Användartips för Visma.net Project Management

Vad är skillnaden mellan Produkter och Arvoden?

Så skriver du enkelt ut flera fakturor på en gång.

Via hjälpfönstret i applikationen kan du nu komma direkt till den nedladdningsbara Användarhandboken för Visma.net Project Management.

För att utöka era möjligheter att följa upp verksamheten utifrån de begrepp och nyckeltal som är viktiga i er verksamhet kan ni skapa egna nyckeltal i Visma.net Project Management. Dessa kan sedan användas i rapporter och översikter.    Om du har versionen Premium eller Enterprise kan du skapa egna nyckeltal från menyn Verktyg > Inställningar > Nyckeltal (KPI:er) > Skapa KPIer    Nyckeltalen delas in i tre områden: Projekt-KPI: Nyckeltal som visas i projektrapporter och projektöversikten Faktura-KPI: Nyckeltal som visas i faktura och fakturarapporter Användar-KPI - Nyckeltal som visas i tid- och användarrapporter Klicka på knappen Lägg till nyckeltal överst i vyn och välj vilken typ du vill skapa.  Ange ett namn för nyckeltalet och klicka i fältet Formel för att börja bygga upp nyckeltalet, om du har skapat några Anpassade fält för projekt har du möjlighet att inkludera dessa i formeln om du väljer Projekt-KPI. Läs mer om Anpassade fält.   Fältet Enhet kan lämnas tomt eller ange den enhet som ska visas i rapporter.     Efter att du har valt innehåll klickar du på pennan för att göra ytterligare urval för vad som ska inkluderas i formeln, t.ex. vilka källor som ska räknas med i begreppet Fakturering.     I avsnittet Användning av KPI kan du även välja vilka KPIer om ska vara synliga i de olika översikterna för att snabbt kunna få en överblick.    Har du skapat egna KPIer av typen Projekt-KPI kan du även välja att visa dessa i fliken Finanser på projektet. Klicka på Välj värden och lägg till önskade värden, dessa är sedan direkt tillgängliga.        När du skapar en rapport kan du välja att lägga till dina egendefinierade KPIer från Värden under sektionen Anpassade KPIs i listan över möjliga rapportvärden.  

Så här kan du uppdatera flera projektspecifika prislistor på samma gång.

I perioder när många medarbetare kanske blir sjuka eller frånvarande av andra orsaker och många sitter utspridda på hemmakontor är det viktigt att få en bra överblick över projekt, resurser, projektuppgifter och tidrapportering. Nedan ger vi några tips om hur du kan använda resursallokeringen och aktivitetshanteringen i Project Management för att få bättre överblick över dina tillgängliga resurser.   Resursallokering I resursallokeringen får du en överblick över vilka medarbetare som är tillgängliga och vilka som är frånvarande den närmaste tiden. Detta förutsätter att de anställda markerar frånvaro i systemet med hjälp av frånvarotyper. (Behöver du lägga till nya frånvarotyper, hittar du dessa inställningar under Verktyg > Inställningar > Register över arbetstyper, resekostnader och produkter > Frånvarotyper)   Kalender och projektuppgifter Alla anställda bör uppdatera sin kalender löpande. Om ni använder Office 365, Exchange eller Google calendar kan dessa kalendrar integreras med Project Management. På det sättet får man en god översikt i Project Management över både medarbetarnas resursallokeringar och mer detaljerade uppgifter i kalendern. I kalendervyn kan den anställde se både sin resursallokering, kalenderaktiviteter och aktiviteter.   Samarbete och projektuppgifter När man behöver planera om uppgifter underlättar det att få en överblick över de uppgifter som till exempel ska utföras i ett projekt och snabbt kunna fördela om ansvar till andra projektmedlemmar. På fliken Samarbete visas alla projektuppgifter. Här kan man planera och tilldela olika projektuppgifter till olika medarbetare. Det går också att flytta dem till en ny status genom att dra-och-släppa dem till relevant statuskolumn.

Med hjälp av Historik-knappen kan du enkelt komma tillbaka till projekt, fakturering, kundkort som du jobbade på innan.

