Användartips för Visma.net Project Management

Redigering av resursallokeringar kan spärras av tre olika faktorer.

Hur ska man hantera inställningar om man både använder flextidssaldo samt jobbar med övertid?

Så här behandlar du adresserna som betrodda.

Hur rapporterar jag halvdagar i Severa?  

Här får du tips på hur du kan följa upp lönsamheten i fastprisprojekt.

I menyvalet Tid & Utlägg kan organisationens användare rapportera arbetad tid i projekt och frånvaro samt diverse utlägg. Om behovet finns går det även att rapportera övertid, läs vidare för att lära dig hur man ställer in övergripande systeminställningar och användarspecifika inställningar för att kunna rapportera övertid!   Systeminställningar Börja med att navigera till Verktyg > Inställningar > Register över arbetstyper, resekostnader och produkter > Övertidstyper     Här kan du även läsa kort information om hur du smidigt kan använda övertidstyper för att kompensera arbete de anställda utför utöver ordinarie arbetstid.     Välj Lägg till övertidstyp och fyll i uppgifterna för övertidstypen. Klicka på Spara. Du kan lägga till så många typer som du behöver för att täcka företagets behov.    Dessa övertidstyper finns sedan tillgängliga i vyn Tid & Utlägg när användarna skapar en tidpost. Mer information längre ner.    Kom ihåg att om du använder filexport/import till Visma Lön så måste du också lägga upp en tidkod för detta i Visma Löns tidkodsregister. Använd samma kod i både PM och Visma Lön.    Användarinställningar För att användare ska ha tillgång till att registrera övertid måste detta anges i användarens arbetskontrakt.    Gå till Verktyg > Användarhantering > Välj användare och gå till avsnittet Arbetskontrakt.      Om användaren har ett pågående arbetskontrakt kan du välja att öppna det och markera Övertid tillåten. Tänk på att detta påverkar hela perioden som arbetskontraktet innefattar. Om ni inte önskar det så skapa ett nytt arbetskontrakt som ska gälla framåt och markera Övertid tilllåten.    Skapa tidpost med övertid. Först så ska den ordinarie arbetstiden läggas till om det finns någon sådan för dagen som användaren ska registrera.   Alltså om ordinarie arbetstid är 8 timmar per dag och användaren har arbetat 2 timmar utöver dessa en dag så ska användaren skapa 2 separata poster för detta. Det går inte att skapa en tidpost med 10 timmar för detta, systemet kommer då tolka alla 10 timmar som övertid.   Börja alltså med att skapa 1 post för ordinarie arbetstid om det finns någon sådan för innevarande dag. Skapa sedan en ytterligare tidpost för övertiden. Se exempel nedan.      På övertidsposten väljer du fortfarande en vanlig arbetstyp och sedan övertidstyp.    Notera att om du använder filexport/import till Visma Lön så kommer arbetstypen och dess kod som du väljer på övertidsposten att skrivas över i exportfilen med namn och kod från övertidstypen så att importen blir korrekt.       

Exempelrapport som visar förväntad och rapporterad tid per dag och medarbetare. 

Vill du använda attest av resposter innan vidarefakturering i projekt? (Gäller version Premium & Enterprise)   I Verktyg > Inställningar > Tid & Utlägg > Resräkningar går det att ställa in om resposter ska vara tillgängliga omedelbart för fakturering eller inte.    Markera om resekostnader måste godkännas eller inte innan de kan faktureras. Om du väljer att  Resekostnader måste godkännas innan de kan faktureras krävs det att den anställde skapar en reseräkning och får den godkänd av sin överordnade för att den ska bli fakturerbar i projektet den tillhör.      Alla resekostnader som rapporteras i fönstret Tid & Utlägg eller via en reseräkning visas även i det aktuella projektet under fliken Finanser. Resekostnader kan antingen vara fakturerbara, fakturerade eller ej fakturerbara.   Resposterna hamnar under fliken Ej fakturerbart fram tills att posten är godkänd om inställningen att godkänning krävs innan fakturering kan genomföras är vald.      (Vi är medvetna om att även när posten finns i fliken ej fakturerbart så står det klart för fakturering: omgående på posten. Därför att så snart posten är godkänd är den omgående klar för fakturering.)   Hur godkänner jag reseräkningar?  Om du har behörighet att godkänna reseräkningar går du till Rapporter > Rapportgenerator > Tid & Utlägg > Resor > Reseräkningar.   Här kan du anpassa filter och värden om det behövs, klicka på ett reseräkningsnummer för att öppna den. När du har granskat reseräkningen kan du antingen ändra status till Godänd eller Ej godkänd. Du kan också markera kryssrutorna till vänster om du vill behandla fler samtidigt.    För att en respost ska finnas tillgänglig i rapporten och kunna godkännas krävs det att det har skapats ett utkast av en reseräkning där resposten ingår. Det går att skapa reseräkningar retroaktivt om de anställde har glömt eller liknande. OBS: Så länge inte perioden är låst.    Om resekostnader fortfarande visas som ej fakturerbara i projektet och inte dyker upp på fakturan efter godkännande kan du kontrollera sektionen Ange priser på fliken Finanser i projektet och säkerställa att resekostnader är markerade som fakturerbara.   Notera: * Om du använder tjänsten Reseräkning kan du använda appen Visma Scanner för att bifoga kvitton till dina reseutlägg. * Vid integrationen till Visma Lön innebär detta att bara de utlägg och resekostnader som är kopplade till en godkänd reseräkning kommer med i lönefilen.  Resekostnader som rapporteras in och läggs i en reseräkning kommer inte med i lönefilen förrän den månad som reseräkningen godkänns i sin helhet.   

