Ved endring av felt i Payroll så må du angi dato fra når endringen skal gjelde. Generelt anbefaler Visma å angi den 1. i den måneden du enda ikke har kjørt lønn. Dessverre er det slik at for noen felt at selv om du angir at endringen skal gjelde fra et tidspunkt, så vil endring  ha betydning tilbake i tid.   Payroll - Innstillinger - Regler - Lønnsarter Felt hvor endring alltid vil ha tilbakevirkende kraft:   Fanen Innberetning A-melding, feltet Rapporteringsperiode Fanen Avansert, feltet Beregn pr. Fanen Avansert, feltene på linjen Transaksjonsdata -  Faktor, Antall, Sats, Beløp Employees - Innstillinger - Selskapsinnstillinger  Avrundingskonto har tidslinje. Men vi ser at mange når de første gang legger inn en konto velger fra dato. Når du første gang legger inn konto, så ikke velg fra dato   Feltet Lag bankfil: her vil endring kun påvirke åpne lønnskjøringer. Feltet har ikke tilbakevirkende kraft.  Ansatt - Stilling Fagforening - fagforeningstrekket blir ikke tilbakebetalt eller trukket ekstra. Men avsluttes trekket tilbake i tid, så vil skattegrunnlaget økes. Og det vil derfor bli retro ført skattetrekk.   MERK: Fagforening lagt inn tilbake i tid, har ikke retro beregning.  Ansatt - Skatt og andre trekk Kreditortrekk - har ikke tilbakevirkende effekt.   Relaterte brukertips Hva er retro ... View more

Vi har nå kommet med en funksjon der man kan masseoppdatere sluttdato og sluttårsak på ansatte.   For å kunne bruke denne masseoppdateringen må du gå inn til den nye versjonen av Employees. Denne versjonen finner du nederst til venstre i Employees der du kan trykke Åpne ny ansattliste:   I det nye grensesnittet huker du av for de ansatte du ønsker å avslutte, deretter klikker du Oppdater utvalg og Avslutt stilling:   Du kan legge inn en sluttdato og sluttårsak og velge Bruk for alle. Da vil den samme verdien legge seg på alle ansatte du valgte tidligere. Det er også mulig å redigere én og én person i dette bildet. NB: Det er kun ansatte med Arbeidsforholdstype: Ordinært arbeidsforhold eller Maritimt arbeidsforhold som skal ha sluttårsak.   Når du er ferdig med å legge inn sluttdato og årsak klikker du Se igjennom. Her kan du kan du kontrollere at alt ser riktig ut:   Når alt ser riktig ut klikker du Avslutt stilling. Systemet jobber nå med å legge inn disse verdiene på ansatte. Du trenger ikke stå i dette bildet mens oppdateringen pågår og kan gå videre til å gjøre andre oppgaver. Systemet fortsetter jobben i bakgrunn.   Skulle du oppdage at noe har blitt feil etter du har masseoppdatert, er det fortsatt mulig å gjøre redigering i dette bildet så lenge sluttdatoen er frem i tid. Er sluttdatoen satt tilbake i tid og noe har blitt feil må du endre inne på den ansatte (ansattkortet) i Employee.   Relaterte brukertips Masseoppdatering/justering lønn Masseoppdatere lønn via Excel-fil  ... View more

Når lønnen til en ansatt skal endres, må du angi fra hvilken dato denne endringen gjelder ifra. Her hender det at man taster/velger feil. Her beskriver vi hvordan rette dette.   Eksempel En ansatt har fått ny lønn fra 1. januar. Men det velges 1. mars. Inne i ansattbildet så har du en knapp nede til venstre Se historikk Når du setter på denne, så vil du se et "timeglass" til venstre for feltet som er endret Når du klikker på "timeglasset" vil du få opp et bilde som dette: I dette bildet kan du endre på dato eller beløp. Du kan også legge inn nye linjer hvis det har vært lønnsendringer som er glemt lagt inn. Endringer tilbake i tid, vil gjøre at Payroll regner om, og utbetaler, eventuelle differanser som har oppstått.    Relaterte brukertips Masseoppdatering Etterbetale/Justere lønn ... View more

Vi har nå kommet med en funksjon der man kan masseoppdatere lønnen til ansatte ved bruk av Excel-fil.   For å kunne bruke denne importen må du gå inn til den nye versjonen av Employees. Denne versjonen finner du nederst til venstre i Employees der du kan trykke "åpne ny ansattliste".   I det nye grensesnittet huker du av for de ansatte du ønsker å endre lønn på, deretter klikker du "oppdater utvalg" og "endre lønn".   Du vil nå få et spørsmål når lønnsendringen skal gjelde fra. Sett lønnsendringen fra ønsket dato. Husk at Payroll rekalkulerer lønnen til den ansatte dersom endringsdato settes tilbake i tid.   Eksporter ved å klikke på Excel-ikonet. I denne Excel-filen kan du effektivt justere lønnen på de utvalgte ansatte. Når du har gjort de nødvendige endringene klikker du på ikonet for import for å importere filen. Relaterte brukertips Masseoppdatering / masseendring ... View more

Norske firmaer som har svenske ansatte kan oppleve at det må trekkes svensk skatt og/eller arbeidsgiver-/trygdeavgift. I dette brukertipset så har vi forslag til en mulig løsning som gjør at skatten og arbeidsgiveravgiften beregnes automatisk. MERK: Betalingen av skatt og arbeidsgiveravgift til Sverige gjøres manuelt.   På lønnsartene som skal danne grunnlaget for  må du krysse av for Grunnlag Beløp 1 (alternativt Grunnlag Beløp 2, dersom Grunnlag Beløp 1 er benyttet i forbindelse med f.eks pensjonsberegning).   I det nedenstående eksemplet er både skatten og aga satt til 30%, og vi har valgt Grunnlag Beløp 2.   Lønnsarten for skatt kan se ut som dette: Generell informasjon Fanekortet Visning: På fanen Kontering vil vi anbefale en konto i nærheten av 2600. Men ikke bruk 2600. Du ønsker ikke å blande norsk og svensk skatt: Dette rapporteres ikke via A-meldingen, derfor ingen verdier på fanen Innberetning A-melding: Det er verdien under Faktor  som avgjør trekkprosenten. Og scriptet Grunnlag.Belop2 er grunnlaget som multipliseres med faktor verdien:  Fanen Tilleggsinformasjon skal ikke noen verdier.   I noen tilfeller skal det også beregnes svensk trygdeavgift. Da kan lønnsarten se ut som følger. Fanekortet Generell informasjon: Fanekortet Visning: Hovedbokskontoene i eksemplet er kun eksempler. Vi anbefaler å opprette 2 egne hovedbokskontoer. En i 54xx serien og en i 27xx serien Dette rapporteres ikke via A-meldingen, derfor ingen verdier på fanen Innberetning A-melding: Det er verdien under Faktor  som avgjør trekkprosenten. Og scriptet Grunnlag.Belop2 er grunnlaget som multipliseres medfaktor verdien. Disse lønnsartene legges inn som faste transaksjoner inn på aktuell ansatt.    Relaterte brukertips Innstillinger på lønnsarter Fleksible kalkuleringer   ... View more

