Hvordan registrere en regning som skal fordeles på flere avdelinger og prosjekter?

[#1]

I denne artikkelen finner du en forklaring på hvordan du kan behandle fordeling av en regning i avdelings- og prosjektregnskap, samt bilagsregistrering og budsjettering.

Kontoplan: 
Du oppretter en konto pr kostnadsart i kontoplanen. I dette eksempelet kan vi si at det skal registreres en strømregning, og at denne skal fordeles mellom avdeling/prosjekt. Vi oppretter da kontoen "6250 Lys,varme", som vil inneholde totalbeløpet på strømregningen og dermed vises på resultatregnskapet uten spesifisering av avdeling og prosjekt.

Bilagsregistrering:
Det registreres en posteringslinje for hver avdeling/prosjekt med valg av korrekt avdeling med (eventuelt) prosjekt for hvert fordelte beløp, f. eks skal strømregning på kr 50.000 fordeles med

10.000 til avdeling 1, prosjekt a
10.000 til avdeling 1, prosjekt b

10.000 til avdeling 2

20.000 til avdeling 3, prosjekt c

vil det bli 4 poster i bilagsregistreringen, alle på konto 6250, men med avvikende inntasting i kolonnene for avdeling og prosjekt.

TIPS: I kontoplanen kan du sette opp standard prosjekt og avdeling, slik at disse automatisk blir satt ved føring på kontoen i bilagsregistrering.

Budsjettering:
Dersom du ønsker å budsjettere på avdeling- eller prosjektnivå, må du enten opprette ett budsjett per avdeling/prosjekt, eller opprette et budsjett der du legger inn samme konto flere ganger i samme budsjett, og knytter hver linje mot avdeling/prosjekt.

Rapportering:
Valg av avdeling og/eller prosjekt gjøres i utvalgsinnstillingene for rapportene.