När en anställds arbetsförmåga är nedsatt och den inte arbetar heltid så som förväntat och angivet enligt arbetskontraktet i Visma.net Project Management måste detta rapporteras i modulen Tid & Utlägg korrekt. Särskilt viktigt är det när ni använder er av export av lönefil.    Deltidssjukfrånvaro hanteras på samma sätt som enligt följade artikel: Halvdagar och arbetstidsförkortning   Skapa en ny frånvarotyp i Kugghjul > Inställningar > Frånvarotyper döpt för att passa ändamålet t.ex. Sjukfrånvaro xx% eller Deltidssjukfrånvaro som markeras som Bibehåller. Den ska markeras som så för att flextidssaldo ska bli korrekt. Läs mer här:  Flextidssaldo påverkas av frånvaro   Den anställde rapporterar in sina arbetade timmar via standard arbetstyper och registrerar resterande tid av de förväntade dagliga timmarna på frånvarotypen angiven för deltidssjukskrivningen.  Det ska alltså inte skapas ett nytt arbetskontrakt med färre antal dagliga timmar.    När du använder export av fil till Visma Lön är det viktigt att ange rätt tidkod som på frånvarotypen i Kugghjul > Inställningar > Frånvarotyper och även lägga upp samma tidkod i Visma Lön kopplad till rätt löneart för sjukskrivningen.    Vidare instruktioner för filexport till Visma Lön

Hur går jag tillväga när jag registrerar ett utlägg som jag fått betalt i förskott? Vad är skillnaden mellan Ingen ersättning krävs och Förskottsbetalning? (Gäller Premium och Enterprise)   Gå till Tid & Utlägg och välj sedan Lägg till resekostnad och utlägg.     När du påbörjar registreringen av resekostnaden/utlägget ser du inte möjligheten att lägga till förskottsbetalning, det kommer först i nästa steg när du skapar reseräkningen. Förskottsbetalning ska inte förväxlas med kryssrutan Ingen ersättning krävs som du ser vid registrering av resekostnad/utlägg.      Notera: När/Om företaget använder sig av export av lönefil från PM till Visma Lön kan/ska rutan markeras när inget ersättning ska betalas ut. Informationen följer då med i filen och vid import till Visma Lön genereras inget saldo för utlägget.    Rutan kan användas om du som anställd t.ex. betalat ett utlägg med ett företagskort där företaget betalar räkningen. Om du känner dig osäker vid registrering av utlägg kontrollera med din administratör i första hand.     Fyll i uppgifterna i respektive ruta och koppla eventuellt kvitto. Klicka på spara.  Nu ser du en summering till höger - Resekostnader klara för hantering.      Klicka på Skapa reseräkning och en ny ruta öppnas. Här får du möjlighet att fylla i kolumnen Förskottsbetalning.    Lägg till beloppet och se att det blir avdraget från totalen.   Om fältet är gråmarkerat (alltså inte går att fylla i) så är det för att reseräkningen är placerad i en skrivskyddad status. Kolumnen påverkar ingenting utanför PM, alltså informationen tas inte med om du använder export av lönefil exempelvis.    Vill du lära dig mer om reseräkningar rekommenderar vi att du läser från sida 74 i handboken som du kan ladda ner direkt i Project Management genom att klicka på det blå Frågetecknet i det övre åtgärdsfältet > Användarhandbok.   

Varningarna skickas för att man inte ska missa sina deadlines. "Ofullständigt" betyder att det fortfarande ligger öppna...

App för enklare kvittohantering

Behöver du redigera en tidpost som skapats via stoppuret, t.ex start- eller sluttid?  Du hittar alla tidposter genererade via stoppur i vyn Tid & Utlägg.    Välj dag och öppna posten, du kan redigera vilket projekt som är kopplat, arbetstyp, övertid och start- och sluttid. 

Förenkla tidrapporteringen med hjälp av aktiviteter.

