Fordeling av omkostninger på avdelinger

[#1]

I Mamut har du mulighet til å fordele dine omkostninger på avdelinger. Du kan knytte kontakter, prosjekter og bilag m.m. til en avdeling. Det kan hjelpe for å lettere kunne analysere og fordele de faste omkostninger. Man bør kun opprette et par viktige avdelinger, ellers kan man risikere at regnskapet blir for uoversiktlig.

Avdelinger og MAMUT 
Først skal du opprette avdelingene.
Slik går du frem:

1. Gå til Vis – Innstillinger – Firma.
2. Klikk på Standardinnstillinger,velg Avdelinger og deretter Rediger.

Avdelinger og prosjekter
Etter å ha opprettet virksomhetens avdelinger er det mulig å knytte prosjekter til dem.
Slik går du frem:

1. Gå til Vis – Prosjekt – Prosjektregister eller Nytt prosjekt.
2. Velg den aktuelle avdeling i listen til høyre for Avdeling.

Avdelinger og fakturering
Fakturaer kan knyttes til avdelinger med tanke på å kunne analysere salg, omkostninger og fortjeneste.
Slik går du frem:

1. Gå inn i ordremodulen ved å gå til Vis - Tilbud/Ordre/Faktura - Ordreregistrering.
2. Klikk på Ny for å opprette en ny ordre og velg deretter fanekortet Diverse.
3. Velg den aktuelle avdeling i listen til høyre for Avdeling.

Avdelinger og kontakter
Kunder og kontakter kan tilknyttes avdelinger for å fordele klientene i grupper, avhengig av organisasjonsstruktur- og krav.
Slik går du frem:

1. Gå til Vis - kontakt - Kontaktoppfølging.
2. Velg fanekortet Annen info.
3. Den aktuelle avdeling kan velges i listen til høyre for Avdeling.

Avdelinger og ansatte
Ansatte kan selvfølgelig også knyttes til avdelinger.
Slik går du frem:

1. Gå til Vis – Lønn - Personalregister.
2. Fyll ut alle relevante data.
3. Aktuell avdeling kan velges i listen til høyre for Avdeling.

Avdelinger og bilagsregistrering
Du kan registrere bilag knyttet til avdeling i bilagsregistreringen.
Første steg er å få vist kolonnen for avdeling i bilagsregistreringen.
Slik går du frem:

1. Gå til Vis – Innstillinger – Bruker. 
2. Velg fanekortet Innstillinger per modul og klikk på Bilagsregistrering.
3. Huk av for Avdeling under Vis kolonne.
   Kolonnen for avdeling vil nå vises ved føring av bilag i bilagsregistreringen.

Avdelinger og rapporter
Rapportfunksjonen kan benyttes for å skape oversikt over avdelingsspesifikke omkostninger og fortjenester i virksomheten. De fleste avdelingsrapporter finnes under Regnskap i Rapporter, men det finnes også aktuelle rapporter under Ordre/Faktura.
Slik finner du dem:

1. Gå til Fil – Skriv ut...
2. Klikk på Regnskap eller Ordre/Faktura i listen til venstre og velg ønsket rapport.
3. Velg ønsket utskriftsmedium og klikk på Skriv ut.

Et utvalgsvindu kommer opp, enten som forespørsel eller 'pop-up'.

Hvis forespørsel:

1. Velg Fanekortet Standard.
2. Velg aktuell avdeling fra listen.

Hvis pop-up:

1. Sjekk at alle periodedetaljer er korrekte.
2. Velg aktuell avdeling fra listen.

Avdelinger og fremmed valuta
I Mamut er det mulig å opprette konti i forskellige valuta. Føringer på de konti kan også knyttes til avdelingene. Hvis man har handler med firmaer utenfor Norge kan det være en fordel å postere i den aktuelle valuta.
Slik går du frem:

1. Gå til Vis – Innstillinger – Bruker.  
2. Velg fanekortet Innstillinger per modul og klikk Bilagsregistrering.
3. Huk av ved V.kode under Vis kolonne.

Valuta og kurs vil nå vises i bilagsregistreringen ved siden av kolonnen ”Avdeling”.

For å registrere avdelingsspesifikke bilag i annen valuta gjør du følgende:

1. Før bilag på vanlig måte i bilagsregistreringen.
2. Velg den aktuelle avdeling og valuta.

Det vil være en standard kurs for den valgte valuta. Denne kan endres hvis ønskelig til den kurs som var gjeldende på tidspunktet for transaksjonen. Debet og kredit feltene vil som standard være i NOK. Når en postering gjøres (i NOK) vil verdien vises i den valgte valuta i feltet “V.Sum”.

OBS: Mamut antar at alle posteringer som gjøres i debet/kredit er i standard valuta (NOK).

Avdelingsspesifikk rapportering i fremmed valuta
Mamut tillater brukere å se avdelingsspesifikke rapporter i et utvalg av forskjellige valuta uavhengig av hvilken valuta bilagene er registrert i.
Slik går du frem:

1. Gå til Fil – Skriv ut – Regnskap.
2. Velg Regnskap i listen til venstre og velg ønsket rapport.
3. Velg ønsket utskriftsmedium og klikk på Skriv ut.
4. Et utvalgsvindu åpnes og du får mulighet til å velge aktuell avdeling og valuta.
5. Fyll ut de relevante oplysninger og klikk på Skriv ut.