Visma.net Expense integrasjon mot Mamut

[#1]

Visma.net Expense reiseregning system er integrert med Mamut, og du kan da fylle ut reiseregningen når og hvor det måtte passe, på nettbrett, PC eller Mac og importere til Mamut og utbetale via lønn.

Vi vet du heller vil bruke tiden din på det du er best til – nemlig å drive bedriften. Derfor har vi laget en løsning som gjør det enkelt for deg og dine ansatte å føre reiseregninger, med integrasjon mot Mamut for utbetaling via lønn.

Oppsett av integrasjon

Merk :

For å benytte integrasjonen er man nødt til å ha 2 brukere i Visma.net Expense. Dette gjelder også brukere som registrerer sine egne reiseregninger. E-posten i bruker nummer 2 må være forskjellig fra den eksisterende brukeren i Expense. Du må KUN opprette reiseregninger med brukeren som er knyttet mot en ansatt i Mamut. Årsaken til dette er at reiseregninger som skal overføres til Mamut må være godkjente, og til dette må man minst ha to brukere samt ha en fungerende arbeidsflyt

Fyll først inn informasjon om integrasjonsbruker. Denne henter du i Visma.net Expense: 
Gå til Expense - Innstillinger – Integrasjonsbruker:

I Mamut går du til modulen Lønn og personal, klikker på Visma.net Expense i flytdiagrammet, og  legger inn integrasjonsbruker og passord


Skriv inn integrasjonsbrukeren og passordet du har opprettet inn i Visma.net Expense, og trykk verifiser:

Gå så inn Vis - Innstillinger - Lønn - Personalregister, og velg de ansatte som skal være brukere av Visma.net Expense og kryss av for at de skal være brukere:

Knytning av typer mot lønnsarter

Alle utleggs typer i Visma.net Expense må knyttes mot lønnsarter i Mamut Lønn for automatisk å kunne overføre transaksjonene til Mamut Lønn.

Oversikt over utleggs typene ligger under Innstillinger i Expense:

Vi anbefaler at man fjerner haken i kolonnen Aktiv for de utleggstypene som man ikke ønsker å benytte.

De utleggstypene som skal benyttes må tilknyttes en lønnsart.
Marker utgiftstypen, trykk på fanekortet Lønnsarter. Velg lønnsart og trykk Lagre

For typer innen "kjøring" og "diett" angir du en lønnsart for trekkfritt og en for trekkpliktig.

For øvrige typer utlegg angir man den lønnsarten man opprettet i Mamut Lønn på de utleggene som ønskes benyttes. Hvis bruker legger inn et utlegg i utlandet må det eksistere en egenkonto uten fradrag for mva. 

Viktig: Påse at det er riktig MVA kode på hovedbokskontoen, slik at det føres riktig Mva fradrag.

Dette må gjøres for alle typene som er i bruk:

I Mamut lønn er ikke lønnsarter for utlegg en del av standard lønnsarter. Disse må opprettes i Mamut lønn og knyttes mot riktig hovedbokskonto, på de kostnadskontoen du ønsker de forskjellige utleggene.

Sjekk også kontoen at den er satt opp med riktig avgiftskode slik at det blir riktig Mva behandling på utlegg i hovedboken når lønnen bokføres automatisk fra Lønn.

Alle lønnsarter for utlegg skal ha samme innstilling bortsett fra kostnadskonto som skal være den kontoen i regnskapet du ønsker kostnaden ført på

Se eksempel på opprettet lønnsart for utlegg Kontorutstyr / rekvisita:

Når du oppretter nye lønnsarter er det viktig å huske å eksportere lønnsarter fra Mamut til Visma. Net Expense.

Gå til Vis – Lønn og personal modulen, trykk på Visma.Net Expense. 
Kryss av for lønnsarter og tykk på Eksporter til Visma.net Expense. Da har du alle lønnsarter tilgjengelig i Visma.net Expense.

[Therese Hansen]

Selv om denne funksjonen er integrert med Mamut One må Visma.net expence programmet kjøpes som et tilleggsprogram med 2 brukerlisender?
Therese Hansen

[Anonymous]

Hei Therese!

Visma.net Expense er et tilleggsprogram så må kjøpes utenom. Systemet er svært rimelig. Ta gjerne kontakt med meg for et uforpliktende tilbud (oystein.semmingsen@visma.com).

Mvh,

Øystein