Denne artikkelen viser vi deg hvordan du kommer i gang med innstillingene for etterskuddslønn dersom du setter opp et helt nytt firma.   For deg som har brukt Payroll en stund, les dette brukertipset. Anbefaling Vi anbefaler alle kunder som skal sette opp firma med innstillingene for etterskuddslønn å beregne ekstra god tid til forberedelser og oppsett av første lønnskjøring. Kontroller første lønnskjøring med etterskuddslønn grundig! Oppstart nytt firma Ved oppsett av nytt firma som kjører lønn på etterskudd er det et par punkter å merke seg før man setter i gang i forhold til valg av oppstartsmåned, samt generering av transaksjoner. Vi går igjennom de viktigste tingene å tenke på i denne artikkelen. Onboardingwizarden I oppstartsveiviseren er det per nå ikke en egen innstilling for etterskuddslønn. Dette må gjøres etter oppstartsveiviseren er fullført, men merk deg at feltene "Oppstartsmåned A-melding" og "Utbetalingsdato" for første lønnskjøring er relevant. Eksempel: Første lønnsutbetaling i Payroll skal være 5. juni. Det vil med etterskuddslønn si transaksjoner som kommer fra mai. Sett følgende innstillinger i onboardingwizarden: Oppstartsmåned A-melding: Juni Lønnsutbetaling: 5. mai   Innstillinger lønnskjøring (etter onboardingwizarden) Årsaken til at man setter mai som utbetalingsmåned for første lønnskjøring er for å få generert opp transaksjoner som har dato i mai. Gjør følgende innstillinger for å komme igang med første lønnskjøring:   Den første lønnskjøringen med utbetalingsdato i mai må endres slik at den blir tom og ikke inneholder transaksjoner. Klikk Endre på lønnskjøringen og sett på utvalg Kontroller at denne lønnskjøringen er helt tom og ikke inneholder transaksjoner. Bekreft så kjøringen. A-melding vil heller ikke bli generert siden det er satt juni som første A-meldingsmåned. Når første lønnskjøring med utvalg Mal er bekreftet skal neste lønnskjøring automatisk bli generert. Gå til Payroll - Innstillinger - Lønnskjøringer hvor du finner en oversikt over alle kommende lønnskjøringer. Klikk deg inn på neste (første) faktiske lønnskjøring. Huk av Vis rekke av lønnskjøringer før du klikker Endre: Sett på haken Etterskuddslønn og klikk Lagre. Siden vi huket av Vis rekke av lønnskjøringer før vi endret vil alle kommende lønnskjøringer bli satt opp med etterskuddslønnsregler: Gå deretter inn på første ordinære lønnskjøring med haken etterskuddslønn for å kontrollere transaksjoner. Fastlønn og allerede registrerte transaksjoner skal nå bli kalkulert. Kontroller lønnskjøringen nøye, slik at resultatene er slik du forventer!   Ansatt dato  Med utgangspunkt i at første lønnsutbetaling blir 5. juni, så må da ansattdatoen på den ansatte være i mai.   Faste transaksjoner: Her blir det to forskjellige fremgangsmåter avhengig av om du ønsker å håndtere faste transaksjoner “etterskuddsvis” eller ikke (ref avsnittet om naturalytelser i denne artikkelen). Merk at du her også kan skille dette på lønnsartnivå. Hvis du f.eks ønsker at alle naturalytelser ikke følger etterskuddslønn regler fjerner du haken på de relevante lønnsartene. Men dersom faste lønnsarter som f.eks kantinetrekk skal håndteres etterskuddsvis, beholder du Etterskuddslønnshaken på den/de lønnsartene.   Hvilken dato velger du på nye transaksjoner avhengig av haken "etterskuddslønn" på en lønnsart? Du skrur av haken etterskuddslønn på naturalytelser og eventuelt andre faste lønnsarter: - I dette tilfellet skal du registrere startdato på faste transaksjoner med samme måned som første  lønnsutbetaling. Eksempel: 01.06.2023 som startdato på faste transaksjoner dersom første lønnskjøring har utbetalingsdato i juni. Du beholder haken etterskuddslønn på naturalytelser og faste transaksjoner: - Når det er avhuket for Etterskuddslønn på selve lønnskjøringen, vil det si at transaksjoner fra forrige måned (og tidligere) hentes inn. Eksempel: 01.05.2023 som startdato på faste transaksjoner dersom første lønnskjøring har utbetalingsdato i juni. I juni kjøring vil kun transaksjon med dato i mai blir generert. Relaterte brukertips: Etterskuddslønn Etterskuddslønn - For deg som bruker Payroll i dag Rapporteringsperiode ... View more

