Informasjonsskriv 10

[#1]

Hei!

Da forutsetter vi at dere har sett gjennom tidligere utsendte informasjonsskriv.

Vi har nå fokus på…

Sjekkliste før foresatte starter å sende inn søknad via søknadsportalen

Sjekkliste før oppstart er justert og det som er svært viktig å gjøre endringer på før 01.01.2019 er markert med rødt. Dette ansvaret er knyttet til KommuneAdmin. Dersom  Priser, Kriterier og Plasstilbud ikke blir ajourført i henhold til kommunens vedtekter vil det bli feilsituasjoner knyttet til innkomne søknader.

Nedenfor finner dere en lenke til et spørreskjema som vi ønsker at dere besvarer. Dette vil gi oss i Visma en oversikt over status hos den enkelte og eventuelt hvor det kan være behov for bistand fra oss. Om du allerede nå vet om behov for slik bistand, fyll ut og send inn skjemaet så raskt som mulig. https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdSayeHT3sRDliX57Tp5xxRo9ruwz6M_GYRgf3yYwVkRpJ6ew/viewform

Kontantstøtterapportering

Vil bli klar i løpet av første halvdel av januar (se forøvrig lenger nede under ‘Ofte stilte spørsmål og svar’).

Support fra 01.01.2019

Fra nyttår kan dere ta kontakt med support direkte via telefon. Nummer til support er: 03468

Når stemmen sier "Tast inn nummer til din kø", taster du inn 29.

Man kan også gå via menyen (2-Fagsystemer - 2-Oppvekst - 1-Barnehage)

Husk imidlertid på at det nå er viktig å bygge kompetanse om løsningen lokalt hos hver kommune, og i den grad det er mulig ber vi om at det er KommuneAdmin som tar direkte med support dersom spørsmål/utfordringer ikke løses lokalt.

Søknadsmodulen/foresattportal

Denne modulen er nå blitt tilgjengeliggjort for innlogging. Deres foresatte kan koble seg til denne via følgende link: https://barnehage.visma.no/kommunenavn

Vi har laget en egen dokumentasjon som kommunen kan benytte som grunnlag for informasjon til foresatte. Velg fil og last ned som Word-dokument hvis dere vil ta utgangspunkt i informasjonen i dokumentet:

https://docs.google.com/document/d/1GJRFPOLiFe8RsH5f_3JvQn2xa38aQy7typOgtASuB5U/edit

Som test på at foresatteportalen fungerer, kan dere selv logge inn og forsøke å legge inn informasjon i søknaden.

NB! Det vil ikke være mulig for foresatte å sende inn søknad før 01.01.2019. Det gis et varsel om dette dersom foresatte forsøker å sende inn søknad før denne datoen.

Vår anbefaling knyttet til dette er at kommunen legger ut en oppdatert informasjon der foresatte vanligvis finner søknadsportalen, og at denne informasjonen beskriver overgang til ny barnehageløsning osv. Se også lenger nede under punktet ‘Opptak’.

FAKTURERING

Vi mottar mange spørsmål vedrørende fakturering. Imidlertid er ikke modulen for fakturering 100% klar i løsningen, og det er dermed vanskelig å gi helt klare svar. Modulen jobbes med, og parallelt utarbeides informasjon til dere. Som for de modulene dere har håndtert frem til nå: Et temahefte med detaljerte beskrivelser av innhold og funksjoner som har med fakturering å gjøre samt en tilhørende video. Vi anbefaler derfor at dere pr. nå legger inn det dere har mulighet for under administrasjon/fakturering. Dersom dere har spørsmål vedrørende fakturering ber vi dere avvente disse til modulen er på plass. Mange av de spørsmålene som stilles nå, vil dere få svar på når dere ser fakturamodulen, instruksjonsvideoen, og ved å lese temaheftet.

Ofte stilte spørsmål og svar til VFB

Vi mottar en del spørsmål til flyt.barnehage@visma.com og Community om dagen. Noen spørsmål stilles oftere enn andre, og vi har i denne QA’en samlet spørsmål og svar som vi tenker kan være nyttige for flere, og som vi ser er gjentakende.

Vi ber om at dere, når dere sender spørsmål inn til oss og/eller melder feil:

• Ved spørsmål: Legg ved skjermbilde, og gi en beskrivelse av hva som er problemstillingen.
• Ved melding om feil: Legg ved skjermbilde, IP-adresse, dato og klokkeslett, samt beskrivelse av feilen.