Redigering av resursallokeringar kan spärras av tre olika faktorer.

Hur ska man hantera inställningar om man både använder flextidssaldo samt jobbar med övertid?

Miljö med flera valutor finns tillgängligt i version Enterprise av Project Management. Vi har stöd för över 160 olika valutor och du aktiverar tillägget vid Verktyg > Uppgraderingar > Egenskaper.  För mer information om tillägget klicka här. Läs hela dokumentet INNAN aktivering.    När tillägget är aktiverat kan du skapa prislistor, offerter och fakturor i annan valuta än företagets basvaluta. Innan du kan göra det måste du dock lägga till önskade valutor och deras kurs manuellt i Verktyg > Inställningar > Organisation > Valutor. När du skapat valutan och eventuell prislista i Inställningar så är du redo att använda funktionen och det är viktigt att du känner till följande.   Vid tillfället då du skapar försäljningsprojekt/projekt med annan valuta än SEK kommer du se och eventuellt reagera på att inte all finansiell information i försäljningsprojekt/projekt visas i den valuta du valde. En del visas i företagets basvaluta och en del i försäljningsprojektets/projektets valda valuta. Det är inte ett programfel utan tänkt att fungera så.    Kostnader och avgifter i ett projekt med annan valuta än SEK som är kopplade mot en prislista/produkt visas i valutan som valts i projektet medan alla andra beräkningar i system görs i företagets basvaluta.    Demobolaget nedan har valt SEK som basvaluta och lagt till EUR som valuta.  I nedan exempel visas Försäljningsprojektets förväntade försäljningsvärde i SEK men om du skapar en Offert så visas summeringen i EUR. Samma regel gäller för Projekt och Fakturor.      Om du går vidare in på fliken Finanser > Avgifter och övriga kostnader ser du även här att valutan är blandad - Enhetskostnaden visas i SEK medan Enhetspriset visas i EUR. Därför att dessa priser är oftast avtalade på förhand mellan dig och din kund och ska faktureras i överenskommen valuta medan de interna beräkningarna fortsatt ska ske i basvalutan.     

Hur skapar jag en kreditfaktura i Project Management och hur gör jag om jag av misstag krediterat en faktura? I denna artikel får du hjälp att kreditera fakturor och hur du gör för att fakturera krediterade poster på nytt.    Om du behöver kreditera en faktura går du till Fakturering - Fakturor - välj Faktura och klicka på Fler åtgärder och sedan alternativet Kreditera. Om valet Kreditera inte finns under fler åtgärder kontrollera att fakturan är placerad i en fakturastatus som i Inställningar > Fakturering > Fakturastatus är markerad i rutan Skickad.      Efter att du valt kreditera får du välja mellan två alternativ: ● Skapa endast kredit - krediterar originalfakturan och markerar de ingående posterna som ej fakturerbara så att de inte blir fakturerbara i en ny faktura ● Skapa kredit och nytt fakturautkast - krediterar originalfakturan och skapar ett nytt fakturautkast med posterna från originalfakturan så att du kan justera det som var fel och skicka en ny faktura   Tips! Om du väljer Skapa kredit och nytt fakturautkast och sedan direkt väljer Fler åtgärder - Ta bort på det nya utkastet finns tidposterna omedelbart tillgängliga som fakturerbara poster i projektet för fakturering vid ett senare tillfälle eller annan hantering.      Om du av misstag väljer Skapa endast kredit och vill fakturera posterna på nytt går du till Fakturering - Skapa fakturor - Skapa från grunden. Välj samma kund och projekt och fäll ut fliken Ofakturerade poster - markera Visa ej fakturerbara poster och håll muspekaren över posten du vill fakturera och bocka i rutan till vänster. Markera alla poster som du vill fakturera igen och välj "Fakturera nu" högst upp så läggs raden till på fakturan. Du kan också genomföra denna åtgärden genom att gå in direkt i projektet som du vill fakturera igen och klicka på Skapa faktura uppe till höger (även om den visar 0 i belopp). Följ sedan stegen ovan när du fått upp ett nytt utkast.      I dagsläget kan du inte skapa en delkreditering av faktura. Hela fakturan måste krediteras och justeringar görs på det nya fakturautkastet. Du kan inte heller skapa fristående kreditfakturor via Skapa från grunden eftersom kreditfakturor i Project Management måste ha en hänförlig debetfaktura. (Det går att skapa negativa debetfakturor men detta klassas inte som en kreditfaktura)   Vid somliga tillfällen så kanske du och din kund istället har kommit överens om att inte kreditera en utstående faktura utan istället dra av det på nästkommande faktura.  Du skapar avdraget på nästkommande faktura genom att placera ett minustecken framför Antal.     Vid integration mot t.ex. Visma.net ERP så måste totalbeloppet vara positivt i slutändan - det går inte att föra över en debetfaktura med negativt belopp, synkroniseringen av en sådan faktura kommer att misslyckas. 

