A-Melding - Rutinebeskrivelse

[#1]

Rutinen er avhengig av kommunikasjon med AltInn, og det forutsettes at dette er satt opp korrekt i systemet fra før. Det er også en forutsetning at profilen i AltInn er satt opp riktig med korrekte roller og prosedyrer på forhånd.

1. Gå inn i skjermbildet for A-melding

Rutinen åpnes fra menyen Lønn/Periodiske lister/A-melding. Når man kommer hit, åpnes skjermbilde for A-melding og behandling av disse. Her dannes data, man korrigerer feil herfra, og sender A-meldingen. Når A-meldingen er sendt, henter man tilbakemeldinger inn hit, og man korrigerer eventuelle feil / avvik fra tilbakemeldingen og sender på nytt. Alt er konsentrert rundt dette skjermbildet.

2. Velg rapporterings periode

Øverst til venstre i skjermbildet finner man felt for å velge korrekt år, måned og evntueltmelding Id. Gjør valg / inntasting slik at man har korrekt år og måned. Skal man danne tall og sende inn, trenger man ikke velge meldingsId. Dette velger systemet selv. Har man sendt inn A-melding for måneden tidligere, velger systemet om man skal danne tall for den A-melding man evntuelt allerede har laget, eller om man skal danne tall for en ny A-melding. Skal man hente tilbakemelding på en allerede sendt A-melding, må man forsikre seg om at man har valgt korrekt meldings id. 

3. Dann tall

Man danner data ved å klikke på knappen <Dann nye tall>. Systemet henter og beregner data for aktuell måned. Tallene vises i trekontroll til venstre i bildet. Dersom systemet finner feil i dataene, vil dette vises ved at A-meldingen for status "Dannet med feil". Linjer i trekontrollen er røde. Man får ikke sendt inn A-meldingen før feilene er korrigert (se punkt 5). Det kan også være at det kreves tilleggsopplysninger eller spesifikasjon. Da får også A-meldingen samme status, til disse er registrert (se punkt 4). Systemet kan også finne avvik, men som ikke gir avvisning i AltInn. Dette vises med blå linjer i tre-kontrollen, og dersom A-meldingen ikke har andre feil, vil den få status "Dannet med varsel". Man får allikevel lov å sende inn A-meldingen, men man bør undersøke varslene for å sjekke opp om det er feil i dataene (se punkt 5). Får man ikke feil eller varsel, gå til punkt 6.

4. Registrer Tilleggsopplysninger og spesifikasjon

Noen inntektskombinasjoner krever tilleggsopplysninger eller spesifikasjon. Disse vises med rød skrift i trekontrollen. Naviger til linjen som krever inntasting, ved å klikke på +-tegn i trekontrollen til man er på siste nivå. Da blir enten knappen <Tillegg> eller <Spesifikasjon> aktiv. Klikk på den knappen som blir aktiv, og registrer de påkrevde opplysningene. Når alle slike tillegg eller spesifikasjoner er registrert, og det ikke er andre feil eller varsler, vil A-meldingen få status "Klar". Man kan da sende inn til AltInn. I så tilfelle, gå til punkt 6.

5. Korrigere feil / varsel

Dersom man får status "Dannet med feil", så må man korrigere feilene før man får sendt inn. Får man status "Dannet med varsel", bør man kontrollere varslene og eventuelt korrigere feil i dataene. Dette gjøres med knappen "Korriger". Man leter seg fram til den linjen i tre-kontrollen der systemet har funnet feil / varsel. Marker denne linjen, og klikk på knappen <Korriger>. Systemet tar brukeren direkte til det vedlikeholdsprogram og record som er årsaken til feilen / varslet. Er det feil på en lønnstaker, åpnes vedlikehold lønsntaker på aktuell lønnstaker. Er det feil på en lønnsart så åpnes vedlikehold lønnsart på aktuell lønnsart. Man må korrigere alle feil før man får sendt inn A-meldingen. Varsel blir godtatt, men man bør kontrollere alle linjer med blå skrift også. Se øvrig dokumentasjon for mere hjelp.