DIVERSE

Jeg sitter og legger inn informasjon i VFB og opplever å bli "kastet" ut av programmet titt og ofte. Det skjer etter noen minutter passivitet og av og til midt under arbeidet. Flere som opplever dette? Kan dette gjøres noe med?

SVAR: Slik skal det ikke være. Vær imidlertid oppmerksom på at dersom du samtidig med å være innlogget (via ID-porten) i VFB også er logget inn et annet sted, kan dette medføre at du opplever å bli kastet ut av løsningen. Er du pålogget f.eks Min helse eller skatteetaten og logger ut derfra, vil du og bli logget ut fra Visma Flyt Barnehage.

Har vi tilgang til VOB lenge etter vi er gått over til VFB?

SVAR: VOB vil ligge som oppslagsverk. Det er lokal IKT hos dere som tar beslutning om når VOB blir tatt ned.

INTEGRASJONER

Vi forsøker å registrere nye barn inn i VFB, men får melding om ‘Ugyldig fødselsnummer’ eller lignende melding. Hva kan være galt ?

SVAR: "Viser til Infoskriv nr. 9 hvor dette spørsmålet ble tatt opp. Følgende svar ble gitt: Vi har akkurat sjekket dette for en kunde, og det viste seg da at tilgangen var blitt sperret på grunn av feil brukerID og feil passord. Gå inn i grunndataene for VFB og legg inn korrekt brukerID og tilhørende passord du fikk oppgitt ved bestilling av Direkteoppslag i VFB. Dersom det deretter fremdeles ikke virker, kan spørringen ha blitt ‘låst’ av leverandøren.Ta da kontakt med onlineservice@evry.com og be om at de aktiverer tilgangen igjen for deres kommune i VFB.

Når vil integrasjon mot kommunens arkivløsning være på plass?

SVAR: Det er tidligere distribuert informasjon om at integrasjon mot kommunens arkivløsning ikke vil være klar før i løpet av Q2-2019. Inntil overføring av data fra VFB til kommunens arkivløsningen skjer, vil alle arkivverdige data lagres i Visma Flyt Barnehage.

Imidlertid er det viktig at dere allerede nå planlegger et skarpt skille i arkivet ved overgang til ny barnehageløsning.

Fil fra folkeregister kontra direkte oppslag. Hvordan vil dette se ut?

SVAR: Visma Flyt Skole har import av folkeregisteropplysninger via fil. Da vaskes data i forbindelse med import av fila som skjer fire ganger i året.

VFB har kun direkte oppslag mot folkeregisteret og vil hente inn data i forbindelse med registrering av nye barn i løsningen (av KommuneAdmin eller BarnehageAdmin).

OPPTAK

Hvordan kan vi på best mulig måte håndtere ventelisten vi har i dagens løsning?

SVAR: Ventelisten må håndteres manuelt frem til januar 2019.

På det tidspunktet vil det være en ‘åpning’ i ventelistebildet som gjør det mulig å enkelt kunne registrere disse forekomstene direkte inn i ventelisten.

Samtidig kan man informere på søknadssiden i dagens løsning om at kommunene er i ferd med å bytte løsning og at den vil bli åpnet senest 02.01.2019 for nye søknader. Det kan kanskje avhjelpe slik at ventelisten ikke øker i omfang.

Vi har i dag et søknadsskjema som ligger ute på kommunens hjemmeside hvor publikum kan søke om barnehageplass for 2019. Hvordan bør vi håndtere dette?

SVAR: Vår anbefaling er at dere setter opp en informasjonsside istedet som informerer publikum om at ny løsning for barnehagene er under etablering og at nytt søknadsskjema vil finnes her etter 01.01.2019

FORESATTPORTAL

Er det mulig etter hvert å få inn forskjellige samtykke skjema, slik det er i Flyt skole?

SVAR: Samtykker vil komme med appene Min barnehage august 2019. Det vil da være sikker elektronisk samtykkeerklæring, for eksempel foto, video, bading, internett, skyss, medisinering, også med utgangspunkt i kommunens samtykkemaler.

Hva vil ligge av innhold og funksjoner  i foresattportalen?

SVAR: I foresattportalen kan foresatte søke om ny plass, endring eller overføring

motta og registrere svar på søknad, og man kan laste opp dokumenter og vedlegg. Etterhvert vil det og bli mulig å si opp plass, gi samtykker, søke om redusert betaling og gratis kjernetid. Det vil og bli mulig å lese kommunens vedtekter og retningslinjer for barnehagene.