  Nedan kan du läsa om vid vilka tillfällen du kan radera en faktura i Project Management och hur du går tillväga för att göra det.    Navigera fram till fakturan antingen genom att söka uppe till vänster i sökfältet på fakturan eller gå till Projektet som fakturan tillhör och välj fliken Finanser alternativt gå till Fakturering och öppna fakturan därifrån. Det går alltså att genomföra denna åtgärd vid flera olika programdelar.    Öppna fakturan och klicka på Fler åtgärder. Här kan du radera en faktura.    Denna åtgärd är endast tillgänglig om: Fakturan saknar fakturanummer (t.ex. är i status Utkast) Fakturan är den senaste fakturan i din fakturanummerserie. Då raderas fakturan och numret frigörs till att användas igen. Observera att det inte går att ta bort kreditfakturor. 

Så här behandlar du adresserna som betrodda.

Några tips om hur du kan följa upp värdet av registrerad tid i fastprisprojekt.

Här får du tips på hur du kan följa upp lönsamheten i fastprisprojekt.

Jag vill redan nu lägga in timpriser som ska börja gälla den 1/12. Hur gör jag?

  För att frigöra en användarlicens, följ guiden nedan.    Navigera till Verktyg > Användarhantering I listan över användare ser du endast aktiva användare, alla dessa nyttjar en användarlicens.  Klicka på den användare du önskar att inaktivera.  När du öppnat användaren profil ser du Inaktivera användaren uppe till höger.  Du får nu välja om du vill behålla eller ta bor licensen. Ska du lägga till en ny användare inom kort är det enklast att välja behåll. Företagets administratör kan alltid redigera antalet användarlicenser vid behov, läs mer här.     Därefter kan man lägga upp en ny användare eller aktivera en inaktiverad. Detta påverkar inte antalet licenser som ni betalar för.   OBS! Detta förutsätter först och främst att din inloggning är administratör med korrekt behörogheter. Man kan inte inaktivera sitt eget konto. Man kan inte inaktivera en användare som är definierad som Chef för organisationen innan man tillsatt någon annan. 

Exempelrapport som visar förväntad och rapporterad tid per dag och medarbetare. 

Visma.net Project Management har möjlighet att hantera flera olika momssatser på organisationsnivå och dessa defineras i Verktyg > Inställningar > Organisation > Momssatser     För att lägga till nya momssatser klickar du på Lägg till skattesats.  Fyll i procentsatsen, kod är inte obligatoriskt, välj om den ska vara standard eller inte och klicka på Spara.  Momssatsen är tillgänglig att använda direkt.    Det måste alltid finnas 1 standard momssats i systemet.  Alla momssatser förutom standard momssatsen kan raderas.  Håll muspekaren över momssatsen du vill redigera för att se tillgängliga åtgärder till höger om raden. Dessa momssatser används sedan för poster som ska faktureras eller endast inkluderas i projekt.    Det går även att ställa in faktureringsmoms på kundnivå om momssatsen inte ska ärvas från bolagets inställningar.      Inställningen på kundnivå överstyr organisationens inställningar.