I denne artikkelen viser vi deg hvordan du kommer i gang med innstillingene for etterskuddslønn dersom du allerede bruker Payroll fra før. Anbefaling Vi anbefaler alle kunder som i dag skal aktivere innstillingene for etterskuddslønn å beregne ekstra god tid til forberedelser og oppsett av første lønnskjøring. Kontroller første lønnskjøring med etterskuddslønn grundig! For deg som bruker Payroll i dag Dersom du allerede bruker Payroll i dag og egentlig kjører etterskuddslønn er det et par ting å merke seg før du aktiverer innstillingene. Siden det ikke har vært noen ordentlig løsning for etterskuddslønn, har man brukt ulike “workarounds” for å få systemet til å fungere. F.eks brukt feil endringsdatoer, slutt/startdato på ansatte, etc.   For de aller fleste har nok en lønnskjøring inneholdt transaksjoner for samme periode som lønnskjøringen. F.eks i mai lønnskjøring har alle transaksjoner hatt dato mai. Når du nå skal aktivere etterskuddslønn regler på lønnskjøringer vil du oppdage at den første lønnskjøringen vil være tom og ikke inneholde faste transaksjoner. Årsaken til dette er at faste transaksjoner som skal genereres i denne kjøringen, har allerede blitt kjørt gjennom en gang tidligere og vil ikke bli generert en gang til. Første “overgangsskjøring” blir det derfor noe manuelt arbeid, men ved neste måneds lønnskjøring skal alt gå av seg selv.   Hvordan få generert fastlønn: Lønnsarten for fastlønn er ikke tilgjengelig for å kunne registrere manuelt på. Anbefaling blir derfor å lage en egen lønnsart som kan benyttes variabelt og henter samme verdier som fastlønn. Opprett ny lønnsart i Payroll - Innstillinger - Lønnsarter. Ta en kopi av 10180 - Diverse lønn og endre innstillingene slik at den blir lik standard lønnsart 10000 - Fastlønn. Pass på følgende: Lønnsarten har håndtering Variabel Lønnsarten rapporteres som Fastlønn   Legg til samme skript i fanen Avansert som 10000 - Fastlønn bruker: General.Parttimefactor i feltet Faktor og FixedSalary.Calculation i feltet Sats Tips: I fanen Avansert la Beløp stå som Valgfri. Da kan denne lønnsarten også benyttes i andre situasjoner hvor du har behov for å legge til variabel transaksjon med eget beløp på en lønnsart som rapporteres som fastlønn.   Lønnsarten kan nå legges til / masseoppdateres på alle ansatte med fastlønn. Siden skriptene til fastlønn er lagt inn på lønnsarten, vil systemet automatisk hente samme verdier som normalt blir generert på 10000 - Fastlønn. Pass på at du legger inn riktig transaksjonsdato (måned). F.eks i lønnskjøring med utbetalingsdato i mai og haken “etterskuddslønn” aktivert - må du registrere transaksjonen med dato i april.   Hvordan få generert andre faste transaksjoner: Her blir det to forskjellige fremgangsmåter avhengig av om du ønsker å håndtere faste transaksjoner “etterskuddsvis” eller ikke (ref avsnittet om naturalytelser i denne artikkelen) Du skrur av haken etterskuddslønn på naturalytelser og eventuelt andre faste lønnsarter: I dette tilfellet trenger du ikke gjøre noe spesielt. De faste transaksjonene blir generert som vanlig i den første kjøringen med haken “Etterskuddslønn”. Du beholder haken etterskuddslønn på naturalytelser og faste transaksjoner: Når du setter på haken “Etterskuddslønn” på lønnskjøringen vil du i likhet med fastlønn ikke få generert transaksjonen(e) automatisk i den første kjøringen. Disse må legges inn manuelt denne måneden. En måte å løse dette på er å legge til/masseoppdatere en ny fast transaksjon med start og sluttdato i samme måneden. Transaksjonen blir kun generert en gang i forbindelse med “overgangskjøringen”. Eksempel: lønnskjøring med utbetalingsdato i mai: Legg til fast transaksjon med dato 01.04 - 30.04 så blir den transaksjonen generert. Ved neste måneds lønnskjøring kommer de faste transaksjonene som vanlig. Relaterte brukertips Etterskuddslønn Etterskuddslønn - For deg som setter opp nytt firma  Rapporteringsperiode ... View more