TILGANGSSTYRING

Er det slik at de ansatte innenfor administrasjon og barnehage som ble opplyst på regnearket og sendt via file hub til dere, nå har de tilgangene som er korrekt?

SVAR: Tilgangsrollene som er tildelt skal være korrekte og tilganger som er gitt skal være i tråd med de opplysninger dere har gitt oss. Vi anbefaler likevel å gå inn på ansatte/detaljer/stilling for den enkelte, og sjekke hvilke tilgangsrolle den enkelte har og kontrollere at dette er riktig.

BARN

Hvordan kan vi legge inn oppstartdato tilbake i tid?

SVAR: Slik VFB er lagt opp i dag må følgende gjøres:

Ved innlegging av første opphold kan startdato settes tilbake i tid.

Hvis det allerede ligger et opphold på barnet, så kan ikke dette oppholdet settes tilbake i tid. Det som da må gjøres er:

Marker oppholdet som allerede ligger inne. Gå inn og rediger oppholdet ved å trykke på blyanten. Legg tildato til samme dato som start/fra-dato. Legg faktureringstildato til dagen etter faktureringsfradato. Trykk Lagre.

Legg så inn nytt opphold i samme barnehage med samme opphold. Her går det å legge oppstartsdato tilbake i tid.

Barnehager godkjennes for antall plasser i forhold til areal. Barn over 3 år 4 kvm og barn under 3 år 5,3 kvm. Visma teller småbarn som to. Dette er praktisk i fht bemanningsnorm og pedagognorm, men dette blir klønete i forhold til opptak.

SVAR: Vi vet at barnehager blir godkjent i forhold til areal, så det mest riktige er nok at antall plasser pr barnehage/ledig kapasitet hadde vært regnet ut i forhold til areal. Vi kan ikke love at dette vil bli gjort noe med umiddelbart, men dette er en av de tingene som vi vil jobbe videre med å videreutvikle og finne gode løsninger for.

Private og kommunale styrere bruker å sitte sammen og fordele barn ved opptaket i mars. Hvordan kan vi samhandle om dette i det nye programmet?

SVAR: Vi tenker at dere fortsatt bør sitte sammen og gjøre det endelige opptaket. Med de funksjonene som ligger i VFB er det naturlig å tenke at den enkelte styrer behandler "sin" venteliste, prøvetildeler plasser, for så å sitte sammen med de andre styrerne og KommuneAdmin, og sjekke at prøvetildelingen ser OK ut og gjøre nødvendige skjønnsmessige vurderinger før man gjør den endelige tildelingen.

Deltidsplasser; hvordan vet vi hvilke dager som er ledige når en bhg for eksempel har gitt ut en tredagers plass?

SVAR: Det vet dere foreløpig ikke. Dette er meldt inn til produktutvikling, som en funksjon som må på plass i løsningen.

Ser foresatt status for søknaden, slik at de til enhver tid vet hvor i prosessen søknaden befinner seg?

SVAR: I Foresattportalen kan foreldrene selv følge med på status på søknader eller lignende som krever saksbehandling. De vil i tillegg varsles ved endringer, f.eks. om det er nødvendig med ytterligere dokumentasjon eller når søknaden er ferdigbehandlet, basert på hvilke varslingsinnstillinger de foresatte har satt i sin digitale postkasse. Det er derimot ikke mulig å endre disse varslingsinnstillingene direkte i Foresattportalen.

Hva gjør vi med barn som ligger inne med feil adresse?

SVAR: Løsningen har integrasjon mot folkeregisteret, og adresser hentes derfra automatisk. Imidlertid vil det finnes noen feil etter filimport. Dette må rettes opp manuelt, men dette er en oppgave du kun gjør en gang.

Er det mulig å legge inn hvilken avd. barnet går på?

SVAR: Det er foreløpig ikke mulig å organisere barn på avdeling. Dette ligger i utviklingsplanen, og vil komme på plass iløpet av perioden april-juni 2019

Hvordan håndteres barn med hemmelig adresse i løsningen?

SVAR: Inne i VFB er det nå mulig å huke av for ‘hemmelig adresse’. Adressen til slike barn vil ikke bli oppdatert fra Folkeregisteret.

For slike barn, kategori 6 og 7, er det normalt tett samarbeid mellom kommunen, barnevern og politiet. Skal man være 100% sikker på at man ikke ønsker sporing av oppholdsadresse for slike barn (i og med at også App blir lansert), betyr det i praksis at de ikke bør registreres i VFB, men håndteres utenfor.

