltalen är som följer:  ● Flextid - Visar hur mycket mer/mindre tid den anställde har rapporterat utöver vad som förväntas enligt arbetskontraktet. Det går också att utesluta flextidsberäkning i de anställdes arbetskontrakt. Värdet påverkas av arbetstimmar och frånvaro som inte bibehåller flextid. ● Arbetstimmar - antal rapporterade timmar den aktuella perioden ● Frånvaro - antal rapporterade frånvarotimmar den aktuella perioden ● Timmar och frånvaro - totalt antal rapporterade arbetstimmar och frånvaro den aktuella perioden ● Förväntade timmar - förväntat antal arbetstimmar enligt personens arbetskontrakt ● Fakturerbar % - alla registrerade arbetstimmar som avser externa kunder och där arbetstypen har ett utpris > 0kr även om de avser fastprisprojekt som inte faktureras per timme ● Produktivt % - alla registrerade arbetstimmar som är av produktiv karaktär/totalt registrerade arbetstimmar. Om en arbetstyp som har markerats med Ej produktiv i Inställningar/Arbetstyper också har ett utpris så räknas den ändå som produktiv.    Färgkodning av dagarna De dagar som är grönmarkerade innebär att dagen är stängd från vyn Tid & Utlägg, dessa dagar kan inte redigeras ytterligare, de går att öppna dagen igen för att kunna genomföra ändringar. Notera att det finns andra funktioner som kan låsa tidposter för redigering, såsom godkänning av timmarna eller om timmarna är fakturerade. Dagar som är orangemarkerade innebär att frånvaro finns registrerat och blåmarkerad innebär innevarande/vald dag.    Registrera arbetade timmar  Följande exempel gäller dagvyn. Klicka på den gröna knappen Lägg till arbetstid för att påbörja tidsregistrering. Notera att systemadministratörer kan bestämma om verksamheten ska använda Antal timmar eller Start- och Sluttid, i exemplet används Antal timmar.    Här visas tillgängliga projekt att rapportera tid för och du kan enkelt söka efter projekt. Har du projekt/faser du ofta tidsregistrerar för kan du markera dessa som favoriter så syns de alltid högst upp i listan. Beroende på dina behörigheter så visas eventuellt möjligheten att Ansluta dig till ett projekt annars har du bara möjlighet att rapportera i projekt du är tillagd som medlem i. (Kontakta din arbetsledare eller systemadministratör om du behöver ytterligare projekt eller behörighet.)   Välj projekt och/eller fas och sedan kan du ange antal timmar och arbetstyp, de timmar som föreslås hämtas från arbetskontraktet och antalet som föreslås justeras också automatiskt om du gör fler tidposter på 1 dag. Det finns ingen begränsning för hur många tidposter du kan skapa per dag. Klicka på Spara när du är klar. Notera att när tid rapporteras som 1.5 blir det 1h30min- och när tid rapporteras som 1:5 blir det 1h05min när man klickar på spara. Båda två går att använda men notera hur resultatet blir för att undvika fel i rapporteringen.  Klicka på split-pilen för att lägga till andra typer av poster som Frånvaro, Resekostnader & Utlägg eller Avgifter. Läs mer om att rapportera frånvaro här.   För smidigare tidsregistrering kan du använda funktionen Kopiera föregående dag för att importera tidposter från föregående dag eller till/från annat datum. Notera att även avgifter och resekostnader/utlägg importeras! Det går att redigera de importerade posterna i efterhand.  När du har sparat posten kan du hålla muspekaren över raden för att se tillgängliga åtgärder. Klicka en gång för att få möjlighet att redigera posten.   Lägg till post från aktiviteter Om du har en eller flera aktiviteter (att-göra, projektuppgifter eller kalenderposter) som är kopplad till ett visst datum kan du använda dessa för att snabbt registrera arbetstid. De aktiviteterna kommer att visas till höger i fliken Lägg till post från aktivitet  av tidrapporteringsvyn. Klicka på ikonen med en pil så kommer aktiviteten att läggas till som en post i tidrapporten med förifyllda uppgifter från aktiviteten, t.ex. projekt, fas och antal timmar. Uppgifterna kan ändras eller kompletteras om nödvändigt.    Följande exempel gäller veckovyn  Veckovyn är inte tillgänglig när systemadministratör har valt att verksamheten ska ange dagliga timmar med Start- och sluttid.    