Det har nå kommet støtte for å bedre håndtere etterskuddslønn i Payroll. Vi anbefaler at du gjør deg godt kjent med denne artikkelen før du setter opp innstillingene for etterskuddslønn i ditt selskap. Vi gjør oppmerksom på at firmaer som allerede bruker Payroll i dag vil få en "overgangsmåned" hvor noe må håndteres manuelt. Her anbefaler vi at det settes av god tid til oppsett og kontroll. For helt nye firmaer er det også en del å være oppmerksom på. I denne artikkelen går vi generelt gjennom funksjonaliteten.   MERK: Når vi refererer til "etterskuddslønn" er dette en løsning for firmaer som utbetaler f.eks. fastlønnen opptjente i mars,  og utbetaler denne i April. Det er kun i denne situasjon det er nødvendig å bruke "etterskuddslønn" funksjonen i Payroll. Firmaer som utbetaler fastlønnen i den måneden den er opptjent skal ikke bruke "etterskuddslønn".  Timelønn er alltid etterskuddsvis og trenger ingen endring på kjøringen.   Vil du se hvordan sette opp innstillingene i ditt selskap? 1. For deg som bruker Payroll i dag 2. For deg som setter opp helt nytt firma Innstillinger Innstillingene for etterskuddslønn defineres to forskjellige steder: Lønnsartnivå og på Lønnskjøringer. Dette gjør løsningen fleksibel og du kan selv gjøre tilpasninger på hvordan dette skal fungere. På lønnskjøringer Lønnskjøringer kan defineres om de skal håndteres “etterskuddsvis” eller ikke. Det vil si at du kan f.eks ha en lønnskjøring i måneden for timelønnede personer som bruker “etterskuddslønn” reglene. Og en annen kjøring i samme måned for f.eks fastlønnede som ikke bruker etterskuddslønn regler. På innstillingene til en lønnskjøring har det nå kommet en hake “etterskuddslønn” Merk: denne er foreløpig kun synlig i gammelt grensesnitt.   Dersom du skal aktivere etterskuddslønn for alle kommende lønnskjøringer gjør du følgende: Gå til Payroll (tidligere versjon) - Innstillinger - Lønnskjøringer. Klikk deg inn på neste åpne lønnskjøring. Husk å huk av valget “Vis rekke av lønnskjøringer”. Klikk Endre Sett på haken Etterskuddslønn Lagre På lønnsarter Lønnsarter vil ha en hake “Etterskuddslønn” i fanen visning. Dette defineres av utvikling på standard lønnsarter   Standardoppsett De aller fleste standard lønnsarter blir oppdatert med å få haken “etterskuddslønn” slik at de følger disse reglene. Det er også opp til hver enkelt kunde å endre disse innstillingene på lønnsarter om ønskelig. Merk: For deg som ikke har etterskuddslønn, har ikke denne haken på lønnsarter noen betydning. For deg med egenopprettede lønnsarter må man inn å sette på haken på de lønnsartene du ønsker skal håndteres med etterskuddslønn regler. Merk: Lønnsarter for forskudd og lønnsarter for reiseregninger (Expense) har ikke haken “Etterskuddslønn” som gjør at de kan kjøres fortløpende. Denne innstillingen kan endres om ønskelig. Kontantprinsippet Når man aktiverer innstillingene for etterskuddslønn blir reglene på lønnsarter i forhold til rapporteringsperiode enda mer aktuelle enn tidligere. Vi anbefaler derfor at du gjør deg kjent med denne artikkelen for å få en oversikt over reglene i forhold til hvordan en transaksjon/lønnsart rapporteres. “Retro” transaksjoner vil ikke nødvendigvis si at det rapporteres “retroaktivt”. Normalen er at kontantytelser følger kontantprinsippet så lenge det er positiv transaksjon (utbetaling). Trekk-lønnsart skal også følge kontantprinsippet. Vær oppmerksom på at naturalytelser vil alltid rapporteres på opprinnelig periode. Vi kommer tilbake til det under og hvordan du forholder deg til det: Naturalytelser Lønnsarter for naturalytelser vil som standard ha haken “etterskuddslønn” aktivert. Det vil si at i en lønnskjøring med utbetaling i mai, vil du få med transaksjoner datert april (og evt. tidligere). Vær oppmerksom på: I henhold til reglene skal naturalytelser rapporteres inn i opprinnelig periode - som i eksempelet over vil si april. Dette medfører at du i mai lønnskjøring vil få en A-melding for april med innrapportering av naturalytelsene. Dersom man ikke ønsker dette kan en løsning være å skru av haken “Etterskuddslønn” på naturalytelse lønnsarter. Det gjør at i en mai lønnskjøring blir transaksjoner for mai generert, og du vil ikke få retro A-melding.   Utbetalingtidspunkt Ting i systemet som forholder seg til utbetalingstidspunktet/utbetalingsdato: Feriepenger/trekk i lønn for ferie. Dersom ferieavtalen sier juni som utbetalingsmåned så vil feriepengene dukke opp i lønnskjøring som har utbetalingsdato juni. Skattekort: Hvis en ansatt får nytt skattekort fra mai vil skattekortet oppdateres i lønnskjøringen som har utbetalingsdato i mai (transaksjoner for april. Merk: Naturaytelser som bruker opprinnelig periode som rapporteringsperiode, vil hente verdier fra skattekort for aktuell periode. F.eks en transaksjon på naturalytelse som har transaksjonsdato i april, vil bruke skattekort for april. Halv skatt. Hvis innstillingene for halv skatt sier desember, vil det bli generert halv skatt i lønnskjøringen som har utbetalingsdato i desember. Andre trekk (kreditorer). Trekk som er registrert med dato i mai vil bli trukket i lønnskjøring med utbetalingsdato i mai (transaksjoner fra april). Merk: Ansatt som slutter 30. April vil bli trukket i lønnskjøring i mai hvis det ikke er angitt sluttdato på trekket. Fagforeningstrekk. Trekk som er registrert med dato i mai vil bli trukket i lønnskjøring med utbetalingsdato i mai (transaksjoner fra april). Merk: Ansatt som slutter 30. April vil IKKE bli trukket i lønnskjøring i mai. Er det ønskelig å trekke fagforeningstrekk på den ansatte i en måned etter personen har sluttet må manuell lønnsart benyttes. Vær oppmerksom på: Haken på lønnskjøringer kan foreløpig kun definere i gammelt grensesnitt. Skatt blir beregnet for hele måneden - det vil si at hvis du har 2 måneder som utbetales i samme måned vil det ikke håndteres riktig. Dette er en problemstilling som det jobbes med å løse (spesielt aktuelt i desember for de som kjører 2 lønnskjøringer i desember). Slik det er nå må skatt eventuelt korrigeres manuelt med 89010 - Ekstra skatteetrekk. Innstillingene for etterskuddslønn finnes ikke i onboarding wizarden. Det vil si at innstillingene må aktiveres etter at firmaet er satt opp. Vil på et tidspunkt bli en del av oppstartsveiviseren. Det er per nå ingen god visning av at en lønnskjøring er huket av etterskuddslønn regler. Du må inn på innstillingene til lønnskjøringen for å se dette. Anbefaling Vi anbefaler alle kunder som i dag skal aktivere innstillingene for etterskuddslønn å beregne ekstra god tid til forberedelser og oppsett av første lønnskjøring. Kontroller første lønnskjøring med etterskuddslønn grundig!   Relaterte brukertips Rapporteringsperiode Etterskuddslønn - For deg som bruker Payroll i dag Etterskuddslønn - For deg som setter opp nytt firma ... View more