Hvorfor får vi ikke endret oppstartsdato og faktureringsdato?

SVAR: Oppstartsdato genereres fra tilbudsbrev når barnet tildeles plass, og kan dermed ikke endres på dette stedet i løsningen. Det er når barnet eventuelt tilbys en ny plass/endring av plasstype at dato for oppstart settes, og denne datoen vil ligge synlig og låst i bildevisningen.

Faktureringsdato kan foreløpig ikke endres, da løsningen for fakturering ikke er helt klar.

Er det mulig å bruke DUF-nummer for foresatte uten personnummer?

SVAR: Visma Flyt Barnehage vil håndtere både D-nummer og DUF-nummer i tillegg til fødselsnummer. Dessverre vil ikke den rutinen/programmet være klart til 01.01.2019. Disse forekomstene må man håndtere manuelt inntil disse kan registreres i Visma Flyt Barnehage.

BARNEHAGE

Hvordan kan jeg slette plasstype på den enkelte barnehage?

SVAR: For å “slette” en plasstype, må du sette sluttdato. Dette har med historikk å gjøre, at det kan være nyttig å kunne se tilbake, for å se hvilke type tilbud barnehagen har hatt tidligere, men vi jobber med en bedre løsning for dette.

Hvordan få plasstyper som deaktivert, aktivert igjen?

SVAR:  Dersom du ønsker å aktivere plasstyper som er deaktivert, må du legge inn plasstypen på nytt. Dette for å kunne ha oversikt over historikk i plasstyper i den enkelte barnehage.

Når vi går inn under innstillinger på den enkelte barnehage, finner vi en rubrikk som heter antall plasser.Tallet i denne ser ut til å være hentet fra barnehagefakta.no, men her heter dette antall barn. Er det meningen at barnehagene skal endre dette tallet slik at barn under 3 år skal utgjøre 2 plasser?

SVAR: Tallet er hentet fra barnehagefakta.no, der det opereres med antall barn. I de aller fleste tilfeller vil jo ikke dette tallet stemme med hva barnehagen har av kapasitet ifht antall plasser. Det vil ikke importeres data direkte fra barnehagefakta.no flere ganger inn i Visma Flyt Barnehage. Vi anbefaler derfor at dere går inn å endrer dette tallet til det mest korrekte antall plasser for den enkelte barnehage.

ANSATTE

Hvorfor ligger ikke alle ansatte i barnehagene inne i løsningen?

SVAR: Integrasjon mot HRM vil ikke skje før til våren. Dette betyr at øvrige ansatte ikke importeres inn før da. Vi har i denne omgang kun bedt om eksportfiler for ansatte KommuneAdmin og barnehageadmin (Styrere). Det er disse som i første omgang vil ha behov for tilgang i løsningen. Dersom dere har behov for å legge til andre ansatte før integrasjonen mot HRM, kan dere velge dette under legg til ansatt.

RAPPORTERING

Hvordan kan jeg lage rapporter i VFB?

SVAR: Pr. nå er det ikke mulig å lage rapporter. I første omgang er det planlagt å legge inn muligheter for å kjøre ut rapporter på venteliste. Deretter vil det i løpet av andre kvartal 2019 komme på plass muligheter for å hente ut rapporter på opphold, tildeling, søskenmoderasjon, tellelister/evakueringslister m.m. Systemet skal være fleksibelt og enkelt i forhold til å redigere eksisterende og opprette egendefinerte rapporter.

Vil det være mulig å gjennomføre kontantstøtterapportering fra 01.01.19? - Vil det si at vi i starten av januar kan gjøre kontantstøtterapporteringen, selv om vi hadde annet fagsystem i desember? Du sier også at vi kan gjøre det elektronisk, er NAV klar til å ta i mot elektronisk nå?

SVAR: Kontantstøtterapporteringen vil nok ikke være på plass helt i starten av januar, men så fort det lar seg gjøre. Vi er i løpende kontakt med NAV for å få dette på plass. Når kontaktstøtterapporteringen er på plass, vil det være mulig å kontantstøtterapportere for januar i og med at alle oppholdene ligger inne f.o.m. 01.01.19.

Har dere noen spørsmål til dette eller andre ting dere lurer på, så ta kontakt med oss på flyt.barnehage@visma.com

Mvh

Team Flyt Barnehage