6. Send inn A-melding

Man sender inn A-meldingen til AltInn ved å klikke på knappen <Send>. Denne er kun aktiv når A-meldingen er klar for å sendes. Den kan være klar selv om det er varsler på A-meldingen. Men disse bør man ha kontrollert så man er sikker på at det ikke er feil i dataene. Når man klikker på knappen åpnes ett vindu der en logg vises. Denne viser linje for linje hva som skjer. Når rutinen er ferdig, lukkes vinduet og man får meldingen "Skjema sendt ok". Dersom noe har gått feil, vil det stå i loggen. Da lukkes ikke vinduet og man bør lese i loggen hva som har gått feil. Eksempel på feil - med løsninger: 

    - Det kan være feil i nettverk. Løsning: sjekk at nettverket fungerer mot internett, og forsøk eventuelt igjen senere.

    - AltInn er ikke satt opp korrekt i Visma Contracting. Løsning: Legg inn opplysninger om AltInn i Systemopplysninger.

    - Roller/prosedyrer i AltInn er feil. Løsning: legg inn korrekte roller og prosedyrer i AltInn profilen. Ring evenutelt AltInn support for å få hjelp til dette. Etter innsending får A-meldingen status "Sendt". Man får ikke sendt den igjen. A-meldingen har som regel fått en arkivreferanse. Denne står oppe til venstre i skjermbildet, til høyre for År og Måned. Denne er viktig, da den brukes ved henting av tilbakemelding og ved kontakt med AltInn support. Dersom den ikke er funnet, så vil systemet forsøke å hente den når man henter tilbakemelding. Tilbakemelding må hentes fra AltInn før meldingen får eventuelt får status"Godkjent".

7. Hent tilbakemelding fra AltInn

I høyre del av bildet foregår henting av tilbakemelding fra AltInn. Tilbakemeldingen skal være tilgjengelig iløpet av kort tid, oftest iløpet av ett minutt. Men noen ganger kan det ta lenger tid dersom det er mye press på AltInn sine servere. Rutinen er slik:

A. Tast inn fødselsnummer. Dette må være registrert i AltInn på en person som har lov å innberette for aktuelt firma.

B. Tast inn passord. OBS! dette er ikke det passord man logger seg på AltInn portalen med! Dette er det passord man setter opp inne i AltInn portalen, og under "Min profil". Ring eventuelt AltInn support for å få hjelp med å sette opp dette passordet her.

C. Når man går videre fra passord-feltet, starter systemet en rutine for å "bestille" pinkode på SMS. Pinkoden kommer på SMS til det telefonnummer som er registrert i "Min profil" på i AltInn portalen, og som tilhører det fødselsnummer man har tastet inn. Sørg på forhånd for at telefonnummer er korrekt satt opp i AltInn portalen. Ring eventuelt AltInn  support for å få  hjelp med dette.

D. Tast inn pinkode

E. Klikk på knappen <Hent tilbakemelding>. Systemet kontakter AltInn webservice og henter tilbakemeldingen derfra. Ett skjermbilde med en logg dukker opp på samme måte som når man sender. Dersom noe går feil blir skjermbildet stående etter at en feilmelding er gitt. Les i såfall nøye loggen, for å finne ut hva som er feil. Det kan også være at tilbakemeldingen ikke er dannet ennå, og det kommer melding om "Ingen korrespondanse funnet". Forsøk da å hente tilbakemelding senere. Dersom A-meldingen ikke har fått noen arkivreferanse, må denne finnes i AltInn portalen. Logg på AltInn for å finne denne, og ring eventuelt Altinn support for å få hjelp med dette. Arkivreferansen legges så inn i Visma Contracting via knappen som er til høyre for der arkivreferansen skal være. Gjenta så punkt 7A - 7E. Dersom tilbakemeldingen er funnet, vil den vises i trekontrollen til høyre. Avhengig av om A-meldingen er godkjent, avvist eller må kontrolleres, tennes "trafikklysene" til høyre i skjermbildet.