På lønnsartene i Payroll under fanen Innberetning A-melding ligger det et felt for Rapporteringsperiode. Dette avgjør hvilken periode en transaksjon blir innrapportert, basert på transaksjonsdato og hvilket fortegn transaksjonen har (utbetaling eller trekk).   I Payroll vil alle transaksjoner som kommer fra en tidligere periode/måned vises som en "Retroaktiv" transaksjon. Men det vil ikke nødvendigvis si at transaksjonen rapporteres eller påvirker skatt og arbeidsgiveravgift for tidligere perioder. Under har vi listet opp de forskjellige rapporteringsinnstillingene med eksempler på transaksjoner og hvordan de blir håndtert:   Betalt periode - Brukes av de aller fleste lønnsarter. Alle lønnsarter som utbetales skal normalt følge kontantprinsippet og rapporteres i den perioden det utbetales. Det vil si at selv om transaksjonen ligger som en retroaktiv transaksjon, vil den innrapporteres i den måneden det utbetales. Denne innstillingene brukes av lønnsarter som f.eks Timelønn og Fastlønn.  Merk: Hvis det finnes transaksjoner med negativt fortegn, blir det ansett som en korreksjon av en tidligere utbetalt og rapportert transaksjon. Dette vil da rapporteres i opprinnelig periode.  Eksempel: Du registrerer timelønn med dato i oktober som utbetales i november. Siden det er en transaksjon på lønnsart med "Betalt periode" og et positivt beløp blir det rapportert i utbetalingsmåned (november), selv om det er en retroaktiv transaksjon. Du sletter en tidligere utbetalt og rapportert transaksjon. Transaksjonen vil også vises som retro, men siden verdien er negativ vil den ansees som en korrigering av et tidligere rapportert beløp rapporteres i opprinnelig periode (tilbake i tid).   Betalt periode  - Trekk - Brukes av flere standard trekklønnsarter i Payroll. Lønnsarter som trekkes skal også følge kontantprinsippet. Denne innstillingen brukes av f.eks "Trekk ubetalte dager" eller "Fravær uten lønn, trekk i timer". Merk: Hvis det finnes transaksjoner med positivt fortegn, blir det ansett som en korreksjon av et tidligere innrapportert trekk. Dette vil da rapporteres i opprinnelig periode.  Eksempel: Du har lagt opp løpende trekk på de fastlønnede i firmaet. En ansatt registrerer en feriedag i oktober, som trekkes måneden etter november. Dette blir en retroaktiv transaksjon i lønnskjøring, men siden transaksjonen har betalt periode trekk vil den følge kontantprinsippet og rapporteres i den perioden det trekkes (november). Det ble feilaktig lagt ett trekk på en ansatt i oktober. Du går inn på transaksjonen og sletter den i forbindelse med neste måneds kjøring (november). Transaksjonen reverseres og får en positiv verdi (utbetaling). Dette korrigeres i den perioden trekket opprinnelig ble innrapportert (oktober).   Opprinnelig periode - Brukes blant annet på standard lønnsarter for rapportering av naturalytelser (Fri bil, forsikring, elektronisk kommunikasjon). Under veiledning til A-meldingen og feltet Når skal du rapportere på naturalytelser står det: "Oppgi skattepliktig fordel hver kalendermåned ytelsen har stått til disposisjon. Det vil si 'Opprinnelig periode' . "  Eksempel: Du legger inn en firmabil med dato i oktober i en lønnskjøring som har utbetaling i november. Ytelsen vil rapporteres i opprinnelig periode (oktober) uavhengig av hvilket fortegn transaksjonen har.   Lønnskjøringsperiode - Brukes sjeldent på standard lønnsarter. For lønnsarter som har innstilling Lønnskjøringsperiode vil transaksjonen alltid rapporteres i samme periode som utbetalingsdato på lønnskjøringen uavhengig av fortegn på transaksjonen.   Eksempel:  Du registrerer transaksjon på to forskjellige ansatte på en lønnsart med innstilling "Lønnskjøringsperiode" med transaksjonsdato forrige måned. Den ene transaksjonen legger du inn med positivt fortegn (utbetaling) den andre med negativt fortegn (trekk). Begge transaksjonene vil rapporteres i den måneden det utbetales/trekkes.   Følg akkumulatorens betalte periode - Brukes sjeldent på standard lønnsarter, ikke anbefalt på egne lønnsarter. Innstillingen gjør at transaksjonen følger innstillingen som er satt på lønnsarten den følger.  Eksempel: Lønnsart bruker "Følg akkumulatorens betalte periode" - Fastlønn. Transaksjonen vil da følge regler som ligger inne på lønnsarten Fastlønn som er "Betalt periode".   Relaterte brukertips Innstillinger på lønnsart Hva er retro og hvorfor får jeg det? ... View more

I dette brukertipset forklarer vi hvordan du kan sette opp fleksitid +/- betalingsregel på fulltidsansatt.   For full oversikt over betalingsregler, kan du lese mer her.   Betalingsregler finner du under Innstillinger - Oppsett timekoder - Betalingsregler. Først setter du opp regelen på Ukedager. Etterpå lager man samme regelen som under Lørdag / Søndag / Helligdager, hvis man ønsker samme resultat på disse dagene.  For å endre en betalingsregel trykker du på Endre, og velger den datoen det skal gjelde fra, eller om det skal brukes eksisterende dato. Hvis du skal legge til en ny regel trykker du på + tegnet på den linjen du vil legge til regel i. Dette finner du til høyre i hver linje. Hvis du skal redigere en som allerede er der trykker du bare på den.  MERK! Vi anbefaler på det sterkeste at du velger en Fra dato, hvor de ansatte ikke har registrert noe enda. F.eks om du har kommet et stykke ut i mai, kan du med fordel velge Fra dato 01.06. Gå så til Betalingsregler - Standard - Fulltids ansatt Første gang du går inn vil det se sånn ut Klikk på Ukedager og Endre, velg fra en spesifikk dato Nå skal du slette det som ligger i denne versjon (versjonen fra 01.04.23 i dette eksempelet) Når du går ut igjen til oversikten nå, vil du se at du har fått en ny linje på ukedager med samme dato som du har valgt som fra dato Når du går inn på denne linjen har du en "blank" boks, og her kan du legge inn de reglene du ønsker å ha for din bedrift. Når du trykker "Endre" her nå, velger du alltid fra dato som du har valgt (i dette eksempelet 01.04.23): 0 Fleksitid - Hvis ansatte jobber mindre enn 7.5 timer (eventuelt kortere enn sin fastsatte arbeidstid), og det skal generere minustimer i flekstidsaldoen setter du opp dette sånn.   Trykk Endre og velg fra dato Trykk + på Fleksitid - Sett opp som vist under: Fleksitid + Hvis ansatte jobber mer enn 7.5 timer (eventuelt lengre enn sin fastsatte arbeidstid), og det skal generere plusstimer i flekstidsaldoen setter du opp dette sånn.   Trykk Endre og velg fra dato Trykk + på Fleksitid + Sett opp som vist under:   Hendelseskode her er den koden den ansatte må registrere på, for at betalingsregelen skal fungere. Det er mulig å lage sine egne hendelseskoder som de ansatte skal registrere på. Du kan da velge å skjule andre koder for de ansatte i Tidsavtalen.   MERK! Skal de ansatte bruke Sjekk inn - Sjekk ut, så blir koden det registreres på automatisk Timelønn, og da MÅ du sette opp en betalingsregel på hendelseskoden Timelønn. Overtid  Skal ansatte ha overtid i dette eksempelet må de registrere det manuelt utenom Timelønn, på koden for Overtid 50% eller Overtid 100%. Videre oppsett Når du har laget betalingsregelen må du lage en Tidsavtale, der du knytter inn betalingsregelen. Dette gjør du under Innstillinger - Oppsett timekoder - Tidsavtale: Trykk Legg til tidsavtale Velg Start med blank, og Lage, legg inn navn og trykk Lagre Deretter går du inn på Tidsavtalen og trykker Endre. Velg Fra dato her, som er lik Fra dato på betalingsregelen du lagde. Deretter velger du Fulltids ansatt i Betalingsregler. I fanen Koder for bruk av ansatt i kalender velger du hvilke koder som skal være tilgjengelig for ansatt: Når Tidsavtalen er laget og lagret, må den tildeles de ansatte. Dette gjøres under Innstillinger - Innstillinger ansatt - Tidsavtale. Når en ansatt er tildelt en tidsavtale med betalingsregler vil den ansatte få Sjekk inn knapp oppe til høyre i Calendar. Denne er ikke synlig for leder / admin: Se film på hvordan du bruker Sjekk inn / Sjekk ut her. Begrensninger i betalingsregler OBS! Å slette Tidsavtale på ansatte er per i dag ikke mulig. Hvis en ansatt ikke skulle hatt betalingsregler er omgåelse per i dag å lage en Tidsavtale uten betalingsregler, og tildele denne til den/de ansatte. Hvis en ansatt ikke registrerer noe en dag, kommer det ikke Fleksitid  automatisk, dette må registreres manuelt med koden Fleksitid - hel dag. I nåværende versjon av Betalingsregler er registreringene satt opp "per dag". Det vil si at du ikke kan sette opp f.eks at kun arbeidet tid over 40 timer i uka vil generere overtid. Per nå er det ikke støtte for betalingsregler ved arbeidstid over midnatt (f.eks skift fra 22.00-06.00) Per nå er det ikke mulig å overstyre koden som kommer ved bruk av "Sjekk inn - Sjekk ut", standardkode er "Timelønn", betalingsregler må derfor settes på denne hendelseskoden hvis ansatte skal bruke "Sjekk inn - Sjekk ut". Betalingsregler er under utvikling og det vil komme mer funksjonalitet fremover.   Relaterte brukertips Automatisk beregning av overtid/fleksitid i Calendar - Betalingsregler  Tidsavtale - skjule koder ... View more

