Utvalg av data som vises i et vindu

[#1]

Utvalg (F9) og Hjem / Søking gir deg muligheten til å begrense hva slags informasjon som skal vises i vinduet.

Utvalg kan gjerne sammenliknes med funksjonene Filter i Excel. Det kan være lurt å stå i det feltet du ønsker å gjøre utvalg på, da dette vil bli foreslått når du jobber med utvalget.

Hvis det ligger utvalgsvilkår fra før kan du også markere, endre eller slette det. Det er ingen begrensing på antall utvalg pr. tabell.

For eksempel kan du ønske å få listet alle bilag på et bestemt beløp, eller kunder innen en viss kategori. Hvis du har valgt tabellformat på vinduet, vil du få en liste over alle de rader som oppfyller utvalgskriteriene. Hvis du har vinduet i skjemaformat derimot, vil du fortsatt se bare en av de utvalgte radene av gangen i vinduet.

Når du blar i radene med page up / page down, vil du imidlertid bare få opp de som oppfyller utvalgskriteriene. Du kan få lagret vindusoppsett med et fast utvalg. Dermed kan du lage for eksempel faste rapportoppsett der bare noen nøkkeltall vises, eventuelt sortert med bruddsummer eller gjennomsnittsverdier.

Når du trykker F9 får du følgende dialogboks opp:

I dette tilfellet er det ikke laget noe utvalg. Ønsker du å lage et utvalg, trykker du ”Legg til”. Visma Business foreslår som standard at utvalget skal foretas på den kolonnen du står i. Skal du foreta utvalg fra en annen kolonne, kan du i nedtrekksboksen få opp en liste med alle tilgjengelige kolonner i tabellen, også de som er skjulte. Du kan velge ønsket kolonne direkte fra menyen som kommer opp.

Opsjonen Relasjonsoperator velger hvilken operator du vil bruke. Du krysser av for om kolonneverdien skal være:

lik (=)
forskjellig fra (≠)
større enn (>)
mindre enn (<)
større enn eller lik (≥)
mindre enn eller lik (≤)

Lik foreslås automatisk. Velg relasjonsoperatoren du trenger og angi verdien. I det nedenstående eksemplet har vi valgt kunder som er større enn eller lik 10000.

Ønsker du å legge inn flere kolonner, trykker du en gang til på ”Legg til” og følger samme prosedyren som beskrevet over.

Du kan legge på én eller flere parenteser foran eller bak hvert utvalgskriteriet, slik at kriteriene skal bli behandlet i riktig rekkefølge (følger vanlig matematiske prinsipper).

Du kan velge mellom to logiske operatorer: OG / ELLER. Disse avgjør om det aktuelle kriterium skal gjelde I TILLEGG til tidligere definerte utvalgskriterier (OG) eller som alternativ til (ELLER).

Eksempel:
Dersom du bare ønsker å se oversikt over kunder og leverandører kan du gjøre følgende utvalg. Lag først et utvalg på alle kundenummer som er større enn 0 (null), velg ”Legg til”, kolonnen leverandør, den logiske operatoren ”eller”, regneoperatoren ”større enn” og OK.
Når du har verdien null, trenger du ikke å fylle ut verdi kolonnen.