Ordliste - hva betyr begrepene i Visma.net Approval?

[#1]

I Visma.net Approval er det mange ulike ord og begreper å holde styr på. Vi har derfor satt sammen denne listen for å hjelpe deg å beholde oversikten!

A-D

Avvise

Et mulig utfall av en oppgave når brukeren er uenig med innholdet i dokumentet. Prosessen stanses umiddelbart, og utfallet sendes tilbake til tjenesten som dokumentet ble sendt fra.

Be om gjennomgang 

Et mulig utfall av en oppgave når brukeren ber en annen godkjenner om en vurdering. Når oppgaven er gjennomgått, kommer den tilbake til den som sendte forespørselen.

Blokkert dokument

Et dokument er blokkert når ingen godkjennere er tilgjengelige for obligatoriske steg i en arbeidsflytkonfigurasjon.

Blokkerte oppgaver 

En oppgave tildelt en bruker med utilstrekkelige rettigheter til å påta seg oppgaven. Visma.net Approval sender en e-post til System Administrator med forklaring om hvordan du kan oppheve blokkeringen av av oppgaven.

Customer Administrator

En bruker som er ansvarlig for å innstille firmaet, brukere og brukergrupper på Visma.net.

Deputy

Brukeren merket som deputy, mottar bare dokumenter for å hindre at andre brukere godkjenner sine egne dokumenter.

Dokument

Innholdet som skal godkjennes. Normalt en kombinasjon av vedlegg og data. For eksempel: faktura, utleggskrav.

Dokument-ID

Referansen brukt av den opprinnelige tjenesten for å identifisere dokumentet som sendes til Visma.net Approval.

Dokumenttype 

Den spesifikke dokumenttypen. For eksempel: faktura, utleggskrav.

E-K

Forfalt oppgave

Oppgave som har overskredet forfallsdatoen.

Godkjenne 

Et mulig utfall av en oppgave når brukeren er enig med innholdet i dokumentet. Prosessen fortsetter da til de neste stegene.

Godkjenner

Den brukeren som er ansvarlig for å ferdigstille en arbeidsflytoppgave.

Initiativtaker

Brukernavnet på medarbeideren som ba om at varene eller tjenestene blir fakturert. Denne brukeren kan påkalles ved bruk av alternativet Første godkjenning gjøres av initiativtakeren (hvis angitt).

Kommentar

En skriftlig melding vedlagt dokumentet og synlig for alle godkjennere i arbeidsflyten og for System Administrator.

Kostnadsbærer

En økonomisk enhet som kostnader kan bli tildelt til og deretter analysert og rapportert. Eksempler på hverdagslige kostnadsbærere innenfor en kostnadsbærertype for en Avdeling er; Markedsføring, Salg og Utvikling

Kostnadsbærertype

En samling av lignende kostnadsbærere. Eksempler kan inkludere Avdeling eller Prosjekt, og store organisasjoner kan kreve et stort antall av kostnadsbærertyper for å organisere kontostrukturen.

L-P

Linjegodkjenner

Bruker som er ansvarlig for å godkjenne fakturalinjer.

Linjegodkjenning

Godkjenning av individuelle fakturalinjer.

Meddelelse

Et e-postvarsel som brukere mottar når de får en ny oppgave eller blir tildelt som vikar.

Oppgave 

En oppgave er en brukertildelt forpliktelse for å godkjenne eller avvise et dokument. Hvis en godkjenner ikke ser seg i stand til å ta en beslutning, kan oppgaven sendes videre til en annen godkjenner i organisasjonen.

Planlagt oppgave 

Fremtidig oppgave som skal startes når foregående oppgaver er fullført.

Prosess

En rekke steg som et dokument blir rutet etter i Visma.net Approval.

Påbegynt oppgave 

En oppgave som for tiden venter på en avgjørelse.

Påminnelse

En e-post sendes automatisk fra Visma.net Approvalom ventende oppgaver.

R-Å

Regel

Et steg kan inneholde flere regler. Regler kan spesifieres hvorvidt godkjennere er valgt gjennom deres roller innen kombinasjon av kostnadsbærer, eller fra en liste av spesifiserte brukere. Regler kan bli ignorert hvis fakturaen er over eller under en konfigurerbar verdi.

Rolle

En administratorkonfigurerbar funksjon (eksempler: “Godkjenner”, “Seniorgodkjenner”, “Administrerende direktør”) som kan bli tildelt én eller flere brukere på kostnadsenhetsnivå.

Sammendrag (e-postvarsel) 

Systemgenerert e-postsammendrag som består av alle ventende oppgaver. Sammendrag sendes ut i intervaller brukerne foretrekker.

Steg

Steg oppstår mellom start og slutt i en arbeidsflyt. Et steg kan generere én eller flere oppgaver, eller hoppes over hvis fakturaen er over under en konfigurerbar verdi.

System Administrator 

Brukeren som er ansvarlig for å administrere systemet.

Vikar 

Brukeren som for en periode er tildelt for å behandle oppgaver på vegne av en annen godkjenner.