Når man klikker på Lag bruker i Employee så vil det opprettes en Visma.net bruker til de ansatte. I dag tildeles alle roller som er tilknyttet til lisensen når man klikker på Lag bruker. Dette har i en del tilfeller ført til at brukere får tildelt flere roller enn de egentlig skal ha. For eksempel skal kanskje ikke alle brukere ha tilgang til Expense, men blir tildelt roller allikevel. Vi gjør nå en endring på dette og vær oppmerksom på at du kanskje må endre innstillinger i Admin i forhold til roller du skal tildele ansatte i ditt selskap når de blir opprettet som brukere. Hva innebærer endringen som gjøres nå? Endringen som nå skal gjøres er at vi reduserer antallet roller som tildeles automatisk til et minimum: Payslip rollene (disse må alle ansatte ha for tilgang til sin lønnsslipp i nettleser og app).   Du vil i tillegg få en standard rollegrupper inne i Admin - Brukere og roller - Oppsett av rollegrupper som heter Employee. Denne rollegruppen blir generert første gang du klikker på Lag bruker etter endringen vi gjør nå. Denne gruppen angir hvilke roller som skal tildeles de ansatte når du klikker på Lag bruker i Employee.  MERK: I og med at du må trykke på Lag bruker for at gruppen skal opprettes, bør du gjøre dette kun på én person først dersom du skal benytte flere tjenester. Endre deretter rollegruppen, og trykk Lag bruker på resterende ansatte.   Som standard er det lagt inn rollene Mobile Payslip User og Web Payslip User for tilgang til lønnsslipp i app og nettleser. Dersom ansatte også skal ha tilganger til Calendar og Expense må du legge til rollene Absence User, Time user og Expense user i rollegruppen så vil de rollene tildeles neste gang du klikker på Lag bruker på nye ansatte.   Merk! Hvis det er laget bruker på en ansatt før du har endret rollegruppen, må du legge til manglende roller på denne brukeren.    I første versjon som kommer nå vil det bli endret slik at det kun er Payslip rollen som settes som standard. I tillegg vil det bli mulig å endre rollene i gruppen på kundenivå. Før sommeren vil det bli mulig å sette pr. selskap/firma hvilke roller de ansatte skal tildeles. Les mer her.   Endringen trådte i kraft den 12.04.2023 Relaterte brukertips: Hvordan opprette den ansatte som bruker i Visma.net Hvilke muligheter gir den enkelte rolle Informasjon til ansatte når de blir opprettet som bruker ... View more

Hovedbokskontoer på våre brukertips er bare eksempler. Du må påse at du benytter korrekt hovedbokskonto.   Denne lønnsarten benyttes i dette brukertipset. Generell informasjon Visning Kontering Vurder om du skal ha en annen konto på denne lønnssarten. Innberetning A-melding MERK! Hvis den avdøde var timelønnet, skal du endre "Lønnsbeskrivelse" til "Timelønn".  Avansert   Relaterte brukertips Etterlønn ved dødsfall  Utbetaling ved dødsfall Lønnsart 16121 - tilbakeføring av feriepenger ved dødsfall Lønnsart 16122 - utbetaling av feriepenger ved dødsfall Lønnsart 16123 - utbetaling av lønn ved dødsfall  Lønnsart 16124 - utbetaling av etterlønn ved dødsfall, skattefri  ... View more