Använder du version Premium eller Enterprise av Project Management, alternativt har tilläggstjänsten Avancerad tidsuppföljning aktiverad, kan du använda flextidsberäkning för dina användare i vyn Tid & Utlägg.    Vi behov går det att nollställa flextidssaldo och samtidigt spara den tidigare flextiden retroaktivt för uppföljningsbehov för samtliga användare. Läs vidare för att lära dig mer!    Nollställa för alla användare För att nollställa alla användares flextid oavsett om de ligger på minus eller plus i flextid:  Navigera till Verktyg > Inställningar > Flextid  Välj sedan ett nytt datum i Ändra Startdatum för beräkning av flextid  Du kan välja dagens datum för att nollställa och påbörja beräkning från innevarande dag eller välj ett önskat datum från då du vill påbörja beräkningen.  Klicka sedan på Uppdatera beräkningen - om du inte klickar på uppdatera så kommer ingen förändring ske i programmet.    Flextiden visar sedan 0 timmar från vald dag och det tidigare saldot sparas om du navigerar bakåt i kalendern för alla användare.    Kom ihåg att eventuella manuella justeringar som genomförts på enskilda användare fortfarande kommer att påverka flextiden i deras vy Tid & Utlägg. Du hittar dessa vid Verktyg > Användarhantering > Välj användare och navigera till Flextid.   Nollställa för viss användare Vill du nollställa saldot för en eller vissa användare så görs det genom att lägga in en manuell justering på respektive användare från deras användarprofil.   Välj Verktyg > Användarhantering > Välj användare och navigera till Flextid. Lägg till en manuell justering med samma värde som saldot (skriv + eller - framför beroende på om de ska öka eller minska). Spara justeringen så genomförs den direkt, du kan även redigera tidigare justeringar vid behov.    Vill du avsluta beräkningen av flextidssaldo helt och hållet så gå till Inställningar > Flextid och radera endast datumet som finns i Startdatum för beräkning av flextid.    Är du intresserad av tillvalet Avancerad tidsuppföljning? Ta kontakt med din återförsäljare så berättar de mer! Du hittar alla våra partners här: https://www.visma.se/affarssystem-i-molnet/hitta-partner-se/?d2=visma.net-project-management           

Saknar en eller flera av era användare vissa helgdagar i Project Management vyn Tid och Utlägg? I denna artikel får du hjälp med hur du kontrollerar individuella- och företagets övergripande inställningar för helgdagar.    Vilka helgdagar som inkluderas vid menyvalet Tid & Utlägg baseras på det land som är valt i användarens kontaktuppgifter. Du hittar kontaktuppgifterna genom att gå till Kugghjul - Användarhantering - Välj berörd användare - i fliken Personuppgifter hittar du Kontaktuppgifter. Användaren nedan berörs alltså av Sveriges helgdagar som kan definieras manuellt i systeminställningarna.      Företagets övergripande inställningar för helgdagar kontrolleras vid Kugghjul - Inställningar, uppe till vänster i inställningsmenyn kan du söka efter menyvalet Helgdagar eller så scrollar du i listan över inställningar fram tills du når valet. (Tid & Utlägg - Flextid - Helgdagar)   När du kommit fram till rätt vy ser du till en lista över alla befintliga och inaktiverade helgdagar baserat på det land och år som du väljer till höger.    

Det finns två olika vyer man kan välja mellan att arbeta i vid menyvalet Tid & Utlägg. Dagvy eller Veckovy.   Beroende på vilken vy användaren som ska registrera tid och utlägg väljer att arbeta i så finns det också olika alternativ under knappen för "fler alternativ" till höger om Lägg till arbetstid.    Väljer användaren Veckovyn går det endast att lägga till Arbetstimmar och Frånvaro      Väljer användaren Dagvyn kan de även lägga till Utlägg, Resekostnader och Avgifter.    Det är inte ett programfel eller något som inte stämmer i användarens behörighetsprofil om de inte kan lägga till utlägg, resekostnader och avgifter i veckovyn utan det är tänkt att fungera så.    Vi vill till sist tipsa om att användarna kan ladda ner appen Project Management/Severa från Appstore eller Google Play för att smidigt registrera tidposter, utlägg och reseräkningar i projekt via sina mobiler eller annan enhet.   

Fråga Hur gör jag för att lägga upp anställda som jobbar deltid och få flextiden rätt?  Svar Om den anställde t.ex. arbetar 75% varje dag kan man ändra anställningskontraktet till 6hr/dag.  När personen tidrapporterar sina 6h/dag kommer flextidsberäkningen jämföras med den förväntade arbetstiden om 6 h/dag.    Om personen arbetar 75% men t.ex. fördelat om 7,5h mån-tor och ledig fredagar finns det två alternativ:  Ange 6h/dag i arbetskontraktet enligt ovan. På detta sätt kommer flextiden att bli korrekt i slutet av arbetsveckan, men inte stämma dag för dag.  Ange 8h/dag i arbetskontraktet och när den anställde tidrapporterar fyller han/hon ut tidrapporten med en frånvaroaktivitet 0,5h mån-tor och 8h på fredag. Då blir flextidsberäkningen korrekt både dagligen och på veckobasis.  

Se på inspelningen från vårt webinar den 26 maj. 

Enkelt sätt att skapa heldagsaktivitet.