Byt till Veckovyn via en knapptryckning till höger. Här ser du en lista över de projekten du tidigare rapporterat tid på via dagvyn om det finns några poster i dagvyn. Välj annars den gröna knappen Lägg till arbetstid för att lägga till flera rader. Om du använder flera olika arbetstyper i samma projekt kan du ha 1 rad för varje. Fyll i antalet timmar per dag och stäng veckan när du är klar. Notera att i veckovyn kan du endast lägga till arbetstid och frånvaro, det är inte ett programfel utan tänkt att fungera som så för att vara så förenklad som möjligt.      Notera: Om företaget använder filexport från PM till Visma Lön så kontrollera att alla arbetstyper, frånvarotyper och aktivitetstyper i Visma PMs register har en kod angiven och att denna kod också finns upplagd i Visma Löns tidskodsregister för import. Vanligtvis är det endast avvikelser och resekostnader/utlägg som importeras, för timanställda kan även arbetstimmar importeras om tidkoderna sätts upp korrekt. Kontakta er återförsäljare för vidare hjälp och information om tidimport eller läs mer här! Inställningar Här finns ytterligare valmöjligheter gällande förslag i vecko- eller dagvyn för att underlätta tidrapporteringen. Öppna inställningarna (kugghjulet) och redigera vilka projekt och förslag på timmar som ska visas automatiskt. Förslag Med olika inställningar kan du välja att visa vilka rader som ska synas i veckovyn. Då behöver du inte välja projekt och fas från knappen Lägg till arbetstid. Så snart projektet eller fasen klarmarkeras i projektet försvinner de automatiskt ur veckovyn/dagvyn.  Förslag baseras på mina senaste registreringar Om du markerar detta alternativ visas poster för föregående dagar/veckor. Du kan definiera hur långt bakåt i tiden som förslagen ska hämtas från. Anger du t.ex. 2 veckor bakåt i tiden kommer vyn visa projekten som en förslagsrad och texten är grå. Projekt jag är allokerad på Om ni använder funktionen för resursallokering för att allokera tid på projektmedlemmar i respektive projekt visas de projekt som innehåller resursallokeringar för den aktuella personen i vyn.  - Föreslå arbetstimmar utifrån min resursallokering Markerar ni detta underalternativ visas även förslag på antal timmar i respektive projekt som ett utgångsläge för tidrapporten. Timmarna visas i kursiv stil mot ljusblå bakgrund för att kunna skilja dem från timmar som är manuellt registrerade. Mina favoritprojekt Om du markerar detta alternativ visas rader med de projekt/faser du har markerat som favoriter. Visa helger Genom att markera eller avmarkera detta alternativ visas helger i veckovyn. Observera att även om du har valt att inte visa helger i översikten, men har rapporterat tid på en lördag eller söndag kommer dessa timmar att summeras i veckototalen. Kopiera beskrivning från tidigare post I tidrapporten kan du lägga till en kommentar till den rapporterade tiden. Om du markerar detta alternativ kommer beskrivningen från föregående post att kopieras automatiskt till nästa post. 

Frånvaro kan registreras i PM aningen som Timmar eller som Kalenderpost.

Om du har version Premium eller Enterprise av Visma.net Project Management kan du använda funktionen Flextidssaldo för att beräkna användarnas flextid.   Vid Kugghjul > Inställningar > Frånvarotyper så lägger du in frånvarotyper som användarna sedan kan välja att rapportera in Frånvaro på i Tid & Utlägg.    När du skapar frånvarotypen kan du välja om frånvaron bibehålla flextiden eller inte genom att markera eller avmarkera rutan Bibehåll flextid. Bibehåll flextiden innebär att när rutan är markerad och frånvarotypen används vid registrering av frånvaro så bibehåller du innevarande flextiden. Se exempel:    Ej registrerad dag -8 timmar flextidssaldo Registrering av Semester 8 timmar ger +8 timmar i Flextidssaldo (Markerad som Bibehåller flextid) Registrering av VAB 8 timmar lämnar Flextidssaldo opåverkat (Ej markerad som Bibehåller flextid)     Bra att känna till:  * Du behöver inte skapa ett specifikt projekt för att registrera frånvaro i. Det är inte en obligatorisk uppgift att ange på frånvaro * För att utesluta enskilda användare från flextidsberäkning, öppna den berörda användarens användarprofil och gå till avsnittet för arbetskontrakt. Öppna de befintliga arbetskontraktet och markera kryssrutan Inget flextidssaldo. Överväg att skapa ett nytt kontrakt beroende på om du vill att ändringen ska gälla för hela den angivna perioden på de innevarande arbetskontraktet eller inte.  * Flextidssaldo måste aktiveras när du använder export av fil till Visma Lön, annars kan inte filen exporteras med korrekt formatering. (Visma Lön hanterar inte flex, flextidssaldo importeras alltså inte till Lön)