Fra 1. januar er det gjort flere endringer i Payroll. Vi anbefaler at du leser gjennom denne artikkelen for å få en komplett oversikt over alle endringer.   Rapporteringsmåned for A-melding ved trekk i lønn For noen år tilbake ble lønnsartene for trekk i lønn for ferie endret slik at de ikke rapporteres tilbake i tid i A-meldingen. Men det har fortsatt vært enkelttilfeller hvor det har oppstått retro rapportering. Lønnsartene blir nå nye fra 01.01.2023 med rapporteringsregel "Lønnskjøringsperiode", som gjør at transaksjonen alltid blir rapportert i perioden lønnen kjøres.    Det er feltet Rapporteringsperiode i fanen Innberetning A-melding på lønnsarten som styrer dette. Her er det lagt til en ny verdi: Lønnskjøringsperiode.   Følgende standard lønnsarter i Visma.net Payroll er endret fra 01.01.23:   Gammel lønnsart Ny lønnsart 16500 - Trekk i lønn for ferie, manuell 16700 - Trekk i lønn for ferie, manuell 16510 - Trekk i lønn for ferie 16710 - Trekk i lønn for ferie 16520 - Trekk i lønn for ferie, ekstra uke 16720 - Trekk i lønn for ferie, ekstra uke (over 60 år) 16530 - Løpende trekk i lønn for ferie 16730 - Løpende trekk i lønn for ferie 16540 - Løpende trekk i lønn for ferie, ekstra uke 16740 - Løpende trekk i lønn for ferie, ekstra uke (over 60 år) 16550 - Trekk ubetalte feriedager 16750 - Trekk ubetalte feriedager 108020 - Fravær uten lønn - trekk i timer 108040 - Fravær uten lønn - trekk i timer 108030 - Ulegitimert fravær - trekk i timer 108050 - Ulegitimert fravær - trekk i timer   Nye lønnsarter 14010 - Sykepenger refundert av NAV Denne lønnsarten er veldig lik den gamle lønnsarten 14000 - Sykepenger refundert fra NAV (Utgår fra 01.01.2023). Den nye lønnsarten kan i motsetning til den gamle rapporteres i A-meldingsperiode tilbake i tid basert på transaksjonsdato. F.eks registrer du en transaksjon på den nye lønnsarten med dato i desember - blir det rapportert i desember. Pass på å bruke transaksjonsdato i den måned du kjører lønn dersom den ikke skal påvirke tilbake i tid. 60080 - Tjenestepensjon, OTP - Original periode - firmaets andel - manuell Ny lønnsart for å legge inn manuelt OTP beløp for å betale arbeidsgiveravgift og rapportere den i opprinnelig periode. Bruk eksisterende lønnsart 60000 manuelt når du trenger betalt periode som A-meldings rapporteringsperiode. 14430 - Skattepliktig personalrabatt 61090 - Lokalt trekk av fagforening Denne faste lønnsarten brukes til trekk av lokal fagforening, rapporterer det i A-meldingen og reduserer skattegrunnlaget (frem til grensen for fagforening er nådd).  MERK! Dette trekket blir ikke inkludert i fagforeningslisten og betaling må gjøres manuelt til fagforeningen.   Endret rapportering av permisjon fra 01.01.23 Formålet med endringen er i større grad og kunne automatisere saksbehandlingsprosesser både for NAV, pensjonsinnretninger (som benytter a-ordningsdata i forbindelse med OTP) og andre brukere av Aa-registeret. Endringen vil gjøre det enklere for arbeidsgiver siden de slipper å måtte gi ekstra informasjon utover det som meldes inn til a-ordningen.   Dersom det finnes registreringer på kodene som skjules fra 01.01.2023 frem i tid (2023). Så anbefaler vi at nåværende registrering får sluttdato 31.12.2022 og det lages ny registrering med startdato 01.01.2023 på ny kode.     Følgende koder i eAccounting Calendar er nye fra 01.01.23 Kode i Calendar Lønnsart i Payroll Andre ikke lovfestede permisjoner 108110 - Velferdspermisjon - timer utbetalt (timelønnet) Andre lovfestede permisjoner 108110 - Velferdspermisjon - timer utbetalt (timelønnet) Utdanningspermisjon - Ikke lovfestet 108040 - Fravær uten lønn, trekk i timer Utdanningspermisjon - Lovfestet 108040 - Fravær uten lønn, trekk i timer MERK!  Da disse nye kodene henviser til standard lønnsarter, bør du kontrollere at kontering og henvisning er slik som du/ditt firma ønsker   Følgende koder i eAccounting Calendar er skjult fra 01.01.23 Kode i Calendar AD - Fødselspenger   Anbefaling er å benytte kode FO - Foreldrepermisjon fra 01.01.2023   Følgende koder i eAccounting Calendar er endret fra 01.01.23 Kode i Calendar Gammel lønnsart Ny lønnsart Permisjon uten lønn 108020 - Fravær uten lønn, trekk i timer 108040 - Fravær uten lønn, trekk i timer Ikke legitimert fravær 108030 - Ulegitimert fravær, trekk i timer 108050 - Ulegitimert fravær, trekk i timer     Andre endringer: Skattekort Siste dato for å bestille 2022 skattekort er 31.12.2022. Skattetabellene for 2023 er klare til bruk. Lønnsarter Lønnsartene 32400, 32700, 32350 og 32650 er oppdatert med ny A-meldingskode.   Satser og grenser Vi har redusert folketrygdavgiften til 7,9 % fra 1. januar 2023. Svalbardskatten påvirkes av denne endringen. Satsene for firmabiler er oppdatert for 2023. Endret det maksimale beløpet for fagforeningskontingent for 2023. Endret nytt avgiftspliktig beløp for bruk av privatbil på jobb. Nye satser i Expense   Ekstra arbeidsgiveravgift (5%) over 750.000,- Arbeidet med dette er påbegynt, men ikke ferdigstilt fordi forskriftene ikke ble klare før 16. desember. Forventes å være klart tidlig i 2023.   Relaterte brukertips og artikler: 5% ekstra arbeidsgiveravgift i 2023  Ekstra arbeidsgiveravgift på inntekt over 750000 kroner Ny rapportering av permisjon fra 2023 ... View more

