Import av bilag i Mamut

[#1]

Det er mulig å importere bilag og fakturajournal fra flere økonomisystemer til Mamut. Man kan også importere bilag og fakturajournal fra andre firmadatabaser i Mamut. Denne artikkelen tar for seg hvordan man importerer bilagsfiler, og oppbygging av filen.

Hvordan importere filen i Mamut

OBS! Før du importerer data i Mamut, anbefales det å ta en sikkerhetskopi. Dersom importen ikke blir som ønsket, er det enkelt å tilbakekopiere sikkerhetskopien og prøve på nytt. For å ta en sikkerhetskopi velger du Fil - Sikkerhetskopiering - Utfør sikkerhetskopiering.

1. Gå på Fil – Import – Import/Eksport – Bilag-/Fakturajournal
2. Velg firmadatabasen du skal importere til.
3. Trykk på knappen til høyre for Filbane/Filnavn og velg filen som skal importeres.
4. Sett hake på hoppe over duplikate fakturanummer ved bilagsimport hvis du ønsker dette.
5. Velg Nummer eller Navn under Hva vil du bruk som kriterie for å sammenligne kunder?
6. Trykk så på Import for å importere bilagene.
7. Bilagene finner du i bilagsregistrering. De kan overføres til hovedbok for å oppdatere regnskapet.

Oppbygging av filen

Skilletegn mellom feltene er semikolon, ikke fast kolonnebredde. Tallene i feltet for Maks. lengde er oppgitt for å angi maksimalt antall tegn.

Beskrivelse	Kolonnenummer	Kolonne i Excel	Maks lengde	Kommentar	Påkrevd
Identifikasjon	0	A	6	Alltid lik GBAT10	Ja
Bilagsnr.	1	B	8	Numerisk (Benyttes for å skille bilag fra hverandre)
Bilagsdato	2	C	8	Dato (format:YYYYMMDD)	Ja
Bilagsart	3	D	3	Numerisk (Stdreg_xxx.xls)	Ja
Periode	4	E	2	Numerisk (ingen desimaler)	Ja
Regnskapsår	5	F	4	Numerisk (ingen desimaler)	Ja
Konto	6	G	4	Numerisk (ingen desimaler)	Ja
MVA-kode	7	H	5	Numerisk (Stdreg_xxx.xls)	Ja
Saldo	8	I	15	Numerisk (to desimaler)	Ja
Kundenr.	9	J	9	Numerisk (ingen desimaler) *For reskontrobilag. Kundenr. må oppgis ved sammenligning på nummer	Ja*
Leverandørnr.	10	K	9	Numerisk (ingen desimaler)	Ja*
Kontaktnavn	11	L	30	Tekst **For reskontrobilag. Oppgis hvis kontakten er ny eller eksisterende navn skal overskrives	Ja**
Adresse	12	M	200	Tekst
Postnr.	13	N	30	Tekst
Poststed	14	O	30	Tekst
Fakturanummer	15	P	25	Tekst
KID	16	Q	30	Tekst
Forfallsdato	17	R	8	Dato (format:YYYYMMDD
<ikke i bruk>	18	S		Feltet må benyttes, men verdien kan være blank
Bankkonto	19	T	20	Tekst
Beskrivelse Hovedbok	20	U	100	Tekst
Beskrivelse Reskontro	21	V	100	Tekst
Rentefakturering	22	W	1	Numerisk 1=ingen rentefakt. 2=alltid 3=kun over 30 dager
Prosjekt	23	X	6	Numerisk (Stdreg_xxx.xls)
Avdeling	24	Y	4	Numerisk (Stdreg_xxx.xls)
Betalingsbetingelse	25	Z	4	Numerisk (Stdreg_xxx.xls)
Brutto	26	AA	1	Blankt, True (T) eller False (F)
Bruttosum	27	AB	20	Numerisk (to desimaler)

I forhold til MVA er det to alternative importmetoder:

1.  Importer egne mva‐linjer for hvert bilag.

Avgiftskode må da settes til 1 (for ingen avgiftsbehandling) på alle linjer. Ta ikke med de to siste feltene i formatet (Brutto og BruttoSum). Avgiftsoppgavene vil da ikke bli korrekte.

1.  Importer med bruttosummer og la Mamut beregne MVA i bilagsregistreringen.

Dette er den anbefalte metoden.

For å få til dette må du benytte også de to siste feltene. Det første settes til T for true eller F for false. Det andre er numerisk med tre desimaler og skal inneholde bruttosummen (inkl. mva). Du setter da avgiftskode 1 på 1510‐ linjene og relevant avgiftskode på for eksempel 3010-linjene.

Spesielt om feltet Brutto:

Dette feltet kan ha én av følgende 3 statuser pr. bilag:

• <blankt> : Hvis dette er blankt, vil det si at linjen skal importeres med sum fra feltet Saldo.
• <T>: Hvis det er satt til T (for True), vil det si at linjen skal importeres med bruttosum (inkl. mva) fra feltet Sum som følger rett etter.
• <F>: Hvis det er satt til F (for False), vil det si at linjen ikke skal importeres.
  Eksempel på dette kan være en egen MVA‐bilagslinje som skal ignoreres ved import.

Bilagsimport

Ved å krysse av for Hoppe over duplikate fakturanr ved bilagsimport, vil man ikke risikere å kopiere inn (og dermed overskrive) fakturanumre som allerede er i bruk. Bilagene importeres til bilagsregistrering. Det blir skrevet ut en bilagsjournal når du overfører postene til hovedbok.

Egendefinerte bilagsarter

De bilag som er ført på bilagsarter du selv har opprettet i Mamut, vil ikke kunne eksporteres.

Vanlige feil

• Avdelingsnummeret som importeres finnes ikke i Mamut. Dette løses ved å opprette avdelingsnummeret i Mamut før importen.
• Datoene i importfilen er feil. Riktig format må være YYYYMMDD.
• Årene og periodene er ikke opprettet i Mamut. Dette løses ved å opprette disse før importen.
• Bilagene balanserer ikke. Alle bilag må balansere før importen.
• Det er satt filter på bilagsnumrene ved eksport fra en annen Mamut‐installasjon.

Eksport av standardregisteret

Standardregisteret i Mamut inneholder standardverdier i firmadatabasen. Verdiene i standardregisteret varierer ofte fra firmadatabase til firmadatabase, og det er derfor noen ganger nødvendig å redigere importfilen til å passe standardregisteret i firmadatabasen filen skal importeres inn i. Se kolonnen Kommentar i oppbygging av filen for hvor i filen det hentes verdier fra standardregisteret. Slik eksporterer du standardregisteret så du finner riktige verdier til importfilen:

1. Gå på Fil – Import Fil – Import – Import/Eksport - Import/Eksport
2. Logg inn med Mamut-brukeren din.
3. Velg eksport og klikk neste.
4. Velg Standardregister fra listen.
5. Velg hvilken firmadatabase du skal eksportere fra. Du kan også angi bane for hvor filen skal lagres.
6. Klikk eksport.

Du kan åpne filen direkte i vinduet Eksporten er ferdig ved å klikke på Åpne. Den eksporterte filen tildeles et navn med samme nummer som firmadatabasenummeret til firmadatabasen du eksporterte fra, for eksempel ” StdReg_001.xls” for eksport av standardverdiene fra firmadatabase nummer 1.