Hvordan genererer jeg en inkassofil i Mamut?

[#1]

For å kunne generere en inkassofil i Mamut må du først ha sendt ut inkassovarsel på fordringene dine. Først når inkassovarslene har forfalt blir fordringene gjort tilgjengelige for overføring til inkasso.

---

Følgende innstillinger må taes i bruk før du kan begynne med Inkasso i Mamut:

1. Velg menyen Vis og klikk Innstillinger.
2. Klikk knappen Regnskap.
3. Velg fanekortet Reskontro.
4. Huk av for Bedriften sender inkassolister, eller eksporterer filer til inkassobyrå.
5. Klikk Innstillinger til høyre.
6. Du kan sette følgende innstillinger:

Antall dager etter forfall før inkasso: Her bestemmer du hvor mange dager det skal gå fra forfall på inkassovarselen til posten skal bli tilgjengelig for overføring til inkasso.

Kun sende til inkasso krav større enn: Inkasso vil kun bli foreslått for fordringer som er større enn valgt beløp.

Filformat: Som standard er formatet Generelt

Opprett egendefinert felt på kontakten: Feltet lar deg opprette eller eventuelt oppdatere eksisterende egendefinert felt på kontakten ved generering av inkassofil/inkassoliste.

Kunden skal markeres med kredittstopp: Dersom du ønsker at kunden ikke skal kunne faktureres mer før utestående er innbetalt merkes av her.

Gjenopprett fil fra filarkiv: Knappen brukes dersom du ønsker å gjenopprette en tidligere inkassofil. For å gjenopprette må du vise til filen og klikke Eksport.

Informasjon om inkassoselskapet

Informasjon som skal registreres får du av inkassoselskapet ditt.

Navn på inkassoselskapet: Her legger du inn navnet på inkassoselskapet du bruker.

Kundenummer hos inkassoselskapet: Kundenummeret ditt hos inkassoselskapet du bruker legges inn her.

Kontaktperson: Her legger du inn navnet på kontaktpersonen som dine kunder skal forholde seg til i Inkassoselskapet.

Avtalenummer: Avtalenummeret for din avtale med inkassoselskapet registreres her.

Katalog for eksport fil: Her bestemmer du katalogen du ønsker å eksportere inkassofiler til.

Epost: Her legges e-mailadressen til inkassoselskapet inn. E-mailadressen vil automatisk fylles ut i e-mailen ved generering av inkassofiler.

Rediger e-mail maler for inkasso: Ved å klikk inkasso vil du få opp en e-mail mal som du kan redigere og tilpasse ditt firma.

Notat: Notatfeltet brukes til egne notater vedrørende inkassoselskapet. Notatene vil ikke vises på utskrifter.

Når disse innstillingene er satt er du klar for å sende inkassofil til inkassoselskapet.

Slik går du frem for å generere en inkassofil:

1. Velg Vis, pek til Regnskap og klikk Inkasso.
2. Du vil nå bli tatt inn i en veiviser. Her kan du gjøre et utvalg for å begrense antall fordringer som blir foreslått til inkasso. Du kan velge ønsket Kundetype, velge ønsket Kunde og du kan velge ønsket dato for opprettelse av inkassofil.
3. Klikk Utvalg dersom du ønsker å gjøre et mer avansert utvalg.
4. Klikk Neste for å se hvilke fordinger som blir foreslått basert på ditt utvalg. Her har du mulighet til å fjerne markeringen på de fordringer du ikke ønsker skal komme med i inkassofilen denne gangen.
5. Klikk Neste når du er fornøyd med fordringene som skal med i filen. Du vil da få en forhåndsvisning av rapporten Inkasso. Denne kan skrives ut dersom du ønsker det, ved å klikke på Print Report. Dersom du ikke ønsker å skrive den ut, lukker du vinduet.
6. Du vil nå få opp et vindu hvor du velger katalog for filen. Katalogen du har satt i innstillingene vil vises. Dersom du har lagt inn e-mailadressen til inkassoselskapet vil du få mulighet til å huke av for Send inkassofil på e-mail til inkassoselskapet.
7. Klikk Neste. Dersom du huket av for å sende e-mail i punkt 6 vil mailen automatisk åpnes med filen som vedlegg. Send da mailen. Dersom du ikke huket av for dette, vil filen nå ligge i katalogen du satte i punkt 6. Du må da manuelt sende denne filen til inkassoselskapet.
8. Klikk Fullfør. Reskontropostene vil nå bli oppdatert med status Sendt til inkasso, og filen blir lagt i filarkivet. Dersom du ønsker å få tak i filen igjen, må denne gjenopprettes fra filarkivet som beskrevet over.