Det er innført ekstra arbeidsgiveravgift på 5 prosent på den delen som overstiger 750 000 kroner i lønnsinntekt fom. innteksåret 2023. Les mer om dette her.   Ny løsning fra 1. januar 2023: Ekstra arbeidsgiveravgift på 5% av opptjening over 750 000 kr pr år. - OTP er ikke inkludert i beregningen.  - Inntekt på Svalbard er ikke en del av den ekstra arbeidsgiveravgiften.  - Refusjon sykepenger vil inngå i beregningen. Dersom det skal kalkuleres tilbake i tid, bruk riktig dato/måned tilbake i tid på LA 14010 - Sykepenger refundert av NAV.   Beregning Nye lønnsarter for å beregne og rapportere dette til A-melding:   111120 - IS Grunnlag ekstra arbeidsgiveravgift, for oppstart i løpet av året eller dersom ansatte jobber i mer enn et AS/konsern. 60070 - Grunnlag ekstra arbeidsgiveravgift - inntekt som skal være med i beregning for hver måned er summert sammen på denne lønnsarten. Beløpet akkumulerer seg opp for hver måned. Eksempel på hvordan denne fremkommer med en ansatte som har en lønn på 40.000 pr måned: I januar vil beløp på 60070 være 40.000. I februar vil beløp på 60070 være 80.000, osv. MERK! på enkelte rapporter f.eks. registreringslisten vil de i februar kunne se ut som lønnen er 3- doblet. Men dette er en visuell feil pga. av at endringen ble ferdigstillt i februar. I mars vil tallene fremkomme korrekt.  108960 - Grunnlag ekstra arbeidsgiveravgift over 750.000. Månedlig beløp 5 % regnes ut av denne. 106110 - Ekstra arbeidsgiveravgift. Beregnet beløp 5% generes på denne lønnsarten. Lønnsarten rapporteres i A-meldingen og det er mulig å endre konto på denne lønnsarten hvis man ønsker å skille det fra ordinær arbeidsgiveravgift.    Rapporter Lønnsart 60070 - Grunnlag ekstra arbeidsgiveravgift er huket av "Rapportering" i fanen "Visning". Dette gjør at den vises på flere rapporter i Payroll. F.eks Avstemming per ansatt/lønnsart. Dersom det ikke ønskes kan man skru av haken i sitt firma. Lønnsartene kan også kontrolleres i lønnskjøringen ved å skru av haken "Synlig på lønnsslipp".  Obs: Ekstra arbeidsgiveravgift kostnadsfordeles iht. alle ansattes arbeidsgiveravgift fordeling. Visma ser at dette ikke er ønskelig og dette vil bli endret på et senere tidspunkt. Visma beklager de ulemper dette medfører. Relaterte brukertips Ekstra arbeidsgiveravgift på inntekt over 750000 kroner Endringer i systemet fra 01.01.2023 ... View more

Enkelte kunder ønsker å ha en fraværskode for korttidsfravær som ikke rapporteres i A-meldingen. Denne må opprettes som en egen kode i Calendar.    Gå til Calendar - Innstillinger - Koder. Klikk på Legg til kode Kopier koden UA - Ikke legitimert fravær  Gjør deretter følgende endringer slik at koden ser slik ut: Til slutt klikker man Lagre Relaterte brukertips Fraværsregistreringer som påvirker lønnen til ansatte i Payroll  Nye permisjonsbeskrivelser fra 2023  ... View more

Pr. nå er det ingen automatisk overføring av feriepenger til neste år. Hvis den ansatte har feriepenger tilgode opptjent ifjor, så vil disse bli utbetalt i den måneden som er definert i ferieavtalen.   For ansatte som ikke skal ha feriepengene utbetalt (fordi de er sykemeldt, er i permisjon/permittert eller andre årsaker), så er det på denne ansatt lagt inn en ferieavtale med utbetalingsmåned i desember. Les mer om det her.  Men hvis den ansatte fortsatt ikke er tilbake i jobb i desember, så skal feriepengene overføres til neste år.   Dette må gjøres manuelt ved å reversere utbetalingen som kommer i desember. Og når feriepengene skal utbetales, må dette registreres manuelt. For å registrere feriepengeutbetaling manuelt må du først opprette en lønnsart for tilbakeføringen. Kopier lønnsart 10180 og endre kopien til å være som lønnsart 16101 - Feriepenger tilbakeføring for manuell utbetaling. Når disse feriepengene skal utbetales, må du registrere dette manuelt, ved å bruke lønnsart 16102 - Feriepenger tidligere år, manuell. NB: Visma jobber for å få på plass automatikk i forhold til dette i løpet av 2023.    MERK! Arbeidsgiveravgiften av disse tilbakeførte feriepengene vil bli kontert som ordinær lønn. Dvs. i hht. norsk standard kontoplan, kredit 5400 og debet 2770. Føringen på konto 5400 må manuelt overføres til konto 2780.  MERK! Når feriepengene utbetales på denne egenopprettede lønnsarten, vil man igjen få samme uønskede bokføringen. Da må det manuelt føres kredit 5400 og debet 2780. Relaterte brukertips Ikke utbetale feriepenger fordi ansatt er sykemeldt, permittert eller i permisjon Lønnsart 16101 og 16102 - reversering og tilbakeføring av feriepenger Samleside feriepenger Utbetale feriepenger Oppsett ferieavtale Endre i ferieavtale ... View more

MERK: Lønnsartene er en kopi av 10180. IKKE kopier lønnsart 16100 Men du kan godt nummerere og navngi lønnsartene slik: 16101 - Feriepenger tilbakeføring for manuell utbetaling, og 16102 - Feriepenger tidligere år, manuell   16101 - Feriepenger tilbakeføring for manuell utbetaling     Hovedbokskontoen i våre eksempler er bare forslag.       16102 - Feriepenger tidligere år, manuell Den eneste forskjellen på denne lønnsarten, og den som er opprettet over, er feltet Skattbar inntekt. Når feriepenger utbetales i andre år enn året etter opptjening, skal det trekkes skatt av utbetalingen.   ... View more

Fra 2023 blir utdanningspermisjon og velferdspermisjon splittet i én lovfestet og én ikke lovfestet del. Velferdspermisjon bytter også navn til Andre permisjoner. Det medfører disse endringene: Utgår fra 2023: - Utdanningspermisjon  - Velferdspermisjon For Utdanningspermisjon og Velferdspermisjon skal man fra 2023 benytte disse: - Utdanningspermisjon lovfestet - Utdanningspermisjon ikke lovfestet - Andre lovfestede permisjoner - Andre ikke lovfestede permisjoner (f.eks Velferdspermisjon) Her kan du lese om når de forskjellige kodene skal brukes. Det er opprettet nye fraværskoder for de nye permisjonsbeskrivelsene i Payroll. Hvis du har permisjoner løpende over årsskiftet 2022/2023 må du avslutte disse permisjonene per 31.12.2022 på gamle beskrivelser og starte de på nytt per 01.01.2023 på fraværskoder med nye beskrivelser. Man skal da velge blant disse med start 01.01.2023:   Slik gjør du det i Calendar: Legg inn sluttdato på permisjonen 31.12.22 Legg inn ny permisjon fra 01.01.23: MERK!  Da disse nye kodene henviser til standard lønnsarter, bør du kontrollere at kontering og henvisning er slik som du/ditt firma ønsker.  Relaterte brukertips Fraværskoder som påvirker lønn Avvist A-melding Ny rapportering av permisjon fra 2023  Fraværskode som ikke rapporteres i Ameldingen ... View more