GDPR - hvordan håndtere dette i Mamut

[#1]

Det er laget 13 script for å anonymisere og slette data i Mamut-basen i forbindelse med GDPR. 

Viktig: Det er den bokføringspliktiges ansvar at data oppbevares i henhold til bokføringsloven. Noen av scriptene gir tillatelse til å slette data som man er pliktig til å ta vare på, derfor er det viktig at det tas sikkerhetskopi av databasen/-e før script kjøres. Husk at Mamut ikke lagrer dine sikkerhetskopier hos oss, det må dere selv ha gode rutiner for intern/ekstern lagring på.

Evt. bistand til gjenopprettelse av data fra Mamut Support vil bli fakturert med kr 700,- pr. halvtime. 

Merk: Dersom du er kunde av oss på Application Hosting, må dette noteres i notatfeltet ved bestilling av script. Vi vil da ta kontakt med dere vedrørende innparametrene.

Bestill GDPR-script her 
Bestillingsskjema åpner seg på ny side. Du kan også finne skjemaet nederst i denne artikkelen.

Under følger beskrivelse av hvordan hvert enkelt script fungerer. 

1. Anonymisere kontaktinformasjon på faktura og bilagslinjer (22177)

Scriptet sletter data i feltene Kundenavn, fakturaadresse, leveringsadresse, deres referanse og referanse for fakturaer og kreditnotaer før angitt dato. I hovedbok slettes beskrivelse for alle bilag med type Utgående faktura, Utgående kreditnota og Bank før angitt dato.

2. Slette alle kontaktpersoner hvor kontakten ikke har hatt aktivitet etter angitt dato (22159)

Scriptet sletter alle kontaktpersoner der det ikke er logget noen aktivitet mot kontakten etter angitt dato.

3. Slette alle kontaktpersoner hvor kontaktpersonen ikke har hatt aktivitet etter angitt dato (22180)

Scriptet sletter alle kontaktpersoner der det ikke er logget noen aktivitet mot kontaktpersonen etter angitt dato.

4. Slette alle aktiviteter (22160)

Scriptet sletter absolutt alle aktiviteter i basen uansett status

5. Slette alle kontakter som mangler regnskapsdata, innkjøp, ordre/faktura eller aktiviteter i ordremodulen (22175)

Scriptet sletter alle kontakter som det ikke er ført regnskapsdata, innkjøp, tilbud og ordre mot, og som ikke har hatt en aktivitet på seg etter angitt dato. Kontakter som er markert som hovedkontor er ekskludert fra scriptet.

Scriptet sletter også alle aktiviteter og dokumenter koplet til kontakten. Dokumentene vil forsvinne i Mamut, men de fysiske filene vil fortsatt ligge på dokumentområdet, og må evt. slettes manuelt.

6. Anonymisere spesifikke kontakter (22174)

Scriptet blanker ut følgende felt på angitt kontaktnummer:

Alle adresser, telefon 1 og 2, fax 1 og 2, skype, email 1 og 2, webside, mvanr, orgnr, notat, vår ref-felter, bankkonto, edocument informasjon. Kontaktnavnet settes til Anonymized customer.

Kontaktpersoner, aktiviteter og dokumenter (ikke filer) tilhørende kontakten blir også slettet.

For ordremodul/tilbudsmodul blankes kontaknavn, post og leveringsadresse, deres referanse og referanse før angitt dato. I hovedbok slettes beskrivelsen på alle bilag knyttet mot kontakten før angitt dato.

7. Slette notatfelt på kontakter som ikke er fakturert etter angitt dato (22161)

Scriptet sletter notatfeltet på alle kontakter som ikke er fakturert etter angitt dato

8. Slette alle dokumenter (22163)

Scriptet sletter alle dokumenter i dokumentmodulen. Dette gjelder også pdf’er knyttet mot faktura. Scriptet sletter kun dokumentene fra dokumentlisten i Mamut. Filene må slettes manuelt fra dokumentområdet.

9. Slette timelister (22172)

Scriptet sletter alle timelister eldre enn angitt dato uansett status.

10. Anonymisere alle kontakter med ordre, tilbud, innkøp eller regnskapsdata som ikke har hatt aktivtet etter angitt dato (22176)
Scriptet anonymiserer alle kontakter som har hatt ordre, tilbud, innkjøp eller regnskapsdata knyttet til seg og  ikke har hatt en aktivitet etter angitt dato. Kontaktnavn settes til Anonymized customer. I tillegg slettes alle adresser, telefon 1 og 2, fax 1 og 2, skype, email 1 og 2, webside, mvanr, orgnr, notat, vår ref-felter, bankkonto, edocument informasjon. Kontaktpersoner og aktiviteter knyttet til kontakten slettes også.

Scriptet anonymiserer ikke ordre eller regnskapsdata.

11. Anonymisere alle tilbud/ordrer med status Tapt salg eller Kansellert (22178)

Scriptet sletter navn, fakturaadresse, leveringsadresse, deres ref og referanse for alle tilbud med status annullert eller tapt salg.

12. Slette alle ikke fullførte aktiviteter før angitt dato (22189)

Scriptet sletter alle aktiviteter i status ubehandlet som har en eldre startdato enn angitt dato.

13. Anonymisere bilagstekst (22188)

Scriptet anonymiserer beskrivelsesfeltet på bilag før angitt dato. Dette gjelder bilag med bilagstype utgående faktura, utgående kreditnota, kasse, bank og diverse fra før angitt dato.

14. Anonymisere alle inaktive ansatte (22230)
Anonymiserer alle felt på personalkortet på inaktive ansatte

15. Anonymisere eller slette alle inaktive kontaktpersoner og kontakter (22239)

Scriptet sletter alle inaktive kontaktpersoner og inaktive kontakter i databasen. Kontakter som ikke kan slettes pga. av koblinger til innkjøp, ordre/faktura, tilbud og regnskap, og som er inaktive, blir anonymisert. Innkjøp, ordre/faktura, tilbud og regnskap blir ikke endret.