8. Gjennomgang av tilbakemelding

Tilbakemeldingen må gjennomgås, da den gir viktige opplysninger. Tilbakemeldingen i sin helhet vises i trekontrollen til høyre. Linja over trekontrollen inneholder en statusmelding for hele tilbakemeldingen. I tillegg tennes "Trafikklysene" øverst til høyre i skjermbildet avhengig av status på tilbakemeldingen. Det kan være tre mulige statuser fra AltInn, og en kan tolkes på to måter:

A. Avvist. A-meldingen har direkte feil, og er direkte avvist. Feilene må korrigeres og ny A-melding må dannes og sendes.

B. Må kontrolleres / kan ikke godkjennes. A-meldingen inneholder feil som ikke avvises direkte, men allikevel må korrigeres og ny A-melding dannes og sendes.

C. Må kontrolleres / kan godkjennes. A-meldingen inneholder avvik. Men disse er av en slik art at de kan være korrekte. Det gis tilgang til å manuelt godkjenne A-meldingen.

D. Godkjent. A-meldingen er i sin helhet direkte godkjent av AltInn, og har fått "Godkjent" status i Visma Contracting. Ved punkt A-B må feil korrigeres. Bla nedover i tre-kontrollen for å finne linje med feil. Sjekk hva feilen består i, og korriger i dataene. Når alle avvik er korrigert, dann nye tall og send A-melding på nytt. Gjenta prosessen fra punkt 1. Ved punkt C. må avvikene kontrolleres. Det kan iimidlertid være slik at avvikene har en gyldig årsak og ikke skal endres. Da kan man godkjenne A-meldingen i Visma Contracting ved å klikke på knappen <Godkjenn melding>. Dersom avvikene viser seg å være på grunn av feil i dataene, må man korrigere dataene og sende A-melding på nytt. Gjenta prosessen fra punkt 1. Ved punkt D er A-meldingen direkte godkjent i AltInn, og den er også automatisk godkjent i Visma Contracting.

Se øvrig dokumentasjon for mere hjelp.

Spesielle ting:

OTP -  to arter

OTP - tilskudd til offentlig tjenestepensjon - kan ha to arter.

1. Arbeidsgivers andel. Denne arten skal ikke ha inntektskombinasjon. Den skal ha artstype "Avgiftspliktig tilskudd", og den skal ha hake for "Arbeidsgiveravgift". Beløpet fra denne arten samles i en egen enhet i A-meldingen, som heter "Premie og tilskudd til pensjon". Den ligger på samme nivå som "Lønn og Godtgjørelse", som er summen av grunnlag arbeidsgiveravgift.

2. Lønnstakers andel (trekk). Denne arten skal ikke ha artstype "Avgiftspliktig tilskudd". Den skal ikke ha hake for "Arbeidsgiveravgift". Men den skal ha inntektskombinasjon (14600). Kun arbeidsgivers andel er avgiftspliktig. Derfor må enkelte - som tidligere også hadde avgiftspliktig på trekket på lønnstaker - endre rutinene. Arbeidsgivers andel justeres slik at dette utgjør hele grunnlaget for arbeidsgiveravgift.  

Refusjon sykelønn

Arten for Refusjon sykelønn skal ikke ha inntektskombinasjon. Den skal ha artstype "Refusjon sykelønn".

Underenheter i Brønnøysund

Dersom bedriften er registrert i Brønnøysund med to eller fler under-enheter, så må disse benyttes i Visma Contracting. Man oppretter da disse som arbeidsenheter, og alle lønnstakere må da være tilknyttet en arbeidsenhet. Har man bare en underenhet, kan man velge om man vil bruke arbeidsenhet i Visma Contracting eller ikke.